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馨湘碧浪環(huán)保科技公司出差審批及差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度
馨湘碧浪環(huán)保科技公司出差審批及差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度.pdf
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1、因公出差審批及差旅費(fèi)報(bào)銷管理辦法湖南馨湘碧浪環(huán)保科技公司因公出差及差旅費(fèi)報(bào)銷管理辦法XXBL G02002A-2013 版本A/1 編制日期2013 年 3 月 10 日共 7 頁編制人蘇選良更改記錄修訂版處數(shù)更 改 依 據(jù)更改人更改日期確認(rèn)人A/1 初始發(fā)布批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期1.目的為規(guī)范公司因公出差、費(fèi)用報(bào)銷管理,提高辦事效率,按照勤儉、必須、嚴(yán)謹(jǐn)、易行的原則,特制定本辦法。2.管理范圍本辦法適用于公司因公出差申請(qǐng)、審批、請(qǐng)款、報(bào)銷等及因公出差審批及報(bào)銷。差旅費(fèi)報(bào)銷實(shí)行憑據(jù)報(bào)銷與定額包干相結(jié)合的辦法。3.管理職責(zé)3.1 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司差旅費(fèi)的請(qǐng)款、報(bào)銷、督查、考核等日常管理工作。3.2 財(cái)務(wù)2、總監(jiān)因公出差申請(qǐng)的審批和報(bào)銷的審核。應(yīng)嚴(yán)格控制出差人數(shù)和出差時(shí)間。4.管理規(guī)定4.1 報(bào)銷內(nèi)容乘坐交通工具的費(fèi)用(包括飛機(jī)票、火車票、輪船票、長(zhǎng)途汽車票等),住宿費(fèi)、行李寄存費(fèi)、訂票費(fèi)等,其他費(fèi)用(餐費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、郵寄費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、資料費(fèi)等)不在此報(bào)銷內(nèi),填費(fèi)用報(bào)銷單或招待費(fèi)報(bào)銷單分開填報(bào)),所有費(fèi)用均應(yīng)分清開支渠道并納入費(fèi)用項(xiàng)目中,開支渠道不清楚的項(xiàng)目不能報(bào)銷。4.2 票據(jù)要求鐵路、公路、航空、航運(yùn)等交通工具使用全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定的票據(jù),行李寄存費(fèi)、訂票費(fèi)憑票據(jù)報(bào)銷(臥鋪訂票費(fèi)不超過35 元,座位訂票費(fèi)不超過15 元),其他各類發(fā)票和收據(jù)一律要求具備“財(cái)政稅務(wù)監(jiān)制章”、“財(cái)務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章3、”、開票人或收款人簽章,票據(jù)大小寫金額一致,不得涂改,凡不合格票據(jù)不予報(bào)銷。(注意:對(duì)于住宿票、餐費(fèi)等招待費(fèi)票要有時(shí)間、地點(diǎn),手撕票請(qǐng)自己注明時(shí)間、地點(diǎn))4.3 工具要求4.3.1 出差人員原則上以火車汽車為主要交通工具,乘坐火車全程超過5 小時(shí)的可以使用硬臥,因特殊情況或工作緊急需要乘坐超標(biāo)交通工具,須按5.1 條款事先取得批準(zhǔn)方可全額報(bào)銷,事后補(bǔ)辦簽字手續(xù)的,只能按票價(jià)的80%予以報(bào)銷。4.3.2 員工在市內(nèi)出差,只報(bào)銷公交車票,除二人同行外均不得連號(hào)。無特殊情況,不得報(bào)銷出租車票。所有因公報(bào)銷出租車票的員工,必須在出租車票背面注明往返地點(diǎn)及用車事由,并由歸口經(jīng)理層審批。4.3.3 員工在4、省內(nèi)出差,只按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷往返公交車票,包車或乘坐的士的超標(biāo)部分費(fèi)用自理。4.4 在出差期間的伙食費(fèi)、電話費(fèi)、按實(shí)際出差天數(shù)實(shí)行包干管理。4.4.1 凡已享受電話費(fèi)補(bǔ)貼的人員在出差期間不再享受電話費(fèi)包干補(bǔ)貼。4.4.2 員工如果在出差期間發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi),扣除接待當(dāng)日的伙食補(bǔ)助。4.4.3 員工出外學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和參加會(huì)議,如果主辦單位統(tǒng)一安排食宿的,食宿費(fèi)已包含學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會(huì)議費(fèi)用中的,憑會(huì)議證明和發(fā)票,在審核后按實(shí)報(bào)銷學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會(huì)務(wù)費(fèi),不再另報(bào)住宿費(fèi)和伙食補(bǔ)助。