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1、大同市xx商貿有限公司倉 庫 管 理 制 度2015年5月20日一、倉 庫 管 理 制 度為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本、以免造成商品積壓與資金浪費，特制定本制度，要求有關部門嚴格遵照執行。一、 采購入庫管理：1、 商品采購主要分為日常備貨采購和業務員要求采購備貨兩類。日常備貨采購指業務部根據倉庫商品庫存和市場行情主動備貨，采購計劃單由業務部下；業務員要求采購備貨是指業務員根據銷售需要向業務部提出采購備貨，采購計劃單仍由業務部下，但業務員必須在計劃清單簽字確認。2、 計劃員根據庫存、上月銷售制定采購計劃，經庫管、業務經理、總經理批準生效。業務部內勤審批后采購計劃單，輸入產生2、采購訂貨單（一式四聯，一聯存根，一聯倉庫，一聯業務部，一聯財務會計），并在采購計劃單上加蓋“已錄”章，然后由業務部經理負責對采購計劃單和采購訂單進行審核，審核通過后簽字，報送主管副總經理存檔。3、 倉庫管理員根據審核無誤的采購訂單，才可辦理物資入庫手續。入庫時倉庫負責清點實物數量，進行外觀驗收，同時要關注商品的價格、規格、型號、數量是否與采購訂貨單一致，貨物名稱及編號是否統一，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕入庫。一切正常在隨貨同行單上簽字確認。4、 倉庫將實物清點入庫后，應在實物上貼上標明商品編碼、名稱、規格型號、批次的標簽。填寫手工入庫單（一式兩聯，一聯存根，一聯財務）。5、 業3、務部內勤根據核手工入庫單和對無誤的隨貨同行單生成用友系統入庫單并打印，入庫單一式兩聯，一聯存根，一聯倉庫，一聯計劃員，一聯業務會計。6、 業務部內勤負責編制、打印、報送入庫月報表。7、 倉庫每日及時核對入庫單、采購訂單，并與入庫月報表核對，有誤后通知內勤及時處理。8、 禁止虛開無實物的入庫單，一經發現嚴格處理。附件：采購入庫流程二、 銷售出庫管理1、 業務員在當日16：30（隨時通過微信報送銷售預訂清單）之前填寫次日的銷售預訂清單，報送業務部內勤。銷售預訂清單一式兩聯，一聯業務員、一聯業務部內勤。2、 業務員必須完好保管所有銷售銷售預訂單，以便與財務和客戶結算、備查，否則后果自負。3、 業務部4、內勤審核銷售預訂清單后，輸入生成一式五聯銷售出貨單（一聯存根、一聯倉庫，一聯財務、一聯物流，一聯業客戶，）。并在銷售預訂清單上加蓋“已錄”。 4、 倉庫管理員根據銷售出貨單，才可辦理物資出庫手續，并按其規格、型號、數量及時配貨。在商品出庫時要關注商品的規格、型號與銷售出貨單是否一致，審批程序是否符合規定，貨物名稱及編號是否統一，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕出庫，出庫時應特別關注低于最低售價的商品，無總經理簽字不得放行。5、 物流拿銷售出貨單到倉庫提貨，倉庫管理員在銷售出貨單上加蓋“貨已發”章。按地址及時配送，送到客戶簽字確認，收款或打欠條（打欠條必須與業務員聯系，業務員認可后方可5、欠款），將款項交到財務出納。業務員必須在30天內收回所下訂單的款項，如果處理不及時，超過90天公司將根據訂單金額每天加收5管理費。由出納統計整理過期銷售出貨單管理費統計表，費用由其管理，用于集體活動。6、 出納按銷售出貨單的日期及票號整理，報業務會計進行核銷。7、 庫管每天按銷售出貨單規格、型號、數量記帳，每月25日盤點一次貨物，財務會計負責打印盤點單。如數量不符，經總經理批準后平庫，平庫表庫管及經辦人簽字確認。8、 如因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施，但事后必須及時補辦各項手續。