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1、湖南湘計信息軟件股份有限公司財 務 制 度1、制度的目的及使用指南本制度指明了公司員工辦理財務事項時應該遵循的程序和辦理的手續(xù)，包括財務預算、資金的借支、費用的報銷、資產(chǎn)的購置、應該提交的管理報表等事項。公司的所有員工在處理與財務相關(guān)的事項時，都應遵循本制度的相關(guān)規(guī)定，預算外或超預算的需經(jīng)董事長批準。2、 資金管理資金是公司重要的資源，加強對公司資金的管理是保證資金安全和公司健康運營以及發(fā)展的重要保證。2.1 資金審批權(quán)資金審批權(quán)詳見下表：資金事項董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理（項目負責人）固定資產(chǎn)（預算內(nèi)）預算核準核準的預算范圍內(nèi)審批審核審核固定資產(chǎn)（預算外）董事會決定3萬元以下審核審核經(jīng)營性2、項目開 支預算外或超預算預算核準或直接審批在核準的預算范圍內(nèi)負責審核審核日常開支預算核準或直接審批在核準的預算范圍內(nèi)負責審核審核融資董事會決定2.2 資金審批辦理的程序2.2.1 支付申請公司有關(guān)部門或個人用款時，應根據(jù)情況適度提前并遵循逐級審批的原則向各級審核和審批人提交資金支付或報銷申請，并詳細填寫款項的用途、金額、預算及支付方式等內(nèi)容，并附有效經(jīng)濟合同、發(fā)票或其他相關(guān)證明等。2.2.2 支付審核各部門負責人或主管領(lǐng)導根據(jù)其職責、權(quán)限和相應程序?qū)χЦ渡暾埢驁箐N進行審核，對不符合公司規(guī)定的資金支付申請和報銷，部門負責人或主管領(lǐng)導審核時應當拒絕批準。2.2.3 支付復核資金支付由公司財務負責復3、核。復核人對經(jīng)各部門審核后提交的支付申請和報銷進行復核，復核資金支付和報銷申請的批準范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)單據(jù)是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當?shù)取?.2.4 支付審批資金支付或費用報銷經(jīng)審核和復核無誤后交有權(quán)審批人審批，有權(quán)審批人審批同意后交會計和出納人員辦理支付手續(xù)。2.2.5辦理支付會計和出納根據(jù)審批后的支付或報銷申請制作憑證，辦理支付或報銷，并及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。資金審批辦理的程序如下頁圖所示：主題：資金支付主管領(lǐng)導審核經(jīng)辦人準備有關(guān)原始單證，填寫借支單或付款通知單并簽字。 不同意 同意部門或項目負責人審核資金開支的合法、 合理及有 效性并簽4、署意見財務審核資金開支是否已列入預算、付款是否與有關(guān)的合同等一致、有關(guān)原始憑證的合法性并簽署意見 不同意 不同意總經(jīng)理審批或?qū)徍瞬煌?預算外 預算內(nèi)不同意 或不合規(guī)定 董事長審批 同意 同意 資金開支報表財務制作憑證并且付款2.3 支付方式除國家規(guī)定允許使用現(xiàn)金結(jié)算的項目（員工工資、福利費以及獎金，個人借支，出差人員必須隨身攜帶的差旅費，金額在結(jié)算起點1000元以下的零星支出等）外，其他結(jié)算項目必須使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算。2.4 現(xiàn)金和銀行存款的管理2.4.1 公司每日的庫存現(xiàn)金限額為5000元，超過庫存現(xiàn)金限額的現(xiàn)金必須于當時下班前送存銀行。2.4.2 公司嚴格按照支付結(jié)算辦法的規(guī)定開立銀行賬戶，辦5、理存款、取款和結(jié)算。2.4.2 各部門取得的收入必須及時交財務入賬，不得私設(shè)小金庫，嚴禁收款不及時入公司財務帳。2.4.3 各部門和項目負責人必須嚴格按合同規(guī)定及時組織貨款和有關(guān)資金的回籠，資金的回收除金額在1000元以下的之外、其他必須使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算，嚴禁違反規(guī)定向客戶收取現(xiàn)金，貨款和其他有關(guān)資金的回籠工作由公司財務負責監(jiān)督和檢查。