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1、華漢電子有限公司物料采購管理制度第一章總則第一條目的。為確保采購的產(chǎn)品合乎規(guī)定的要求，特制定此制度。第二條范圍。適用于與管理體系有關(guān)的所有物料的采購。第三條責(zé)任部門。品質(zhì)部、采購部、財務(wù)部、倉庫、計劃員、研發(fā)部、工程部。第二章采購作業(yè)流程第四條采購作業(yè)流程。第五條需求統(tǒng)計。倉庫根據(jù)各部門提交、由部門主管審核的申領(lǐng)單，結(jié)合物料申購所屬類型（補充庫存、定期采購、零星采購、機器設(shè)備采購及外調(diào)）和庫存情況，填寫申購單；申購機器設(shè)備的申領(lǐng)單必須附有工程部確認過的技術(shù)參數(shù)。第六條審批。倉儲部根據(jù)申購部門提供的申領(lǐng)單，將申購單附上材料的技術(shù)要求呈總經(jīng)理審批。第七條確認、受理申購單。倉儲部將經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)的申2、購單（財務(wù)聯(lián)和采購部聯(lián)）、物料技術(shù)要求及對應(yīng)的申領(lǐng)單交采購部，并與采購部確認物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及需求日期，確認無誤后由采購部將申購物料錄入電腦，形成電子文檔記錄并加以保存。第八條物料采購順序安排。采購部根據(jù)申購單申購物料的需求日期，按交期緊急程度依次排出正常采購、優(yōu)先采購和緊急采購順序（對于緊急采購采購部可向總經(jīng)理提出申請，放寬對供應(yīng)商的要求）。第九條選擇供應(yīng)商，下達訂購單。第三章供應(yīng)商選擇作業(yè)流程第十條供應(yīng)商選擇流程。第十一條初選供應(yīng)商。1采購部判斷所申購物料是延用的老材料還是新增材料，延用材料從合格供應(yīng)商一覽表中選擇最合適的（遵循“適時、適地、適質(zhì)、適量、適價”原則）供應(yīng)商。2對于首3、次合作的供應(yīng)商須先試樣，樣品合格后由供應(yīng)商提供資料且報價合適方可列入合格供應(yīng)商一覽表，其中任何一項不合格則不予合作。第十二條填寫訂購單，進行編號打印。1訂購單編號說明。例如，SR/SN07053001：S仙橋、R含稅、N不含稅、07年份（2007年）、05月份（5月）、30日期（30日）、01流水號（當(dāng)日發(fā)出訂購單流水號，依次為01、0230、31）。2檢查無誤后由采購員簽名，上交采購部經(jīng)理審核通過后，采購員蓋章并傳真至供應(yīng)商。3新增物料須在下達訂購單前先送樣試驗。第十三條交貨日期的注意事項。1訂購單的交貨日期應(yīng)早于實際需求日期。2實際交貨時，若供應(yīng)商未按要求的交貨期交貨，則采購員將送貨單交計4、劃員加注意見。3若未影響公司的生產(chǎn)，計劃員加蓋“未影響生產(chǎn)進度”章并簽字。若影響了公司的生產(chǎn)，計劃員加蓋“延期交貨”章并簽字。4將交貨情況登入供應(yīng)商交期統(tǒng)計表。第十四條訂購單的確認。發(fā)出訂購單及材料的技術(shù)要求后，采購部應(yīng)致電供應(yīng)商確認是否能滿足公司訂購單內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字蓋章回傳（款到發(fā)貨的物料訂購，應(yīng)要求供應(yīng)商簽字蓋章后將訂購單原件寄回本公司）。第十五條若供應(yīng)商交貨期不能滿足公司需要，采購部須第一時間用電話通知倉庫，由倉管員與計劃員溝通協(xié)調(diào)，對生產(chǎn)作出調(diào)整，如生產(chǎn)無法作出調(diào)整配合，則取消與該供應(yīng)商的合作，在合格供應(yīng)商一覽表上重新選擇供應(yīng)商。第十六條供應(yīng)商的特批。如果生產(chǎn)急需而又無合格供應(yīng)5、商可供選擇時，由采購部填寫相關(guān)物料情況說明聯(lián)絡(luò)單，呈總經(jīng)理特批未經(jīng)評審的供應(yīng)商的產(chǎn)品后，交品質(zhì)部和倉儲部作為收貨依據(jù)，并下達訂購單及材料的技術(shù)要求至供應(yīng)商，通知供應(yīng)商送貨。第十七條到貨驗收。1訂購物料到貨后，品質(zhì)部依據(jù)物料的技術(shù)要求驗收來料（技術(shù)改良物料首批由技術(shù)部驗收，新研發(fā)項目所需物料首批來料由研發(fā)部驗收）。2對于當(dāng)時不能得出檢驗結(jié)論的來料，由倉庫簽收，在送貨單上注明“收貨、待檢”，并將來料放入待檢區(qū)。3倉庫根據(jù)品質(zhì)部填寫的進料檢驗記錄表的結(jié)果，物料合格則入庫，填寫入庫單給采購部簽收；否則將進料檢驗記錄表交采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)調(diào)作退貨處理。