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1、人力資源管理外包的風險與風險防范一、人力資源外包風險分析人力資源外包作為培育企業核心競爭力的重要決策之一，必將成為企業未來的發展趨勢,但是，作為新生 事物，它的出現和發展為我國企業帶來巨大優勢的同時，也必將引發新的風險。1、來自企業自身的風險。1）企業自身能力的不足。 企業自身的能力包括外包決策能力、外包市場變化的適應能力、與外包服務機構的談判能力、外包合同的管理能力以及實施有效外包的監控能力等。企業由于自身能力的局限性，在實施人力資源管理外包活動中往往 會面臨能力不足、監督失控的風險，從而導致外包失敗。2）來自員工方面的風險。 員工是企業的特殊資源，從某種意義上來講,這種資源的不可再生性決定2、了員工的重要性。外包對于企業及員工而言確實是一種變革，外包后工作環境的變化、利益的重新分配，乃至失業問題會引起恐慌，使員工人 心浮動；另一方面外包后員工“大家庭”的感覺會逐漸消失，產生外部人控制內部人的感覺，心生抵觸情緒， 直接或間接地影響員工的工作情緒，從而加劇企業內部人員的流動，導致新一輪矛盾的加劇和內部沖突，不利 于企業各部門開展業務，使得企業的生產、銷售等各環節的效率下降，影響企業的整體利益。另外，還應該注 意內部員工和外部人才的平衡問題。由于外包是利用外部人才來承擔企業的內部職能，在外包的同時，若忽視 了內部員工的作用，則會挫傷他們的工作熱情，這樣的后果將十分可怕。3）外包項目的錯誤3、選擇風險。 企業的項目可分為企業核心業務、與核心業務密切相關的業務、支持性業務和可拋棄性業務。企業的核心業務是具有高價值和高獨特性的人力資源活動，對達到組織目標起到直接作用，關系到企業的生死存亡，應完 全內治，如人力資源規劃、勞動仲裁、企業文化設計等；核心相關業務是指直接達到組織目標的日常人力資源 活動，價值高而獨特性低，可選擇外購先進的人力資源管理軟件來運作；支持性業務是指具有企業自身特點的 日常性人力資源管理活動，價值低但獨特性高，可選擇與其他企業合作完成；可拋棄性業務是指企業的日常事13務性人力資源管理活動，如基層人員招聘、教育培訓、和薪酬福利發放等，工作量大、業務繁雜、很少涉及企 業機4、密、戰略性關聯小，常常成為外包的內容。這樣人力資源部門可將精力集中在戰略和政策的制定和執行 上，提升人力資源部門的戰略地位；企業也可將更多的資源配置于企業的核心業務上，增強核心競爭力。對于 現今的企業，不是所有的模塊都適合外包的，如果企業在外包時選擇了不適合外包的模塊，將達不到理想中的 效果，甚者還可能使企業虧損。4）外包成本的錯誤估計的風險。 企業進行人力資源管理外包的最主要的原因是縮減管理成本，聚焦核心業務。管理成本又分為顯性成本和隱性成本。顯性成本即外包業務直接花費企業的成本，主要是支付給外包服務機構的費用；隱性成本即外包 后, 企業為了進一步達到理想目的克服其中一些風險而支出的費用，包5、括維護與外包商關系的成本、疏導員工 情緒的成本、解決文化沖突的成本等。企業在做成本估計的時候很容易對隱性成本這部分忽略考慮或者考慮不 完善，造成外包成本大于自身管理下的成本，給企業帶來決策上的損失。5）企業商業機密的泄露風險。 企業在和外包商合作時，向外包商提供企業內部的信息是不可避免的，這樣外包商才能夠選擇合適的方式來管理外包業務。例如，在培訓過程中，那些具有戰略意義的項目，如企業文化建設、團隊建設、產品技術創 新、企業的經營理念、競爭對手的基本情況、根據調查得出的市場需求和發展趨勢等一系列與保密和特色有關 的內容。其商業信息可能會泄露給競爭對手，從而使企業面臨潛在的風險。造成外包企業信息泄6、露的原因有兩 類：一類是外包服務商有意識泄露企業的有關策略信息給企業的競爭對手；另一類是外包服務商無意識泄露了 外包企業的策略信息，這主要是因為人力資源的特殊性，例如合作員工的保密意識太差，造成企業相關信息的 泄露，使企業蒙受重大損失。