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1、北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-006版 本A修改狀態0名 稱印章、證照管理制度頁 數1/5公司印章、證照管理制度第一章 總則為加強公司印章、證照管理，保護公司合法權益確保印鑒及證照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部負責公司印鑒及證照管理工作，發放、回收印章及證照，監督印章及證照的保管和使用。第二章 公司印章、證照類別說明一、印鑒包括公章、合同專用章、財務專用章、發票章、法人章、各部門章等印章。二、證照包括公司營業執照（正、副本）、組織機構代碼證（正、副本）、銀行賬戶、稅務登記證及公司開展經營活動所需的其他證照。第三章 公司印章、證照保管一、公司的公章、法人章2、合同章由公司行政部管理；財務專用章由公司財務部管理。各管理部門必須設專人進行管理，特殊情況不能按以上崗位規定管理的，由公司負責人安排專人進行管理，各部門章由部門負責人管理。二、公司的營業執照正、副本、組織機構代碼（正、副本）、稅務登記證及其它證照由公司行政管理部負責統一管理，管理落實到個人。三、公司各部門必須明確各印章、證照管理責任人。第四章 公司印章、證照管理一、印章、證照使用前應填寫公章使用登記表或證照使用登記表（見附件1、2），并報行政部負責人審批。對于重要文件，如合同、協議、對外承諾等文件，必須填寫印章、證照使用申請單，由部門負責人、總經理簽字后，方可使用。二、對公司的各種證照復印件3、要加強管理，各部門在使用復印件辦理業務時必須在復印件上注明使用內容（此復印件僅限XXXX使用）。三、證照的使用管理1、各部門因工作需要，借閱、借用、復印證照資料，須到行政部門填寫證照使用申請表寫明事由及擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經部門負責人及行政部負責人簽字確認后，可以到行政部門辦理相應手續。2、行政部門證照保管人僅憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-006版 本A修改狀態0名 稱印章、證照管理制度頁 數2/5等業務，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續4、與上述1相同，但最長不得超過7天。4、公司證照不得丟失、損壞。如出現損壞或丟失，除立即向主管領導報告外，要立即與發證機關聯系，及時辦理證照的掛失和補辦手續。5、公司的營業執照正、副本不得外借，不得與其他單位、組織及第三人共同使用。不得擅自以公司的名義為本人、其他單位、個人提供擔保、貸款、抵押，也不得擅自以公司的名義向其他單位、組織、個人借款6、電子檔證件必須妥善保存，在對外辦理業務時需按照公司規定并結合客戶需要傳送文件。7、公司各員工不得利用公司證照簽訂各種假經濟合同，不得利用證照進行違法活動等。四、印章的使用管理1、印章的刻制、啟用（1） 公司各部門需刻制印章時，按要求填寫印章刻制申請表，報5、部門經理審核，總經理審批。申請批準后，由行政部負責統一刻制，啟用前頒布印鑒啟用通知的紅頭文件，在啟用日期前使用視為無效。（2）公司批準成立的新部門待正式紅頭文件下發后，根據工作需要方可申請刻制該部門印章。（3）各種印鑒均由行政管理部頒發，頒發時應留下印模并登記備案。（4）專人領取印鑒時，需要印鑒備案表上簽字。（5）印章丟失時應立即向公司負責人報告，并依法公告作廢，重新刻制。2、印章的使用、停用（1）公司的印章未經公司負責人批準和授權，不得擅自重刻、復制、注銷。（2）公司各員工不得利用公司印章簽訂各種假經濟合同，不得利用印章進行違法活動等。（3）公章、合同專用章的使用決定權為總經理，其它各印章的6、使用決定權由總經理根據實際工作需要進行授權。（4）公司員工因私一般不予用?。ü拢┐_需用印時，必須報清用印目的，經部門負責人審核后，填寫用印登記表，經行政部負責人、總經理簽字后方可用印。重要合同及公司級文件需用印，總經理因事不在，可電話向總經理匯報，北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-006版 本A修改狀態0名 稱印章、證照管理制度頁 數3/5確認后方可使用，事后補辦手續。（5）財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務專用章。（6）因遺失而依法公告作廢的印章于公告日起即停用。（7）公司因名稱變更、部門撤銷、印章式樣改變等情況需啟用新印章時，舊印章停止使用，由行政管理部下發關于停7、止xx印章使用的通知。