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1、辦公自動化系統運行管理制度1 總則1.1 目的為規XXXX教育集團有限公司（以下簡稱集團公司）辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）正常、安全、有效運行，規范用戶操作使用，優化辦公業務流程、提高工作效率和降低管理成本，特制定本制度。1.2 適用范圍本制度適用于集團公司各單位所有使用OA系統的人員。1.3 定義OA系統運行是指在集團公司內，使用辦公系統處理日常辦公業務，實現本單位移動辦公、資源共享、高效協同的事務處理機制。1.4 職責1.4.1 信息部1.4.1.1 OA系統硬件維護、軟件升級的歸口管理部門。1.4.1.2 負責集團公司OA系統運行環境維護及監管。1.4.1.3 負責公文、表單、流程2、等在OA系統內的預制。1.4.1.4 負責集團公司OA的應急處理。1.4.2 集團辦公室1.4.2.1 OA系統運行及規范使用的監管部門。1.4.2.2 負責集團公司OA系統公文、表單、流程的審核、管理。1.4.3 各單位1.4.3.1 系統管理員負責本單位系統運行環境維護及監管。1.4.3.2 負責集團公司OA系統協同推廣、文檔管理。1.4.3.3 單位管理員負責本單位OA系統后臺配置及前臺應用管理。1.4.3.4 表單管理員負責本單位OA系統表單制作。1.4.3.5 文檔管理員負責本單位OA系統文檔管理。1.4.3.6 公文收發員負責本單位OA系統公文管理。2 系統運行管理2.1 權限劃分3、2.1.1 集團公司系統管理員為信息部指定專人擔任，系統管理員負責對集團公司各單位OA系統的運行環境進行維護及日常監督管理，系統環境維護包括基本信息配置、系統應用配置、信息集成配置、組織架構設置及變更、公司標示配置等。2.1.2 集團公司應用管理員為信息部指定專人擔任，應用管理員負責對集團公司各單位OA系統使用進行推廣、指導、監督。2.1.3 各單位管理員為各單位指定專人，負責對本單位OA系統進行后臺配置及前臺應用管理，對本單位組織架構及賬號進行變更調整，對登錄系統人員的賬號及權限進行劃分，對表單管理員、文檔管理員、公文收發員等角色進行授權，單位管理員任免及授權須經本單位主管領導審批。2.1.4、4 表單管理員由單位管理員進行授權，負責本單位表單制作、協同推廣，表單管理員任免及授權須經本單位主管領導審批，各單位內部流轉的表單上線須經本單位領導審批。2.1.5 文檔管理員由單位管理員進行授權，負責本單位文檔管理及公共討論區的管理，文檔管理員的任免及授權須經本單位主管領導審批。2.1.6 公文收發員由單位管理員進行授權，負責本單位及部門公文收發管理，文檔管理員的任免及授權須經本單位主管領導審批并報集團辦公室備案。2.2 操作應用2.2.1 集團公司員工應熟練掌握OA系統的使用操作方法，使用OA系統的人員應及時登錄系統獲取辦公信息，處理相關業務，集團公司定期對OA使用人員進行培訓、考核。2.5、2.2 使用OA系統的人員應保證通過OA系統發起的協同、表單、公文等內容正確完整，流程準確，在公共空間發布的公告、新聞、討論等內容積極向上、正面健康、符合國家法律法規及公司各項制度規定。2.2.3 使用OA系統的人員應及時處理OA系統處理業務。2.2.4 OA系統公共信息實行實名制管理，發起人發起的公共信息經授權人員審核通過后方可發布在公共空間相應版塊中，發布的公共信息應遵守國家相關法律法規及集團公司相關制度規定。2.2.5 OA系統表單模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及到的相關單位應按照表單模板使用說明實行網上辦公，流程定制發起的單位應督促表單模板的使用。2.2.6 OA系統簽章由各單位負責人實6、名管理，簽章須由本人保管密碼并使用，不得隨意將密碼外泄，發現密碼出現問題應及時通知集團系統管理員解決，確因條件限制不能親自操作使用的，須書面授權指定人員。3 業務運行管理3.1 協同辦公管理3.1.1 各單位人員需要傳遞文件，須使用協同工作與權限內的部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件交換和消息溝通。3.1.2 發起協同應準確編輯或選擇流程，流程無法正常執行，應及時聯系本單位相關授權人員予以解決。3.2 表單管理3.2.1 OA系統中的表單分集團、部門、單位間使用的表單和部門、單位內部使用的表單。3.2.2 增加集團、部門、單位間使用的表單，由申請單位將所需的表單樣式及流程7、，通過相關部門、單位評審，簽字確認后，提交集團辦公室或經營管理部審核，集團公司信息部應用管理員制作正式發布為表單模板。3.2.3 增加單位內部使用的表單，需求單位將經本單位負責人簽字確認后的表單樣式及流程，交由集團公司信息部應用管理員制作，通過需求單位負責人審核，簽字確認后發布并授權相關人員使用。3.3 公文管理3.3.1 各單位公文收發員負責接收公文并負責內部傳閱及發文擬稿。