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1、加侖特石油化工（北京）有限公司 檔案（保密資料）管理制度編制：張秀靜批準(zhǔn)：杜永勝執(zhí)行日期：2016年3月目 錄第一章 總則第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)第三章 檔案管理人員第四章 庫房和設(shè)備第五章 檔案管理第六章 安全保密第七章 檔案統(tǒng)計第八章 檔案的利用第九章 檔案人銷毀第十章 附則第一章 總則第一條 為規(guī)范測繪、設(shè)計成果及資料檔案的管理，確保測繪、設(shè)計成果、資料檔案的安全，為加強(qiáng)我公司檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法、中華人民共和國測繪成果管理條例和國家保密法，特制訂本條例。第二條 適用范圍：測繪及設(shè)計成果資料及公司其它檔案的管理。第三條2、 本制度所指的檔案是：1、我公司從各項工作中直接形成的、反映我公司活動歷史的、對我公司和社會有保存價值的各種文件、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、各類規(guī)章制度、辦法、人事資料、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同。3、各類測繪成果、圖紙、地圖及其電子文件。4、添置工作軟件、設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料及各項說明。第四條 檔案工作是辦好企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，要把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)第五條 我公司檔案室由一名副總經(jīng)理分管，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，配備一名專職檔案人員。 第六條 檔案室3、是我公司檔案工作職能管理部門，集中統(tǒng)一管理全公司檔案工作。第七條 檔案室的基本任務(wù)1、 貫徹執(zhí)行國家、省、市關(guān)于檔案工作法規(guī)、政策來規(guī)劃全公司檔案工作。2、 制定本公司關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。3、 負(fù)責(zé)接受、分類、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管全公司各類檔案和有關(guān)資料。4、 負(fù)責(zé)協(xié)作各歸檔部門檔案工作。5、 開展檔案利用工作。6、 編輯檔案參考資料。7、 開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。8、 負(fù)責(zé)全公司的綜合統(tǒng)計工作。9、 辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案、文史、統(tǒng)計等方面的業(yè)務(wù)工作。第八條 我公司各設(shè)計工作室分別配備一名兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)各部 門檔案工作，各歸檔部門的檔案工作4、在公司檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。 第三章 檔案管理人員第九條 我公司檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識。第十條 檔案工作人員崗位職責(zé)1、 崗位要求：高中以上文化程度，經(jīng)過上崗資格培訓(xùn)，具備檔案專業(yè)知識。2、 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項工作制度。3、 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。4、 在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對各項測量、設(shè)計成果資料的收集、保管工作，按照上級有關(guān)主管部門的規(guī)定及要求，制定完善的各項檔案規(guī)章制度，使檔案管理工作能達(dá)到測量、設(shè)計資質(zhì)等級的要求。5、5、 加強(qiáng)檔案的管理，做好檔案分類、檔案著錄、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、庫房管理等工作。6、 對檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出解決問題的方案或改進(jìn)措施。7、 負(fù)責(zé)打字、復(fù)印等文秘工作；負(fù)責(zé)辦公用品、辦公消耗材料的采購、入庫驗收。第十一條 分管檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、 組織本公司人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本公司的議事日程，每年度研究一次檔案工作。2、 加強(qiáng)與上級檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔的質(zhì)量；3、 做好檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。 第四章 庫房和設(shè)備第十二條 我公司檔案工作所需經(jīng)費，列入6、公司預(yù)算，在行政辦公費用中統(tǒng)籌解決。第十三條 配備檔案專用庫房20以上，有足夠的檔案保管專用柜，加設(shè)鐵門、鐵鎖等完善的工作條件。第十四條 檔案庫房管理制度1、 按公司規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。2、 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、放火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。3、 庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險產(chǎn)品，經(jīng)常檢查庫房消防器材。4、 非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入庫房。5、 管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時復(fù)制。6、 熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對7、，做到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時復(fù)制。7、 有庫房溫度記錄，掌握濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計劃。8、 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，要嚴(yán)格遵守保密制度。9、 切實做好平時防范工作，做到人離燈熄，消滅火災(zāi)隱患，保證檔案安全。10、 經(jīng)常打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房整潔，對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，使各種設(shè)備始終處于良好狀態(tài)。 第五章 檔案管理第十五條 各部門要把反映本公司主要職能活動的各種文字、圖表、聲像材料完整、系統(tǒng)地收集起來。第十六條 我公司根據(jù)具體要求建立和完善相應(yīng)的歸檔制度，做到每項工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料、資料歸檔。