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1、偉星廣告公司公章及公文管理制度編 制日 期審 核日 期日 期批 準日 期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2016/10/02初訂一、目的1.1 為了保證公司印章使用、收發文管理的合法性、規范性和安全性，有效的維護公司利益，特制定本管理辦法。二、適用范圍本管理辦法涉及蓋章的文件，包括公司發文、信函、授權委托書、證件、證書、財務報表、統計報表及對外簽署的合同、協議及其他須用印章的文本等。三、印章管理規定 3.1印章的種類和制作。3.1.1印章分為：公司行政章、業務章、人名用章、功能章。公司行政章指公司公章；業務章是指公司財務章、合同專用章、業務部門章等用于指定用途的印章；人名用章是2、指公司法定代表人、負責人以個人名義由公司進行刻制的用于公務的簽名章或印鑒章。3.1.2公司所需印章的刻制均需報公司領導批準同意后，由人行部到公安機關辦理相關刻制手續。印章的規格材質按國家有關規定執行。3.1.3新印章要做好戳記，完成印章管理匯總表并統一在綜合管理部留樣保存，以便備查。3.2印章的使用管理3.2.1需要使用公司印章或人名印章時，由發起人填寫蓋章審批表，經部門負責人審核后并經相關領導同意后，由人行部將有關文件送呈總經理審批后方可蓋章。3.2.2所有合同在蓋章前，必須已辦妥上述管理規定所需的簽署手續。如經查實發現未履行完所有簽署手續便擅自蓋章，導致公司造成損失的輸電網員，公司將追究其3、法律責任。3.2.3公章原則上不許帶出公司，對確需印章帶出使用時，須填寫印章外出使用審批單并載明具體事項，經公司總經理批準同意后，由兩人以上共同前往，全程專人攜帶保管。3.2.4禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、發該批準書、業務報表、邀請函上加蓋公司印章。嚴禁在手寫文件上加蓋公章。3.2.5文件加蓋印章后須復印留底、歸檔備案。3.2.6已蓋公章的文件若不能使用，必須交回人行部銷毀。3.3印章的保管3.3.1公司行政章、財務章、合同專用章和人名用章由公司指定專人保管。業務部門印章由各部門指定專人負責保管使用，并負全部使用責任。公司領導將不定期抽查業務部門章的使4、用情況。3.3.2印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章可以向上授權使用，或由公司領導所指定臨時保管人保管，并做好交接記錄。登記用章的起止日期，實行管章人員登記備案制，以明確責任，落實到人。3.3.3印章須妥善保管，如發現印章變形、毀損等情況，應及時匯報，由公司領導及人行部負責人進行處理；印章遺失，須立即到當地派出所報案，并登報申明作廢。3.4印章的停用3.4.1公司在完成工商變更和注銷手續后，相應的印章亦作變更和廢止工作。3.4.2部門章、專用章等，隨著發展的需要，亦可相應的變更和注銷。3.4.3所有變更和注銷的印章，必須先報公司總經理批準同意后，由人行部履行相關手續。3.4.4印5、章停用時，須經總經理批準，由人力行政部按公司要求予以封存或銷毀。四、收發文管理流程：4.1收文管理流程收簽文件時，要查收文件單位或收件人姓名無誤后再進行簽收，同時對文件份數、標題等內容逐一進行核對，如存在問題及時向主管領導匯報。文件要及時登記以供領導閱批和轉閱，提高文件的執行速度。4.2內部發文流程公司內部發文：包含跨部門協調文件、通知、人事任命等，由經辦部門編制及分管副總審核后，由綜合管理部指定人員將文件呈送至相關領導審批確認。確認完成后編制部門指定人員將正式文稿、發文審批表及公文的電子版報送人行部，由人行部統一發放及備案。4.3對外發文流程對外發文包含以單位名義外發政府類文件、合作單位類正6、式文件等，由經辦部門編制及分管領導審核后；到人行部領取編號后并由人行部指定專人將文件呈送至相關領導審批確認。外發文件需一式兩份，審批后的外發文件由經辦部門外發一份，另一份由人行部歸檔。五、文件的審批與蓋章5.1各部門均無對外簽發正式紅頭文件之權限，對外發文只能以公司名義。5.2以公司紅頭發布的文件應由公司領導審核，總經理審批；收文部門必須簽字，以便存檔。5.3以部門名義發出的文件應蓋本部門印章，應經過分管副總審批確認；以公司名義發布的文件應蓋公司公章，應經總經理審批確認。5.4人行部負責對以公司名義發布的文件進行編號及管理，文件正式發布前應與分管領導取得一致意見，并有分管領導書面或郵件批準。六7、文件的發放與歸檔和銷毀6.1未經相應權限負責人審核同意的文件，一律不準發放；所有發放文件，應存檔保留；6.2以公司名義發放文件由人行部登記和歸檔，各部門發文由發文部門指定人員進行登記和歸檔。歸檔部門應存有所發文件的電子版和蓋有印章的紙質版。6.3沒有歸檔和存查價值的公文，經過人行部負責人批準，可以定期銷毀。七、 合同審查及蓋章7.1 定標后，經辦部門將草擬并已經過內部初審的合同呈人行部，人行部指定人員統一對接律師事務所進行合同審查，同時提交給總經理審查。7.2 合同定版后，人行部留存合同定版的電子版本，同時指定人員打印合同文本，交由經辦部門發起合同審批蓋章流程，由經辦部門確認及審核后，到人行部進行蓋章登記，并由人行部指定專人呈至相關領導進行蓋章審批。7.3 已加蓋公章的合同及合同電子版、合同審批表需及時移交人行部保管，同時財務部需留存一套合同原件。八、相關附表附件一印章管理匯總表附件二印章審批表附件三印章外出使用審批表附件四印章刻制申請表附件五公司發文審批表附件六合同審批表2016年10月2日