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1、輔料采購驗收與備件庫管理制度目 錄一、部門的管理職責1二、物料的申請采購2三、物料的驗收入庫3四、物料的領用出庫4五、物料的盤點結算6六、備件庫庫存管理7七、備件庫安全管理8八、處罰細則9附：1.物料管理分類分級、領用限制與庫存計劃表102.常用物料驗收項目明細表10一、部門的管理職責（一）采購部職責1. 按照公司供應商管理與跟蹤評價制度進行供應商選擇與評價，建立供應商檔案，組織確定和及時更新合格供應商名錄。2. 按照附件輔料（以下稱物料）采購申請單組織物料采購，物料采購必須經采購部，采購部無物料采購申請單不得自行組織采購。3. 組織不合格物料的退貨或處理。4. 監督各種物料庫存量，保證庫存合2、理。5. 提高采購質量，控制采購成本，按時完成交貨。6. 進行物料采購結算，監督生產部和備件庫的物料采購。7. 監督以舊換新，對退庫的廢件進行分類，及時返修、銷售或作其他處理。（二）生產部職責1. 制定倉庫物料分類庫存計劃。2. 按生產需要確定物料采購方案，提交物料采購申請。3. 審核批準權限內物料的采購。4. 控制生產過程中物料消耗。5. 組織消防安全培訓。（三）備件庫管理人員工作職責1. 負責倉庫物料日常管理，完成物料驗收入庫、領用出庫和退庫退貨工作，及時辦理相關手續。2. 控制倉庫庫存，不超過極限或預警庫存。根據庫存情況，認真填報采購申請單，經生產部批準，并及時聯系采購部采購。3. 對購3、進物料嚴格把關，發現質量、價格、數量、規格、型號有問題時及時報告采購部和生產部。4. 建立庫存臺帳，每天對出、入庫物料審核入帳，做到日清月結，妥善保管每月單據，分類裝訂存放，未經財務部許可不得自行銷毀或遺失。5. 積極完善和保存結算相關手續，協助采購部完成結算。6. 按月組織倉庫盤點，要做到帳、物相符。7. 及時填報各種日報表和月報表，每天將當天物料出庫明細表報生產統計。8. 負責倉庫的6S管理工作，做好倉庫物料品質維護，做好倉庫“十二防”。9. 庫管員要認真做好交接班工作，夜間值班和交接班要有記錄。10. 庫管員記帳、標識、填單等所有記錄須字跡工整，記載準確，符合標準。11. 庫管員不得許可4、領料人隨意進入備件庫。當班時嚴禁閑聊、吃零食、看報紙、聽音樂、上無關網站等。要文明服務，禮貌待人。二、物料的申請采購1. 備件庫應建立物料庫存計劃，并按種類分規格設定最高極限庫存和最低預警庫存。當倉庫存量等于極限庫存時，不得再進貨。當倉庫存量等于預警庫存時，應及時組織申請采購。變更或新增庫存計劃應由機電修科長打申請單報生產副總以上領導審批。2. 有庫存計劃的物料，由倉庫主管根據庫存計劃填寫采購申請單（計劃），注明商品名稱、規格型號、數量、價格、金額、建議供應商、入庫時限、計劃庫存、現有庫存，特殊要求寫在備注欄。一式二聯，一聯自存，一聯經生產廠長審核簽字后交采購部。采購部根據采購申請單（計劃）聯5、系供應商，商談價格，聯系采購。倉庫人員不得私自與供應商聯系供貨。3. 庫存計劃外需臨時應急采購的物料或外協加工件，由使用部門找倉庫填寫采購申請單，注明商品名稱、型號規格、數量、單價、金額、參數要求、建議供應商（品牌）、入庫時限，特殊要求寫在備注欄。一式二聯，經機、電修科長、車間主任復核，500元以上1000元以下由生產廠長簽字批準，1000元以上由生產副總以上領導簽字批準。一聯交備件庫，一聯交采購部。采購部根據采購申請單聯系供應商、商談價格事宜。如果需要生產技術人員的技術協助，則由生產廠長安排人員參與共同洽談采購。對一些非標品種、不常見品種、加工品種或采購舊貨，應由生產部或使用部門準確提供品牌6、名稱、技術數據、樣品及有關信息等協助指導。