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1、年會策劃全解讀手把手教你搞定年會年會氛圍和現場執行1234如何打造理想的年會氛圍儀式感的營造，讓年會更具榮耀感年會現場進度把控年會執行：細節決定成敗目錄目錄CONTENTS5準備應急預案，做擁有Plan B的策劃者6開啟年會直播模式，共享精彩PART 01如何打造理想的年會氛圍PARK 01PART 1一、從會場布置上打造整體氛圍1、主題會場布置童話主題魔法主題海洋主題古風主題歐美風城堡主題PARK 01PART 12、舞臺搭建營造氛圍方案一（適用于3050人小型年會）：圓桌+舞臺+LED大屏幕可按需要靈活切換畫面，讓舞臺背景更加豐富多彩，主題畫面、視頻、PPT、節目素材可及時按需播放。PAR2、K 01PART 1方案二（適用于人數較多的大型年會）：舞臺+T型舞臺/圓型舞臺+LED大屏幕+彩幕T型舞臺或圓型舞臺的加入，讓舞臺更有縱深、立體感，拉近了離觀眾的距離，獲獎人員上臺、出場的過程更具榮耀感。PARK 01PART 13、舞臺特效增添氛圍（1）燈光燈光色系：可根據年會主畫面色系、公司LOGO、員工工作服顏色等決定，重點是搭配得當，主次分明。舞臺燈光：電腦燈（LOGO燈）、LED燈、追光燈、面光燈、地排燈等，燈光數量充足，才能打造好的氛圍。（2）特效：冷焰火、干冰機、氣柱、噴火機、雪花機、泡泡機、煙霧機等。PARK 01PART 1二、團建氛圍打造1、團建場地的布置：利用現場布置打3、造企業專場戶外大屏：播放企業宣傳片現場橫幅、垂掛旗戶外大型泡沫字（企業LOGO、年會主題）2、現場多機位攝影攝像，可利用航拍拍攝大場面3、若由拓展公司教練負責組織團建，可讓教練穿上公司服裝或佩戴標識，融入氛圍。PARK 01PART 1三、增強團圓宴氛圍的創意1、在主持稿中與參會人員互動主持稿中寫入參會人員名字，可以與所有人員互動如：雨過桐花香，長歌萬里鵬（朱雨桐、盧長鵬）2、團圓宴餐桌布置創意以五谷雜糧拼成福字，寓意團圓、豐收3、邀請DJ調節現場氣氛團圓宴一般較為放松，DJ可營造熱鬧的氛圍，讓參會者盡性玩樂PARK 01PART 1四、其他打造年會氛圍的要素1、服裝根據年會主題、會場布置主題4、確定服裝晚禮服角色扮演服裝，如童話故事服裝、歐洲貴族服裝旗袍、漢服、唐裝等主題服裝公司統一的工作服、工裝PARK 01PART 12、道具為參會人員發放打造氛圍的應援道具燈牌（可寫年會主題、獲獎人員名字、分公司/部門名稱）鼓掌手拍熒光棒、手燈PARK 01PART 13、舞臺背景：相應環節用舞臺背景配合，可營造更強的氛圍頒獎環節：舞臺背景可設置獲獎者照片領導致辭環節：可用恢弘大氣的動圖、視頻作為背景節目表演環節：配合節目，使用相應的背景PART 02儀式感的營造，讓年會更具榮耀感PARK 02PART 2一、入場的儀式感1、參會人員走紅毯、簽到時安排拍照、采訪。2、安排禮儀進行入場引導。3、條5、件允許時，可設置特殊入場方式，如豪車送入場內。PARK 02PART 2二、開場的儀式感1、管理層共同啟動年會2、倒計時啟動年會啟動球創意啟動倒計時啟動PARK 02PART 2三、頒獎環節的儀式感1、揭獎儀式頒獎嘉賓直接揭獎追光燈現場揭獎視頻揭獎節目揭獎（如表演者在節目過程中，將獲獎人員以互動方式請上舞臺）2、獲獎人員出場方式T臺秀登臺豪車送入現場吊威亞出場升降臺出場PARK 02PART 23、頒獎的儀式感禮儀身著公司吉祥物服裝頒獎機器人頒獎4、獎杯獎牌的創意對比普通的獎杯獎牌，有創意的獎杯獎牌更具儀式感根據獎項名稱選擇獎杯，如馬到成功獎、合作共贏獎定制企業LOGO形狀的獎牌PARK 026、PART 2四、其他環節的儀式感1、管理層任命儀式用帶有寓意的物品頒發任命書，如金榜、桂冠等任命后管理層集體宣誓2、公司年終業績公布儀式年會時宣布公司一年的總業績，可以增長員工自信，彰顯公司實力。