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中奧體育產(chǎn)業(yè)有限公司辦公用品管理規(guī)定
中奧體育產(chǎn)業(yè)有限公司辦公用品管理規(guī)定.docx
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1、中奧體育產(chǎn)業(yè)有限公司辦公用品管理規(guī)定 為了確保公司辦公用品的正常使用,規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費(fèi),從而使運(yùn)營管理部工作系統(tǒng)化,提高工作效率,特制定本制度。一、 辦公用品的管理范圍根據(jù)辦公用品的性能及功能,辦公用品包括以下兩大類:(一)耐用品:1、辦公家具,如:各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險(xiǎn)柜等;2、辦公設(shè)備,如:電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、移動(dòng)硬盤、U盤等。(二)易耗品:1、文具類辦公用品,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、2、大頭針、報(bào)紙、雜志等紙類印刷品。2生活類辦公用品,如:飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。二、 辦公用品的采購(一)申請(qǐng)范圍:1、辦公用品申請(qǐng)以部門為最小單位,各部門每月25日提交采購申請(qǐng)計(jì)劃到運(yùn)營管理部,便于運(yùn)營管理部根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃統(tǒng)一安排采購,預(yù)期不報(bào)視為無需求,屆時(shí)行政專員有權(quán)拒發(fā);2、部門采購申請(qǐng)內(nèi)容主要為耐用品。3、審核及審批4、由申請(qǐng)部門填寫辦公用品采購申請(qǐng)單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。(二)采購安排:1、各部門所需辦公用品,需經(jīng)運(yùn)營管理部統(tǒng)一購買,其它部門不得擅自購買。辦公用品購買實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。2、采購分為定期采購和臨時(shí)3、應(yīng)急采購。運(yùn)營管理部根據(jù)批示意見,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購。3、運(yùn)營管理部根據(jù)公司需求和市場情況,選擇固定辦公用品合作商,采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購,由運(yùn)營管理部派專人負(fù)責(zé)采購,使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。運(yùn)營管理部會(huì)定期對(duì)辦公用品市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí),隨時(shí)與合作商根據(jù)市場情況,對(duì)供貨價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。三、 辦公用品的入庫(一) 入庫登記辦公用品采購到位后,由行政專員核對(duì)、入庫。行政專員辦理入庫后,建立辦公用品采購臺(tái)賬,對(duì)年度辦公用品采購情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。(二)入庫物品明細(xì)單每次采購入庫后,行政專員制作入庫明細(xì)單,辦公室簽字確認(rèn),明細(xì)單備案存檔。四、 辦公用品的領(lǐng)用4、(一)辦公用品于每月初由運(yùn)營管理部一次性發(fā)放各部門上月申請(qǐng)采購的物品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用,如領(lǐng)用人更改,由部門經(jīng)理到運(yùn)營管理部做變更記錄。除特殊情況,其他時(shí)間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。(二)辦公用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制。由部門負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取,部門負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn),運(yùn)營管理部存根備案。(三)新員工入職后,運(yùn)營管理部統(tǒng)一為其配備辦公用品,由本人簽字領(lǐng)取,部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),運(yùn)營管理部存根備案。五、 辦公用品借用與歸還(一)辦公用品/設(shè)備的借用凡個(gè)人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等,需要填寫辦公用品借用單,并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。(二)辦公用品的歸還:1、借用辦公5、用品超時(shí)未還的,運(yùn)營管理部有責(zé)任督促歸還。2、借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的,視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。3、員工工作變動(dòng)或者離職,應(yīng)及時(shí)到運(yùn)營管理部辦理領(lǐng)取物品的歸還手續(xù),業(yè)務(wù)部門物品歸還手續(xù)交由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。六、辦公用品的日常管理(一)易耗品統(tǒng)一由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)申請(qǐng)、采購、發(fā)放。運(yùn)營管理部會(huì)定期進(jìn)行盤點(diǎn)(每季度一次)、整理、成本核算,做出后期調(diào)整計(jì)劃。(二)耐用品的管理,主要是指辦公用品/設(shè)備的報(bào)修:(三)耐用品的維修對(duì)象為員工個(gè)人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等,報(bào)修人到運(yùn)營管理部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象,行政專員統(tǒng)籌安排,維修人員于每周二下午排查并解決問題,故障解決后填寫設(shè)備6、報(bào)修記錄單并由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后運(yùn)營管理部歸檔保存,作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù),此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。