4.5 一般公出人員出差地點(diǎn)因特殊情況超出或變更“出差申請(qǐng)單”的預(yù)定地點(diǎn)時(shí),出差人須事先報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人并得到批準(zhǔn)。辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)由本部門5、負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后,財(cái)務(wù)部門方可辦理報(bào)銷。4.6 公差如遇出差路線就近回家探親的,一般人員須事先經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn),辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)由本部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后,財(cái)務(wù)部門方可辦理報(bào)銷,其回家探親所發(fā)生的費(fèi)用按探親假標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.7 調(diào)動(dòng)、搬遷的差旅費(fèi)4.7.1 工作人員調(diào)動(dòng)工作在途期間的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和其它費(fèi)用,按上述差旅費(fèi)規(guī)定,由調(diào)入單位報(bào)銷。其行李、家具等托運(yùn)費(fèi),由調(diào)入單位憑據(jù)報(bào)銷。托運(yùn)費(fèi)只得報(bào)銷一次。4.7.2 工作人員調(diào)動(dòng)工作,一般不得乘坐飛機(jī)。4.7.3 與工作人員同居的父母、配偶、子女和必須贍養(yǎng)的家屬,如果隨同調(diào)6、動(dòng)的,其差旅費(fèi)和托運(yùn)費(fèi)按照第一條規(guī)定報(bào)銷。經(jīng)調(diào)入單位同意,暫不隨同調(diào)動(dòng)的,以后遷移時(shí)的差旅費(fèi)仍由調(diào)入單位報(bào)銷。4.8 出差人員隨上級(jí)同行時(shí),該部分的交通費(fèi)和住宿費(fèi)按同行上級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。隨客戶同行時(shí),該部分的交通費(fèi)和住宿費(fèi)按實(shí)際支出費(fèi)用報(bào)銷,統(tǒng)一由同行上級(jí)在差旅費(fèi)報(bào)銷單上注明。4.9 出差人員因特殊原因費(fèi)用預(yù)算超標(biāo)的,須本人提出書面報(bào)告說明超標(biāo)的原因及金額,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部門認(rèn)可方可報(bào)銷。4.10 非本單位職工和長(zhǎng)期不在崗的職工,不得以任何形式報(bào)銷差旅費(fèi)。各單位須聘請(qǐng)外單位人員出差辦事時(shí),也必須按上述程序辦理出差申請(qǐng)、旅費(fèi)借支、報(bào)銷等相關(guān)手續(xù)。如有借公差名義為私人辦事的外出行為,7、除責(zé)成當(dāng)事人及時(shí)扣還借款外,情節(jié)嚴(yán)重的還將追查相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。4.11 出差人員不慎遺失交通票據(jù),須本人提出書面報(bào)告詳細(xì)說明遺失交通票據(jù)的車次(航班號(hào))、金額,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按票面金額的80%給予報(bào)銷,不再享受其它補(bǔ)貼,遺失的其它票據(jù)的費(fèi)用一律由出差人自理。4.12 出差中由于傷病或特殊原因發(fā)生意外滯留時(shí),須提供縣級(jí)以上醫(yī)院出具的診斷書或因特殊原因滯留的報(bào)告呈報(bào)上級(jí)。有醫(yī)院診斷書或事實(shí)證明時(shí)可報(bào)銷出差補(bǔ)貼和住宿的實(shí)際費(fèi)用。4.13 出差人員出差期間,因游覽或非工作需要的參觀而開支的費(fèi)用,均由個(gè)人自理。4.14 現(xiàn)場(chǎng)安裝服務(wù)人員報(bào)銷規(guī)定住宿費(fèi)按 80 元/天人、伙食費(fèi)補(bǔ)8、貼按50 元/天.人、電話費(fèi)補(bǔ)貼按10 元/天.人實(shí)行包干。4.15 駕駛員補(bǔ)貼規(guī)定駕駛員(不含出差人員)長(zhǎng)沙株洲地區(qū)當(dāng)日往返:第一趟按10 元/趟給予補(bǔ)貼,第二趟起按 5 元/趟給予補(bǔ)貼;湘潭地區(qū)河西公務(wù)出車:按照 5 元/趟給予補(bǔ)貼,當(dāng)日第二趟起不計(jì)補(bǔ)貼,河?xùn)|公務(wù)不計(jì)補(bǔ)貼;長(zhǎng)株潭地區(qū)以外:當(dāng)日移動(dòng)超過300 公里,給予出車津貼20 元。工程服務(wù)性質(zhì)及其它相關(guān)享受出差補(bǔ)助性質(zhì)人員不再重復(fù)享受以上工作補(bǔ)貼;以上補(bǔ)貼享受須在月度報(bào)銷時(shí)根據(jù)派車憑單并填寫報(bào)銷單據(jù)后交財(cái)務(wù)核發(fā),票據(jù)請(qǐng)按日期依次粘貼,附出車明細(xì)表。