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1、行政管理制度匯編公司（2017年3月1日）目 錄第一章 行政文件管理規定3第二章 檔案工作管理規定3第三章 會議管理規定4第四章 辦公管理規定5第五章 環境衛生管理規定6第六章 固定資產管理規定7第七章 倉庫管理制度8第八章 計算機設備管理9第九章 計算機軟件管理9第十章 辦公用品、低值易耗品采購管理10第十一章 印鑒及證照管理10第十二章 圖書管理規定11第一章 行政文件管理規定1. 各部門自行負責與本部門相關的文件起草。2. 各部門負責本部門的文件制作、上報、發文，人事行政部負責收文、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔等工作。3. 公司人事行政部負責文件檔案管理，負責文件的立卷、歸檔、銷毀工作。2、4. 各部門負責人為本部門文件的有權簽批人。5. 公司對外發文（如：政府機構、合作單位等），須經公司CEO簽字并加蓋公章后方可生效發出，簽字與公章二者缺一不可。6. 所有的請示、報告、通知文件都須公司CEO手寫體字方可。7. 內部文件原則上無需蓋章，如特殊文件確需加蓋公章發出，按印章使用管理規定申請使用。8. 各部門發布的各項通知、流程、規章、制度、辦法、公告、決定等公文審批完畢后，由人事行政部根據公司規定統一發布。9. 以公司名義下發的正式文件均由公司CEO簽批后下發。10. 人事類（薪酬績效等保密件）、財務類（財務數據及費用報銷單類）文件以密封件形式上報。11. 密封件相對文件傳遞人保密，3、傳遞的全過程始終是密封件的形式，密封件報文人及有權審批人須嚴格履行保密規定。第二章 檔案工作管理規定1. 檔案，是指公司所屬各部門在經營建設活動中直接形成的有保存價值、以備查考利用的各種文字、圖表、圖片、聲像、光盤、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。2. 檔案管理工作遵循“文必有號、文必有存、有據可依、有文可查”的原則。如保管過程中由暫借、銷毀、丟失等情況發生，人事行政部負責予以登記。3. 人事行政部是對公司所屬部門檔案工作進行業務指導、監督、檢查和集中統一管理公司檔案的職能機構。4. 人事行政部貫徹執行檔案工作的法律、法規方針政策，制定公司檔案工作的管理制度，并組織實施負責檔案培訓工作，交4、流檔案工作經驗，提高專業理論及業務水平，會同公司各部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定，并做好銷毀工作。5. 公司各部門負責本部門檔案歸檔立卷工作。對公司各部門實行檔案的集中統一管理，任何個人不得分散保存和據為己有。6. 案卷分別按永久、長期和短期三種期限進行系統排列。案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。案卷目錄應編號排列，專柜保存，并隨時填寫檔案案卷目錄登記簿。7. 歸檔材料的種類、份數以及每份文件的頁數，均要齊全完整。8. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的請示與批復，放在第二年立卷；長期的計劃，放在第一年立卷；跨年度的總結，放在最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在文件開幕5、年立卷。9. 卷內文件材料應根據不同情況排列，密不可分的文件材料應依次序排列在一起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；請示在前，批復在后。10. 