3.3.2 各單位信息管理員應對本部門需保存、共享的電子版資料進行分類整理，并歸檔到本部門“單位文檔”對應的目錄中；并根據查詢權限授權其它人員查詢或借閱，重要文檔需另外備份。集團應用管理員應按照各部（室）需求建立“單位文8、檔”，并指定相應權限。3.3.3 公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子公文檔案庫，形成歸檔文件，文檔管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供相關人員查詢或借閱。其他人員查閱或借閱公文檔案資料，需要在OA系統中提出申請，審批流程通過后，由檔案管理人員授權查閱或借閱。3.4 公共空間管理公共空間分由集團辦公室、信息部負責管理。3.5 新聞發布管理公共空間“集團最新新聞、最新公告、最新調查”由集團辦公室審核并負責發布。各部門工作動態由各部門領導審核后發布到公共空間相應版塊，按照“誰發布，誰負責”原則，相關責任由發布單位自行承擔。3.6 公告管理各單位起草的公告、通知等信息需要發布在9、公共空間，應交本部門負責人審核后在公共空間本部門單位管理的板塊上發布；需要到公共空間中集團管理的板塊上發布的信息，部門單位負責人審核通過后交集團辦公室審核并發布到相應版塊。3.7 討論管理在討論區發布信息，應遵守國家有關法律法規，符合集團公司相關制度規定，尊重他人權益和隱私?？臻g管理員有權利及義務對空間進行監督管理，如發現違反國家有關法律法規，違反公司相關制度規定及侵犯他人權益及隱私的言論一律刪除，并追究發起者、相關管理人員的責任。4 安全保密管理4.1 OA系統使用要嚴格執行國家相關保密法律、法規和集團公司商業秘密保護的有關制度規定，確保國家秘密和企業秘密的安全。4.2 通過OA系統生成的電10、子文檔或表單與相同內容的紙質文檔或表單具有同等效力，除有關規定必需采用紙質文件存檔外，其他無需打印存檔。4.3 OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，用戶首次登錄系統應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失，由該用戶承擔相關責任。4.4 OA系統管理員及其他授權管理人員通過用戶名及密碼進入系統后臺，對系統運行及應用進行管理、維護，管理員應確保用戶名及密碼的安全，不得泄露給他人，由于用戶名及密碼泄露造成的損失由管理員承擔相關法律責任。4.5 OA系統通過密碼認證對中高層管理人員電子簽名及集團公司電子名章進行管理，持有電子簽名人員及集團公司電子名章保管人員應確保電子簽章密碼的安11、全，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責，并對其追究法律責任。5 系統維護管理信息部每兩天對OA數據進行一次本地備份，每周對OA系統完整數據（含upload）進行一次異地備份。6 系統配置變更管理6.1 申請或變更OA系統登錄賬號及相關權限，需填寫人員增減及權限變更申請單，由部門領導審批后，提交人力資源部審核并由單位應用管理員進行處理。6.2 變更組織機構設置，信息部管理員根據集團公司下發組織機構，進行變更組織機構。6.3 新增或變更表單流程，申請部門需填寫表單變更流程申請單，附表樣、流程圖，由集團辦公室或經營管理部審核，業務分管領導簽批后提交單位表單管理員制作。6.4 申請或主動12、放棄空間版塊的管理權限，應填寫公共空間版塊管理權限變更申請單，部門單位負責人簽字確認后提交信息部變更。7 考核管理7.1.1 信息部每月對各單位OA使用情況進行跟蹤，凡違反OA使用的人員、單位或部門，責令整改，整改仍沒有效果的，每月信息部將違反操作不進行整改的單位進行集團公司通報。7.1.2 凡違反OA系統登錄，造成泄密的，罰款500元，情節嚴重者予以解除勞動合同。7.1.3 凡違反OA系統簽章管理，對公司造成損失的，罰款1000元，情節嚴重者予以解除勞動合同。7.1.4 凡在OA系統中散播違反公司制度、國家法規、侮辱性言論，對公司造成不良影響的，直接解除勞動合同。7.1.5 因違規操作，造成13、OA系統不能正常使用的，視情節輕重，對相關人員納入月度考核。8 附則8.1 本制度由信息部負責解釋。8.2 本制度自下發之日起執行。8.3 相關記錄附件一：人員增減及權限變更申請單附件二：表單流程變更申請單附件三：表單模板變更申請單附件四：公共空間版塊管理權限變更申請單附件五：OA系統故障處理申請單附件一：人員增減及權限變更申請單申請人申請部門申請日期權限變更說明部門負責人應用管理員附件二：表單流程變更申請單申請部門申請日期申請變動表單名稱變更說明（職責、權限變更說明，附表樣及表單流程圖）部門負責人經營管理部/人力資源部業務分管領導應用管理員附件三：表單模板增減變更申請單申請部門申請日期表單名稱變更說明（職責、權限變更說明，附表樣及表單流程圖）部門負責人業務分管領導信息部應用管理員附件四：公共空間版塊管理權限變更申請單申請部門申請日期版塊名稱變更說明（申請或管理權限變更說明，空間概述）部門負責人辦公室信息部應用管理員 附件五：OA系統故障處理單申請人單位部門故障說明聯系人聯系電話處理結果