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1、營銷公司駐外分公司（辦事處）管理制度第一章 工作職能與崗位職責一、編制設置原則： 分公司：營銷經理、市場推廣經理、用戶中心主任、財務專員，其中財務專員由營銷公司委派；可設導購代表、營銷代表若干人(由分公司根據實際情況確定，有關費用按分公司費用分解及目標協議書約定執行)； 辦事處：營銷經理、用戶中心主任、綜合管理員，其中綜合管理員工資由營銷公司負責；可設營銷代表若干人。二、分公司辦事處工作職能 各分公司辦事處是樂華空調營銷公司的駐外銷售機構，是企業向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于樂華空調營銷公司。分公司辦事處代表公司的利益履行如下職能： 1分公司辦事處根據公司的年度營銷方案，承擔公司下達的年度2、銷售任務，并組織銷售人員的二次任務分配。 2分公司辦事處根據公司的任務指標，可按要求報招聘計劃，經審批后，由分公司辦事處負責組織、招聘、培訓所需要的營銷代表。 3分公司辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發和管理； 4分公司辦事處代表公司負責與當地客戶的聯系協調和銷售業務的往來。 5分公司辦事處負責對所轄區域樂華空調產品的售前、售中、售后服務，處理客戶和用戶的投訴。 6分公司辦事處負責組織、策劃、執行公司在當地市場的產品宣傳、品牌宣傳、企業形象宣傳，提升晶牌和企業在當地的知名度。 7分公司辦事處負責對當地職能部門的聯系、協調，處理好公司在當地的公共關系，確保銷售業務工作的順利進行。 8分公司辦3、事處行使對公司在當地的財產的保護管理權，確保公司的財產安全。 9負責收集、整理、反饋當地市場信息及同行競爭晶牌的營銷動態。 10根據公司的有關規定，執行和負責各項資金回籠、費用結算工作。三、分公司辦事處崗位職責(一)分公司辦事處經理的職責：1對本區域銷售工作的管理l 代表分公司辦事處，接受公司分配給該區域的全年銷售任務，并確保如期完成。l 分公司辦事處經理在接受公司分配的任務后，要認真分析研究市場，并對所負責區域進行合理細分。l 負責作出全年銷售工作計劃，并對本區域的銷售任務進行二次分配。將本區域的營銷代表分區域、定任務，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據。落實二次承包方案，作為工資4、核算依據。l 各分公司辦事處經理負責公司有關政策精神的傳達和安排執行，督促本區域營銷代表的工作，定期完成公司下達的各項工作指標，同時指導、幫助營銷代表提高業務水平。l 各分公司辦事處經理行使對該分公司辦事處的管理權，按有關規定統籌好分公司辦事處的營銷代表的工作，負責分公司辦事處人員的工作安排調動。對該區域的促銷費用進行區域和階段合理計劃分配。l 管理、監控、指導分公司辦事處所有人員對公司規定的各項管理辦法流程的執行，杜絕違反公司規定及損害公司利益的違法行為發生，如有違反公司管理規定造成公司利益蒙受損失的，經理要承擔直接管理責任和經濟處罰。l 負責對分公司辦事處的各項費用的計劃、分配、監控，合理5、公開、公平地開支各項費用。l 負責對分公司辦事處各項固定資產辦公用品管理和保護，保證公司財產不受損失。l 每月根據分公司辦事處人員的工作表現，進行工作成績和業務能力的考核，填寫“月度評分表”，配合公司對分公司辦事處人員的工資核算及定級考核工作。l 負責建立分公司辦事處的銷售臺帳，對各經銷單位的投款和提貨情況隨時檢查，嚴格執行現款現貨的政策。l 每月必須組織駐外人員召開一次業務會議，并負責組織營銷代表按時完成“本月工作總結、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。 