另外，在我國，目前尚無完善的法律法規去規范人力資源管理外包行業的運作，如果出現外包商因經營不 善而倒閉，那么企業的合法權益將得不到保護。這些不確定的因素隨時都有可能發生的問題都給企業增加了經 營安全上的風險。6）監督失控和監督過度的風險。 由于外包公司與企業之間屬于合作伙伴關系而非隸屬關系，其派遣人員與企業之間是一種服務關系而非勞資關系，這就導致了企業對其的控制7、力是有限的，若監管過度，必然會引起外包公司和派遣人員的反感與不 滿；若降低監管力度，又無法保證外包公司能夠按照企業的意愿執行外包業務，一旦失控甚至會出現“偷工減 料”“消極怠工”的后果，與企業的預想背道而馳。7）企業對外包服務商過度依賴的風險。 企業實施人力資源外包后，可能過分依賴人力資源外包公司，而自己則只專注于未外包或者不適合外包的工作。長期下去，企業一旦離開外包商就無法生存，它以前外包出去的工作會出現停滯，造成工作短期無法繼 續進行而產生巨大的沉沒成本。2、外包服務商選擇方面的風險。選擇HR外包服務商的目的是為了降低企業運營成本和提升核心競爭優勢，企業的生產流程都相對嚴謹，它 要求外部資8、源能面向企業實現共享和優化，并且要保證信息的真實傳遞。1）外包服務機構的專業性不強的風險。人力資源外包業務在國內剛起步, 行業進入門檻低, 國內服務商的素質參差不齊, 專業技術水平較低。多 數的外包商的專業性不如成熟企業里的人力資源部門, 在這種情況下企業在外包時要謹慎地識別哪些是有能力 提供完善的服務的機構。如果選擇不當, 將達不到理想的結果。2）信息不對稱的風險。 人力資源外包主體與外包合作者之間的信息存在不同程度的不對稱。目前人力資源外包合作方是個參差不齊的市場。國內許多咨詢公司和服務機構從業人員素質、專業化程度等方面頗受質疑，難以滿足外包主體的要 求；國外比較有名氣的咨詢公司或專業機構9、一方面要價太高，使外包主體難以看到明顯的控制成本的效果。所 以外包商有可能向企業提供不充分或不真實的信息。信息的不對稱導致 “逆向選擇”企業誤選了不適合 自身實際情況的外包商；外包業務的不及時或者外包質量的降低導致“敗德行為”外包企業增加了潛在的 費用。3）文化差異、文化沖突風險。 企業在與外包商簽訂外包合同之后，需要對彼此的外包關系進行有效的管理，以使外包業務按照預期目標發展，最終達到外包績效較為理想。但即使合作雙方在目的性方面一致，也可能存在“文化”障礙。而跨文化 溝通的風險是企業人力資源管理外包中最大的障礙。每個企業都有自己獨特的文化、價值觀念，企業文化的形 成是一個長期的過程，但是一旦10、形成就很難改變。人力資源管理部門對企業文化建設起著至關重要的作用。企 業與外包企業在合作時，由于外包服務機構對企業文化背景、價值觀、行為方式及用人理念等認識不足，文化 的異質性必然導致相互之間的摩擦。外包服務商能否深刻理解、適應外包企業的企業文化, 并對服務進行相應 的客戶化顯得至關重要, 所以一旦外包服務商對企業文化不認可或者認識不清, 極有可能導致人員管理中的沖 突和混亂。4）外包服務機構經營狀況發生變化。 如果外包服務商的經營結構在企業與其合作期間發生重大變化，如企業財務危機甚至破產等情況，極有可能引發企業無法挽回的損失，所以外包商的經營結構情況也會存在風險。3、來自外包市場的風險。由于11、人力資源管理外包在國內發展的時間還不長，市場缺乏有效的定價機制和成熟的操作規范，并且沒有 出現類似教育企業協會這種行業協會或者民間組織，缺乏一定的探討與交流平臺。市場中的各外包服務機構信 息不流通，也會給企業帶來不必要的損失。同時，法律對于經濟中各個領域都起到保障的后盾作用，然而作為在國內剛剛興起的經濟業務，目前還沒有針對人力資源管理外包的完善的法律，有的只是國內外一些大企業的探索先例及一些地方性法規，這給該業 務的執行帶來風險。二、人力資源外包風險對策分析在對人力資源管理外包的風險進行分析的基礎上，如何有效地進行人力資源管理外包的風險控制，是人力 資源管理外包企業應予高度關注的內容。