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1、財務費用報銷制度及報銷流程第一部分 總則第一條 為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條 本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、項目相關支出及專項支出等，以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。第三條本制度適用公司全體員工。第二部分 統一的合同編號及單據的填寫第一條 統一編號所有掛賬憑證審批單、付款審批單、預付款審批單及勞務預付款審批單等的“項目名稱及合同編號”均按照國基建設發【2017】03號的紅頭文件中要求填寫；各項目工程簡寫字2、母一覽表 業主名/項目地名+施工單位序號項目名稱字母簡寫備注1太原學院公寓樓項目TDGJ太大國基2太原學院室外工程項目TDQJ太大七建3富士康A1廠房改造項目FSKA1富士康A14富士康A10廠房改造項目FSKA10富士康A105富士康AS1宿舍改造項目FSKAS1富士康AS16富士康C區人力培訓中心改造項目FSKCP富士康C培7神河高速神池服務區項目SCZX神池振興8神河高速偏關服務區項目PGSY偏關十冶9原神高速原平北服務區項目YPZX原平振興10原神高速神池停車區項目SCGJ神池國基11高沁高速鄭莊服務區項目ZZHT鄭莊海特12首陽運煤專線進場道路項目SYHS首陽昊勝13長城藥業項目CC3、JG長城建工14忻州環城紫巖服務區項目ZYHT紫巖宏圖15忻保高速奇村服務區項目QCWF奇村五峰16忻保高速岢嵐服務區項目KLQJ岢嵐七建17上莊北路項目SZCJ上莊陳軍18武洛街雨水方涵項目WLJCJ武洛街陳軍19潞城供水管網項目LCDT潞城大同20桃園二巷節能改造項目TYJG桃園建工21金剛里節能改造項目JGLJG金剛里建工22大東關節能改造項目DDGGJ大東關國基23工商學院項目GSGJ工商國基24公司辦公室BGS辦公室25公司總庫ZK總庫第二條 單據的填寫所有單據均要按照公司要求由專人負責填寫，報銷人需提供原始票據，發票原件需交財務，使用復印件報銷；（備注：無需粘貼原始票據）；第三部分4、 材料購買管理規定及報銷流程相關材料采購作業應由物管部及項目部統一按照國基建設發【2017】03號文中要求，根據工程項目施工作業進度，依照控制性預算提前做好各項目材料進場申請單及材料采購任務書并及時報送公司主管領導審批，便于采購員及時填制公司要求的制式版本合同；第一條 大宗材料的采購、支付、報銷大宗材料的采購、支付、報銷作業由物管部實施，均應按照公司要求的制式版本的采購合同（見附件）與供應商簽訂，索取供應商資質證明資料，并報送公司領導審核，財務進行簽章登記備案，便于能夠保證施工項目的及時供貨付款；（備注：如因相關作業責任人不按流程要求導致公司作業產生延誤的，應由相關責任人承擔50元/次的罰款）5、；在財務付款后應按照合同條款及時與供應商索取發票并及時交于財務辦理報銷手續，按照作業實質內容需附原始發票、出入庫單、公司項目領料單、材料直入直出單、總庫入庫單等相關作業單據；（備注：無需粘貼原始票據，增值稅專用發票特別重視平整無污保管，及時送交財務并知悉限期為開票日3個月內）；第二條 零星材料的采購、支付、報銷零星材料的采購、支付、報銷由項目部實施，依據公司主管審批的材料采購內容分為零星無票采購和零星發票采購兩類：1、零星無票采購，金額需在規定限額2000元內實施，并于發生日一周限期內及時報銷掛賬；（備注：報銷掛賬時需附原始單據以及項目經理審批的材料進場申請單和材料采購任務書以及出入庫單、領料6、單等相關單據）；2、零星發票采購，需由采購員按照公司要求的制式版本的采購合同（見附件）與供應商簽訂并索取供貨商資質證明資料，并提前報送財務進行簽章作業，便于能夠保證施工項目的及時供貨付款（備注：如因相關作業責任人不按流程要求導致公司作業產生延誤的，應由相關責任人承擔50元/次的罰款）；在財務付款作業后應按照合同條款及時與供應商索取發票并及時于財務報銷，按照作業實質內容需附原始發票、出入庫單、公司項目領料單、材料直入直出單、總庫入庫單等相關作業單據；（備注：無需粘貼原始票據，增值稅專用發票特別重視平整無污保管，及時送交財務并知悉限期為開票日3個月內）；第四部分 借支管理規定及借支流程第一條 借款7、流程1、借款人按規定填寫借款單，注明借款日期、借款部門、借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、注明現金、轉賬或支票。注意：借款人本人簽字不得代簽。2、審批流程：申請人項目負責人簽字分管領導賈總簽字總經理審批同意借款財務付款第二條 借支管理規定1、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任；2、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部領取現金或轉賬；在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的記個人借支，原則上不得再借；3、員工完結事務后，在報銷時扣回借款，辦理報銷手續。