第十七條 檔案工作要與公司的8、各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，要把各種文件材料的歸檔列入公司各部門崗位責(zé)任制。第十八條 我司文書、科技等檔案實行文件材料形成部門立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，交本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查后向檔案室辦理交接手續(xù)。第十九條 歸檔制度1 文件材料的歸檔范圍1.1 文件檔案的歸檔范圍，包括本公司在公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等內(nèi)容。1.2 技術(shù)檔案的歸檔范圍，包括本公司在測量、設(shè)計、軟件采購、設(shè)備調(diào)試等活動中形成的圖紙、產(chǎn)權(quán)、說明書等內(nèi)容。1.3 專門檔案的歸檔范圍，包括本單位在專門業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如會計檔案、聲像檔案等。1.4 甲方交來的一切文字材料，9、發(fā)往公司外的一切圖紙及文字材料。1.5 修改后圖紙。2 歸檔要求2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2.3 歸檔文件必須是原件。2.4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。2.5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。2.6 修改圖紙的歸檔：2.6.1、凡建設(shè)單位提出的圖紙修改要求，必須在圖紙上注明“本修改應(yīng)建設(shè)單位要求而作“字樣。2.6.2、所有圖紙修改必須歸檔，用“修改意見”修改，“修改意見”單粘帖于已歸檔的有關(guān)圖紙上，用蘭圖、白圖修改須10、有我公司圖簽，蘭圖、白圖歸檔后須在圖紙目錄上補(bǔ)注，由修改人操作。2.6.3、修改圖必須用文字說明修改原因和修改時間（標(biāo)明至年月日以防前后混淆）；要注意由此而起的其它圖紙或其它專業(yè)的變更。2.6.4、其他人員代他人修改圖紙，須將修改意見通知負(fù)責(zé)人，修改責(zé)任由負(fù)責(zé)人承擔(dān)。2.6.5、不是一個工程的修改不允許用同一份修改單。2.7、補(bǔ)充繪圖，必須用電腦或其它手工繪圖工具，不能徒手繪圖。補(bǔ)充圖紙不論白圖或蘭圖均須有圖簽。2.8、每一項工程必設(shè)“圖紙修改目錄表”由圖檔員根據(jù)發(fā)生的修改逐項登記。3 歸檔時間3.1 文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。3.2 測量、設(shè)計資料完成并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交甲方前正式歸檔。11、3.3 新購設(shè)備在開箱時必須會同檔案進(jìn)行技術(shù)資料核對登記，并將說明書等資料歸檔。3.4 各項管理工作形成的文件材料，在去年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。4 歸檔份數(shù)4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份，其電子文檔隨紙質(zhì)材料共存。4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸份數(shù)。5 不歸檔文件材料的范圍5.1 重份和無查考選用價值的事務(wù)性、臨時性文件。5.2 普發(fā)供參閱的文件材料。5.3 上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定搞的文件。5.4 未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、一般性文件的歷次改稿。5.5 從正式文12、件上摘錄的供工作參閱的非證明材料。5.6 參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。6 單位的檔案部門要求對本單位文件材料的形成、積累整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二十條 歸檔的具體要求和手續(xù)1 必須按照歸檔范圍將應(yīng)收集歸檔的文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確、既不雜亂，也不短缺或遺漏。2 按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在區(qū)分簡直、合理組卷。3 凡是歸檔的案卷、卷面、卷內(nèi)目錄、備考表等各項內(nèi)容，必須填寫正確、規(guī)范，標(biāo)題簡明、確切。4 凡裝訂的案卷要按“三孔一線”裝訂整齊、牢固、卷容美觀大方，不裝訂的案卷、文件、圖紙等要折疊整齊，編寫件號與頁號。第二十一條 文件的立卷（歸檔資料13、分類，編號規(guī)定和保管期限）1 立卷的原則和方法：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律性，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2 立卷可采用如下方法：工程技術(shù)文件可按單位，分部工程、專業(yè)、階段等分類。3 立卷過程中宜遵循下列要求：3.1 案卷不宜過厚，一般不超過40mm3.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。4 卷內(nèi)文件的排列4.1 文件材料按事項、專業(yè)數(shù)學(xué)排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請示在后；印本在前，定稿在后；主體在前，附件在后的順序排列。4.2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。5 案卷的編14、目5.1 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：5.1.1 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。5.1.2 編寫位置：單面書寫的文件在右下角，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。5.1.3 成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。5.1.4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。5.2.1 卷內(nèi)目錄的式樣宜符合本規(guī)范的要求。5.2.2 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。5.2.3 責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位、部門和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)15、任者，其余用“等”代替。5.2.4 文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5.2.5 文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。5.2.6 日期：填寫文件形成的日期。5.2.7 頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。5.2.8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。