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1、北京西直門華星貿易大廈有限公司招標采購管理制度一、總則第一條 為規范管理公司采購工作，特制定本制度。第二條 本制度適用于本公司一切形式的對外采購，主要包括：辦公用品、辦公設備、物業中心日常維護所需物資以及其他需要的物品。第三條 采購原則：采用招標采購形式，本著品質第一，同時兼顧成本控制的原則。二、采購計劃的編制第四條 各部門每月編制辦公用品或設備采購需求計劃，填寫辦公用品申購單或辦公設備申購單，交給招標采購部。第五條 物業中心需要的非辦公用品類的物資，由物業中心行政部負責定期制定采購需求，實行按需采購。物業中心行政部根據采購物資的品種、數量、規格和型號的詳細資料填寫“物業中心物資采購單”提供給2、招標采購部。第六條 招標采購部匯總所有的采購需求結合當時庫存情況，編制“辦公用品采購單”、“辦公設備采購單”和“物業中心物資采購單”，擬定招標采購計劃。第七條 招標采購計劃由董事長、總經理、財務負責人審批，批準后由招標采購部實施采購三、招標采購流程第八條 招標采購部根據所需不同物資進行分類，每一類物資確定35家的候選供貨方。第九條 選擇供貨方前需對供貨方企業進行相關調查，內容包括：企業的性質、經營方式、產品質量、產品價格及企業的質量管理、檢測手段及售后服務，質量保證等。第十條 通知候選供貨方，索取對方的生產經營執照、資質業績、質量信譽證書、特種行業生產經營許可證書、企業簡介、相關產品的質量檢測3、報告等，展開招標采購工作。第十一條 綜合考慮各供貨方的產品質量和報價最后確定供貨廠商。其中物業管理中心的物資質量評審工作由物業管理中心指派相關專業技術人員負責。第十二條 為了使供貨方所提供物資的質量及價格得到有效控制，每季度對供貨方的質量狀況、信譽程度及產品的質量、價格、供貨及時等方面進行分析，重新評價。第十三條 為節約交易成本，招標工作不宜每次采購都使用。每個供貨商可以持續供貨一年。招標工作每年進行一次。第十四條 確定供貨方后簽訂供貨合同（具體規定見合同管理制度）。四、物資驗收入庫第十五條 貨物驗收1. 貨物驗收前相關部門和負責人把“辦公用品采購單”、“辦公設備采購單”、“物業中心采購單”、4、發貨單和必要的規格型號數據、質量合格證、保修卡等連同物資一起交給庫管員進行把關驗收。2. 辦公用品和辦公設備檢驗由庫房管理員擔任，主要驗收數量、規格、型號、質量包裝、產地及價格等方面，物業管理中心特殊設備、物資的檢驗由物業管理中心安排相關專業技術人員檢驗。3. 小件低值易耗品進行抽樣檢驗。4. 大件貴重物資進行逐一檢驗。5. 對物資檢驗結果進行登記，填寫“物資檢驗登記表”，質量不合格的進行退貨處理；質量合格辦理入庫手續。第十六條 庫房管理員對照物資檢驗登記表，確認物資質量合格的準予入庫，對入庫的物資進行登記，填寫“入庫表”和“入庫單”。入庫單一式三聯，一聯由庫房管理員保留，一聯由供貨方保留，另5、一聯交給財務部。第十七條 物資入庫后，庫房管理員及時將物資信息反饋給各部門，以備及時領用。五、庫房管理第十八條 庫房管理員對物資進行分類編號，日常辦公用品和物業中心物資分別存放。第十九條 庫管員應熟悉掌握物資的性能、特性、分類情況,妥善保管各種物資,并要分類上架存放,做到擺放整齊、倉位通暢,對不宜架存的物資要堆垛整齊,并采取防潮措施,便于發放。第二十條 對所管物資要熟悉存放位置,經常檢查,防止霉變、生銹、蟲蛀、鼠咬及差錯事故等。第二十一條 實行物卡管理制度,卡物相符對位。第二十二條 庫房要保持衛生，做到物架、物資、地面無塵土、無污跡、無雜物。第二十三條 對返回的廢舊物資及時填“廢舊物資回收清單6、”,由專業人員對回收原因及處理方式進行鑒定，以便統一處理。第二十四條 對庫存的物資,要經常分析庫存結構,掌握庫存動態,對超儲積壓物資要定期填列“超儲積壓物資報告單”,注明原因,呈報招標采購部經理酌情處理。第二十五條 對庫存短缺的常規備用物品,按月列出“庫房請購單”,經審批后購買物資補充庫存。第二十六條 庫房管理員每個月末對物資進行盤點，填寫“物資盤點統計表”。根據物資的入庫、出庫情況確定物資品種、數量、規格是否準確。如果有錯查找原因，有必要的追究當事人責任。第二十七條 庫房管理員要做好防盜、消防工作。（具體見庫房安全管理制度）六、物品的領用第二十八條 辦公用品或設備的領用按照辦公用品和辦公設備7、管理規定執行。第二十九條 物業中心專門設備、物資的領用1. 需求部門填寫“物業中心物資申領單”，經部門經理批準后到庫房領取。領取時庫管員填寫“物業中心物資領用記錄卡”。2. “物業中心物資申領單”最后匯總到物業中心行政部，進行物資領用統計工作。七、物資統籌管理第三十條 每季度對物資領用情況做統計分析。第三十一條 針對統計分析結果確定各種物資所需庫存量，控制庫存成本。第三十二條 根據統計分析結果提供物資采購計劃的建議。給各部門制定本部門采購計劃時提供參考。八、定向采購第三十三條 定向采購的定義：定向采購是指由于急用，而庫房里沒有存貨的情況下的采購行為。定向采購適合辦公設備或物業中心物資。第三十四8、條 有定向采購需求的部門申購程序和其他物資申購無異。第三十五條 定向采購的供貨方首先選擇招標中中標的企業，如果這些企業沒有這種物資和設備再另行采購。采購事宜由招標采購部實施，有必要的由相關部門提供技術支持與指導。第三十六條 定向采購可以免去入庫和出庫的手續，采購回來可以直接交付使用部門，但是驗收還要實施正常程序。使用部門任需填寫“辦公設備領用單”或“物業中心物資申領單”上交給相關部門。第三十七條 定向采購中物資驗收合格交付相關部門使用時，招標采購部須補填入庫單，并在“辦公設備領用記錄卡”或“物業中心物資領用記錄卡”上登記。九、附則第三十八條 本制度自頒布之日起實施。第三十九條 本制度解釋權和修改權歸招標采購部。