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1、年會策劃全解讀手把手教你搞定年會前 言1234年會這場硬仗，你要修煉好這些能力辦一場老板滿意、員工喜歡的年會有多難全局觀：站在上帝視角看年會策劃年會形式選擇，適合的才是最好的目錄目錄CONTENTS5合理選擇年會時間和地點6糧草先行：科學制定年會預算PART 01年會這場硬仗，你要修煉好這些能力PARK 01協調能力文案能力統籌能力創意能力年會這場硬仗，你要修煉好這些能力談判能力采購能力溝通能力抗壓能力PARK 01一、統籌能力預測預想年會形式及效果策劃年會流程著手籌備年會年會現場執行協調人員配合全局觀、應急預案計劃實施指揮掌控PARK 01二、協調能力設計組（邀請函、年會背景板、主題圖設計、2、年會視頻制作等）采購組（場地、交通、禮品、各類物料等）策劃組（年會流程、環節、特殊創意的設計等）會議組（確定會議內容，分享人員、順序、分享主題、時間等）節目組（選擇、聯系外部節目，安排收集內部節目等）文案組（致辭、主持稿、頒獎詞、宣傳文案等）年會工作小組組長（對整個年會負責，包括人員分工，內外溝通，資源總協調等）建立年會工作小組。各小組根據年會復雜程度分工，組長需要協調各模塊工作。PARK 01三、文案能力1、各類領導致辭2、頒獎典禮主持稿、頒獎詞3、年會主題4、年會各項通知文件5、年會宣傳文案6、年會視頻稿件7、易拉寶、邀請函等設計作品中的文案PARK 01三、文案能力1、晚會、頒獎典禮等節3、目2、各類商品廣告文案3、行業專題報告、論文4、時下熱點文章選擇符合企業風格、年會調性的文字，進行模仿或加工。PARK 01四、創意能力1、新穎的形式和主題2、創意節目3、舞臺舞美布置4、各類創新細節：邀請函、簽到方式、啟動儀式不需要完全無中生有，可以用打散重組、整合加工等方法呈現創意PARK 011、線下落地活動2、熱點事件3、同類型會議、頒獎典禮4、同行業溝通交流5、綜藝節目6、公益廣告、創意廣告7、媒體平臺報道創意的產生建立在一定閱歷基礎上，尋找創意需要開拓視野。四、創意能力PARK 01五、談判能力1、酒店費用談判2、會展公司談判3、供應商談判PARK 01六、采購能力1、往返機票采購4、2、定制物品采購3、獎勵物資采購4、會議物料采購5、抽獎獎品采購6、紀念品、全員禮品采購采購過程中需要掌握議價技巧，注意商家優惠政策，避免被坑。PARK 01七、溝通能力1、與老板的溝通2、與會務組人員的工作溝通3、會務組人員心理狀態溝通4、與參會人員溝通5、與合作酒店、會展公司的溝通6、年會執行期間溝通PARK 01八、抗壓能力1、老板、員工的期待值逐年上漲2、不能重復的創意3、隨著企業發展，年會復雜程度上升4、籌備年會時期的高強度工作5、自身對于工作結果的要求PART 02辦一場老板滿意、員工喜歡的年會有多難PARK 02一場年會，三個標準有序省錢面面俱到玩好福利好榮耀感效果好有創意滿意度5、高PARK 02一、了解需求1、直接與老板溝通。在明白老板預想的年會效果后開始策劃。2、參考現有員工畫像。對員工年齡段、喜好、習慣有客觀深入的理解。3、年會需求調查。利用企業內宣媒體，收集大家的想法和建議。PARK 02二、兼顧需求1、員工更喜歡親民的老板，老板想傳遞公司的思想（策劃老板或老板與員工共同演繹的節目，并在節目中凝練思想）2、員工希望愉快玩樂，老板希望增強團隊凝聚力（開展新穎的拓展訓練，如攀巖、城市定向等，將娛樂與目標結合）3、找到共性需求，巧妙融合需求，剔除不適宜的需求PART 03全局觀：站在上帝視角看年會策劃PARK 03策劃工作=邏輯思維+創造力做什么、怎么做（目標）（邏輯6、）怎么做好（創造）年會策劃套路：梳理時間線，羅列需要產生結果的事項，逐個攻破。