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1、目錄1概述31.1目的31.2適用范圍31.3引用流程32職責分工32.1總經(jīng)理辦公會32.2總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理32.3綜合辦公室32.4相關部門負責人43一般接待管理43.1一般接待范圍43.2一般接待程序44來賓接待管理54.1接待來賓的范圍54.2來賓接待程序54.3接待職責分工54.4接待管理的其他規(guī)定64.5接待勤務管理65招待費管理條例75.1招待費使用原則75.2業(yè)務招待費的使用范圍75.3業(yè)務招待費使用標準及使用程序85.4業(yè)務招待費報銷程序86來賓參觀管理97本制度的效力9附錄（一）訪客登記單10附錄（二）公務接待審批表11附錄（三）參觀登記表121 概述1.1 目的為2、規(guī)范行政接待管理事務，使內部管理有據(jù)可依，使來訪和參觀有章可循，塑造企業(yè)良好外部形象，特制訂本制度。1.2 適用范圍本制度適用于無錫物聯(lián)院產業(yè)研究院各部門行政接待管理工作。1.3 引用流程來賓接待流程訪客接待流程2 職責分工2.1 總經(jīng)理辦公會負責審核批準公司接待與參觀管理制度。2.2 總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理負責特殊接待情況和特殊接待費用的事前和事后審核。2.3 綜合辦公室負責公司規(guī)定的行政接待管理；負責安排協(xié)調參觀工作；負責本部門接待費用報銷管理和其他部門費用報銷審核工作。2.4 相關部門負責人負責本部門的接待管理；負責部門的參觀管理；負責本部門接待費用報銷管理。3 一般接待管理3.1 一3、般接待范圍適用于辦公區(qū)域前臺對一般性來訪人員的登記與接待管理。3.2 一般接待程序來訪人員進入工作場所前臺要求來訪時，由前臺服務人員進行常規(guī)的臨時性接待，同時按來訪人要求與公司內被訪者聯(lián)系。被訪者接受來訪要求后，前臺服務人員或被訪者安排具體接待時間與地點。前臺服務人員要求來訪人員填寫訪客登記單見附錄（一），前臺服務人員登記訪客身份證；前臺服務人員向訪客發(fā)放訪客證，并收取押金10元；來訪人員按要求填寫完畢后，攜帶訪客登記單并佩戴訪客證進入公司辦公區(qū)；來訪結束后，來訪人員將經(jīng)過被訪人員簽字后的訪客登記單返還至前臺，并歸還訪客證；前臺服務人員將事先收取的押金歸還訪客，收回并妥善保管訪客證；前臺服務人4、員將訪客登記單按時間妥善存檔，并提供事后單據(jù)的查找和內容查證。4 來賓接待管理4.1 接待來賓的范圍l 國家機關、地方政府到公司視察、檢查指導工作的領導及其他人員；l 兄弟單位、合作單位到公司商洽業(yè)務或協(xié)同辦公的人員；l 參加上級單位在公司召開的有關會議的會議代表；l 來公司進行技術合作、交流的外國客人；l 來公司參加學術交流的各類專家和參觀考察學習的重要團體；l 領導安排的其他來賓和需要接待的人員。4.2 來賓接待程序公務接待工作實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，統(tǒng)一標準，對口負責，分級接待，除公司領導指定由綜合辦公室負責的公務接待任務外，其他公務接待以對口業(yè)務部門為主，綜合辦公室給予配合；公司副總以5、上領導的公務接待，由綜合辦公室統(tǒng)一安排。公司業(yè)務部門需要綜合辦公室安排接待時，必須事先填寫公務接待審批表（存根聯(lián)）和公務接待審批表（報銷聯(lián)）（見附錄二），經(jīng)公司主管領導審批后，報綜合辦公室安排接待（包括食宿、會議地點、新聞報道、車輛、參觀地點等）。公務接待審批表（存根聯(lián)）在業(yè)務接待最終獲批后交綜合辦公室存檔，公務接待審批表（報銷聯(lián)）申請部門自行保存，用于業(yè)務招待費的報銷；由綜合辦公室負責接待的費用歸綜合辦公室負責，由業(yè)務部門招待發(fā)生的費用業(yè)務部門自行負責，具體招待費報銷流程參見“8.4業(yè)務招待費報銷程序”；4.3 接待職責分工l 接待副總級別以上客人，由主要相關部門或綜合辦公室提出接待方案，經(jīng)6、公司主管領導審批后，由綜合辦公室具體組織實施；l 承辦上級會議代表的接待，由會議承辦單位或部門提出接待方案，經(jīng)物聯(lián)院主管領導審批后，由綜合辦公室和會議承辦部門共同組織實施；l 其他人員的接待，由部門提出接待方案，經(jīng)主管領導審批，與綜合辦公室聯(lián)系后，由部門組織實施，綜合辦公室配合；具體招待費標準參照下文“8.