2.5 重大資金支付集體審批和備案制度2.5.1 公司對單筆或合同總金額支出在人民幣30萬元以上的資金支付實行公司辦公會集體決策和審批制度。2.5.2 固定資產(chǎn)采購單件2萬元以上、材料、物資、商品的采購每次單件50件以上、合同總額10萬元或單價2萬元以上的（以上數(shù)據(jù)6、均含下限），實行備案制度即每月十日前向總部審計部報送上月大額采購情況。3、預算預算的編制分年度、季度和月度, 在每年的12月上旬提出下年度預算,在每月（季末）的25號之前提出下月（季）預算。3.1 費用預算費用預算分部門和項目預算，該表由各部門負責人負責組織填報，格式如下：費 用 預 算 表填報部門： 預算期間： 月（季） 金額單位：元序號項目用途預算金額備注1業(yè)招費2辦公費3差旅費4市內(nèi)交通費5會議費6廣告宣傳費78910合計填報人： 項目負責人： 填報時間：部門負責人： 主管領(lǐng)導：3.2 資金流入預算表 資金流入預算是對各部門(主要是各銷售部門)在預算期間的資金收入情況的預計, 該表由各部7、門負責人負責組織填報,格式如下:資金流入（回款）預算表填報部門: 預算期間: 月（季） 金額單位:元序號客戶流入金額預計回款時間責任人備注1234合計填報人: 部門負責人： 主管領(lǐng)導： 填報時間: 3.3銷售預算表 銷售預算表是對預算期間銷售收入和成本情況的預計,該表由有銷售收入的部門負責人負責組織填報,格式如下:銷 售 預 算 表填報部門: 預算期間: 月（季） 金額單位:元序號項目或客戶商品名稱型號規(guī)格合同金額數(shù)量銷售收入銷售成本毛利交貨時間收款時間2345合計填報人: 部門負責人： 主管領(lǐng)導： 填報時間: 3.4 貨物采購預算 貨物采購預算是預計預算期間各項目所需要的各類貨物數(shù)量、金額和8、預計付款時間，該表由部門負責人負責組織填報，格式如下：貨物采購預算表填報部門: 預算期間: 月（季） 金額單位:元序號貨物名稱規(guī)格型號數(shù)量金額用于項目或客戶供貨單位預計付款時間備注1234合計填報人: 部門負責人： 主管領(lǐng)導： 填報時間:3.5 固定資產(chǎn)采購預算 固定資產(chǎn)采購預算是預計預算期間各部門或公司所需要的各類固定資產(chǎn)數(shù)量、金額和預計付款時間, 該表由部門負責人負責組織填報，格式如下：固定資產(chǎn)采購預算表填報部門: 預算期間: 月（季） 金額單位:元序號固定資產(chǎn)名稱規(guī)格型號生產(chǎn)廠家用途數(shù)量金額備注12合計填報人: 部門負責人： 主管領(lǐng)導： 填報時間:3.6 資金支出計劃 無論是項目的資金開9、支還是費用需要的資金開支應嚴格根據(jù)事先批準的預算進行，資金支出計劃由各部門負責人負責組織填報，并報綜合部匯總，匯總后的資金支出計劃表由財務會簽。資金支出計劃表如下所示：資金支出（采購）計劃表填報部門： 計劃期間： 月 單位：元序號用于項目金 額收款單位相關(guān)資料付款方式單位全稱開戶銀行銀行賬號省、市（縣）合計填報人: 部門負責人： 財務會簽： 主管領(lǐng)導： 填報時間:3.7 項目預算 除了編制以時間為單位的預算之外，在每個具體的項目開始實施之前，項目負責人應根據(jù)合同和公司的制度規(guī)定編制詳細的項目預算，其中與財務有關(guān)的部分主要是項目的回款計劃、項目的采購計劃及資金支出計劃、費用預算以及項目的綜合效益10、分析。項目預算與以時間為單位的預算不沖突，項目預算應分解到各個時間預算期。項目的收付款及費用開支應根據(jù)經(jīng)審批后的項目預算進行。3.8 預算的考核 公司按月考核各部門和項目的預算執(zhí)行情況。考核的結(jié)果將作為核定各部門下月費用和資金開支額度的依據(jù)。特別是市場和其他創(chuàng)造利潤的部門每月的銷售和回款情況將作為核定其下月的費用和資金開支額度的重要依據(jù)。4、費用報銷和借支4.1程序：費用報銷首先由項目負責人和部門負責人簽署意見(部門負責人和項目負責人的費用報銷由副總經(jīng)理簽署意見)，屬于月度預算內(nèi)的費用開支經(jīng)項目負責人和部門負責人簽署意見(部門負責人和項目負責人的費用報銷由副總經(jīng)理簽署意見)后由財務審核，然后報11、總經(jīng)理審批后予以報銷;預算外的費用開支必須經(jīng)總經(jīng)理簽署意見后報懂事長批準方可報銷。