PARK 03一、會前溝通階段策劃年會之前，通過溝通確立各項目標。需要溝通的事項包括：1、年會形式 2、年會對象3、年會時間 4、年會預算5、場地聯系 6、場地預定PARK 03二、年會策劃階段謀定而后動，策劃階段需要考慮的事項包括：1、組建團隊 2、外包團隊選擇3、方案擬定 4、年會流程設計5、物料需求 6、年會亮點設計 7、人員分工PARK 03三、年會宣傳階段為年會預熱，在全公司營造對于年會的期待感，充分發揮年會效應：1、年會激勵 2、年會通知3、邀請函發放 4、年會預告PARK 031、預算制作 2、物料采購7、3、年會文件 4、節目征集 5、獎項評選 6、文案寫作7、視覺設計 8、視頻制作三、年會籌備階段跟進各項任務的進度，如有問題及時解決：PARK 03四、現場布置階段1、布置時間 2、設備布置3、會場指引 4、簽到位置5、氛圍布置 6、舞臺搭建現場布置也可交給酒店方或會展公司，但現場燈光、音響、網絡一定要提前測試：PARK 03五、現場實施階段1、接待引導 2、PPT控制3、暖場 4、音樂視頻播放5、餐飲安排 6、攝影攝像現場實施需要注意的細節，如有條件可提前彩排：PARK 03六、會后總結階段1、年會總結 2、宣傳文章3、照片整理 4、視頻剪輯對年會進行復盤，總結形成經驗，并進行效果延續：PA8、RT 04年會形式選擇，適合的才是最好的PART 041、行業類型根據行業特點，可選擇：晚會表彰大會總結大會峰會論壇團圓宴PART 042、公司規模（1）小型公司：組織較容易，可選擇新穎多樣的形式 旅游年會 溫泉年會 游輪年會（2）大中型公司：具備一定實力，可將各類形式排列組合 總結大會+頒獎典禮 頒獎典禮+節目表演+晚宴 總結頒獎+團圓宴PART 043、參會人群（1）針對內部員工：可采用上述提到的所有形式（2）針對客戶、合作伙伴、經銷商：將年會作為品牌文化活動 客戶答謝會 產品發布會 經銷商年會PART 041、游戲年會較適用于普遍員工年紀較輕的企業，結合時下流行的游戲方式進行年會。真人C9、SVR體驗館轟趴年會化裝舞會PART 042、拓展年會開展室內或室外拓展訓練，提高年會互動性，強調團隊力量。馬拉松彩虹跑登山、攀巖城市定向極限運動PART 043、旅游年會較適用于人數適中或公司盈利較多的情況，邀請全體員工參加旅游。國內熱門地旅游國外旅游家屬參與旅游定制文化衫、帽等紀念品總結分享心得PART 044、企業家庭日邀請員工家人參與年會、感受企業溫暖，是獲得家屬認同的良機。為家屬頒獎游戲互動管理層與家屬座談PART 05合理選擇年會時間和地點PARK 03一、年會舉辦時間及籌備周期051、元旦至春節的時期。需考慮：公司放假時間 是否需要安排在元旦假期或周末，不耽誤工作時間2、企業周年10、慶日。PARK 031、小型年會：一般提前兩個月準備。提前兩個月：著手策劃整個年會流程、安排人員協作、選擇場地、會展公司、供應商、安排節目、采購定制物資等。提前一個月：核實年會流程中各項事務、年會人員通知、確定場地搭建及布置效果、清點獎品等物資、彩排等。05一、年會舉辦時間及籌備周期PARK 03一、年會時間敲定2、大型年會：一般提前四個月準備。提前四個月：聯系年會場所以及供應商。提前三個月：確定場地布置、年會流程以及詳細人員安排。提前兩個月：擬定年會物料清單、年會獎品、參會人員名單并安排住宿及交通預定。提前一個月：確認年會每個環節、確認年會節目、確認年會物料采購、提前一天以上布置好年會場地、11、彩排。05PARK 03二、年會地點的選擇1、根據年會形式確定場地類型。星級酒店 商務酒店、會議酒店 度假酒店 戶外拓展基地（或運動場、體育館）娛樂休閑場所（溫泉、轟趴館、酒吧、KTV等）2、參考公司過去曾用場地。