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1、文件管理制度一、 目的為加強(qiáng)公司文件管理，統(tǒng)一公司制度文件格式，規(guī)范公司制度文件管理流程，特制定本制度。二、 適用范圍（一） 適用于公司內(nèi)除公司行政公文及公司外來文件外所有公司制度文件。（二） 公司制度分為二級，即公司級制度和部門內(nèi)部制度。公司級制度適用于公司所有部門，部門內(nèi)部制度只適用于本部門或本項(xiàng)目。（三） 部門內(nèi)部制度不得與公司級制度文件沖突，否則屬無效制度。三、 職責(zé)（一） 行政人力中心：負(fù)責(zé)公司級制度文件的制定、發(fā)放、修訂、監(jiān)督執(zhí)行、廢止；（二） 各部門：負(fù)責(zé)部門內(nèi)部制度的制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行；（三） 公司文件管理責(zé)任部門為行政人力中心，所有受控文件原稿存檔于行政人力中心；（四） 原2、則上每隔兩年公司成立制度編寫領(lǐng)導(dǎo)小組和制度編寫工作小組對公司管理制度進(jìn)行統(tǒng)一、集中、全面的修改。四、 具體管理內(nèi)容（一）文件的分類管理性文件包括制度、辦法、規(guī)定、規(guī)范、流程、程序等。分為綜合管理類（企業(yè)管理和人事管理類等）、財(cái)務(wù)管理類、技術(shù)管理類、生產(chǎn)管理類、營銷管理類、及其他管理類。（二）文件編號1、管理性文件編號層次內(nèi) 容第一碼 代表公司即“EPES”第二碼 代表部門見部門代碼表第三碼 代表文件類別制度流程GL；崗位職責(zé)GW；作業(yè)指導(dǎo)書WI；技術(shù)規(guī)范JS；紀(jì)錄表單BD；會(huì)議紀(jì)要HY；合同/協(xié)議HT第四碼 代表流水號001-999第五碼 代表文件下發(fā)年度例如：2015編碼示例： EPES /3、 XX XX XXXXXXX編制年份公司縮寫文件流水號文件類別部門代號附：部門代碼部門名稱代碼分發(fā)號部門名稱代碼分發(fā)號總經(jīng)辦GM01創(chuàng)意中心CY05行政人力中心HR02技術(shù)研發(fā)中心TD06財(cái)務(wù)審計(jì)中心CW03營銷中心MC07供應(yīng)鏈中心SC04商學(xué)院SX082、紅頭文件對內(nèi)：壹品壹尚字【年號】第號對外：宮廷壹號字【年號】第號3、外來文件：無需再編號，在歸檔時(shí)拼音縮寫為“ WL”。（三）文件結(jié)構(gòu)要求1、管理類文件（如制度、規(guī)定等）格式包括：目的、范圍、職責(zé)、具體管理內(nèi)容、附則、相關(guān)文件、相關(guān)表單。2、文件章節(jié)編號層次順序：第一層第二層第三層第四層第五層第六層第七層一、（一）1、（1）或者1）A.或4、者（A）a.或者（a）3、落款。指發(fā)文部門全稱或規(guī)范化的簡稱。落款一般放在正文（或附件）的右下角；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行（此頁無正文）字樣；落款字體與正文相同。3、文件狀態(tài)：分為受控、非受控和作廢三類。（1）受控文件：指管理手冊、制度文件、質(zhì)量手冊、程序文件、須加蓋“受控”印章，分發(fā)時(shí)應(yīng)作發(fā)放登記，并注分發(fā)號。（2）非受控文件：指部門內(nèi)部的通知、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃等文件，不需要對其進(jìn)行控制，不需加蓋印章，只作發(fā)放登記，不注分發(fā)號。（3）作廢文件：是指該文件已經(jīng)失效，須在文件加蓋“作廢”印章。4、文件密級：文件和檔案的密級度分為絕密、機(jī)密、秘密、一般。5、序密級內(nèi)容借閱權(quán)限1絕密1、公司章程、股東會(huì)決議；2、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)；2、客戶資料及供應(yīng)商資料；3、所有產(chǎn)品專利設(shè)計(jì)圖文資料；4、公司認(rèn)為是絕密的其他重要資料；一般禁止出借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。2機(jī)密1、企業(yè)的規(guī)劃；2、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料；3、重要會(huì)議記錄；4、公司對外簽訂合同、協(xié)議；5、企業(yè)經(jīng)營情況；只能在信息部閱覽，一般不準(zhǔn)外借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。3秘密1、企業(yè)主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)；2、企業(yè)人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入；3、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)，借用時(shí)間不得超過1周6、；如需出借，應(yīng)當(dāng)由出借部門的最高主管和保管部門主管簽字同意。4一般一般的性制度，部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。