4. 無論倉庫還是采購部，無采購申請單不得組織物料采購。每月結算簽單時，應將相應的采購申請單附后。5. 外協加工業務簽單人員為采購部長、機、電修科長、車間主任或以上干部，班長可以推薦外協加工供應商，但不得直接與供應商簽訂外協加工業務。三、物料的驗收入庫1. 由倉庫主管上報的計劃內采購物料到貨時，倉庫人員必須認真核對采購申請單（計劃）與送貨單，當面清點物料，核查物料的數量、重量、規格、價格、質量和安全性能，準確無誤后方可在供應商提供的票單上簽字。當時供應商送貨單未到或供應、生產簽字人員不在廠時，倉庫管理人員應及時打電話溝通，必要時應及時驗收入庫，制作入庫7、單，供應商在入庫單上簽字。2. 非倉庫主管上報的應急件和外協加工件到貨時，使用班組班長或外協加工聯系人員結合倉庫人員清點物料，認真核對采購申請單與送貨單，核查物料的數量、重量、規格、價格、質量和安全性能，準確無誤后方可入庫，由倉庫人員、使用班組班長或外協加工聯系人員共同在供應商提供的票單上簽字。外協加工聯系人員對外協加工備件質量負完全責任。3. 軋輥的入庫，必須經倉庫主管、機修科長共同驗收并簽字。4. 罐裝氣體驗收入庫應遵守以下規定：（1） 倉庫必須使用用本廠的地秤對液化氣進行稱重，驗收入庫。（2） 氧氣按壓力驗收，夏、秋季不得低于12 Mpa，冬、春季不得低于11Mpa。（3） 乙炔按壓力驗8、收，夏、秋季不得低于2.1Mpa,冬、春季不得低于1.8Mpa。（4） 液化氣、氧氣、乙炔在驗收入庫時，倉庫人員要親自稱重、驗壓。 （5） 天然氣5. 驗收入庫應開具入庫單，注明商品名稱、型號規格、生產廠家（品牌）、數量、單價、金額、供應商，驗收人簽字。一式四聯，一聯自存，一聯交采購部，一聯交財務部、一聯交供應商。采購部據此掌握采購進度，財務部據此入賬，供應商據此結算貨款。6. 如果供應商所送物料與采購申請單、送貨單不符，倉庫人員應及時聯系采購部到倉庫現場協調解決。未妥善解決不得入庫。如發現供應商在規格、價格、數量、質量上弄虛作假的應對供應商進行處罰。倉庫對供應商隨贈部分也應據實入帳。7. 倉9、庫主管應及時核實采購申請單物料到貨情況，如過了單上注明的“入庫時限”而供應商沒有送貨，應及時聯系采購部并由其聯系供應商。8. 物料入庫后，倉庫人員應分類碼放到規定地點，并將所進的物料及時登記入帳，做到帳、物一致。9. 凡當日入庫物料當日必須完成入庫手續，不得事后補辦。禁止給送貨客戶打白條，結算應以入庫單為準，入庫單不準推后入庫時間。對急需進入車間未經倉庫的物料也應及時辦理入庫手續，同時出庫。10. 物料入庫前發現質量問題應當拒收。入庫后發現質量問題，無論出庫前發現還是出庫后發現，均應查明原因，對確屬原生質量問題的經生產部和采購部共同認定后，由采購部向供應商提出退貨或索賠，倉庫保管不當的由倉庫人10、員承擔損失，領用后人為損壞的由領用者承擔損失或給予處罰。11. 采購部應長期跟蹤購進物料質量，主要是物料名稱、規格型號、生產廠家、價格對比、使用情況。此項工作應設立專門帳簿進行登記，每月向生產部和生產副總反饋1次。12. 驗收人應嚴格按照驗收標準驗收，不得未經驗收即入庫，不得未經驗收即投入使用。四、物料的領用出庫1. 倉庫所有物料的出庫，領料人員應憑有效領料單領料出庫。倉庫人員必須見領料單方可出庫，領料單上應有領料人、批準人簽字，缺一不可。領料必須當時辦理領料手續，物料出庫后倉庫人員應在當天登記入帳。班組每次單規格物料領用應不超過公司的規定。2. 領取物料由領料人填寫領料單，班長以上人員簽字批11、準，預計100元以上的應經機、電修科長或車間主任批準。3. 