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1、大連鐵龍實業(yè)股份有限公司公文流轉管理制度第一章 總則第一條 為了使公司公文處理規(guī)范化、制度化，提高工作效率和公文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 公文是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹總公司的方針、政策，施行行政措施，指示和答復問題，指導和布置工作，報告情況，交流經驗的重要工具。第三條 公司辦公室是公文流轉的管理機構，主管對上級文件的處理和機關針對各分子公司的公文處理工作。第四條 公文流轉必須做到及時、準確、完全。公文由辦公室設專人統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。第二章 公文流轉內容第五條 本制度所稱公文2、流轉，主要包括：1、外部收文處理，包括政府主管部門和行業(yè)主管部門等外部機構發(fā)來的文件、電報、傳真、通知等。2、內部收文處理，包括機關各部及分子公司形成的在公司內部流轉的公文。3、發(fā)文處理，包括向政府主管部門和行業(yè)主管部門等外部機構報送的文件、公司內部發(fā)送文件以及節(jié)、假日通知安排等。第三章 收文處理第六條 政府主管部門和行業(yè)主管部門等外部機構發(fā)來的文件、電報、傳真、通知等，按以下程序處理：1、填寫文件處理單（見附表一），請總經理批示；2、按總經理的批示意見進行處理；3、將文件登記在收文登記及轉發(fā)記錄簿（見附表二）中；4、如需傳閱文件，閱讀者需在文件上簽字，到最后一個傳閱者手中取回文件，留存；5、3、如需各部室辦理，將文件復印后交給辦理人，辦理人在收文登記及轉發(fā)記錄簿中簽字，原件留存。第七條 公司機關和各分子公司在工作中形成的文件，按以下程序處理：1、各分子公司根據文件涉及的內容，直接報主管職能部門；2、主管職能部門填寫文件處理單（見附表一），針對文件涉及事項，提出初步處理意見；需要其他部門會簽的，直接進行溝通，并由主辦部門負責匯總意見，提出初步處理意見；3、主管職能部門將提出初步處理意見的文件交至辦公室，提請主管副總經理、總經理批示；總部機關各部室的文件直接交辦公室，提請主管副總經理、總經理批示；4、經公司高層批示的文件，由辦公室在收文登記及轉發(fā)記錄簿上登記，交執(zhí)行部門執(zhí)行，分子公司文件4、交主辦部門轉發(fā)，各主辦部門按信息制度規(guī)定定期反饋文件執(zhí)行情況；5、文件執(zhí)行完畢后，由主辦部門將原件臨時存檔，年底移交辦公室歸檔，辦公室按收文登記及轉發(fā)記錄簿進行清點。第四章 發(fā)文處理第八條 向政府主管部門和行業(yè)主管部門等外部機構匯報工作的上行文1、由擬發(fā)文部門起草文件，部門負責人審核；2、審核通過后，遞交至辦公室，填寫發(fā)文稿紙（見附表三），請總經理審批；3、總經理審批同意后，由辦公室排版終稿、并將文件編號，蓋章；4、下發(fā)文件，終稿留存。第九條 公司內部行政發(fā)文1、由擬發(fā)文部門起草文件，部門負責人審核，主管副總審核；2、審核通過后，遞交至辦公室，填寫發(fā)文稿紙，請總經理審批；3、總經理審批同意后，5、由辦公室對終稿進行排版、復印、裝訂，蓋印章；4、在發(fā)文登記簿中將該文件登記；5、下發(fā)文件，辦公室將終稿與發(fā)文稿紙裝訂在一起，留存，以備翌年存檔。第十條 通知1、各部室草擬的通知由部門負責人審核，辦公室節(jié)、假日的安排通知，由辦公室負責人審核，后經總經理審批，按總經理對通知的批示要求進行處理；2、將通知文件進行校對、排版、復印、蓋印章；3、通知各分子公司取通知；4、如特急通知需傳真給各分子公司，以便及時得到反饋；5、辦公室將終稿留存。第五章 公文格式第十一條 公文用紙一律采用國際標準A4 型（長297mm，寬210mm），左側裝訂。文字一律從左至右橫寫、橫排。第十二條 發(fā)文機關名稱的字體一般用宋體6、，文件標題用2號宋體加黑，正文用3號仿宋體，文件每頁26行（不含頁碼），每行29字。第十三條 發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號，置于文件頭底線之上；文件序號每年排列一次，按簽發(fā)順序統(tǒng)一編號。公司發(fā)文由公司名代字（鐵龍）、主辦的部、室、年份和順序號組成。聯合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。