9、 倉庫管理員必須嚴格按照銷售出貨單上開具的商品名稱、編碼、規格、型號、數量配貨、發貨，違規操作造成的帳6、物不符等后果，由經辦人承擔全部責任。10、 商品出庫要遵循“先進先出，調節線路”原則，以免造成呆滯、積壓、過期、物流成本增加等經濟損失。11、 內勤編制、打印、報送發貨日報表。12、 嚴禁虛開無實物的出庫單和無銷售單出庫。附件：銷售出庫流程 三、 企業產品推廣（內、外場活動）銷售管理由于企業產品推廣銷售情況復雜多樣，特做如下規定：1、 企業產品推廣根據銷售需要申請銷售樣品，經總經理審批后，從倉庫調用。2、 企業產品推廣所有擺放的銷售樣品必須貼上商品標簽標明商品編碼、名稱、規格型號、批次。3、 企業產品推廣根據業務需要專門配備專車和臨時銷售人員。4、 銷售商品時業務員負責填寫銷售預訂清單，內勤人7、員依據銷售預訂清單輸入銷售出貨單，物流拿銷售出貨單到倉庫提貨。活動后業務員和商家辦理退貨和結算手續，將銷售收款或欠條，交到財務出納。清點、驗收退貨后，由物流送倉庫，業務員與庫管負責入庫清點。5、 產品推廣樣品可直接銷售給客戶，同時開發票、收錢。直接銷售樣品后，應于當日到倉庫補辦商品出庫手續，并領取商品補充產品推廣樣品。6、 企業產品推廣補辦出庫手續時應根據銷售商品條碼、名稱、規格型號，確保銷售出貨單與實際銷售商品一致。7、 產品推廣如果預先知道銷售時間，應提前填寫銷售預訂單，通知內勤人員輸入銷售出貨單；如果是預先無法預知的銷售，客戶要求馬上提貨，可先發貨再補辦出庫手續。 附件：企業產品推廣銷售8、流程四、 緊急放行管理1、 因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施。2、 業務員根據業務需要填寫銷售銷售預訂單，提交部門經理、總經理審批。3、 倉庫根據審批后的銷售銷售預訂單，在銷售預訂單上加蓋“緊急放行”章。4、 物流送貨后，取得經客戶簽字確認的送貨單、接收證明、欠條或現金，送出納辦理交接手續。5、 經辦人必須在三天內參照銷售出庫管理補辦銷售出庫手續。如果業務員沒有在規定時間內補辦出庫手續，公司將根據銷售金額按天加收1的資金占用費。6、 緊急放行物品和借用物品必須通知內勤，避免計算機系統有貨，而實際倉庫無貨的現象發生。 附件：物資借用流程五、 商品贈送管理1、 商品贈送包括采購贈送和銷售贈9、送。2、 采購贈送指公司采購商品時供貨商贈送商品給我公司；銷售贈送指公司業務員銷售商品時贈送商品給客戶。3、 倉庫收到供貨商提供的贈送清單時，登記采購贈送商品臺帳，并將臺帳和業務部提供的贈送商品入庫單核銷。4、 倉庫清點采購贈送商品入庫，并報送內勤根據訂單聯生成采購贈送入庫單（一式四聯），一聯倉庫、一聯業務、一聯財務、一聯存根。5、 各部門、各業務員根據活動預算，于當月20日前制定出下月銷售贈送商品預算，分小件銷售贈送商品預算和大件銷售贈送商品預算，經部門經理審核后，報總經理審批。6、 業務員把批準的銷售贈送商品，填寫費用申請單由部門經理審批，報總經理批準后生效。7、 由于業務發展的需要超出本10、年度商品贈送額度的可申請增加贈送額度，經總經理批準后執行。8、 銷售贈送商品必須在銷售預訂單和出庫單自定義欄內注明“贈送”字樣，出庫單上必須輸入商品數量、單價、金額。9、 財務必須按月統計各業務員的銷售贈送商品清單報業務會計核算。銷售贈送其他程序參照銷售出庫管理。附件：商品贈送流程六、物資借用管理1、借用分銷售借用和其他借用。銷售借用特指緊急放行出庫，必須經過部門主管以上領導審批才可放行，同時電話通知內勤人員做好記錄，避免出現空單。并在三天內辦理核銷手續，參照緊急放行管理。2、其他借用包括設備借用或工具借用。3、設備外借必須經部門主管以上領導審批，并在規定時間內歸還。設備不允許外借，外借由總經11、理審批。外借商品的遺失、損耗或報廢由借用人員負責賠償。4、借用人離職時，必須歸還所借物品。