機、電修領料的領料單，需要列入固定資產的，還應經生產廠長簽字（列在建工程XX機組XX件）方可領料，倉庫先計入在建工程，待工程完工后由機、電修科長填寫驗收單，生產廠長、生產副總簽字，一并歸集出到固定資產。如果是當天使用的，倉庫主管應要求使用機組班長簽字（第二天晨會上）。需要分攤的，月末按領用簽字分攤到使用班組。月末無使用班組班長簽字也不屬于在建工程的，計入機、電修附件考核。4. 機修、機加工和工藝班物料領用與出庫必須建帳，出庫必須最終分攤到機組。對于機修、機加工和工藝班自制附件的領用嚴格執行領料簽單制度，無簽單不領料。機加工違反此制度的12、處罰機加工負責人每次50元，并責令改正。5. 填寫領料單應嚴格按照規定的內容填寫，注明領用班組、物料名稱、規格型號、數量、使用位置、領用時間、領料人、批準人。不準在領料單上做任何更改，如填寫錯誤必須重寫，對不符合規定的，倉庫有權不予領料。6. 倉庫人員核對好領料單上的簽字是否真實后，方可發料。發料應由庫管員進行，庫管員要認真核對名稱、規格、數量等數據，需要計量的做好計量。除非必需，嚴禁領料人自已入庫領料，必須是倉庫人員親自發料，一單未領完，不得交班或下班。7. 軋輥的出庫由生產班組填寫領料單，機修班長簽字，由倉庫稱重出庫。8. 部門借用工具或其它物料時，部門負責人應給倉庫打借條，借條注明所借工13、具或物料名稱、規格、型號、數量、借用日期和歸還日期，并由本人簽字。倉庫應建立備件庫物料借用臺帳。物料歸還后，倉庫管理人員應檢查其完好性，及時銷帳。逾期不還的應及時追要，不能歸還的應由借用部門負責人賠償，損壞的由借用部門填寫領料單出到借用部門。物料外借其他單位須經生產副總批準。9. 物料領用必須堅決執行以舊換新制度。除油脂等消耗品外，其他物料（含勞保用品）一律以舊換新。特殊物料可先領用但12小時內必須返還舊件。領取備件凡未以舊換新的，庫管員當日登記做表，同物料消耗表一起報生產科。未交舊（廢）件，按備件原值的20%對領用班組班長進行處罰并通報，并由倉庫按新領用物資采購價上調50%對領用班組進行考核14、。庫管員未登記一次罰款200元，無論任何人，強迫倉庫人員不要登記的，每次處罰200元。10. 庫管人員對回收的舊件應嚴格分類，分類設置專門架箱進行存放，列入月末盤點內容，每月定期進行盤點，盤點登記后方可出售。舊軸承須由機修科長確認后方可放入廢料回收架，電器和電料須經電修班長確認后方可出售。11. 車間領用電焊帽子、電焊鉗子、氣割槍等工具自領用之日起4個月內不得再次領用。維修工具、電工工具、班組工具、測量用具自領用之日起6個月內不得再次領用，期間損壞或丟失，由所在班組自費購買補齊。12. 車間生產線輔料在線存量應由生產部制定量化標準，不得超量在線儲存。13. 新領物料退庫的，應由倉庫管理員按退庫15、程序據實銷帳。14. 退回備件倉庫的舊的或返修的可用物料應由備件庫建立二級庫進行管理，軋輥和電機也應由備件庫建立二級庫進行跟蹤管理，按月進行盤點。五、物料的盤點結算1. 日結：倉庫人員將當天物料出入庫情況進行統計、登賬，按要求填寫倉庫日報表，包括當日各班組領用匯總、當日出庫明細、出庫總額，當日入庫明細、當日入庫總額，累計出庫總額、累計入庫總額、當日庫存總額。此表一式四份，于次日早九點前報采購部、財務部和生產部。2. 月結：倉庫人員在每月的最后一天，將當月發生物料出入庫情況進行統計，做出月結，按要求填寫倉庫月報表，包括當月各班組領用匯總、當月出庫明細、當月出庫總額，當月入庫明細、當月入庫總額，累16、計出庫總額、累計入庫總額、當月庫存總額。此表一式四份，于每月1日早十點前上報采購部、財務部和生產部。3. 月度清庫盤點：倉庫每月進行1次清庫盤點。