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1、公司采購內控管理制度1、 目的 為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。2、 適用范圍 適用于本公司生產用設備、原材料、輔助材料、生產用耗材等公司生產性物資采購過程，包括出口物資的采購。3、 職責3.1總經理負責采購管理制度的審批。3.2采購部負責合格供方的開發和管理，合格供方物資供應能力應涵蓋公司所有生產性物資需求；對供方在制過程和生產進度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協調與溝通。3.2工程部和銷2、售部負責提供詳細的物資的圖紙或參數、材質、規格、工藝等屬性。必要時由工程部出圖，并由銷售部門經客戶確認后以請購單的形式提報給采購部。3.3銷售部負責對物資樣品發出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。3.4財務部負責對采購物資預付款和貨款的結算和給付。4、 采購崗位職責4.1尋找物料供應來源,并分析相關市場。4.2與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之數據。4.3要求報價與進行議價并做出比價分析。4.4獲取所需之物料。4.5查證購進物料之數量與質量。4.6建立采購業務進行順遂所需要之數據和合格供應商名錄。4.7了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價格等適時數據加以成本分析。4.8呆料與廢料之預防與處理。53、 物資采購工作程序5.1采購工作流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財務部 選擇供應商. 填寫請購單審核請購單出圖紙參數 銷售與客戶溝通確認圖紙 登錄合格供應商名錄 注：工程部門提報的請購單，則由工程部 詢價比價 直接提交采購部進入采購流程。 OK 發出訂單 制程跟蹤與反饋 不合格 庫存的核對與處理供應商交貨 產品質量檢驗 報關出貨 合格拍照存檔備查結算貨款 審核應付貨款5.2新供應商開發評定工作流程圖 如請購的項目在合格供應商名錄中沒有找到合適的供方，需開發新供應商。新供應商開發評定工作流程如下圖：. 銷售部 工程部 采購部 財務部. 填寫請購單 開發新供應商審核請購單出圖紙參數 銷售與客戶4、溝通確認圖紙供應商評定 輔導 錄入合格供應商名錄 YES N0 不合格 合格淘汰 5.3樣品管制流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財務部選擇供應商審核請購單出圖紙參數填寫請購單 與客戶溝通確認圖紙樣品制作跟蹤N0 不合格顧客判定樣品檢驗工程判定 合格OK顧客簽評記錄樣品保管與記錄6、請購及其規定6.1請購的定義請購是指某人或者某部門根據業務需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。6.2請購單的要素完整的請購單應包括一下要素：（1）請購的部門；（2）請購物品所屬項目；（3）請購的用途；（4）請購的物品名；（5）請購的物品數量；（6）請購的物品規格；（7）5、請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（12）采購負責人；6.3請購單及其提報規定（1） 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領導審核批準后提報工程部；（2）請購人應及時與客戶溝通確認圖紙參數等要素盡可能詳細地提供給工程和采購部門； （3）工程部進行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和請購單一起返給請購人；（4）請購部門確認無誤后把請購單與確認后的圖紙一起提報給采購部門；（5）請購人在提報請購單后是應要求采購部請購單接收人簽字回執；（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電6、子文檔也需一并提交；（7）遇公司業務急需的物資，部門領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補充應以書面形式由部門領導簽字后報采購部。6.4公司物資請購單的提報部門（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由工程部門提報；（2）公司銷售業務物資或樣品由銷售部門提報。6.5請購單的接收及分發規定6.5.1請購單的接收要點（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過部門領導審批，圖紙是否經過確認，有無7、確認簽字； （2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）聯系供應商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認庫存數量；（4）對于不符合規定和已經撤銷的請購物資應及時通知請購部門。6.5.2請購單的分發規定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應優先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門，溝通變更供貨日期；（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的意見。6.6采購周期的規定（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及8、產品的采購周期不應超過5天；（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天（3）按訂單生產的公司業務性物資銷售部門應在充分考慮供應商生產能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；（4）新產品研發及樣品采購部門應特別注意溝通跟進確保生產進度和交期。（5）請購部門應按照上述條款中規定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務 時應向公司領導說明原因；（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；7供方開發和選擇的規定7.1采購部開發新供應商要通過各種渠道對其進行調查摸底，通過情況匯總認為可以進行合作，將供應商的情況登記到合格供方登記表中，交由工程部進行9、供應商資格評定。7.2工程部應對選出的重點供方進行培訓和溝通，讓對方理解我公司的產品結構、工藝和理念。7.3工程部對評定合格的供應商要在合格供方登記表上簽字確認，由采購部錄入合格供應商名錄與合格供方登記表一起存檔。8樣品管制的規定8.1采購部門要及時跟蹤供應商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產錯誤。8.2采購部門對供應商生產產品質量、數量和工期負有跟蹤和管制的責任。8.3取得樣品后采購部門要進行自檢并在樣品評測表簽字確認，再與樣品實物一起提交給工程評測確認簽字，最后交由銷售和客戶進行確認，由采購對本單進行存檔備查。9詢價及其規定9.1詢價比價10、原則除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少對三家以上的供應商進行詢價；由三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。9.2低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最低價格，實現最優化采購。所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；9.3詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，對請購產品的規格型號、產11、品工藝、及表面處理等各種信息進行了解，迅速由外行變為內行。