借用工具的正常性損耗或報廢應及時辦理出庫手續，并標明原因。6、倉庫對借用物資應建立借用臺帳。7、借條視同實物管理，丟失由責任人賠償。對超出借用期限的各類商品，倉庫必須及時催辦手續，否則公司將按借用商品金額每日加收1資金占用費。對應到期未催的借條，公司對倉庫作相應的處罰。8、月末倉庫必須統計各部門各人員的借用清單。9、借用人離職，必須經倉庫審查后才可放行。 附件：物資借用流程七、退貨、更換管理 1、退貨商品保質期在3個月內的、商品有破損的、包裝不全、有污跡的不予退貨。內勤根據銷售出貨單，辦理退貨入庫手續，生12、成退貨單。 倉庫清點退貨商品，與退貨單一致，將退回商品入庫，并填寫入庫單。 業務會計將銷售出貨單、銷售退貨單配對核銷、入賬。 在退貨過程中盡量應避免商品破損等情況。2、換貨商品保質期在3個月內的、有破損的、包裝不全、有污跡的不予換貨。業務部根據審核批準后的銷售出貨單，辦理換貨入庫手續。 倉庫清點換貨商品，與出貨單一致，將換回商品入庫，發出更換商品。 業務會計將銷售出貨單、銷售換貨單配對核銷、入賬。 在換貨過程中盡量應避免商品破損等情況。八、 商品破損管理為規范商品管理，減少商品損耗，提高工作人員責任心，特制定本制度。1、倉庫管理員應本著實事求是的原則，如實匯報破損情況，將破損商品放入指定的位置13、并如實填寫xx商貿商品報損單，不得隨意丟棄或隱瞞不報。2、商品外包裝破損，應及時處理。3、工作人員由于工作不慎造成破損，應如實匯報；如商品單價10元，應將商品放于指定位置，并填寫商品報損單。由庫房管理員每天將商品報損單送交倉庫負責人批準，在移交內勤打印破損出庫單；如商品單價10元，庫房管理員、責任人須將情況如實向負責人匯，報并自行承擔損失金額。4、如工作人員知情不報，一經發現，由責任人按商品金額的2倍予以賠償。附件：商品破損流程九、 庫存管理1、 業務部應根據市場情況、預測每種商品的最高存量與最低存量。對市場難以準確把握的商品原則上實行零庫存管理辦法。對往年有銷量，而季節性供貨的商品，應根據銷14、售量確定一個最低與最高存量。對低于最低存量或超過最高存量的商品，倉庫要及時報告總經理。2、 倉庫日常管理 物資進出倉庫，都必須嚴格辦理進出庫手續。 對待檢的物資作出明顯的標識以便追溯。 倉庫必須對庫內商品出入做好賬目。 嚴禁在庫房內吸煙。3、庫存商品盤點管理每月25日根據財務出具的盤點明細表對庫存商品進行盤點，并與庫存帳面數量進行核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。每日根據出入庫情況對主要庫存商品進行盤點，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。年中和年終倉庫應協同財務部和其他有關部門對公司庫存商品進行全面盤點，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實15、不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。盤點過程中應對庫殘次庫存商品做標簽，并隔離擺放。對盤贏、盤虧商品編制盤贏、盤虧商品報表，經庫管、經辦人、總經理審批后，做帳務處理。4、倉庫現場管理倉庫必須做到現場整潔有序，按先進先出制度定置擺放（可根據發貨要求）按客戶或商品類別做好明顯標識（可采用標牌）。標牌上應標明商品的名稱、編號、規格、型號批次及收、發、存情況。呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴格隔離，并做好醒目標識，并由業務部協同有關部門及時處置。庫管員要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負責，否則承擔相應的責任。