數字競猜管理層共同公布PARK 02PART 23、年終獎發放儀式創意現場紅包管理層穿上“財神”衣服發放年終獎從紅包樹上領取年終獎4、年終福利的發放實用性福利：柴米油鹽醬醋茶、購物券、小型電器、電子產品紀念性福利：貴金屬紀念幣、定制郵票、特殊編號錢幣PART 03年會現場進度把控PARK 03PART 3一、入場前進度把控1、參會人員自行到達會場：考慮集合時間，預留遲到時間2、大巴接送參會人員：參會人7、員集合時間大巴車出發及到達時間，預留堵車時間3、入場時間把控：參會人員是否組織大合照參會人員簽到、走紅毯時間：可提前安排好簽到入場順序預留參會人員自由拍照的時間PARK 03PART 3二、年會進行過程中的進度把控1、主持人把控環節進度發言環節，可及時打斷過長、無重點的發言根據時間進度，控制各環節的節奏如：時間寬裕時，可多采訪上臺的人員、多組織一個游戲時間不夠時，可減少串詞的數量、減少采訪次數、取消某個游戲PARK 03PART 32、會務組人員把控流程進度獎杯、獎牌的數量清點并提前送到預定位置抽獎獎品的準備和現場送出節目催場把控擺臺、餐食上桌的進度PARK 03PART 3三、年會后的進度把8、控1、大巴車應在年會結束前到達會場等候2、參會人員及時離開會場或入住酒店3、年會結束2-3小時之內，對燈光、音響、大屏、背板等進行拆除，裝車拉回PARK 03PART 3四、如何更好地把控年會進度1、設置年會總導演由最熟悉公司、參會人員、年會流程的人擔當總導演。年會總導演負責把控整場年會進度，及時傳達進度變更的指示。PARK 03PART 32、所有工作人員提前培訓，熟知年會進度工作人員包括：主持人、禮儀、物資盤點人員、攝影攝像師、屏幕控制人員、燈光監控人員、音樂控制人員、催場人員、表演人員、會場服務人員等。年會開始前集中培訓，互相認識，詳細講解年會每一步流程。有條件可讓所有工作人員一同彩排，9、明確自己的職責及配合要點。所有工作人員統一著裝或佩戴標識，配備對講系統。PART 04年會執行：細節決定成敗PART 04PART 4一、年會進場前的安排1、會場及酒店會場門口是否方便下車，是否有防雨入口會場酒店入住及退房時間是否設有私人物品保管區，是否有專人保管酒店房間內部布置、果盤及零食準備PART 04PART 42、活動現場（1）搭建：場外搭建及場內搭建場內：舞臺、大屏、燈光、音響線陣、攝影攝像區場外：走廊、大廳，酒店外PART 04PART 4（2）彩排一次彩排：適合50-100人，簡單走流程即可。兩次彩排：100-300人，演員到位，完整走一遍流程。三次彩排：500人以上，演員妝發10、到位，詳細走一遍流程。（注：講話領導也可彩排，重要環節多次演練。）PART 04PART 4二、年會過程中的執行細節1、主持人登臺提前在舞臺上標記好站位追光配合2、領導致辭提前將發言稿放到發言臺，勿讓領導拿著稿件上臺注意音樂、燈光的配合PART 04PART 43、攝影攝像提前溝通工作人員，說明什么場景、人物需要特寫拍攝等要求劃分好攝影攝像工作職責，不遺漏每一個環節、登場人物4、頒獎會務組、禮儀清點各獎項數量、物資若會場較大，或需要獲獎人員以特殊形式出場，可提前通知獲獎人員候場PART 04PART 45、節目表演安排專職催場的工作人員，協調后臺節目順序注意節目道具的布置是否需要預留時間（如話11、劇、樂隊）6、晚宴提前與酒店溝通好上餐時間自助餐需要監督服務人員的補餐頻率PART 04PART 4三、年會結束時的執行1、合影安排2、年會紀念品的發放3、年會應援物品（如熒光棒、燈牌）回收、物資盤點4、舞臺及現場布置的撤場5、人員統一入住或統一送離會場6、人員自行返回的情況下，考慮叫車及代駕服務PART 04PART 4四、小型年會的執行（3050人）1、更多的創意場地選擇轟趴館：可組織游戲、棋牌、燒烤、共同下廚做飯KTV：可組織好聲音大賽電影院包場：包場觀影，同時能夠播放年會視頻，可邀請家屬共同參加酒吧包場：適合年輕群體較多的小型年會郵輪年會：公司組織郵輪旅行，有遠航的寓意，郵輪上更可體驗12、眾多項目溫泉、滑雪：適合喜歡戶外運動的公司PART 