5.3 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合下列規(guī)定：5.3.1 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范要求。5.3.2 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。5.3.3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。（說明：案卷備考表主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼犯錯情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。）516、.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：5.4.1 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合要求。5.4.2 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.4.3 檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成，檔號由檔案保管單位填寫。5.4.4 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5.4.5 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。5.4.6 保管期限分為永久、長期、短期三種期限； 永久是指工程檔案需永久保存。 長期是指工程檔案的保存期限17、等于該工程的使用壽命。 短期是指工程檔案保存20年以下。 同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。5.4.7 密級分為絕密級、機(jī)密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。 6 案卷裝訂6.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.2 裝訂時必須剔除金屬物。7 卷盒、卷夾兩種形式。7.1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。7.1.1 卷盒的外表尺寸為310mm*220mm，厚度分別為20、30、40、50mm。7.1.2 卷夾的外表尺寸為310mm18、*220mm，厚度一般為20-30mm。7.1.3 卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。7.2 案卷脊背：案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名。 第六章 安全保密第二十二條 檔案保密制度1 按照有關(guān)檔案驗收、保管、查閱利用制度，認(rèn)真履行核對、簽字、登記、注銷手續(xù)。2 檔案工作人員要嚴(yán)守國家秘密，不得私自摘抄、復(fù)印、傳播密級檔案內(nèi)容。單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)保密管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，保密管理人員承擔(dān)涉密的保密管理責(zé)任。3 查閱密級檔案，必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，一般情況下，不允許摘抄、借閱密級檔案。對涉密文件的使用、傳遞、復(fù)制、保存等情況實行登記管理，凡使用涉密文件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并予登記后，方可提供。涉密文件使用后應(yīng)19、及時歸檔。登記清冊須存檔保存，要求帳物相符、記錄清晰。任何個人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借涉密文件，不得拷貝、對外傳送涉密文件。確需復(fù)制的，應(yīng)報原提供成果的測繪、設(shè)計行政部門批準(zhǔn)，并向原測繪、設(shè)計成果提供部門登記備案。 4 需要銷毀的檔案材料，按規(guī)定造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷。5 檔案室在工作中形成的廢紙應(yīng)即時銷毀。6 一切密級檔案，都應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的保密柜中。7 檔案室每年進(jìn)行一次全面的保密工作檢查，執(zhí)行好的部門給予表彰獎勵，違反者視情節(jié)輕重，按規(guī)定給予處理。8 成果檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員承擔(dān)涉密日常管理工作。檔案管理人員發(fā)生工作調(diào)動時應(yīng)辦理資料管理交接手續(xù)。9 使用基礎(chǔ)地20、理信息數(shù)據(jù)，須嚴(yán)格遵守計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定、計算機(jī)信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定等計算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理的有關(guān)規(guī)定，杜絕外傳、丟失、泄密事件的發(fā)生。10 處理、傳輸、存儲涉密文件的計算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)必須采取安全保密防護(hù)措施，設(shè)置進(jìn)入登陸密碼和屏幕保護(hù)密碼，密碼應(yīng)超過八位；安裝加密防毒軟件。涉密計算機(jī)及信息系統(tǒng)應(yīng)采取物理隔離措施，不得與互聯(lián)網(wǎng)、外部網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，不使用無線網(wǎng)卡等無線聯(lián)網(wǎng)裝置。涉密計算機(jī)和載體介質(zhì)未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計算機(jī)系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督。11 涉密文件只能用于被許可的使用目的和范圍。因使用目的或應(yīng)用項目結(jié)束等原因，須銷毀涉密文件，必須報本21、單位主要領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，并報原提供單位備案。12 如發(fā)現(xiàn)涉密測繪成果泄密、失密事件，應(yīng)及時報告單位主管領(lǐng)導(dǎo)和國家保密管理部門，及時查清事件發(fā)生的原因及責(zé)任，將事件調(diào)查處理到位。第二十三條 檔案保密崗位職責(zé)1 檔案人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄露、失密，否則要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。2 檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時歸檔、核實。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3 檔案人員要隨時檢查庫房安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即報告，及時解決，離開檔案室時，必須鎖好門窗。4 銷毀檔案要登記造冊，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。