流程圖符號提示 1、 業 務 流 程 2、 票 據 流 程3、16、 業務或操作員4、 表 單 帳 務 處 理 5、 二、流 程一、采購入庫流程業務經理：匯總銷售計劃，查詢庫存，填寫采購計劃清單，經庫管確認、總經理批準報業務部內勤。業務員：制定銷售計劃 內勤根據采購計劃清單生成采購訂貨單（一式四聯）。存根、庫管、總經理、供貨商各一份 業務經理審核采購計劃清單和訂貨單，批準采購。1、 參照采購退貨流程辦理；2、 返回業務部修改。供貨單位購貨發票 發 采購發票 貨倉庫：清點實物，進行外觀驗收審核是否與采購訂單和隨貨同行單相符，確認后簽字（Y/N） N Y業務部內勤根據隨貨同行單生成入庫單（一式三聯），與采購定單配對，送業務會計、總經理。關聯生成入庫單（一式四聯）表17、-3，與預算清單配對 返回倉庫修改業務會計：審核、配對采購預算清單、入庫單、采購發票，是否相符（Y/N） N Y關聯生成模擬采購發票，是否有采購發票（Y/N）業務會計：根據采購發票作帳務處理業務會計：根據模擬發票作帳務處理 Y N Y二、銷售出庫流程業務部：內勤審核銷售預定清單，是否低于最低售價，是否超過信用范圍，是否有足夠的存貨（Y/N）輸入銷售出貨單返回業務部修改業務部經理：批準銷售訂單。倉庫：審核物流銷售出貨單，準備貨源（Y/N）業務部內勤審核預售清單（一式兩聯）。客戶：提出采購需求業務員：查詢庫存填寫銷售預定清單，送業務部內勤。內勤：通知物流提單。銷售出貨單（一式五聯） N Y N Y18、物流送貨 客戶：收貨單回執物流將貨款或欠款條及銷售出貨單返回財務出納購貨發票 業務會計：審核銷售出庫單、收貨單回執 業務會計：根據銷售發票作帳務處理業務會計：根據模擬發票作帳務處理關聯生成模擬銷售發票，是否開具銷售發票（Y/N） Y Y N Y Y三、企業產品推廣銷售流程倉庫：審核銷售出貨單后發貨，并在清單上加“貨已發”章業務員提供銷售數據，內勤根據銷售數據，出銷售出貨清單（一式四份）。主管經理批準YN業務會計：根據銷售發票作帳務處理業務會計：根據模擬發票作帳務處理關聯生成模擬銷售發票，是否開具銷售發票（Y/N）業務會計：審核銷售預算清單、發貨單、客戶簽收單、銷售出貨單倉庫：審核銷售出貨單，接19、收退回貨物和銷售出貨單，一致后做賬務處理。業務員：銷售預算清單（一式兩份）。業務經理：提出推廣計劃總經理批準四 、商品贈送流程（一）銷售贈送業務員：編制商品贈送預算，報業務經理審核批示商品贈送預算清單（一式三份）返回部門修改返回業務員修改部門經理：審核商品贈送預算（Y/N） N Y 商品贈送預算批準。總經理：審批商品贈送預算 N Y出庫流程與商品銷售出庫流程相同。（二）采購贈送供貨商：通知商務贈送商品業務部：登記采購贈送明細帳倉庫：采購入庫清點實物，贈送商品輸入其他入庫單商務：核銷采購贈送明細帳和其他入庫單其他入庫單（一式四聯）業務會計：根據其他入庫單記帳五、 物資借用流程（一）銷售借用流程：20、業務員：查詢庫存，填寫銷售預算清單銷售預算清單（一式兩聯） 業務部經理：審核預算清單，是否低于最低售價，及是否超過信用范圍（Y/N）返回業務員修改 N Y倉庫：審核預算清單，發貨在預算清單上加蓋“緊急放行”章，業務員簽字。 物流送貨 客戶：簽收商品，回執業務員：3天以內補辦核銷手續，參照銷售出庫流程。業務會計：審核銷售預算清單、銷售出貨單購貨發票關聯生成模擬銷售發票（表-6），是否開具銷售發票（Y/N）業務會計：根據銷售發票作帳務處理業務會計：根據模擬發票作帳務處理 N Y （二）其他借用流程：借用人：填寫借條部門主管：審核借條（Y/N）填寫設備、工具借條（一式二聯），表-11返回借用人修改 21、N Y倉庫：審核借條，備貨，發貨（Y/N）返回業務部修改 N 業務員：簽單、提貨業務員：在規定時間內歸還商品,并通知倉庫.倉庫：清點檢測后的商品,是否報廢（Y/N）倉庫：核銷借條、歸還商品按銷售出庫流程補辦出庫手續業務會計：其他應收款借用人人為損壞，由借用人支付。 