04PART 42、若選擇普通室內年會，可嘗試更多創意形式雞尾酒會圓桌舞會自助晚宴圓桌家宴主題角色扮演夜光舞會PART 04PART 43、普通小型年會流程設計簽到入場主持人開場（12名即可）領導發言致辭各部門年度總結及計劃表彰、節目表演、游戲、抽獎穿插進行團圓宴年終獎、福利發放全員合影PART 05準備應急預案，做擁有Plan B的策劃者PARK 03PART 51、提前確定年會會場的安保、防火防災、安全用電及服務工作方案2、提前熟知保安人員、防火員等專業服務人員的聯絡方式3、嚴格遵守會場的保安及消防方案內容，如禁止冷焰火、帶有煙霧的節目等13、4、預先制定意外疏散計劃一、安全措施的準備PARK 03PART 5二、設備故障的準備1、活動舉辦過程中會場停電安排工作人員和禮儀人員致歉督促會場相關職能部門迅速維修2、電腦、屏幕、燈光等設備故障應提前進行多次測試每項關鍵設備都準備好第二套，或準備及時維修的方案PARK 03PART 5三、后勤保障工作1、協調場地的配合工作，如餐桌擺臺、外部餐食的進入等2、核定相關軟性服務質量和數量，如酒店熱水供應、餐食供應3、資料管理：年會重要資料分類存放，音樂、視頻、PPT進行備份4、在活動結束時負責整理剩余物料、禮品、打包運回PARK 03PART 5四、保健措施1、制定活動現場醫務緊急救護措施2、了解14、周圍就近的醫療機構，選擇最佳路線3、對所有工作人員進行急救培訓與說明PARK 03PART 5五、天氣及交通應急措施1、為戶外活動制定第二套方案，在天氣情況不好時及時轉移到室內2、提前制定交通路線，防止路線不通或過于擁堵3、安排年會會場時，盡量不在多個不同地點轉移4、預先安排應急交通工具，出現問題時可馬上調用緊急車輛協助接送PARK 03PART 5六、環節中的突發事件1、節目或演員出現問題：提前溝通備選節目、演員，如沒有備選，可刪除節目或改為現場互動游戲2、發言嘉賓未到場：需提前聯系12位公司內部可發言的候補嘉賓3、會議討論時偏題：主持人需準備好與會議主題相關的關鍵詞、內容，將話題引導回正軌15、PART 06開啟年會直播模式，共享精彩PARK 03PART 6一、企業內部直播大型企業舉辦年會，各地分公司人員不能全體到場的情況下，可采用直播方式，讓全體員工感受年會的氛圍。1、微信群圖文直播現場安排12名工作人員負責直播報道以拍照、拍小視頻、文字描述現場的方式，在公司微信群中直播PARK 03PART 62、社交平臺直播微博直播在公司官方微博上發布年會現場圖文、視頻，完整直播年會各環節抖音直播拍攝抖音視頻，在公司官方賬號上直播年會精彩內容注：直播中呈現不清晰的PPT、視頻等，可及時發送到企業群中共享PARK 03PART 63、在直播平臺上直播一般使用手機在平臺上直播需要12名直播主持人16、，與觀看直播的員工互動互動方式：簽到、發紅包、點贊打賞、發彈幕、文字語音互動、有獎競猜等PARK 03PART 6二、對外直播年會一些大型企業或互聯網企業，將年會通過媒體、專業平臺對社會各界直播，可達到企業形象宣傳的目的。1、直播音頻和畫面選用高清攝像機或切換臺輸出信號。直播現場準備一個調音臺，將調音臺的輸出接到攝像機或切換臺，保證現場的采音效果。PARK 03PART 62、直播現場調試：準備4G信號發射器以及三個運營商的卡，保證網絡的上行速度準備備用電源，防止現場設備意外斷電使直播受到影響準備足夠長的排插做電源和電腦的連接;多機位拍攝：A.由總負責人調試現場直播的聲音、畫面效果以及切換B.每個機位要保證至少有一個工作人員，調整好位置和拍攝角度PARK 03PART 6三、直播年會需注意的事項1、直播對象異地員工員工家屬社會外界：考慮年會內容是否必要向外界直播，否則可開通內部直播專屬通道2、直播互動抽獎環節：觀看直播的人群也可參加主持人定期與觀看直播的人互動，可視頻或語音連線年會不是獨角戲，更不是大型尷尬現場用心打造的年會，才是所有人的年會精雕細琢，才能大氣磅礴