人力資源12、管理外包的風險控制措施包括建立科學有效的人力資源管理 外包的決策體系、進行相對有效的成本收益分析、選擇合理的人力資源管理外包策略、外包商選擇的風險管 理、外包合約的風險控制、內部員工的心理風險控制、有效監控與風險預警體系建立等舉措。1、外包前企業要做縝密的分析和規劃首先企業要根據自身的情況，對外包的顯性成本和隱型成本以及外包后的回報做一份詳細的財務分析書， 仔細分析企業目前有無外包的需求和條件，進行成本效益分析,確信外包能降低成本, 提高效益；其次，在進 行分析、有必要外包并且有條件的情況下，制定詳細可行的外包執行書，分析人力資源管理中哪些部分適合外 包，尤其注意關系到企業文化和機密的業務要謹13、慎外包，防止商業機密泄露的危險。2、選擇合適的HR外包商企業選擇承包商時，成立專門的評估小組，對承包商的能力進行評估。 由于外包方和承包方之間存在著委托代理關系，而雙方的信息很可能不對稱，所以很容易產生逆向選擇風險和道德風險。為消除信息不對稱產生的逆選擇，企業應確立對外包商的合理選擇流程。首先企業應當識別 人力資源管理中具有與同行業企業相比處于劣勢的業務，其次對這些業務是否適合外包進行評價。根據企業外 包業務及企業實際情況的不同，企業選擇外包商的側重點也不盡相同，因此應當根據企業實際情況對不同業務 的各指標設定不同的權重，為圈定的可選外包商綜合評分，最后與評分高的外包企業簽訂外包合同。為降低 14、道德危險，企業可以在契約中提供適當誘因，給予外包商一定激勵措施，同時在外包后加強監督，抑制代理廠 商的機會主義行為。選擇服務供貨商時，應采用下列步驟以規避風險： 1）制定服務規格說明書。首先，衡量現行的服務標準，描述外包服務的基準線，然后確定通過外包后想要達到的目標，即可以獲得的利益。設立出目標后，定義想和服務供貨商之間達成的關系。定義關系的第一部 分，就是構成其法律基礎的協議和合約。包括工作區分、責任區分、服務水平、服務信用或未達到績效時的賠 償、合約如何修改等。然后，思考如何管理與供貨商的接觸，擬出粗略的合約管理架構。2）列舉潛在的候選對象。擬出一份潛在的候選對象名單，收集并分析潛在對象的15、各種信息，并且要求合 作規劃或者策略規劃部門，對這些公司進行更深入全面的分析。在分析潛在供貨商時，應關注供貨商的核心實力、經驗記錄、專業知識水平、客戶群體、專業背景、信譽、給出的價格等，了解對方的系統和流程，把握對 方的服務宗旨、服務理念和企業文化。要考慮外包商給出的價格，因HR外包的目的之一就是為了節約成本，只 有當/C1時或外包獲益比未外包時明顯增多才應進行外包。（R、C分別代表企業未外包時所獲得的收益和 付出的成本）。通過曾與服務商合作過的客戶的反映，可以更加客觀地了解該服務商的水平資質。3）進行供貨商評估。評估流程應該辨別出一組反映商業目標的標準，一般包括服務理念、企業文化、專 業技能16、及經驗積累等。供貨商的每一次接觸都會影響決策，要保存接觸的記錄，通過對服務供貨商舉止的細致 觀察，分析他們究竟需要尋求何種合作關系。在文化差異上，企業應與外包商密切溝通，發現問題及時解決，采取因地制宜的措施，彈性處理人力資源 業務。同時，在選擇外包商時應注意對其文化的考察。3、實行嚴格的合同機制，加強與外包商的溝通，簽訂周密的外包協議。僅靠能提供低成本優質服務的服務商的信譽無法有效地降低外包的風險，企業必須用具有法律效力的外包 合同來約束服務商的行為。外包合同是雙方合作的基礎，也是維護雙方權利和義務的可靠憑證，它是外包成功 的必要條件。在規劃中企業要根據自身情況并且結合外包的模塊，經過詳細的考17、察，選擇市場上的外包商，與之訂立完 善的業務合同，在外包項目預期效果、階段考核、信息安全、損失賠償等方面的條款應當明確詳細。外包合約 通常是充滿細節的文件，它們經常被視為風險產生的一種重要途徑。