招待費管理條例”。4.4 接待管理的其他規(guī)定不準組織參加用公款支付的營業(yè)性歌廳、舞廳、夜總會等高消費娛樂和健身活動。不饋贈禮品和紀念品。特殊情況需安排娛樂活動和饋贈禮品、紀念品時，需經(jīng)部門主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排；接待會議一般不安排往返超過兩天路程的外出游覽，特殊情況7、需經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準；特殊情況確有必要在外接待的業(yè)務，要嚴格控制陪餐人員，降低接待費用支出。在工作時間進行的各類交流、談判、洽談、匯報等活動原則上不安排陪餐；因工作和禮節(jié)需要的可適當安排陪餐人員，但陪餐人員須按客三主一的比例控制；來物聯(lián)院進行技術交流、洽談、拜訪等活動的來賓，接待單位或公司主管領導原則上只宴請1次，嚴格控制有客必宴和多頭宴請；嚴格控制住宿費用補貼，物聯(lián)院和各部門在安排接待、會議活動時，原則上不得給予來賓或代表住宿補貼；特殊情況需補貼住宿費時，必須向綜合辦公室提出申請，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準方可補貼；部門指標費用必須用于對外業(yè)務交往接待，不得變相用于福利和獎8、勵支出，不得用于公司內部各種會議和公司內部相互交往活動，嚴禁各部門用接待費和會議費互相請吃請玩；原則上，不允許除媒體記者外任何來訪人員拍照和攝影。因工作需要對公司有關部門及先進實驗室、設備、產品等進行攝影攝像的媒體人員（包括外請記者）由接待單位向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批通過后，在公司綜合辦公室辦理有關手續(xù)后方可拍照、攝影。4.5 接待勤務管理接待中的協(xié)調服務工作：重要客人的接待工作，主辦部門和綜合辦公室須派專人陪同，并隨時掌握接待計劃變動情況，做好相應服務工作。重要客人的接待工作具體如下：迎接來賓：按要求通知領導、迎賓小組及有關人員提前15分鐘到達迎候地點，需懸掛歡迎標和宣傳標的要提前懸掛，必9、要時還要由主辦部門或綜合辦公室派人到指定地點迎接；安排住宿：客人到達后，接待人員應及時將客戶安排至賓館并介紹相關情況；活動安排：按照日程安排，周密組織協(xié)調好各項活動，提前沒有日程安排的，及時與來賓商定活動內容，并由接待人員將活動安排表報送給相關人員；落實就餐和會議：凡有重要來賓或重要活動，接待人員要提前通知賓館做好就餐服務、會議服務（除會議期間必要的服務外，重要會議還需根據(jù)需要提前懸掛會標，擺放會議座簽，印制雙方人員情況簡表，準備多媒體、音響設施、休息室等）。接待后期工作安排如下：誠懇地向來賓征求對接待工作的意見，并征詢需要接待人員辦理的事宜。確定來賓離開物聯(lián)院的具體時間，必要時，為客人提前代10、訂返程車（船、機）票，并及時送到客人手中。安排送客車輛，如有必要，安排公司領導為客人送行。按照來賓的要求，與來賓所在或前往單位聯(lián)系，告知客人何時、乘何次車（船、飛機）到達，以便接站。5 招待費管理條例5.1 招待費使用原則各部門自行處理的業(yè)務招待只能使用本部門預算內的業(yè)務招待費，超出部分由部門自理；業(yè)務招待費的使用要符合廉政建設的有關規(guī)定，業(yè)務招待費不得用于禮品、旅游、營業(yè)性的高檔消費；業(yè)務招待費使用必須符合財政法規(guī)和紀律規(guī)定。業(yè)務招待費使用必須對促進企業(yè)研發(fā)生產、經(jīng)濟合作、企業(yè)管理起到積極的作用。5.2 業(yè)務招待費的使用范圍業(yè)務招待費可用于上級部門、政府部門到本公司檢查、指導工作及兄弟單位來11、人聯(lián)系工作的接待。業(yè)務招待費可用于上級部門、政府部門委托本公司承辦的各種會議所發(fā)生的必要招待。業(yè)務招待費可用于業(yè)務部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。業(yè)務招待費可用于本企業(yè)發(fā)生突發(fā)性事件后的搶險搶修以及救災所發(fā)生的就餐、茶水飲料等必要性開支。