卷內文件材料要依次編寫頁號，裝訂的案卷應統一在有文字的材料正面的右上角或背面的左上角打印頁號。11. 照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時編寫其底片號。12. 案卷內情況說明要逐項填寫在備注表內。若無情況可說明，也要將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責。備注表置于卷尾。13. 案卷裝訂前要去掉金屬物，對有破損的文件材料要裱糊或復制，復制件和原價一并立卷。14. 建立檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續，及時把收入和移6、交的檔案分別進行登記。15. 外借檔案要及時歸還，歸還時要嚴格檢查，清點數目和是否受損、污染或不完整。外借檔案如有損毀、丟失，視情節對當事人予以處罰。16. 檔案如向社會開放和公布，要按照檔案法和實施辦法及有關規定辦理手續。檔案資料如需印發或出版，要經公司CEO批準。第三章 會議管理規定1. 公司級別的各類會議由人事行政部負責通知（例會以不召開進行通知，否則按已發布時間執行不再另行通知）。會議通知一律按要求采用書面或電子郵件通知的形式進行，通知時要說明會議的名稱、時間、地點、內容及所需進行的準備等要求。2. 人事行政部負責做好公司會議的準備工作。相關服務人員要在公司大會召開前5分鐘到達會場，檢7、查會場準備情況，接待參會人員，安排就坐位置，并組織簽到。 3. 人事行政部負責公司大會的記錄（其他會議根據具體要求另行安排）。4. 每次會議紀要需經參會人員簽閱后歸檔。5. 每次會議記錄，要于次日整理出會議紀要，會議紀要應及時由人事行政部立卷存檔，并做存檔登記。第四章 辦公管理規定1. 用電話時，應該輕拿輕放、防止損壞，不準使用免提功能。工作中使用電話，做到簡明扼要、言簡意賅。2. 辦公電話不得私用，打進來的私人電話要盡量縮短通話時間。任何員工不得撥打信息電話，違反者自行支付信息費用。不許使用電話線撥號上網。3. 如因工作需要改線或改號碼，須由人事行政部統一辦理。4. 公司傳真機由公司統一管理8、，其他任何人不得私自收發與本職工作無關的文件。5. 公司打印機各部門任何人不允許復印與工作無關的文件。6. 因特殊情況需復印與公司無關材料須經人事行政部批準。7. 員工在人事行政部辦理完入職手續后，郵件申請名片印制，由人事行政部安排印制。8. 已印制過名片的員工再印名片時，若名片內容沒有改動，交一張名片作為樣本即可；若名片內容有改動時，需按以上規定重新申請；（新名片印刷完畢后本人須持未用完的舊名片換領新名片，舊名片由人事行政部統一銷毀）。9. 離職員工到人事行政部辦理離職交接手續時，需要求收回未使用完的名片，由人事行政部統一銷毀。10. 人事行政部負責飲用水的訂購，必須保證飲用水的及時供給。19、1. 嚴禁員工使用飲用水清洗茶杯，或將飲用水空桶帶出工作區，如發現此類情況，每帶出一個空桶罰款200元。12. 杜絕用電的浪費是節約成本開支的一項重要措施，應形成人人自覺節約用電的良好風氣。13. 公司用電管理人員應加強對電管線勤修勤檢，做到使用安全，服務及時。公司各部門若發現電設施部件損壞，應及時通知物業予以維修。14. 辦公場地應做到人走燈滅，及時關閉電腦、打印機、空調等用電設備。晴天盡量利用日光辦公，少開燈或不開燈。所有員工均有義務在下班后檢查辦公區域內的電器設備是否關閉。15. 辦公區域內不得使用電暖器、電爐等高耗能用電器具。16. 公司所有員工均有接待日常來訪客人的義務。針對特殊事務10、的接待工作由人事行政部進行統一安排。17. 因公事與客戶約定在公司見面，應提前通知人事行政部客人的姓名及到達時間，以避免接待不周。18. 養成良好的商務接待習慣：提前5分鐘結束手上的工作，并整理好儀表。