了解公司需要的風格，事半功倍。3、搜集場地信息。海選式打電話搜集場地信息、對比做出選擇。05PARK 03二、年會地點的選擇1、容量：最佳場地面積=參會人數*32、硬件設施：包括會場裝潢、層高、LED、音響設備、燈光設備、房間等。通常開業時間較短、或剛剛重新裝修的酒店擁有更好的硬件設施。3、星級和品牌：在預算內優先選擇星級高、有品牌的酒店。高檔酒店硬件新、服務水準高、內部環境相對較好12、。4、周邊環境：是否與年會調性相符、周邊配套設施完善程度。5、會議保障：是否有停電等突發狀況應急預案。05PARK 03二、年會地點的選擇1、價格 場地租賃價格 可用設施價格（LED屏顯）布場所需費用（使用旗桿、走廊是否額外收費）物料倉儲價格 提前入場布展是否收費 是否提供布展人員，是否收費 同星級酒店，價格根據所在位置浮動05PARK 03二、年會地點的選擇2、地點、時間（1）地點 會場周邊交通情況 會場附近停車位 會場所在地是否安靜，安全狀況如何（2）時間 會場使用時間段是否合適 會場在年會期間是否可用 年會設備、住宿場所等相關設施在年會期間是否可用 需要變更年會日期時，會場能否同意 允許13、提前多久布展05PARK 03二、年會地點的選擇3、附屬需求可考慮的需求如下：如場地的尺寸、形狀、層高 是否配有會議室，類型是否齊全 會場內是否提供無線網絡接口、投影儀等硬件設備？會場是否允許外部餐飲進入 會場是否提供小吃、茶、咖啡、正餐 酒店餐飲是否滿足特別飲食需求 會場通風是否良好，是否安裝空調05PARK 03二、年會地點的選擇05PARK 03051、全部外包。將年會整體委托給一家會展公司，相對省心、對接容易。但很難完整實現公司需求。2、部分模塊外包。如布展、節目、禮品供應等，更靈活的同時有更多選擇。三、會展公司的選擇PARK 03051、篩選方式同時選擇多家會展公司聯系會展公司實地查14、看會場、溝通方案篩選會展公司提交的方案，考量創意會展公司報價，比價決定合作2、篩選技巧看會展公司過往案例，了解風格判斷會展公司是實際操作方，還是中間商會展公司的設備質量三、會展公司的選擇PART 06糧草先行：科學制定年會預算PARK 03061、交通費用：各地往返交通費用年會期間出行的交通費用2、場地費用：會議場地租賃費用會議設施租賃費用（有時硬件設施已包含在會場租賃中，但需要根據年會具體情況查缺補漏）會場布置費用（舞臺搭建、簽到墻、易拉寶、鮮花等）其他支持費用（可能產生運輸與倉儲費、禮儀費等）PARK 03063、住宿費用：住宿費與酒店星級標準、地理位置、房型等因素有關，還需注意：酒店開放15、服務項目（如換洗、健身、酒吧）加收稅金4、餐飲費用：早餐。通常為酒店自助，可提前確認是否收費。午餐及晚餐。可以采取按桌預算的形式，與酒店確認餐標。酒水。提前確認酒店是否能夠自帶酒水，或需要加收外帶服務費。茶歇。此項費用基本按人數預算。PARK 03065、演繹費用：節目演出費用（提前協商是否安排工作餐）燈光師、音響師費用攝影攝像師費用（注意是否產生設備租賃費用）6、嘉賓費用：行業專家或政府領導講師費嘉賓接待費（包括住宿、餐食、接待）7、會議物資費用：辦公用品、消耗品費用資料印刷費用應急藥品費用PARK 03068、表彰費用：獎牌、獎杯、證書費用獎勵物資采購費用獎金年會紀念品費用9、互動抽獎費用：年會抽獎可設置為一個年終大獎，如蘋果手機、筆記本電腦、轎車；也可將同樣的費用置換為多個獎品，如電器、生活用品等，讓更多人體驗抽獎的愉悅。一場成功年會背后必定有著籌備人員一次次的精心策劃和用心爭取每一個用心之作，都會成為“別人家的年會”愿年會因你盛況空前愿你因年會綻放光彩