業(yè)務招待費可用于因實施重大工程項目、臨時突擊項目而需要連夜工作發(fā)生的夜間就餐，茶水飲料等必要性支出。5.3 業(yè)務招待費使用標準及使用程序宴請重要賓客的標準：l 無錫地區(qū)控制在XX元/人次以內；l 其他地區(qū)控制在XX元/人次以內；l 一般事務性宴請標準控制在XX元/人次以內。注：上述標準含煙、酒費用。特殊原因需要提高標準的，必須事先報請主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準12、。上級委托我公司承辦的各種會議需使用招待物品，統(tǒng)一由綜合辦公室根據(jù)會議的規(guī)模、級別核定標準報公司領導批準后由籌辦部門具體經(jīng)辦。提倡勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，各有關部門應嚴格按就餐標準申請。凡超過標準的，其超出部分自理。招待來客時，嚴格控制陪同人數(shù)。5.4 業(yè)務招待費報銷程序各部門發(fā)生的業(yè)務招待費由各部門領取財務部報銷申請單（具體單據(jù)參見財務部報銷管理制度附錄中相應表單）并按要求填寫，同時將公務接待審批表（報銷聯(lián)）（見附錄二）附于報銷申請單后，經(jīng)本部門領導審核簽字后提交綜合辦公室；綜合辦公室根據(jù)業(yè)務招待費相關規(guī)定進行合規(guī)性審核并由綜合辦公室主任簽字后返還給申請部門，如審核不合格則將審核結果告知申請13、部門；申請部門將申請單提交至財務部，財務部根據(jù)申請部門的部門預算內容，審核費用是否在預算框架中，如在預算中則由財務出納直接付款，如在預算外則拒絕支付并將結果返回申請部門；綜合辦公室的業(yè)務招待費由綜合辦公室經(jīng)理對報銷申請單審核簽字后，上交綜合辦公室主管總經(jīng)理審核簽字后，方可提交財務部。6 來賓參觀管理凡欲進入公司辦公區(qū)參觀者，由客戶接待承辦部門事先和公司綜合辦公室取得聯(lián)系，并填寫參觀登記表（見附錄三）。申請表內容包括：l 來訪者的姓名或公司名稱；l 預約客人的聯(lián)系電話；l 參觀的起始時間及結束時間；l 參觀人數(shù)的相關要求；l 要求參觀的路線及部門。綜合辦公室或承辦部門安排專人負責參觀接待工作，并14、聯(lián)系用車及講解等事宜。綜合辦公室提前通知被參觀部門，被參觀部門進行準備，需要安排講解的，被參觀部門提前指定負責人員。參觀者必須按照既定時間、路線，不得隨意在工作或展覽區(qū)域逗留，不得單獨離隊參觀。進入研發(fā)區(qū)域參觀時，可由指定的講解人員（或由生產部門安排專人）講解技術研發(fā)情況。在參觀過程中應遵守研發(fā)區(qū)域的所有內部規(guī)章制度。如有不宜參觀區(qū)域，應在不宜參觀區(qū)域懸掛“謝絕參觀”標示牌。接待人員應提醒參觀者注意保持環(huán)境衛(wèi)生，將隨身攜帶的飲料瓶、食品袋、紙屑等物品丟棄在指定位置。7 本制度的效力本制度解釋權歸公司綜合辦公室。本制度經(jīng)物聯(lián)院總經(jīng)理辦公會討論通過，并經(jīng)總經(jīng)理簽署之日其實施。附錄（一）訪客登記單訪15、客登記單來訪單位訪客姓名證件號碼來訪時間年月日時分受訪部門受訪人員來訪事由離開時間年月日時分受訪人員確認簽字注：請訪客務必如實填寫姓名、證件號等個人信息請訪客遵循簡明、準確、真實的原則填寫“來訪事由”請訪客妥善保管“登記單”并在訪問結束后請受訪人員確認簽字附錄（二）公務接待審批表公務接待審批表（存根聯(lián)）賓客情況被接待單位領隊職務隨行人員事 由停留時間接待情況接待時間經(jīng)辦人陪同人員接待餐數(shù)預算金額準備事項攝影 禮品 音響 宣傳材料 導游 題詞歡迎標語 鮮花 用餐 禮儀 水果 其他綜合辦公室審核意見部門領導審批意見合計金額（大寫）公務接待審批表（報銷聯(lián)）賓客情況被接待單位領隊職務隨行人員事 由停留時間接待情況接待時間經(jīng)辦人陪同人員接待餐數(shù)預算金額準備事項攝影 禮品 音響 宣傳材料 導游 題詞歡迎標語 鮮花 用餐 禮儀 水果 其他綜合辦公室審核意見部門領導審批意見公司領導審核意見合計金額（大寫）附錄（三）參觀登記表參觀登記表參觀日期：年月日參觀時間：時分時分參觀單位：總參觀人數(shù)：申請人：單位：電話：e-mail：聯(lián)絡人：部門：電話：e-mail：帶隊人：單位：電話：e-mail：參觀目的：參觀要求路線：參觀單位主管：（簽名）綜合辦公室審核意見：