費用報銷和借支的流程如下圖所示：報賬流程當事人填寫費用報銷單（按財務規(guī)定分項目和費用種類填寫在不同的報銷單據(jù)上） 項目負責人會簽、部門經(jīng)理審核（內(nèi)容真實性和合理性）不同意主管領(lǐng)導審核（個人業(yè)績以及部門或項目綜合業(yè)績） 不同意 綜合部審核不同意管理審核（管理人員費用按管理標準審核費用標準）業(yè)務審核（按責任承包書或費用預算表審核業(yè)務人員費用余額）財務審核（合法性、預算情況、是否符合財務和公司的其他相關(guān)規(guī)定并與商務行政核對） 不同意 總經(jīng)理審批或?qū)徍素攧請箐N不同意董事長審批（報銷費用超過10000元以上、無預算或超預算12、5000元以上、其他特例）不同意借款流程用款人填寫借支單（誰用款誰借款、不得以自己名義為他人借款）項目負責人會簽、部門經(jīng)理審核（內(nèi)容真實性、借款額度合理性）主管領(lǐng)導審核 財務審核（審核是否符合預算及合規(guī)性）正常 非正常辦理借支總經(jīng)理審批或?qū)徍耍ǔA算借支和超標準借支） 董事長審批（審批借款余額在8000元以上和其他特例） （審批注：1、 借款必須是因公借款。必須是誰用款誰借款，不得以自己名義為他借款。借款額度必須實事求是。2、 原則上以前借款未結(jié)清，不再辦理再借款手續(xù)。3、 市內(nèi)一般工作聯(lián)系不得超過500-1000元。4、 市場人員出差或外出聯(lián)系業(yè)務的，借款一般不得超過3000元，因特殊情況需13、要高出限額的，由借款人提出書面報告總經(jīng)理或董事長審批。4.2.3費用報銷的審批： . 預算內(nèi)的費用開支經(jīng)項目負責人會簽，部門負責人和主管領(lǐng)導審核后，按責任承包書或按管理標準核銷費用的還需由綜合部負責人審核，然后交財務審核，最后報總經(jīng)理審批或?qū)徍耍环舷嚓P(guān)規(guī)定還需董事長審批。. 非預算內(nèi)的費用開支必須經(jīng)總經(jīng)理審核后報董事長批準方可報銷。. 移動電話費由本人簽字、報項目負責人會簽、部門經(jīng)理審核，在核定報銷標準內(nèi)的報綜合部領(lǐng)導審批。超過核定報銷標準的還需報總經(jīng)理審批。. 前面有借支未沖銷的，必須先沖銷借支才能付現(xiàn)，否則應報總經(jīng)理審批。. 誰經(jīng)手的帳務誰報銷、誰簽字，嚴禁以他人的名義報賬和借支。. 14、下一級報賬必須經(jīng)上一級審批。. 月度內(nèi)累計報賬超過10000元或借支余額超過8000元的、無預算或超預算在5000元以上、其他特例，除經(jīng)總經(jīng)理審核外還需報董事長審批。. 每月必須及時報銷上月費用（本人出差在外的除外），否則過期不予報銷。. 報賬人、會簽人、審核人和批準人必須在報銷單據(jù)上簽字。4.3 業(yè)務招待費（含禮品等性質(zhì)的支出） 業(yè)務招待費在開支之前應事先填寫業(yè)招費審批單，并在公司綜合部備案登記，在報銷時憑有效發(fā)票和事先填寫并經(jīng)審批后的業(yè)招費審批單逐級審批（綜合部會簽），未事先申請并登記備案的業(yè)招費財務不予報銷。5 、發(fā)票的開具5.1開具發(fā)票應根據(jù)合同，屬于工程項目的應提供驗收報告等原始憑證15、，詳細填制開票申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導、公司主管領(lǐng)導、財務負責人審核后到財務部發(fā)票管理員處開具發(fā)票。5.2開具發(fā)票的同時應提供與發(fā)票內(nèi)容一致的商品銷售清單（出庫單），暫時未取得進貨發(fā)票的在月末財務結(jié)賬前提供暫估明細表。6、要求提供的各類報表和各類憑證的總體時間表 分類時間項目要求提供時間提供者提供對象費用預算表每月的25日前各部門財務部資金流入（回款）預算表每月的25日前各部門財務部銷售預算表每月的25日前各部門財務部貨物采購預算表每月的25日前各部門綜合部固定資產(chǎn)采購預算表每月的25日前各部門綜合部資金支出計劃表每月的25日前各部門綜合部各預算（計劃）匯總表批準后1日內(nèi)財務部、綜合部總經(jīng)理合同、協(xié)議取得后1日內(nèi)各部門綜合部財 務購貨發(fā)票、入庫單取得后1日內(nèi)綜合部財 務銷售清單及出庫單開發(fā)票當日各部門綜合部財 務發(fā)貨單取得后1日內(nèi)各部門綜合部財 務湖南湘計信息軟件股份有限公司 2004年4月21日