4如合同或協(xié)議規(guī)定需要在供方場地驗收，采購部6、應(yīng)與供應(yīng)商明確驗收標(biāo)準(zhǔn)及時間，由品管人員到現(xiàn)場檢驗物料質(zhì)量情況。5對五金零配件、加工件、設(shè)備等其他特殊材料未劃入品質(zhì)部工作范圍的材料檢驗工作，由專業(yè)人員和使用部門聯(lián)合驗收。6對辦公文具及勞保用品等的采購，到貨后由倉管員核對品名、數(shù)量、規(guī)格型號，核對無誤后直接入庫。7由工程部因技術(shù)改進或研發(fā)部成立新項目首次用到的新物料，必須先向供應(yīng)商索樣。8首次合作的供應(yīng)商，須先試用該供應(yīng)商提供的樣品。9工程部或研發(fā)部提供由部門主管簽名審核的技術(shù)要求給倉儲部，由倉庫轉(zhuǎn)交至采購部，由采購員傳真給供應(yīng)商提出索樣需求，并與供應(yīng)商確認相關(guān)技術(shù)參數(shù)。第四章樣品的交付及試樣第十八條樣品交付。樣品到位后，采購員將樣品基本信息7、填入供應(yīng)商送樣檢測試用評估表，將樣品及供應(yīng)商送樣檢測試用評估表交品質(zhì)部或工程部進行確認。第十九條試樣。1實驗完成后，試樣部門填寫供應(yīng)商送樣檢測試用評估表交采購部，采購部根據(jù)試樣部門的判定結(jié)果，決定批量采購或者選擇其他供應(yīng)商。2試樣若通過，對首次合作的供應(yīng)商應(yīng)通知供應(yīng)商提供基本資料（營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件及供應(yīng)商基本資料表等，如有環(huán)保要求的物料需提供SGS報告等），已有合作的合格供應(yīng)商則不須再提供。3倉庫通知試樣部門填寫申領(lǐng)單后，由倉管員填寫申購單進行小批量申購。4試樣不合格，則合作關(guān)系到此終止。第五章采購物料質(zhì)量信息反饋第二十條購進的物料經(jīng)驗收或在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題8、，品質(zhì)部需填寫供應(yīng)商來料不良糾正措施通知單反映至采購部，由采購部將此單傳真給供應(yīng)商反饋相關(guān)問題，要求供應(yīng)商進行品質(zhì)改善，并作相應(yīng)處理（協(xié)調(diào)作退貨或是換貨處理）。第六章采購資料變更第二十一條訂購單發(fā)出后，若要提出更改（性能、材質(zhì)、外觀、環(huán)保要求、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期和圖紙），由倉儲部提供經(jīng)提出更改部門負責(zé)人審核的通知單及相關(guān)技術(shù)文件給采購部。第二十二條采購部將有效版本技術(shù)文件傳真給供應(yīng)商，注明新版本文件編號及替代的文件編號，并與供應(yīng)商確認。第二十三條如供應(yīng)商已按變更前所發(fā)訂購單要求及技術(shù)資料進行生產(chǎn)，則由雙方協(xié)商解決方法。第七章付款申請第二十四條款到發(fā)貨采購方式。1訂購單發(fā)出后，要求供應(yīng)商簽字9、蓋章，并將訂購單原件寄回公司。2收到簽章原件，采購部填寫付款申請單，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交財務(wù)部付款并將匯款底單傳真給供應(yīng)商，通知發(fā)貨。第二十五條現(xiàn)金付款的訂貨方式。1訂購單發(fā)出后，要求供應(yīng)商簽字蓋章回傳，貨到后采購部通知倉庫，由倉管員通知品質(zhì)部（工程部/研發(fā)部）驗收，倉庫依據(jù)驗收部門開出的進料檢驗記錄表判定結(jié)果完成入庫及入庫單的填寫。2采購部整理申購單、訂購單、入庫單、送貨單、收據(jù)或發(fā)票后，填寫付款申請單交財務(wù)部審核，再由采購員將付款申請單呈總經(jīng)理審批后，將單據(jù)返回財務(wù)部結(jié)款。第二十六條月結(jié)合作的訂貨及對賬、付款。1訂購單發(fā)出后，要求供應(yīng)商蓋章回傳，貨到后采購部通知倉庫，由倉管員通知品質(zhì)部（工程部/研發(fā)部）驗收，倉庫依據(jù)驗收部門開出的進料檢驗記錄表判定結(jié)果完成入庫及入庫單的填寫，并將入庫單交采購部保存，當(dāng)月20日后由采購部統(tǒng)一做賬。2每月上旬與供應(yīng)商對上月賬，采購部核對無誤后，統(tǒng)一將單據(jù)交財務(wù)部審核并簽名蓋章，由采購部回傳給供應(yīng)商，并通知供應(yīng)商開收據(jù)或發(fā)票。3采購部收到供應(yīng)商開具的收據(jù)或發(fā)票后填寫付款申請單，交財務(wù)部審核、呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財務(wù)部付款。第八章物料申購單據(jù)的整理第二十七條采購員每月5日前對本部門上月所有文件按類別及編號一一整理，作出索引目錄，裝訂成冊。