管理人員在盤點中要核對物料數量，檢查物料損耗情況，檢查計劃物料庫存情況，做到帳物相符。每月1日12點前將盤點情況匯總，填寫盤點表，提交生產、供應和財務部門。盤點時由財務部監盤，按盤點流程作業，認真細致，不得弄虛作假，虛報數據。盤點表數據填寫工整，相關盤點人員要簽名確認，對數據和物料質量負責。 4. 庫存物料發現帳物不符或物料品質劣化時應查明原因，查明原因后根據責任輕重進行處理。月末盤點實缺的，由倉庫主管和庫管員全額賠償。5. 物料采購定期結算，由采購17、部負責。采購部人員應持發票及入庫手續，由采購部負責人確認價格、數量、重量、質量，由生產廠長確認使用中的物料質量，由生產副總確認是否經過采購申請，由財務部負責人確認是否履行入庫手續和發票，總經理簽字后方可結算。缺一個人簽字財務部不得結算。6. 庫房存料6個月無人領用的，為積壓物資（不包括使用周期超過6個月或明確知道可用的物資）。倉庫每月必須上報積壓物資清單，查明積壓原因并提出處理意見，結合生產和采購部門辦理積壓物資的退貨。7. 回收廢物的處理：有色金屬、廢鐵、廢舊電線電纜、廢舊設備實行嚴格的分類回收制度。采購部對倉庫回收廢品做定期處理，同時建立回收銷售明細帳。8. 對于大項采購或機電修自制設備，18、需要列入固定資產的，應由倉庫主管打申請單，經采購部、生產廠長、財務副總和生產副總、總經理簽字，一并歸集到固定資產。列入固定資產的，需滿足下列一項標準：（1）新增單件設備采購價值達到1000元以上，使用年限達到2年以上的。（2）新增單件設備采購價值達到2000元以上的，使用年限達到1年以上的。（3）新增自制設備單體總用料達到2000元以上，使用年限達到2年以上的。9. 軋輥、電機和生產線其他固定資產達到報廢條件或改作他用的而報廢的，需由生產管理填寫資產報廢申請單，由生產副總、財務副總和總經理簽字后，方可報廢。六、備件庫庫存管理1.物料庫存量原則（1） 月平均使用量較大、領用頻繁的常規物料，由備件19、庫統計前半年月平均使用量作為最高極限庫存，其一半作為最低預警庫存。（2） 月平均使用量小（5個以下）或采購維修時間長、會嚴重影響生產的非常用物料，以夠領用1次為最低預警庫存，以夠領用2次為最高極限庫存。（3） 非標準件、設備整件或單價較高的個別特殊需求物料，倉庫不預存，有需要時，臨時采購或外協加工。2.物料存放要求（1） 倉庫物料必須分區分類科學管理。貴重物料要進行卡帳登記，指定人員管理。易燃易爆、有毒有害物料要專業管理，易損易潮物料要特殊管理。（2） 倉庫物料應制作存放架，整齊碼放，物料名稱、規格、庫存標志要有標識，明確告知危險性（避免什么、禁止什么）、操作方法或使用說明。（3） 倉庫衛生要20、保持清潔，日常注重做好物料品質維護，生產部應定期檢查。在物料驗收、點數、擺放、入庫、歸位、儲存、標識、借用的過程中，應遵循倉庫“十二防”，即防火、防電、防盜、防銹、防水、防潮、防壓、防塌、防腐、防蛀、防曬、防爆安全原則，防止物料損壞，有異常和品質問題應及時進行反饋和處理。七、備件庫安全管理1.倉庫防火（1） 倉庫主管為倉庫防火負責人，全面負責倉庫消防安全管理工作。倉庫主管應組織倉庫人員貫徹消防法規，定期組織電源、火源、易燃易爆物料的防火檢查，消除火險隱患，遇火災時積極組織撲救。（2） 生產部、政務部應對各班領料人、倉庫人員做危險品領用培訓和消防安全培訓，每半年組織一次消防應急演練，使員工學會應21、急處理。（3） 倉庫人員應當熟悉儲存物料的分類、性質、保管業務知識和防火安全制度，懂得科學管理危險品，掌握消防器材的操作使用和維護保養方法，做好本崗位的防火工作。（4） 倉庫應留出0.6米以上安全通道，劃上通道線，安全通道嚴禁堆物占用。（5） 桶裝液體不宜露天存放。