（8）行政部將停用的作廢章收回，經總經理批準，應封存的予以切邊或存入檔案里封存，無須封存的則銷毀。3、用印的方法（1）合同、合同性質協議等重要文件要加蓋公章。（2）正確按行文規定和格式要求加蓋印章；文件正本、重要文件或頁碼較多文件要加蓋騎縫章，副本也要蓋章。五、正常情況下印章或證照嚴禁外攜，如有特殊需要，按照以下程序辦理：1、使用人填寫印章、證照使用申請單，由部門負責人、總經理簽字。2、印章或證照外攜，使用時始終保持兩人同時在場，并保證印章或證照的安全。3、外攜印章或證照使用完畢后應迅速歸還印章保管者，辦理交接手續。4、公司內部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。5、如需8、使用證照的復印件，證照保管者對其理由進行審查，無疑問后可按照手續，填寫印章、證照使用請示單，行政部負責人簽字后方可使用。六、證照管理責任人離調職時，應按離職制度的規定填寫移交單，并逐項清點移交。第五章 介紹信管理一、公司介紹信由人力行政部負責保管開具。二、保管人員在開具介紹信時，應對事由把關，難以把握的事由應請示公司領導后再決定是否開具。三、嚴控開具蓋有公章的空白介紹信。如確需開具，當事人應書面申請并經公司領導批準后才可開具；事后，當事人要書面報告使用情況。四、介紹信開具后，如因情況變化未使用，應退還保管人員，將其貼在原存根處，并注明原因。五、介紹信存根應存檔備查。北京博興寶信息技術有限公司文9、件編碼XZ-ZD-006版 本A修改狀態0名 稱印章、證照管理制度頁 數4/5第六章 證照的年檢公司必須按照各地有關部門（工商局、稅務局等）的要求，按時辦理各種證照的年檢、變更、更換工作，保證公司經營主體資格符合法律法規的要求。一、證照的年審、變更、延期等相關手續辦理：1、行政類證照由行政部門專人負責辦理。2、財務類證照由財務部門專人負責辦理。3、其他證件由最初辦理證件的部門辦理，證件歸屬部門負責在規定的時間內完成手續辦理和申報具體工作。二、根據企業年度檢驗辦法第五條的規定，年檢起止日期為每年的3月1日至6月30日。登記主管機關在規定的時間內，對企業上一年度的情況進行檢查。行政部負責人應當于310、月15日前向登記主管機關送報企業年檢材料。第七章 相關責任 一、 證件管理人管理的所有證件都應有清單和目錄，確保證件數量的準確性，對于借閱和歸檔都應有相應人員的簽字確認，證件管理人負有登記的及時性和完整性的責任。二、 證件借閱人負責借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應及時歸檔。借閱，不得將證件轉借其他人使用。三、 公司有下列違規情形之一的，給予責任人通報批評，并按照造成的不良影響、名譽損毀和經濟損失程度，對責任部門和責任人給予相應的違規處罰：1、證照使用、保管單位（部門）和個人擅自翻動、復印或外借公司證照類文件，對責任人給予500元罰款，后果嚴重的加倍處罰并給予扣除全11、年績效工資的處分。觸犯法律的，立即開除并移交司法機關處理。2、不按規定上報資料，造成證照申報、登記、變更、年檢、注銷等不能按時辦理的，給公司造成損失者，視情節輕重進行200-500罰款。3、公司及所屬單位各種認證證書、標志未按認證機構有關證照使用和管理規定，造成不良后果的，視情節輕重進行200-500元罰款。4、不按公司證照管理辦法使用證照而被投訴，造成公司及所屬各單位名譽損毀和其他利益受到侵害的，對責任人給予300元罰款。北京博興寶信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-006版 本A修改狀態0名 稱印章、證照管理制度頁 數5/55、印章、證照借出期間，要妥善保管。如遇證、照丟失，要及時上報公司12、并按有關規定刊登公告，聲明作廢，補證的一切費用由當事人負責，并處罰款300元。此外如情節嚴重，還將追究責任人的法律責任。7、如發現偽造公司證照和印鑒時，應立即向公司匯報，開除當事人并由公司配合司法部門追究當事人的刑事責任。8、超出審批范圍使用公司證照的外部人員，對責任人罰款500元；造成嚴重損失和影響者追究其法律責任。第八章 附則一、本制度由行政部門負責解釋及修改；由總經理辦公會批準后執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂, 修訂的版本獲得總經理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。二、本制度自下發之日起實行。公章使用登記表日期用章緣由使用人姓名公司領導簽字備注公司證照使用登記表日期使用緣由使用人姓名公司領導簽字備注