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1、常州澳美森家具有限公司辦公用品管理制度AM/BGL37-2011受控狀態(tài)：受控文件發(fā)放號：版本號：第A版第0次修改共3 頁 第 1 頁編制：白文娟審核：批準：2011年9月1日批準1 目的為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費，特制訂本制度。 2 范圍公司的辦公用品管理。3 職責3.1 公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司行政人事部。4 管理規(guī)定4.1 按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。4.1.1 低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡2、皮筋、復印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風扇、線插板、剪刀、釘書機、計算器、電話機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品； 4.1.2 高值管理品為：電腦、打印機、文件柜、空調(diào)、相機、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。 4.2 辦公費用報表分常規(guī)費用和非常規(guī)費用兩大類。4.2.1 常規(guī)費用對應日常耗用的低值易耗品的費用，月初需由各部門負責人制定相應的月支出計劃，當月的支出應當限定在月初的計劃經(jīng)費之內(nèi)，如有超支的，需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當面解釋。4.2.2 非常規(guī)費用對應高值管理品一項，高值管理品不設(shè)月度計劃，根據(jù)實際需要3、情況通過正常審批程序購置。4.3 行政人事部應當于每月月初對常用辦公用品進行備存，每月的增補要填寫申請單報公司領(lǐng)導簽字審批。4.4 辦公用品的申請：辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請需要填寫辦公用品申請單。公司辦公用品的申請資格人為主管及以上管理人員。各級管理人員應當根據(jù)自己部門的辦公需要，及時地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應當向自己的主管提出，由主管統(tǒng)一進行申請。 4.5 辦公用品的審批：在填寫辦公用品申請單后，申請人應當將申請單交有審批權(quán)的部門負責人審查批準。審批人是辦公管理費用控制的責任人，其簽署的批準意見對辦公費用控制構(gòu)成相應領(lǐng)導責任。 4.6 辦公用品的采購：填寫的辦公用品申請單在得4、到批準后，應當由公司行政人事部統(tǒng)一采買。 常州澳美森家具有限公司辦公用品管理制度AM/BGL37-2011版本號：第A版第0次修改共3 頁 第 2 頁行政人事部應當做好供應商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應商的比較、甑選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。 4.7 行政人事部將根據(jù)公司日常辦公需要，對一些常用的辦公用品進行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。 4.8 辦公用品的入庫管理：在供應商送來所購的辦公用品后，應由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。行政人事部應當將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務部5、保管，財務部在接相應付款單據(jù)時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字，確認無誤的準予付款。4.9 辦公用品的保管：4.9.1 備用的辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應的存放區(qū)域，實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應當及時發(fā)放。 發(fā)放出去的辦公用品應當由行政人事部做好相應的領(lǐng)用記錄，明確領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。 4.9.2 對于大件管理品實行保管責任制，實行使用人、領(lǐng)取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。行政人事部將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄。現(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、電話機、電風扇、計算器。 46、.9.3 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。（責任認定分3等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算，根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價值降低的，也可以直接按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。） 4.9.4 實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，行政人事部將于每月的25號至31號內(nèi)抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應7、的保管人簽字確定，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。 4.10 辦公用品的領(lǐng)用各部門憑辦公用品申請單可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應當在行政人事部的辦公用品領(lǐng)用表上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是辦公用品申請單申請人，也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確保管責任。 在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時，行政人事部應當對領(lǐng)取人做好登記記錄。 4.11 辦公用品的報廢:公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應當依據(jù)以下程序進行處理。 常州澳美森家具有限公司辦公用品管理制度AM/BGL37-20118、版本號：第A版第0次修改共3 頁 第 3 頁4.11.1 對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。 4.11.2 可維修品出現(xiàn)問題的應當提交辦公用品維修申請單至行政人事部統(tǒng)一進行處理。 4.11.3 對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經(jīng)過了行政人事部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫辦公用品報廢申請單，經(jīng)行政人事部簽字確認后報廢事項方為成立。報廢須報請公司總經(jīng)理的批準。 4.11.4 高值報廢品在得到報廢審批后應當由行政人事部進行回收處理，以求極可能的開9、源節(jié)流。 4.11.5 高值管理品在完成報廢程序后，應當從辦公設(shè)備臺帳上核銷，并附上辦公用品報廢申請單。 4.12 辭職清退情況處理：對于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項。 4.13 辦公用品使用時間明細名稱單位領(lǐng)用方式使用時間備注簽字筆支個人1個月以上以舊換新鉛筆支個人1個月以上以舊換新圓珠筆支個人2個月以上以舊換新筆芯支個人2個月以上以舊換新削筆刀個個人1季度以上以舊換新美工刀把個人1季度以上以舊換新訂書機個個人2年以上以舊換新打孔器個個人2年以上以舊換新取釘器個個人2年以上以舊換新直尺把個人2年以上剪刀把個人2年以上以舊換新函數(shù)計算器個個人2年以上以舊換新計算器個個人2年以上以舊換新臺燈盞個人2年以上以舊換新復印機粉盒個部門按實際工作量核定以舊換新復印紙件部門按實際工作量核定傳真機墨盒個部門按實際工作量核定以舊換新HP墨盒個部門按實際工作量核定以舊換新硒鼓加粉次部門按實際工作量核定HP硒鼓個部門半年以上以舊換新刻錄光盤張部門按實際工作量核定