合約上應要求外包服務商嚴守企業的商業 機密，即使在企業與外包服務商終止外包關系后，也要做到企業能夠全面、有效地收回所有與企業相關的人力 資源信息，以防止機密泄露。作為與外包商接觸最密切、聯系最多的人力資源部要承擔起對服務商的監控和評估職能。在這個階段中, 要特別注意合同中的法律問題, 由于該業務沒有完善的專項法律法規, 要請資深律師分析合同條款中的漏洞, 防止合同引起的法律風險。4、實施有效監控管理、建18、立風險預警體系。控制監督適度，保證外包工作的順利進行在合同訂立時，雙方就需約定企業的監管力度和干涉力度。在給 予外包公司和派遣人員一定的活動空間和權限的同時，為保證外包工作按照企業預期的軌道進行，應定點定 時、階段性地對其進行監督抽查。1）定期報告制度。企業與外包服務公司可以經過協商，建立一種雙方都同意的定期報告制度，及時進行 信息反饋和有效溝通，隨時掌握外包的情況。對己經完成的外包活動進行總結評價。總結成功的經驗和吸取失 敗的教訓，從而為以后的外包奠定良好的基礎。2）加強與外包商的溝通。為了更好地管理人力資源，增強員工的滿意度，企業內部必須配備必要的人員 作為交流的媒介，強化外包商與內部員工19、的溝通。企業與外包商的合作是一個相互溝通相互交流信息的過程，外包商在開展業務時會因為不熟悉業務和人員而需要企業各部門及時提供信息作為開展業務的依據，而企業的 業務發展也離不開外包商。3）對外包服務商實施有效的監控。在合同執行前，企業應該對服務商派來的服務人員進行驗證，保證這 些服務人員有足夠的能力為企業提供服務，而且在外包服務的過程中，針對派來的服務人員的工作效果與服務 商進行及時有效的溝通。同時，企業在簽訂外包合同時應該在合同中對服務商提出明確的要求，規定服務標準 和所應該取得的成果，建立相應的監控機制。在合同的執行過程中，必須加強對合同執行的監控，時刻關注外 包過程中的變化，及時糾正出現偏20、差。4）建立風險預警管理體系。在我國人力資源外包法律體制不完善的前提下，在進行人力資源管理外包風 險管理時，應建立未雨綢繆的風險預警管理體系，從而能使企業時刻關注外包進程的變化，防患于未然，減少 企業的損失。5、企業HR外包的項目應做動態調整。隨著時間的推移，企業的經驗曲線會越來越陡峭，越來越多的成本低質量高的HR工作可以從市場中獲得。 針對管理失控的風險，企業應該根據企業情況和外包服務商的管理理念相應做出調整，適當改變管理體制，使 管理體制在與服務商合作的情況下更加靈活、更加人性化。6、外包后轉變管理體制和方法并加強與員工之間的溝通。對于派遣人員進入到企業進行工作時，要對他們說明外包的目的與21、內容，解答他們相關的疑問，并對他們 所要進行的工作提供幫助和服務。1）內部員工心態與士氣特征。將人力資源管理職能外包會產生來自于內部員工方面的風險。外包人力資 源管理職能，必然會影響到部門中一部分員工的自身利益，如機構精簡后，一些員工可能或者被辭退，或者被 換崗，也可能被取消或減少訓練機會。如果對該部門人員處理不當，一方面會影響其它的在崗員工的積極性， 如擔心自己會不會失業等等；另一方面，也可能使轉崗或下崗的員工不滿性情緒高漲，從而給企業造成較壞的 影響，甚至更大的打擊。2）加強員工對HR外包的認識與理解、員工有效溝通與冗余雇員安置。針對員工的顧慮和猜疑，企業管理 層應做好充分的溝通，給予員工正確的引導，企業必須從戰略高度宣傳人力資源管理外包的重要性和優越性， 樹立外包共贏的理念，鼓勵員工積極支持和參與外包項目，取得員工的信任，消除員工之間的習慣性防衛心理 和內在抵制行為，讓員工了解在外包中應扮演的角色。妥善安置冗余雇員的方法可以考慮推薦精于該項業務的 員工到承包該業務的外包服務公司，使本公司雇員通過承包合同轉為外包公司的雇員。7、擬定退出機制與備用方案一旦在外包過程中與外包商的合作無法繼續進行，應當果斷選擇退出。但在退包過程中，企業必須擬訂退出機制與備用方案，以備在外包服務商的服務無法改善時，轉換外包服務商或收回自行處理，避免企業風險的 擴大化。