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企業公司檔案管理制度
企業公司檔案管理制度.doc
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上傳人:地** 編號:1273278 2024-12-16 2頁 18KB

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1、公司檔案管理制度第一條 管理部門1.文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經文書管理部門主管同意后妥為保存,文 書管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。第二條 文件點收文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:1.檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。2.文件如經抽存者,應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應2、即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品,應退回經辦部門,經辦部門應送指定保管部門簽收后 ,文件送歸檔。 第三條 文件整理點收文件后,應依下列方式整理:1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。 第四條 檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分3、為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個 檔夾不敷使用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2為經辦部門代號,B1B2為大類號,C1C2為小類號。D1為檔卷卷次,E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及4、編號1.檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容 性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。 第六條 檔號編定1.案件如系新案,應就“檔案分類5、編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主 要類別,編列檔號。4.檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左 方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理1.歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依下列規定辦理:1.永久保存:6、(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及 股東會紀 錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設 計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存:結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時, 依規定清7、理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應造冊呈總經理核準,必 要時向主管官署報備,并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上,并在第五聯上注明部分銷毀之日期。第十條 調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時,應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后,取出該項檔案,并于“調卷單”上填注借出 日期后,將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備稽催。3.于檔案室當場借閱者,免填“調卷單”。4.檔案歸還時,經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。第十一條 調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長 調閱期限時,應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件,不得抽換增損,如有拆開必要時,亦須報明 原因,請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案,應于規定期限內歸還,如有其他人員調閱同一檔案時,應經調卷變更登記,不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者,如調閱與經辦業務無關之案件,應經文書管理部門主管同意。
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