因特殊原因不能扣回借8、款的掛入個人借款，從個人工資中扣除；4、 各項借款金額應在辦理完借款手續后，提前通知出納備款。5、 財務出納人員不允許坐支現金、承兌。第五部分 日常費用報銷制度及流程日常費用主要包括差旅費、交通費、辦公費等各項費用，支出前需提前申請。第一條、原始憑證有效性的規定：1、報銷人應取得真實合法的原始憑證 （1）、有效發票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章+發票專用章，如少其中一個章，發票無效。 （2）、財政機關批準并統一監制的行政事業性收據； （3）、郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單； （4）、取得發票時，合作單位為一般納稅人的必須要求對方開取增值稅專用發票，是小規模的盡量9、要求對方代開增值稅專用發票，特殊情況除外； （5）未經允許不得私自購買發票。2、發票的真假辨別：發票章的單位名稱需要和網上注冊的名稱一致，可以登錄發票上提供的查詢網址進行核實，避免出現假票現象；3、原始憑證的時效性：由于發票開具時間原因，原則上要求一取得發票及時向財務進行報銷，防止發票過期作廢。第二條 差旅費用的管理規定： 1、乘坐飛機、火車、 長途汽車等交通工具，原則上應由公司統一訂票，以實際取得的車票為報銷依據。市內交通費，考慮到公司業務所要求時間的緊迫性，員工出差期間在辦理公事時可以乘坐當地出租車，報銷時憑出租車票據實報銷，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。財務應判斷車票上記10、載的時間、公里數等信息判斷車票的真實性。2、出差期間，住宿費按照實報實銷執行，由于其它與工作無關的事情所產生的費用，或由于員工本人的原因導致發生的額外費用，由該員工本人承擔。 3、報銷差旅費必須在回公司7天內辦理報銷手續，繳還預支差旅費，否則作為挪用公款處理。第三條 業務費、公關費用的管理規定：1、業務費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等特殊情況需主管領導核實，總經理簽字確認；2、各部門因公招待必須事先申請總經理批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并11、自已審批報銷；3、業務費發票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由；4、其它非公招待客人一律個人承擔；5、項目負責人公關類的支出必須事先申請分管領導和公司主管的同意。第四條 按規定的審批程序報批：填寫報銷單分管領導簽字公司主管出納審核報銷憑證會計審核總經理審核簽字出納再次確認并付款經辦人領款。第五條 報銷時間的具體規定：1、活動相關費用的報銷，要嚴格按活動前期做的費用預算執行，各項費用的累積支出原則上不得超出預算。做到嚴控成本，保證利潤率；2、為了提高費用報銷工作效率，員工負責的個人款項的支付，需3日內提交太原財務部，涉及給第三方付款的，根據與對方簽訂的合同去付款；第六部分 費用審批管理（一）、費用12、審批管理：1、公司所有貨幣資金收付審批權限屬公司總經理。2、總經理外出時可以指定授權人（或電話授權），經公司財務負責人審核后予以支付，對不符合公司財務制度的單據，有權拒絕支付，總經理回來后要立即補辦審批手續。3、審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準方式為書面形式。5、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準、誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規定而批準支付的單據，由此引起的不良后果審核人負連帶責任。6、財務人13、員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核并經總經理審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。7、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司總經理、會計簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。第七部分 付款周期及方式根據業務往來，公司付款時間為每月6日、16日、26日，原則上其他時間不予支付工程款或大宗材料款（零星材料及辦公支出除外）；材料金額小于2萬元的付款由財務直接支付，金額超過2萬元（含2萬元）的付款需提前做計劃，簽訂合同并提供發票，審批后由總公司財務代付。第八部分附則第一條：本制度解釋權歸公司財務部。第二條：本制度經公司領導會議討論通過并簽字后生效。第三條：關于報表，項目部每月需提交財務部各項目當月的人工、材料、機械統計表，并雙方作業人簽核數據差異明細，以便于財務進行下月的各項目賬務支付。