第十四條 公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類；標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。第十五條 公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前，另起空兩字注明附件順序和名稱。主件和附件應裝訂在一起，不能裝訂在一起的，應在附件首頁注明主件的發(fā)文字號。第十六條7、 公文要加蓋印章。聯合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發(fā)的公文，聯合發(fā)文機關都應當加蓋印章。第十七條 成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準；聯合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；印發(fā)時間，以文件印制的日期為準。第十八條 文件應當標注主題詞。第十九條 公文標題一般在細實線以下4行范圍內，可根據標題所占的行數以靠下不靠上為原則排版，并要對稱美觀。第二十條 公文落款（印章）格式1、一個印章：成文時間與正文隔45行，右空4字。印章下壓成文時間47個字（以印章圖案和文字不壓在成文時間上為準）。2、兩個印章：成文時間與正文隔45行，居中拉開，左右各空6字。印章平行排列，之間空成文時間2字8、。3、三個以上印章：主辦單位印章在前；印章兩兩排列，成奇數的，主辦單位印章居中；為了防止空白印章，所有單位要標注名稱，在單位名稱上加蓋印章，最后兩個單位印章，要既壓單位名稱又壓成文時間，單位名稱與成文時間之間空一行，其他同兩個印章格式。4、如公文正文最后的空白容不下印章位置，需另起一頁加蓋印章，應在該頁第一行頂格標注“此頁無正文”。第二十一條 版記格式公文主題詞以下的部分稱為版記，包括主題詞、抄送（分送，有時還有主送）、印發(fā)機關、印發(fā)時間。版記的位置應在公文（包括附件）最后一頁的最后一面，以明確表示版記之前為公文不可缺少的組成部分。公文附件的空白如能容下版記，版記可標注在該空白處；如容不下版記9、，則應另起一頁標注。有時公文最后（或附件）是轉發(fā)復制的成文，已有原文版記，則也要另起一頁標注版記。主題詞頂格標注，最多不超過5個，每個詞之間空1字，“主題詞”3號黑體，詞目用3號仿宋體。“抄送”（分送或主送）左空1字，回行時不頂格而與上行單位對齊。最后要標注句號。印發(fā)機關左空1字。印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯數碼標注。第二十二條 各分子公司向總公司請示報告工作用“簽報”，“簽報”主送公司領導；一般要有標題；不蓋章；部門負責人要簽字并注明時間，如有會簽單位，會簽單位負責人也要簽字；落款時間為成文時間。第六章 行文規(guī)則第二十三條 凡列入公司機關正編編制，行使行政管理職權的部、室可以主辦公司文件。第二10、十四條 各分子公司不得行文，也不能主辦公司文件。第二十五條 部門與部門之間不行文，有事當面商洽解決。各部、室、分子公司向公司請示報告工作用“簽報”。第二十六條 公司可與同級黨委、工會、共青團及不相隸屬單位聯合行文。公司與不具有行政職能的企事業(yè)單位不能聯合行文。聯合行文必須要同一級別、同一層次。第七章 公文的語言第二十七條 公文是處理公務的文字工具，行文具有明確的目的性和直接的應用性，因而，在文字的表達上則側重于簡潔性和明快性，用詞精煉，概括性強，開門見山，直敘其事；力戒空話套話，避免不必要的議論說理和旁征博引；避免使用意義含蓄，模棱兩可或容易產生歧義的詞語，也不易運用比喻、夸張、雙關等修辭方法11、。第八章 公文的立卷、歸檔第二十八條 公文辦完后，由辦公室負責將正本和有關材料整理立卷，并保存應歸檔的公文，翌年將文件移交檔案室歸檔。第九章 附則第二十九條 本制度由辦公室負責解釋。12附件：附表一：文件處理單文 件 處 理 單此件共 份。已發(fā)：擬辦意見：負責人： 傳閱部門：日 期：領導批示：處理結果：注：請閱后簽字，速閱速退，切勿橫傳。附表二：收文登記及轉發(fā)記錄簿收文登記及轉發(fā)記錄簿順號日期文件標題文件號份數批辦過程承辦單位簽收人承辦單位簽收人備注附表三：發(fā)文稿紙大連鐵龍實業(yè)股份有限公司（ ）發(fā)文稿紙發(fā) 號（日期 ）簽發(fā) 會簽主送抄送（報）擬稿單位 擬稿人 電 話部門核稿 辦公室核稿打 字 校 對 份 數附 件主題詞標 題附表四：外部收文處理流程附表五：內部收文處理流程附表六：發(fā)文流程