重要的客人還需考慮是否在公司前臺迎接。19. 如遇沒有預約的客人突然到訪，原則上不應以工作忙為由而拒絕接待。如遇工作確實忙碌，可先向客人解釋，請他們在會客室稍作休息，或與之商量另約時間。20. 有同事的客人到訪，而同事恰巧不在時，接待員工也不得以“不知道”或“人不在”為由拒絕接待。接待員工應問明事由，安排客人在前臺等候，同時幫助聯系客人要見的同事。如當事同事暫時不能回來，應與客人耐心解釋，或安排11、其他同事代為解決，或建議其另約時間。21. 如在公司內正巧迎面遇見客戶，即便不認識，也應主動點頭示意友好。22. 員工工作時間應著裝整潔大方，服飾不宜過于休閑，以著正裝或者商務裝為好，工作期間不穿拖鞋；23. 員工發型應大方、適宜，且梳理整齊，保持清潔, 如員工染發，可黑色、深棕色、深紫色，不得燙染奇異發型；男員工發式以前不及眉，后不壓領為宜，不留鬢角，不留胡須；24. 員工工作時間，不宜佩帶過多飾物，可用簡潔、美觀飾品稍加修飾;25. 女員工應化淡妝為宜，不得濃妝艷抹，不得穿著過短、過露及奇裝異服上班；26. 員工著裝應避免吊帶背心、短褲、拖鞋、露臍露背或者過于透明的服飾。27. 在公司接待12、外來客戶及商戶，相關的員工也需根據具體情況，適當著裝以表尊重之禮。第五章 環境衛生管理規定1. 員工的辦公桌及周圍要保持清潔衛生 文件資料擺放整齊，垃圾筐不能溢滿。2. 應保持辦公環境的整潔衛生，禁止隨地吐痰，或隨意亂丟廢紙及其它垃圾。3. 員工的辦公臺面，用品擺放要整齊有序，下班時應在離開之前清理好臺面，擺好座椅。4. 大件的私人物品須收起，不得隨意放置在公共區域。5. 自覺維護自已工位以外的區域整潔，見到地面有亂棄的雜物或臺面凌亂的情況，均有義務即時清理，不得有“事不關己”的想法。6. 不得在辦公區域內隨意張貼或在臺面亂寫亂畫。7. 在茶水間進食后，應將周圍及時清理干凈。帶到公司的午餐應避13、免有大蒜或其它咸腥氣味濃烈的食品，以免污染環境氣息。8. 文件、資料、名片等公用物品使用完后及時返回原處，以備其他人查閱。9. 公司內部資料只允許公司職員閱覽。10. 所有屬于公司的光盤，均由行政人員統一管理，如需要使用，向管理人員申請使用，且要及時歸還。若要刻錄新的光盤，說明刻錄光盤用途方可申請領用。11. 招待公司客戶要積極熱情，要給客戶倒水讓座。接待完后要清理現場（包括清理水杯、煙灰缸、演示現場等）。12. 保持辦公區域安靜，同事之間商談工作均應控制音量，不允許大聲喧嘩或高聲說笑、吵鬧。第六章 固定資產管理規定1. 公司的固定資產包括：計算機、服務器、打印機、傳真機、復印機、辦公家具、辦14、公所需的設備等。2. 員工應按照使用說明操作，設備出現問題應及時報人事行政部進行維護、修理。3. 人事行政部部負責計算機、服務器的管理。4. 公司各部門均采取計劃控制統一采購的管理辦法。5. 各部門如需配置辦公設備，先填寫采購申請單經部門負責人簽字后交人事行政部門采購、核價，批準。6. 采購申請單上應明確產品的名稱、規格/型號、配置、數量和價格范圍。7. 凡是既沒有預算計劃，又沒有公司有權委托審批人的審批，均不予以辦理購置。8. 固定資產根據誰使用、誰保管、誰負責的原則進行管理。9. 如固定資產使用人發生變更，應及時通知相關部門在臺賬上更改使用人。10. 固定資產管理員應不定期核查，發現問題及15、時解決并上報。11. 由于自然損耗造成固定資產報廢的，報有權委托審批人處理。 12. 由于工作失誤造成的保管不善或使用不當，造成財產的損壞、遺失，由使用人及其所在部門負責人賠償損失。賠償金額由人事行政部核定。13. 固定資產一律不能借給外單位人員使用，如果確實因業務需要借給外單位，對方必須出具借用公函。14. 