1、公司級制度及文件發(fā)放至各中心；2、部門級制度及文件由部門自行決定發(fā)放范圍；3、無論公司級或部門級文件發(fā)放時(shí)，必須存檔一份信息部（原件）；4、發(fā)文部門及公司內(nèi)部員工可借閱此類文件；5、文件頁碼和總頁數(shù)用“X/X”表示，頁腳居中。（四）文件排版1、字體：采用宋體，各章標(biāo)題用粗體。2、字號：文件標(biāo)題統(tǒng)一使用宋體加粗三號字，正文用宋體小四號字，表格用小四或五號字。3、段落：每段兩端對齊，標(biāo)題段前、段前為1行，正文排版行距為1.5倍。4、頁邊距：采用A4紙張時(shí)，上頁邊距為2.5厘米，下頁邊距7、為2.5厘米，左右頁邊距為2.5厘米，頁眉1.5厘米、頁腳1.5厘米。（五）日常文件編輯要求除公司正式文件外，其它日常文件WORDEXCELPPT等文件編輯，必須按公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)的文檔規(guī)范模板操作（詳見相關(guān)文件）附表。（六）文件編制、審核、批準(zhǔn)1、公司級文件由行政人力中心負(fù)責(zé)編制，并組織相關(guān)部門（各中心負(fù)責(zé)人）進(jìn)行討論及評審會(huì)簽，評審修訂后由行政人力中心總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。2、各部門文件由相關(guān)人員或主管負(fù)責(zé)編制，并由撰寫部門組織相關(guān)人員討論和評審會(huì)簽，評審修訂后由部門主管核對，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。（七）文件發(fā)放與管理1、文件編號由行政人力中心統(tǒng)一控制，各部門評審修訂后8、文件，編制人將源文件發(fā)至行政人力中心統(tǒng)一進(jìn)行排版并編號。格式統(tǒng)一后，編制人在OA上填寫發(fā)文送審會(huì)簽流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，在文件封面蓋“受控”章，下發(fā)相關(guān)部門。2、各部門建立文件發(fā)放/回收登記表，明確發(fā)放范圍，版本號，對更改進(jìn)行控制，以便追溯受控文件。并建立文件目錄清單以便查找。3、公司級文件發(fā)放由行政人力中心統(tǒng)一發(fā)放管理，各部門文件由部門自行發(fā)放管理，所有文件發(fā)放必須歸檔一份信息管理部。4、各部門收到外來文件，負(fù)責(zé)文件的登記、編號及發(fā)放、回收工作，須建立外來文件目錄清單。（八）文件的修訂1、部門級文件的更改，由更改申請人填寫文件/更改申請表經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。2、公司文件更改的方式有：換頁、換版。文件修9、改三次以內(nèi)的無須換版本，原來的版本號不變，只需要更改版本號，如發(fā)文的版本號是A/0，第一次修改則是A/1，以此類推。如文件修改三次以上且影響使用時(shí)，須換版本，用A、B、等表示，換頁的方式同上。（九）文件的銷毀1、作廢文件由各部門回收后，加蓋“作廢”章，并在原發(fā)放清單上注明。并填寫作廢文件目錄清單，需作資料保留的舊文件應(yīng)加蓋“留用”印章,并與有效文件隔離保存。2、需銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫文件/記錄處理單，公司級文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門級文件經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。（十）文件的復(fù)制及借閱1、任何單位或個(gè)人，未經(jīng)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)人批準(zhǔn)，不得私自外借或向外單位人員提供受控文件及其復(fù)印件。2、受控文件或需要借10、閱查看的，統(tǒng)一向信息管理部申請，信息管理部并做好登記，并建立文件借閱/復(fù)印登記表。五、 解釋與執(zhí)行（一） 本制度的修訂、解釋權(quán)歸公司行政人力中心。（二） 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。六、 相關(guān)文件附件1VIS辦公管理規(guī)定EPES-MD-GL-005附件2PPT文檔使用規(guī)范七、 記錄表單附表1紅頭文件對內(nèi)格式EPES-AD-TF-013附表2紅頭文件對外格式EPES-AD-TF-014附表3管理文件格式EPES-AD-TF-015附表4作業(yè)指導(dǎo)書格式EPES-AD-TF-016附表5技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)格式EPES-AD-TF-017附表6崗位職責(zé)格式EPES-AD-TF-018附表7會(huì)議紀(jì)要參考格式EPES-AD-TF-019附表8內(nèi)部信息聯(lián)絡(luò)單EPES-AD-TF-020附表9發(fā)文送審會(huì)簽單EPES-AD-TF-021附表10文件發(fā)放、回收記錄表 EPES-AD-TF-022附表11文件目錄清單EPES-AD-TF-023附表12外來文件目錄清單EPES-AD-TF-024附表13文件/更改申請表EPES-AD-TF-025附表14作廢文件目錄清單EPES-AD-TF-026附表15文件/記錄處理單EPES-AD-TF-027附表16文件借閱/復(fù)印登記表EPES-AD-TF-028