必須露天存放時，在炎熱季節必須采取降溫措施。容易相互發生化學反應或者滅火方法不同的物料，必須分庫儲存，并在醒目處標明儲存物料的名稱、性質和滅火方法。（6） 易自燃或者遇水分解的物料，必須在溫度較低、通風良好和空氣干燥的場所儲存，并安裝專用儀器定時檢測，嚴格控制濕度與溫度。（7） 儲存危險物料的庫房，不準使用碘鎢燈和超過60瓦以上的白22、熾燈等高溫照明燈具。照明燈具一律定位，下方不準堆放易燃物料。（8） 物料入庫前應當有專人負責檢查，確定無火種等隱患后，方準入庫，發現破損、殘缺、變形和物料變質、分解等情況時，應當及時進行安全處理，嚴防跑、冒、滴、漏。（9） 使用過的油棉紗、油手套等沾油纖維物料以及可燃包裝物，應當存放在安全地點，定期處理。（10） 庫房內因物料防凍必須采暖時，應當采用水暖，其散熱器、供暖管道與儲存物料的距離不小于0.3米。庫房內不準使用火爐、電爐取暖。（11） 易燃易爆物品必須單獨存放，要留有足夠的通風空間。裝卸易燃易爆物料時，操作人員不得穿戴易產生靜電的工作服、帽和使用易產生火花的工具，嚴防震動、撞擊、重壓、23、摩擦和倒置。（12） 庫房內固定的吊裝設備需要維修時，應當采取防火安全措施。（13） 倉庫應當設置醒目的嚴禁煙火標志。燃放煙花爆竹應嚴格控制安全距離。（14） 倉庫內應當配備至少4個滅火器、2套消防用防毒面罩和2套透明眼罩，放置在明顯和便于取用的地點，并由專人管理，負責日常檢查、保養更換，保證完好有效。消防器材嚴禁圈占、埋壓和挪用。2.倉庫防電（1） 倉庫電器裝置必須符合國家現行的電氣設計和施工安裝驗收標準的規定。庫房內敷設的配電線路，需穿管保護，定期檢查和維護。（2） 庫管員離開庫房時，必須拉閘斷電，禁止使用不合規格的保險裝置。3.倉庫防盜倉庫門窗均應安裝防護窗，人離開時應對庫區進行檢查，確24、認安全后再離開。八、處罰細則1. 有下列情形之一的，按工不到位，對倉庫人員處以20元罰款：倉庫衛生狀況不好；物料碼放不整齊；物料名稱、規格、型號標識不清；沒有按時填報各種報表；各種報表和單據填寫不規范，物料名稱、規格、數量不準確；不按規定及時辦理出庫入庫手續；同意領料人自己入庫領料的；違反規定進行盤點的；沒有認真做好交接班，無交接班記錄的；對購進物料不進行清點，對質量、數量、價格不認真把關，導致情況有誤。2. 有下列情形之一的，對倉庫人員處以100元罰款：物料碼放混亂，物料種類、規格、型號混亂；對物料保管不善，導致物料性能失效、損壞、報廢；帳面混亂，倉庫長期不進行盤點，帳物嚴重不符；由于倉庫人25、員失職，使倉庫物料被盜；對送貨的供應商提出不合理要求，吃、請、拿、要；填報物料采購申請單不認真、不及時，造成停車待料，給企業造成損失的。3. 有下列情形之一的，對倉庫人員處以200元以上罰款，調離工作，直至開除：嚴重損害企業形象，利用職權索受賄賂；監守自盜；對物料保管不善，導致貴重物料掉失或損壞，給企業造成嚴重損失的；倉庫管理人員與供應商或本廠職工勾結，虛開入庫、出庫單的；倉庫人員私自與供應商聯系供貨的。4. 有下列情形之一的，對機電修科長處以200元以上罰款：倉庫庫存量等于極限庫存仍然批準進貨的；未經報批就變更或新增庫存計劃的；未經有權人批準即同意聯系采購的。5. 有下列情形之一的，對采購部負責人處以200元以上罰款：未經有權人批準即組織采購的；工作拖沓，未及時組織采購，影響生產正常進行的。6. 采購部不按本制度進行結算的，處罰采購部長200元。財務部不按本制度進行結算的，處罰財務部長200元。7. 班長等無權采購或簽訂外加工業務的人員私自簽訂采購業務的，責任自負。附：1.物料管理分類分級、領用限制與庫存計劃表2.常用物料驗收項目明細表