每半年進行固定資產盤點，由指定負責人與前臺共同對本半年度固定資產進行盤點，制做盤點結果登記表，經財務負責人簽字后存檔。15. 資產因丟失、嚴重損壞或配置過低，可申請報廢。資產管理員填寫“資產報廢申請表”中資產名稱、編號、資產描述、原值、凈值及申請報廢原因等信息，交財務部審批。審批通過后財16、務部做相應的帳務處理。第七章 倉庫管理制度1. 物資到公司后，庫管員依據清單上所列的名稱、數量進行核對、清點，經購買人、使用部門及檢驗人員對質量檢驗合格后，方可入庫。2. 對入庫物資核對、清點后，庫管員及時填寫入庫單，經使用人簽字后，庫管員、財務科各持一聯做帳，采購人員持一聯做請款報銷憑證。 3. 庫管要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫: a)未經公司CEO批準的采購;b)與合同計劃或采購申請單不相符的采購物資;c)與要求不符合的采購物資。 4. 因生產急需或其他原因不能形成入庫的物資，庫管員要到現場核對驗收，并及時補填入庫單。 5. 物資入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類分區碼17、放，做到物資擺放整齊、庫容干凈整齊。6. 庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點，若發現誤差須及時找出原因并更正。庫存信息及時呈報，須對數量、文字、表格仔細核對，確保報表數據的準確性和可靠性。7. 庫管員憑申請單如實領發，若申請單上CEO未簽字、字據不清或被涂改的，庫管員有權拒絕發放物資。 8. 庫管員根據進貨時間必須遵守先進先出的倉庫管理制度原則。領料人員所需物資無庫存，庫管員應及時通知使用者，使用者按要求填寫請購單，經CEO批準后交采購人員及時采購。 9. 任何人不辦理領料手續不得以任何名義從庫內拿走物資，不得在貨架或貨位中亂翻亂動，庫管員有權制止和糾正其行為。10. 以舊換新的物資一律18、交舊領新；由于生產計劃更改引起領用的物資剩余時，應及時退庫并辦理退庫手續;廢品物資退庫，庫管員根據報廢單進行查驗后，入庫并做好記錄和標識。第八章 計算機設備管理1. 公司所有計算機及外圍設備是公司的固定資產，根據實際工作需要配備給各部門人員使用，各部門使用人員必須加以愛護、保持整潔，并保證良好的使用環境。2. 個人日常辦公使用的計算機設備主要有計算機主機（包括機箱內的各種芯片、功能卡、內存、硬盤、光驅等）、顯示器、打印機 、外設（鍵盤、鼠標、音箱） 等。3. 設備的添置/更換/升級，由各部門根據實際工作需要提申請，人事行政部確定具體配置，有權委托審批人批準后由人事行政部進行采購。4. 硬件故障19、：各部門使用人員發現硬件故障時，應及時人事行政部說明情況，由人事行政部進行確定并及時處理，各部門人員不得擅自拆裝更換硬件設備。5. 計算機使用人即為該設備的責任人，使用部門為責任部門。未經批準，任何人不得使用其他部門或他人計算機。6. 未經授權同意，個人不得擅自將私有或外來的零件、配件、設備，加入到本單位的辦公計算機設備中或網絡中。不得擅自安裝未經認可、允許的游戲和盜版軟件。7. 如果需要將系統內的計算機設備搬離辦公地點（或借給外部門或單位）使用，必須預先報人事行政部批準，并做登記后，在不影響正常辦公的前提下方可搬離或借出（必要時將相關數據刪除）。8. 人事行政部負責對公司所有電腦硬件使用情況20、的督查和監控。第九章 計算機軟件管理1. 軟件的使用：各部門及人員所使用的軟件，由各部門會同人事行政部共同確定。統一購買、保管，并登記造冊。2. 軟件的安裝/刪除/升級：由各部門根據工作需要，提出書面需求申請，經批準后，由人事行政部進行安裝、刪除和升級。未經批準，各部門和人員不得自行進行上述操作。3. 