4.1.17各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格控制出差人數(shù),在批準(zhǔn)出差任務(wù)的同時(shí),應(yīng)明確出差期限。凡無明確9、出差期限的公差,省內(nèi)外一律按3 天往返時(shí)間報(bào)銷差旅費(fèi)。4.1.18 出差請(qǐng)款應(yīng)遵循請(qǐng)款報(bào)賬管理辦法。5.管理程序5.1 申請(qǐng)5.1.1 出差申請(qǐng)與審批各部門因公出差人員應(yīng)于出差前填寫“出差申請(qǐng)單(請(qǐng)款聯(lián)、報(bào)銷聯(lián))”一式二聯(lián)(附件一),部門負(fù)責(zé)人對(duì)“出差申請(qǐng)單”中填寫的出差地點(diǎn)、出差內(nèi)容、預(yù)計(jì)起止日期、預(yù)定交通工具進(jìn)行審核簽字后,加蓋部門公章,業(yè)務(wù)及服務(wù)性人員出差申請(qǐng)需由公司副總經(jīng)理批準(zhǔn),管理層以上人員出差申請(qǐng)需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.2 超標(biāo)交通工具使用各部門出差人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用交通工具,嚴(yán)格限制超標(biāo)使用交通工具,如確屬特殊情況和工作緊急需要超標(biāo)準(zhǔn)使用交通工具時(shí),須另外填寫超標(biāo)使用交通工10、具申請(qǐng)單(附件三),由總經(jīng)理批準(zhǔn),并在“出差申請(qǐng)單”的備注欄內(nèi)注明理由,并注明是否往返超標(biāo)使用交通工具。否則,均視為單程。同時(shí)必須在“出差申請(qǐng)單”中增加乘坐超標(biāo)交通工具申請(qǐng)單,由財(cái)務(wù)部門在復(fù)核欄中簽字后,再上報(bào)公司歸口副總審批。“出差申請(qǐng)單”的填寫原則上一人一單,以便于核算。因公出差人員確需超標(biāo)乘坐軟臥或飛機(jī)等交通工具時(shí),必須事先經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后(單程或往返)方可執(zhí)行,總經(jīng)理出差時(shí)又由常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn);事后補(bǔ)簽的按80%報(bào)銷。5.2 請(qǐng)款5.2.1 出差人員憑“出差申請(qǐng)單(請(qǐng)款聯(lián))”在財(cái)務(wù)部門借支差旅費(fèi),財(cái)務(wù)部門根據(jù)出差標(biāo)準(zhǔn)測(cè)算,按預(yù)計(jì)出差費(fèi)用的70%核定預(yù)支差旅費(fèi)。5.2.2 如果出差人員未11、按規(guī)定及時(shí)辦理前次的報(bào)銷手續(xù),財(cái)務(wù)部門將依據(jù)“前賬未清,后款不請(qǐng)”的原則,不予辦理請(qǐng)款手續(xù)。5.2.3 出差金額可預(yù)支數(shù)在兩千元以內(nèi)且無特殊情況的,由出差人員預(yù)支,出差后填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單一周內(nèi)交至財(cái)務(wù)部門,于次周四統(tǒng)一到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算(以現(xiàn)金結(jié)算)。5.2.4 出差金額可預(yù)支數(shù)在兩千元以上的,由出差人員辦好請(qǐng)款手續(xù)后交至財(cái)務(wù)部門,于次日到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或現(xiàn)金支票。5.3 報(bào)銷5.3.1報(bào)銷流程經(jīng)辦人填制報(bào)銷單財(cái)務(wù)部門審核單證領(lǐng)導(dǎo)簽字財(cái)務(wù)部門報(bào)賬,即:報(bào)賬時(shí)由經(jīng)辦人填制公司統(tǒng)一的報(bào)銷單,由負(fù)責(zé)人審核簽字后交所屬財(cái)務(wù)部門審核單證,財(cái)務(wù)審核后報(bào)公司導(dǎo)簽字批準(zhǔn),領(lǐng)導(dǎo)審批后再交財(cái)務(wù)部門據(jù)以報(bào)賬。具體12、報(bào)銷流程見附件5。5.3.2 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) 1)各類人員國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)交通、住宿許可項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)董事經(jīng)理層交通可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、火車軟臥、輪船三等艙。可住宿 4 星級(jí)及以上酒店。伙食補(bǔ)貼80 元住宿按實(shí)報(bào)銷市內(nèi)交通按實(shí)報(bào)銷通訊/其它費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷項(xiàng)目經(jīng)理副主任工程師主管工程師高級(jí)主管師交通可乘坐火車硬臥、輪船三等艙。