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1、+汝南縣第二人民醫(yī)院關于印發(fā)接待制度、流程的通知 迎接上級領導來院檢查指導工作，邀請專家學者到院進行學術與管理指導，接待兄弟單位來院參訪或進行學術交流，均屬于醫(yī)院正常且是必須進行的一項公務活動，同時也是展示醫(yī)院形象，相互交流與學習的良好機會。為了樹立醫(yī)院的良好形象，接待好各方面的領導與嘉賓，本著“熱情周到、真誠禮貌、細節(jié)到位、厲行節(jié)約、統(tǒng)一管理”的原則，制定汝南縣第二人民醫(yī)院接待制度、流程與執(zhí)行表格，由醫(yī)院辦公室負責實施及監(jiān)督執(zhí)行。 一接待制度 1. 醫(yī)院辦公室為全院接待工作的統(tǒng)籌協調部門，負責接待工作的安排和管理。2. 辦公室負責擬定來賓的接待計劃，協調相關部門落實接待任務，提供后勤保障服務2、。3. 醫(yī)院各部門和科室在接到上級來院檢查指導工作或來訪預約后，須報院辦公室，并協助擬定接待計劃，需醫(yī)院領導出面、辦公室協調的重要接待應提前1天告知。未予通知但辦公室知曉的，應及時聯接接洽人員及分管領導詢問接待事宜的安排情況。4. 辦公室在接到醫(yī)院領導通知或相關單位來訪預約時，要詳細了解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的和要求等。在此基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，安排接待標準。 5. 辦公室要根據來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。6對上級領導來院檢查指導工作、知名教授與學者來院進行學術交流，兄弟單位來院參觀（一般為10人以上的正式3、參觀）須制作歡迎牌、指示牌、茶水等。7. 重要慶典和大型活動要準備會場、領導席簽、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。8. 如需宴請，辦公室要提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準。 9. 如需留宿，辦公室提前按接待標準預約好來賓下榻酒店，酌情在房間內準備相關資料和水果等。10. 如需接送，辦公室根據情況安排接待所需車輛。11.接待工作完成之后，應及時總結工作中存在的問題，善于發(fā)現工作中存在的不足，敢于建議工作中需要改進的地方，力求做到精益求精，為醫(yī)院發(fā)展貢獻我們的力量。二接待禮儀要求1儀表：面容清潔，衣著得體。2舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3言4、語：語氣溫和、禮貌文雅。4態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候在醫(yī)院門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。10送客時：根據身份確定規(guī)格，若送至醫(yī)院門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。二來賓住宿安排要求1如醫(yī)院需要給來賓安排住宿，接待人員應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一5、切手續(xù)并將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人。 2. 將客人送到酒店后，接待人員不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、汝南風土人情、有特點的自然景觀、特產等。考慮到客人一路旅途勞累，接待人員不宜久留，讓來賓盡早休息。3. 接待人員離開住處時要留下聯系方式，以便來賓能夠隨時聯系到接待人員。汝南縣第二人民醫(yī)院2016年11月13日接待工作前期工作流程實施部門辦公室流程編號 流 程單元辦公室參與協助部門節(jié)點AB123456將總體工作方案與安排表下發(fā)到每一位陪同人員及每一個接待科室跨部門的接待工作注意部6、門間的溝通和銜接相對固定確認各部門接待工作人員，并進行必要的禮儀知識培訓根據實際需要可以要求相關部門協助做好接待工作根據總體工作方案填寫汝南縣第二人民醫(yī)院接待工作安排表制定總體工作方案按照工作分工制定本項目的接待方案（含突發(fā)事件的應對措施）并上報院辦公室檢查接待的準備流程實施部門 指定接待部門流程編號流 程單元負責接待部門分管領導辦公室節(jié)點ABC12345678910落實工作餐地點、菜單、酒水、陪同人員等督促后勤科落實后勤保障工作確定參加意見反饋會的人員及時間根據檢查需要確定接待流程、檢查路線及陪同人員督促辦公室落實迎檢地點、水果、茶水、歡迎牌、座位牌、會場橫幅、攝影人員等提前向參與迎檢工作的7、陪同領導及相關人員發(fā)出通知，必要時召開迎檢預備會布置相關工作準備迎檢的匯報材料及備檢資料，通知受檢部門做好相關準備報分管領導擬定接待方案及工作分工落實檢查組成員名單（包括姓名、職務或職稱、專業(yè)），檢查的主要目的、主要內容、檢查流程和檢查方式等同意按要求落實按要求落實檢查接待中的工作流程實施部門 指定接待部門流程編號 流 程單元負責接待部門迎接人員醫(yī)院領導聽取反饋人員節(jié)點ABC1234567891011必要時向檢查部門匯報整改措施及整改結果制定整改措施并監(jiān)督落實將檢查中反饋的結果向醫(yī)院領導匯報和相關部門通傳送走檢查組安排檢查人員及陪同人員進行工作餐根據檢查要求和檢查接待方案安排相關人員陪同檢查根8、據檢查組的要求確定是否派車迎接檢查組聽取檢查組的介紹及檢查要求提前到門口迎接檢查組介紹主要陪同人員及致歡迎辭聽取意見反饋訪問接待的準備流程實施部門 指定接待部門流程編號 流 程單元負責接待部門分管領導辦公室 節(jié)點ABC123456789落實工作餐地點、菜單、酒水、陪同人員等督促后勤科落實后勤保障工作準備交流（匯報）材料落實來訪人員名單（包括姓名、職務或職稱、專業(yè)，必要時包括其背景資料）、來訪的主要目的或是主要事項、來訪行程安排等根據需要或是來賓的要求擬定接待流程、參觀路線并確定陪同人員督促辦公室落實迎檢地點、水果、茶水、歡迎牌、座位牌、會場橫幅、攝影人員、交換的禮品等提前向參與接待工作的陪同領9、導及相關人員發(fā)出通知，必要時召開來訪接待布置相關工作報分管領導擬定接待方案及工作分工同意按要求落實按要求落實訪問接待過程工作流程實施部門 指定接待部門流程編號 流 程單元負責接待部門迎接人員醫(yī)院領導節(jié)點ABC12345678910必要時撰寫來訪報道報銷相關費用將接待經過向相關領導匯報或是向相關部門通傳安排人員送走來訪人員安排接待宴請安排來訪人員到科室進行對口交流及院內參觀根據來訪人員需要確定是否安排接機、接車安排來訪人員與本院人員進行座談交流提前到門口迎接來訪人員事前必須確定并事先通知迎接人員介紹主要陪同人員及致歡迎辭 醫(yī)院接待申請表申請科室： 負責人： 1.客人信息：姓 名單 位職 務電 話2接待時間： 年 月 日 至 年 月 日共 日3接待事由： 4擬陪同人員： 5招待項目：交通 住宿 宴請 游覽 其它： 經費預算： 6. 其它要求： 分管領導意見簽字： 日期： 院長意見簽字： 日期： 接待行程安排表接待科室： 接待負責人： 日期 / 時間接待事項工作內容參加人員地點第一天 （ 月 日）第二天 （ 月 日）第三天 （ 月 日）招待費用預算：交通： 住宿： 宴請： 其它： 合計： 接待科室確認簽字： 日期： 辦公室主任簽字： 日期： 分管副院長簽字： 日期： 院長簽字： 日期：