5 入庫的檔案要根據(jù)國家檔案法和保密法的22、有關(guān)規(guī)定，確定密級、變更密級和解除密級。6 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。7 加強(qiáng)保密觀念，每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時消除不安全因素。 第七章 檔案統(tǒng)計第二十四條 檔案統(tǒng)計制度1 建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各情況數(shù)據(jù)，按國家、省、市等部門要求及時報送各種報表。2 檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計分析。3 按上級和公司要求進(jìn)行定期的綜合和專項統(tǒng)計分析。要保證統(tǒng)計資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時性，做到完整、連續(xù)、報送及時。4 對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問題，提出23、改進(jìn)措施、建議、報告公司領(lǐng)導(dǎo)。5 定期統(tǒng)計檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。6 各類檔案統(tǒng)計報表及綜合統(tǒng)計表，均要保留一份存檔備查。7 檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作責(zé)任心，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案統(tǒng)計方面的基本知識，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計系統(tǒng)。8 搞好檔案統(tǒng)計分析，提高檔案工作的管理水平。 第八章 檔案的利用第二十五條 檔案室保存的檔案，主要供本公司利用，執(zhí)行借閱制度第二十六條 檔案借閱制度1 本公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。2 本公司人員在檔案室內(nèi)查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。3 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：3.1 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，填寫借閱登記24、表。3.2 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人，報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。3.4 如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。3.5 借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見，報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。25、3.6 測繪、設(shè)計成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.7 借閱國家密級測繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級進(jìn)行管理。3.8 要愛護(hù)檔案，不得丟失。3.9 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。4 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。5 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。6 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。26、以總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材，為更好地提供利用公司檔案。7 調(diào)離本公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。8 外單位人同借閱本室檔案需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。9 對于重要珍貴的檔案，一般不提供原件使用。第二十七條 要編制檔案檢索工具，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化打好基礎(chǔ)。第二十八條 積極開展檔案編研工作，為各項工作服務(wù)。第二十九條 積極開展檔案的宣傳工作。 第九章 檔案的銷毀第三十條 檔案鑒定銷毀制度1 檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由總經(jīng)理主持，由主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。2 鑒定小組的任務(wù)2.1 負(fù)責(zé)制定本公司檔案保管期限表27、。鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點考查分析檔案價值，確定保管期限，切忌隨意性。2.2 對到期檔案提出存、毀意見。對鑒定結(jié)果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷。3 確定保管期限原則3.1 對本公司有長遠(yuǎn)利益并能反映本公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。3.2 凡是在一定時期有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案分別為長期或短期保存。3.4 對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪、設(shè)計檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。4 鑒定28、工作應(yīng)該定期進(jìn)行5 檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，公司應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門不擇手段修改，補(bǔ)充。6 銷毀檔案的程序包括：6.1 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置，超過資料保存期的技術(shù)資料應(yīng)填寫“資料銷毀登記表”報部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。銷毀清單及報告由檔案室保存。6.2 銷毀國家密級圖紙或測繪、設(shè)計成果，必須經(jīng)省級行政管理部門批準(zhǔn)。6.3 檔案銷毀時，由公司派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。6.4 銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)的失密造成損失的，將根據(jù)國家和公司有關(guān)規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。 第十章 附則第三十一條 本管理制度應(yīng)根據(jù)國家和地方規(guī)定的新要求和新情況作必要補(bǔ)充和修訂。第三十二條 本管理制度自2016年3月1日起執(zhí)行。