遇到問題應及時的與請購部門溝通；9.4屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類如果采購周期相差不多應集中打包采購；對于緊急請購項目應優先處理；9.5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；9.6詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；9.7比價采購所詢問的單位均應具備一定資質和實力，并能提供三證合一的資質證明具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；9.8比價采購應按照詢價對比分析表的格式填寫完整詢價比價分析內容與請購人進行溝通，并存12、檔備查；9.9在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。10比價、議價10.1對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；10.2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；10.3收到供應單位第一次報價后應向請購部門領導匯報情況，設定議價目標價格；10.4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；10.5參考目標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。10.6廉潔原則：（1）自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不13、受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。11比價、議價結果匯總11.1比價、議價結果匯總應按照詢價對比分析表的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；11.2如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。 11.3供應商選擇：（1）具有合法經營主體者。（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認可的供應商。12合同的簽訂及14、其規定。12.1合同合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。12.1.1合同正文應包含的要素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）質量保證期；（8）質量要求及規范；（9）違約責任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）其他15、約定。12.1.2合同簽訂及其規定供應商經送樣審查合格后，經總經理批準，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。具體要求如下：1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；6）詳細約定發票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務16、款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應按照合同范本的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。并將合同原件及掃描件分別進行存檔。13付款及合同執行13.1付款規定1）所有已簽訂合同付款時應參照公司財務中的相關規定執行；2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；3）按照公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫（資金17、支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。13.2合同執行13.2.1已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，若采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會需求部門。13.2.2已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；13.2.3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應18、及時協商并簽訂補充合同；14報驗與入庫14.1報驗（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知工程部門共同進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質量標準的相關規定執行；（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請工程部門進行質檢、驗收；（4）工程部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具采購物品驗收單，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況工程部門應負主要責任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。14.2入庫1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知19、請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫單；5）外協加工件應按照原材料入庫；6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。7）如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內辦理換（退）貨手續。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。16、本制度解釋權歸人力資源行政部，自公布之日起執行。17、本制度附件：1、采購申請單2、詢價對比分析表3、合格供應商名錄4、合格供方登記表5、樣品評測表6、合同范本7、入庫單8、采購物品驗收單一般采20、購流程表：流程作業要求記錄表單責任單位/人采購申請接收請購單詢價比價議價樣品提供確認供應商選擇進度跟催簽訂采購合同驗收入庫1、物資需求部門根據生產或經營實際需要填寫請購單。請購單需求部門1、采購接收請購單，直接采購或轉給工程出圖出參數，完成后附圖返回請購部門確認，完成確認后將資料返給采購。請購單采購員工程部請購部門1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應商所提供的資料，至少精選三家以上供應商進行比價和議價。詢價對比分析表采購員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標、品質為原則。樣品評測記錄表采購員工程部1、依優質低價原則進行選擇詢價對比分析表請購部門/工程部/采購員1、依據供需雙方確定的條21、件簽訂合同采購合同采購員1、依據合同或約定的交貨期進行跟蹤確認，發生異常及時處理采購合同采購員1、按采購需求進行驗收，辦理入庫手續入庫單庫管員/請購部門1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理匯總對帳/整理付款資 料2、采購員根據庫管員提供的相關資料進行對帳，到財務部辦理付款手續。3、需求部門、采購部門上報總經理材料采購、接收及入庫情況。送貨單發票支付憑證庫管員采購員申請部門： 交表日期： 年 月 日采購類別：設備 材料 工程 低值易耗 其他 購置原因：序號產品名稱規格型號數量總估價交貨期備注12345678備注：申請人：部門負責人：工程部審核人：工程部負責人： 財務負責人：采購員： 采 購 申 請 單采購物品驗收單 合同編號：序號品名規格型號單位數量驗收意見請購單號1234567采購員： 驗收經辦： 驗收部門負責人： 合格供應商登記表填報日期供應商編號公司名稱法定代表人公司地址注冊資金聯系人聯系電話傳真公司性質公司營業范圍公司年生產量公司架構：1、公司負責人2、員工人數3、公司架構表公司設施：1、廠房及倉庫2、生產設備質量系統：1、ISO9000證書2、質量負責人3、產品合格證產品業績：