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1、制度名稱辦公文書管理制度編 號XZ-201808007執行部門行政部編制人員行政部審核人員行政部經理批準人員編制日期2018.08.01審核日期2018.08.08批準日期第1章總則第1條目的為確保公司文書窗務能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質量，特制定本制度。第2條管理原則準確、快速。第3條適用范圍本制度適用于對公司內部所有公文文書的管理。第2章文書的種類第4條文書的范圍木公司文書包含公司業務工作中的往來公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、 各種賬簿和圖標參考書等一切業務用書與公文。第5條文書保密等級劃分1. 絕密，指極為重耍R不得向無關人員透露內容的文書。2. 2、秘密，指次重要且不能向無關人員透露內容的文書。3. 機密，指不宜向公司以外人員透露內容的文書。4. 普通，指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要資料，則另當別論。第3章 文書制作規范第6條文書的制作要領1. 文書內容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規范。2. 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關材料與文件。3. 必須明確起草文書人的貴任，并正確署名。4. 修改請示提案文書吋，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第7條文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應經過會簽，并 在正式文書形成前，附上必要的i正明文件。第8條文書的署名3、1. 公司內文書，如果是一般往來文書，只需部門主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門 且內容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圉由總裁、副總裁、常務董事署名,或 者署有關部門的主管姓名和職務。2. 對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執利公告等重要文書，一律署總裁職務少姓名。 如果是總裁委托事項可由指定責任者署名。除上述規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務 與姓名。第9條文書的蓋章1. 各公司往來文件、正式文件、對外發文等需加蓋相應公司公章，未加蓋公章的發文一律視為無效。2. 涉及到加蓋私人名章的文件，須經相關人員批準后，統一由行政部蓋章，各分公4、司或其他人員不得 私自用印。第4章文書的收發第1()條總部行政部及各分公詞行政部門負責收發文書，并按下列要點處置。1. 文件的收發必須填寫“文件發出” “文件簽收”登記表。2. 在登記表上需清楚注明記錄收發文時間、文件內容、收發文數量，并由發出或者簽收人簽字確認。3. 下發的文書若有差錯，必須立即追回，并予以銷毀。第11條 如需使用傳克、快遞來傳達的文件，必須進行相應登記，并由發文人員及時與接收人進行確 認，以免文件丟失。第5章文書的處理第12條普通文書處理1. 分公司負責人，負責對文書進行審批、答復、批辦以及做出英他必要的處理，或者指定下屬對文書 進行具體處理。2. 部門主管負責對公司負責人5、批示的處理意見進行具體的答復，并將處理結果批注在公文處理單上相 應位置，連同公文原件一起交由各公司行政部存檔。3. 處理屮如遇重大問題或異常現象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。第13條機密文書處理1. 機密文書原則上宙責任人或當事人自行處理。2. 文書原則上由指定人員進行傳遞，其他人不得擅口翻閱。如果上一級領導在職務上有權替代指明者， 可不受木條規定約束。第14條對文書處理結果有異議者，應暗示上級領導，由上級領導裁決。第6章 文書的整理與保存笫15條文書的整理與保存1. 處理完結的文書，應在結辦后三日內，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按6、所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2. 個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，離職員工應將文件和 記錄本清理移交。3. 分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由行政主管保存；另一類是一般的文 書，由各部門主管保管。第16條文書的保存年限1. 永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協 議書、登記注冊文書；股權關系文書、重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證件；有關公司歷史的文書； 決算書和其他璽要的文書。2. 保存10年的文書包括：請求審批提案7、文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關文書；財務會 計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。3. 保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4. 保存-年的文書，指無關緊要或臨時性的文書。如杲是調査報告則由所在部門主管確定保存 年限。第17條注意事項1-對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜屮。2. 對于保存期滿及沒必要繼續保存的文書，經公司負責人決定，寫淸銷毀的理由和日期Z后，予以銷 毀。一律以攪碎的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登 記，報公司負責人批準后銷毀。3. 銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監督，保證不丟失、不遺漏。4. 如果職務或部門劃分發生變更或者做出調整，必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變 更與調整后的結果。5. 必須做好巫要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。第7章附則第18條行政部對木制度擁冇解釋權。第19條 本制度自公布Ztl起實行。