(四)各部門耐用辦公用品的保養(yǎng),主要由各部門專人進(jìn)行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護(hù)情況,運(yùn)營管理部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備,由運(yùn)營管理部統(tǒng)一管理。(五)其他辦公設(shè)備(辦公桌、沙發(fā))等出現(xiàn)故障,各部門應(yīng)及時(shí)與運(yùn)營管理部聯(lián)系,由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的,憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。(六)辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù),應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單后領(lǐng)用和發(fā)放,嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。(七)各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源,打印或復(fù)印資料時(shí),如非正式或非對(duì)外7、文件可使用背面打印;回形針、大頭針不得隨意丟棄。七、辦公用品費(fèi)用成本控制(一)運(yùn)營管理部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用過程等。(二)辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240元,特殊情況超過限額的,需寫書面報(bào)告說明情況,并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦公用品采購按規(guī)定時(shí)間和流程提交采購申請(qǐng),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,運(yùn)營管理部安排采購。(三)各部門電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用,由運(yùn)營管理部統(tǒng)一管理,年終計(jì)入各部門辦公用品總費(fèi)用當(dāng)中。屬多個(gè)部門共用的,費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂#ㄋ模┺k公用品采購費(fèi)用實(shí)行分部門核算,并計(jì)入各部門月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi),8、由運(yùn)營管理部統(tǒng)一核算控制。(五)核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門增人或減人,其費(fèi)用由運(yùn)營管理部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。(六)凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí),應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。(七)公司辦公用品應(yīng)做公用,私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價(jià)格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品,如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。八、辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(一)辦公用品管理工作流程圖部門名稱運(yùn)營管理部流程名稱(一)辦公用品管理層次任務(wù)概要辦公用品管理單位總經(jīng)理分管副總辦公室主任行政專員申請(qǐng)部門經(jīng)理申請(qǐng)9、人節(jié)點(diǎn)ABCDEF審 批審核或?qū)徟y(tǒng)籌調(diào)度采購安排清潔保養(yǎng)采 購入 庫領(lǐng) 用 結(jié) 束審 核 開 始填采購申請(qǐng)單企業(yè)名稱共 頁 第 頁編制單位簽發(fā)日期:(二)辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)時(shí) 限相關(guān)資料備注采 購1、部門所需物品每月25日提交采購申請(qǐng)單。2、由運(yùn)營管理部統(tǒng)一提交采購申請(qǐng)單。3、急需物品或?qū)I(yè)性物品,由主辦人提采購申請(qǐng)單,運(yùn)營管理部協(xié)助采購。每月1次辦公用品管理制度入 庫1、每次采購物品后,所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費(fèi)用、物品須經(jīng)辦公室主任簽字審核。每月一次辦公用品管理制度領(lǐng) 用1、部門月末申請(qǐng)物品,于次月初領(lǐng)用。2、由部門專人于每周一下午領(lǐng)用。每周一下午10、辦公用品管理制度借 用1、借用物品由主辦人到運(yùn)營管理部填寫借用登記表,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2、如需延期借用,主辦人應(yīng)到運(yùn)營管理部辦理延期手續(xù)。辦公用品管理制度報(bào)修、維護(hù)1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報(bào)修時(shí)間為每周二下午之前。2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護(hù)時(shí),主辦人及時(shí)到運(yùn)營管理部聯(lián)系。每周二下午辦公用品管理制度費(fèi)用管理1、 各部門需做出年度預(yù)算,并且分解個(gè)人指標(biāo)。 2、運(yùn)營管理部將嚴(yán)格控制申請(qǐng)、領(lǐng)用控制、使用控制等。 3、各部門每人每年限額240元。4、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門增人或減人,其費(fèi)用由運(yùn)營管理部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。辦公用品管理制度盤 點(diǎn)公司辦公用品每季度盤點(diǎn)一次。每季度一次辦公用品管理制度九、附則(一)本制度由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)修訂并解釋。(二)本制度自頒布之日起執(zhí)行。(三)附件一:辦公用品采購申請(qǐng)單(四)附件二:辦公用品領(lǐng)用登記表(五)附件三:辦公用品入庫登記表
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