軟件故障：各部門使用人員發現軟件故障時，應及時向人事行政部說明情況，由人事行政部進行確定并及時處理，各部門人員不得擅自處理。4. 移動存儲設備使用管理：為了防止公司資料非法外流以及病毒入侵公司內部網絡，嚴格限制員工使用外來軟盤、光盤、移動硬盤等移動存儲設備。5. 軟件的版本管理和控制：為了防止公21、司內的軟件版本混亂和文件格式不兼容，由技術部控制公司內工作用軟件的版本升級。做到統一版本、統一升級。6. 人事行政部負責對公司所有電腦軟件使用情況的督查和監控。第十章 辦公用品、低值易耗品采購管理1. 與工作有關的辦公用品、低值易耗品人事行政部購買。2. 采購完成后，人事行政部應指定專人負責驗收、入庫工作。3. 人事行政部應指定專人負責辦公用品、低值易耗品的保管工作；建立庫存賬本，列清品種和數量，收記收入，發記付出，應定期結存，盤查核對。4. 公司為員工提供必須的辦公用品。新員工于報到時在前臺一次性領取常用辦公用品。5. 員工日常需要可每天領用。每種辦公用品使用完后才能重新領用（特殊用途除外）22、，領用人按部門作好領用登記，并簽字確認。6. 每個月最后一日，由前臺對本月辦公用品、低值易耗品進行盤點，制做盤點結果登記表，人事行政部存檔。第十一章 印鑒及證照管理1. 由人事行政部負責公司公章、合同章、所有證照進行保管，財務部負責對財務專用章、發票專用章保管。2. 人事行政部必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用章申請表是否有批準人的簽字，流程具體見各成員公司用章申請審批流程。3. 公司印鑒的刻制、更換或印鑒由人事行政部負責，申請流程見印鑒刻制表。4. 人事行政部應將每個印鑒登入印章登記臺帳內，并將此臺帳永久保存。5. 公司印鑒原則上不準帶出公司，如確因工作需要，需經權限授權人批準方可帶出。公司財23、務章及法人人名章一起借出時必須由申請用印人與監管人一同前往。6. 政府職能部門未能及時收回的舊印鑒，由人事行政部保存三年后再按程序進行報廢。7. 公司印鑒丟失、損毀、被盜時，使用部門應第一時間向人事行政部遞交說明原因的報告書，人事行政部則應根據情況依本章各條規定的手續處理。8. 用印方法1)公司印鑒應蓋在文件正面；2)多頁文件必須蓋騎縫印（如各類合同）。9. 除特殊規定外，蓋公司章時一律應用朱紅印泥。第十二章 圖書管理規定1. 人事行政部為圖書的責任及管理部門，負責圖書采購、保管、借閱、催還等工作。根據公司各部門圖書需求，結合公司實際情況及業務需要等，不定期報批采購相關圖書。2. 圖書管理員應24、定期公示并更新圖書目錄，方便員工查閱；員工借閱圖書時，圖書管理員在圖書借閱登記表上對圖書借閱人姓名、工作部門、借閱日期、書籍編號、書名、歸還情況等進行詳細登記，并由借閱人和圖書管理人簽字。3. 圖書陳列應做到分類清晰、方便查閱、標示明顯。圖書管理員定期進行圖書盤點，對圖書遺失、破損等情況進行統一報批處理。4. 公司圖書角于每周一至周五上班時間開放，員工可在本時間段內在圖書管理員處辦理圖書借閱手續，并在2個工作日以內登記歸還。每人一次最多可借閱兩冊。5. 員工需愛護圖書，不得批改、圈點、畫線、折角、拆散、剪貼、涂寫。員工所借圖書，如遇清點或公務上需參考時隨時通知收回，借書人須盡快配合辦理還書。員工還書時應先對圖書進行自查，圖書管理人員對所還圖書進行仔細檢查，確認完好無損后，在圖書借閱登記表上完成歸還流程，按規定放置圖書。6. 逾期1個工作日未歸還圖書，視為圖書自動出讓，按書價的原價賠償，由人事行政部現金收取、重新采購；故意損壞或未經允許撕剪圖書，按雙倍書價賠償；7. 不愛惜圖書，隨意批改、圈點、畫線、折角、拆散、剪貼、涂寫的，處以罰款20元/次；未辦理圖書借閱手續，私自將圖書帶出閱覽室，給予通報批評并處以罰款100元/次。