可住宿 3 星級(jí)及以下酒店。伙食補(bǔ)貼50 元住宿280 元以下按實(shí)報(bào)銷市內(nèi)交通50 元以下按實(shí)報(bào)銷通訊10 其它費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷一般員工交通可乘坐火車硬臥、輪船普通艙。住宿直轄市、特區(qū)城市200 元以下,省會(huì)城市150 元以下,一般城市 100元以下,縣區(qū)城鎮(zhèn)80 元以下。13、伙食補(bǔ)貼50 元/30 元(省內(nèi))住宿按實(shí)報(bào)銷市內(nèi)交通25 元以下按實(shí)報(bào)銷通訊5 其它費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷備注:1、無住宿發(fā)票的一律不予報(bào)銷住宿費(fèi);2、伙食補(bǔ)助、通訊費(fèi)實(shí)行定額包干;3、同意乘坐飛機(jī)的,可按實(shí)報(bào)銷往返機(jī)場(chǎng)的專線客車費(fèi)用、民航機(jī)場(chǎng)管理建設(shè)費(fèi)和航空旅客人身意外傷害保險(xiǎn)(限一人一份),憑據(jù)報(bào)銷,包車或乘坐的士的費(fèi)用自理。5.3.3 報(bào)銷時(shí)限1)出差人員返回公司后,限在一周時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)并向財(cái)務(wù)部門核銷借款,按出差的時(shí)間順序、中轉(zhuǎn)及出差地點(diǎn)、乘坐車次(航班)及費(fèi)用、住宿費(fèi)用、其他費(fèi)用等內(nèi)容填好“旅費(fèi)報(bào)銷單”(見附件二)報(bào)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并把各種票據(jù)在“原始憑證粘貼單”(見附件四)上從左至右,按14、不同開支渠道分類依次貼好,連同“出差申請(qǐng)單(報(bào)銷聯(lián))”交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。2)出差人員返回公司后,超過規(guī)定期限未辦理報(bào)銷手續(xù)的,每延長(zhǎng)一周除按銀行同期貸款利率計(jì)算借款利息在工資中扣除外,還將對(duì)責(zé)任人每周處以50 元罰金。無特殊原因回來后超過一個(gè)月不到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷結(jié)算的,免除差旅費(fèi)補(bǔ)助,超過三個(gè)月的,財(cái)務(wù)部門可以不予辦理。5.3.4 財(cái)務(wù)人員根據(jù)出差申請(qǐng)、借款情況等仔細(xì)核對(duì)相關(guān)票證后,按照本辦法中的“差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)”辦理報(bào)銷手續(xù)。出差人員根據(jù)報(bào)銷后的情況,及時(shí)把余款補(bǔ)齊。6.附件6.1 本辦法由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。6.2 本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行,修改時(shí)亦同。6.3 附件附件一:出15、差申請(qǐng)單(以新執(zhí)行單據(jù)格式為準(zhǔn))出差申請(qǐng)單申報(bào)部門:出 差 人出差地點(diǎn)出 差 內(nèi) 容起止時(shí)間年月日年月日預(yù)支金額(大寫)萬仟佰元整(RMB)實(shí)借金額(大寫)萬仟佰元整(RMB)交通工具 飛機(jī)(經(jīng)濟(jì)艙)火車(軟臥)輪船(三等艙)出租汽車備注:批準(zhǔn)人:會(huì)計(jì)復(fù)核:部門主管:申請(qǐng)人:日期:年月日附件二:旅費(fèi)報(bào)銷單(以新執(zhí)行單據(jù)格式為準(zhǔn))差旅費(fèi)報(bào)銷單申報(bào)部門:月日時(shí)間至月日時(shí)間出發(fā) -到達(dá) -現(xiàn)地飛機(jī)票火車票輪船票汽車票/市內(nèi)交通住宿費(fèi)招待費(fèi)出差補(bǔ)貼備 注餐費(fèi)禮品費(fèi)其他天數(shù)金額小 計(jì)報(bào)銷金額合計(jì)(大寫):萬仟佰拾元角分。(小寫):¥附單據(jù):張預(yù)支金額:¥批準(zhǔn)人:會(huì)計(jì)復(fù)核:部門主管:出差人:日期:年月日附件三:乘坐超標(biāo)交通工具申請(qǐng)單出差人出差時(shí)間所需超標(biāo)乘坐交通工具事由部門領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批注:1、獲批超標(biāo)乘坐交通工具人員,一律以經(jīng)濟(jì)艙為標(biāo)準(zhǔn),高鐵以二等座位為標(biāo)準(zhǔn)。2、事由必須注明單程或往返形式,未經(jīng)列明,一律按單程標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。附件四:原始憑證粘貼單原始憑證粘貼單共粘貼原始憑證:張金額合計(jì):¥
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