N Y六、商品更換流程（一）換貨流程客戶：通知繼續與客戶查找原因業務員：查明原因（Y/N） N Y業務員：填寫更換單通部門主管：審批是否同意更換（Y/N）N業務員：將商品返回客戶Y參照銷售出庫手續辦理商品出庫手續參照銷售退貨流程辦理退貨手續（二）銷售退貨流程客戶：退貨通知業務員：查明原因（Y/N）繼續與客戶查找原因 Y N業務經理：22、審批，貨物退回，并通知物流和倉庫（Y/N） Y倉庫：清點退回的實物是否相符,合格品入總倉庫，不合格品入不良品庫，查找批號是否我公司貨物。并出具手工入庫單。 內勤：查找原銷售出貨單，審核價格。合格后根據倉庫手工入庫單出退貨單（一式四聯）。購貨發票業務會計：審核銷售出貨單、銷售退貨單 財務部業務會計：根據紅字銷售發票作帳務處理關聯生成模擬紅字銷售發票，是否有銷售發票（Y/N）財務部業務會計：根據模擬銷售發票作帳務處理N YY七、商品破損流程（一）內部破損發現破損商品庫房管理員：查明原因（Y/N）繼續查找原因，報倉庫主管 N Y庫房管理員：填寫報損單報損人、庫管、倉庫負責人簽字，經理審批Y庫管交內勤23、：出機打破損出庫單參照銷售出庫手續辦理商品出庫手續 三、倉庫管理部門責職一、業務員1、 規范填寫銷售預訂單，銷售預訂單上必須填寫商品名稱、規格型號、數量、金額等。2、 業務員在當日16：30之前填寫次日的銷售預訂單報送業務部內勤。3、 業務員必須完好保管所有銷售銷售預訂單，以便與財務和客戶結算、備查，否則后果自負。4、 及時將經客戶簽字確認銷售出貨單送交業務會計核銷。5、 年初制定下年度銷售計劃和商品贈送預算。6、 業務員應向客戶書面通知本公司實際收到的退貨商品名稱與數量，并取得對方簽字確認手續。7、 退貨過程中盡量應避免商品包裝不全、有污跡、破損等情況，及時將退貨送到倉庫進行質量鑒定。8、 24、負責將退貨商品送到倉庫，并辦理退換手續。二、業務部1、業務部內勤審核采購預訂單后輸入采購訂單，并在訂單上加蓋“已錄”章，然后由業務部經理負責對銷售預訂單和訂單進行審核。2、業務部內勤審核銷售銷售預訂單后輸入銷售出貨單，并在銷售預訂單上加蓋“已錄”，然后由物流、倉庫對銷售出貨單進行審核。3、審核內部領用銷售預訂單，審核無誤后輸入訂單。4、采購商品退貨時應根據倉庫通知退貨單。5、銷售商品退貨時審核銷售預訂單和退貨單。6、負責商品編碼的維護工作。三、倉庫1、 倉庫管理員根據審核無誤的采購訂單，才可辦理物資入庫手續。入庫時倉庫負責清點實物數量，進行外觀驗收，同時要關注商品的價格、規格、型號、數量是否與25、訂單一致，貨物名稱及編號是否統一，如有異常，應及時通知經辦人員改正，否則拒絕入庫。2、 根據核對無誤的采購訂單在隨貨同行單上簽字，并通知業務部打印入庫單。3、 每日及時配對入庫單、采購訂單、銷售出貨單，并做手工帳。4、 倉庫應核對并清點退貨商品，并辦理退貨手續。5、 采購退貨商品由倉庫及時通知業務部辦理退貨訂單。6、 建立物資借用臺賬。7、 做好日常、定期、不定期的庫存商品盤點工作8、 總倉庫不定期對各倉庫進行抽查盤點，賬實不符的予以通報處理。9、 庫必須做到現場整潔有序，按先進先出制度定置擺放（可根據發貨要求）按客戶或商品類別做好明顯標識（可采用標牌）。標牌上應標明商品的名稱、編號、規格、型號批次及收、發、存情況。10、 呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴格隔離，并做好醒目標識，并由業務部協同有關部門及時處置。11、 要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負責。四、業務會計1、 根據倉庫提供的采購訂單和采購入庫單記帳。2、 每日打印上日出庫單，并與銷售出貨單配對。3、 負責向業務員催收經客戶簽字的銷售出貨單。4、 根據銷售銷售出貨單、退貨單記帳。5、 根據倉庫提供的內部設備領用訂單和出庫單記帳。