2與各部門的協調管理l 分公司辦事處經理要與公司市場、營銷管理、用戶服務等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。l 協同用6、戶服務中心主任處理好與當地各職能部門的關系。l 協助廣告代表公司的廣告員、廣告執行人員，合理進行廣告投放，配合經銷單位共同策劃促銷活動，并監督形象廣告的執行情況。l 協同用戶服務中心主任，組織營銷代表加強對本區域的安裝維修服務網點的建設和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業單位的關系。l 協助營銷管理部，監督和管理好中轉倉的貨物進、出、存，每月督促中轉倉保管員做出當月的進、出、存月報表，發現問題及時追查處理。 3分公司辦事處經理的權限：l 行使分公司辦事處的銷售任務的計劃分配權。l 行使分公司辦事處人員的定崗分區，調動權。l 行使分公司辦事處聘用人員的招聘權。l 行使分公司辦事處人員的考核和解7、聘、建議調離權。l 行使分公司辦事處的各項費用計劃、開支、監督使用權。l 行使分公司辦事處人員的工資考核、分配建議權。l 行使促銷方案的計劃、審核權，品牌廣告建設執行權。l 行使售后、售前服務的處理和建，議處理權。l 行使分公司辦事處財產的管理、控制保護權。l 行使分公司辦事處所需貨源的計劃調度權。 (二)、用戶服務中心主任的工作職責： 1協助分公司辦事處經理開展分公司辦事處的各項管理工作，為搞好本區域的銷售工作，共同領導和組織分公司辦事處人員開拓市場，服務市場、培育市場。 2負責分公司辦事處服務人員的組織、領導工作，并對本區域內的售后服務工作全面負責。 3負責監控管理中心所轄網點的安裝維修質8、量，按公司的有關規定進行考核。 4積極配合營銷代表開拓市場，對符合建點條件的單位按程序及時設置特約維修安裝點。 5負責分公司辦事處售后服務員工的工作安排及工作考核，對嚴重違紀的員工有申請調離權(對公司員工)和解聘權(對聘用員工)。 6負責轄區內的經銷網點的技術指導，定期進行技術培訓，提高各經銷網點技術人員的技術水平和服務素質。 7結合實際需要制定配件安全庫存量，定期提交合理的配件需求計劃，保證零配年的及時供應。 8完善配件及周轉機的管理，建立健全領用臺帳，每月定期盤點，確保帳、物、卡相符。 9嚴格控制網點零配件的領用情況，防止零配件流失。 10組織人員認真審核下屬網點安裝維修單的真實性、規范性9、，并做好用戶回訪工作。 11及時處理用戶或有關部門委托處理的投訴事件，及時組織對特殊用戶的上門服務，并跟蹤結果，最大限度防止惡性投訴事件的發生。 12每月及時收集產品信息和服務信息，按要求反饋用戶服務部，并對轄區內產品質量信息和維修技術難點，及時以書面形式反饋。 13及時向網點傳達公司下發的安裝、維修工藝文件及通知，并按要求對網點進行指導。 14以不符合要求或違反公司規定的網點提出整改建議。經批準后負責網點撤銷的善后工作。 15加強與消費者協會、用戶委員會、技術監督局等職能部門和各種傳媒的聯系，確保樂華產品的有利地位。 16了解競爭對手的情況和新舉措，并及時反饋部門。 17負責每月按用戶服務部10、和分公司辦事處要求提供各種報表、帳目及工作總結。 (三)、營銷代表的工作職責： 1營銷代表必須全力配合分公司辦事處經理、用戶服務中心主任開展銷售及售后服務工作，如期完成本區域分配的銷售任務。 2在接受公司分配的任務和區域內二次分配任務后，必須擬定一份全年工作計劃，交分公司辦事處經理審核，并呈交營銷管理部作為工作考核依據。 3必須按公司要求努力開拓目標市場，協調好各商業單位的關系，管理好所負責區域的市場價格，監督所轄區域內的貨物流向，并負責處理所轄地區的用戶服務工作。 4每月25號做出“當月工作總結及下月工作計劃”，交分公司經理審核，并作為工作考核。 5營銷代表要嚴格執行公司的營銷方案，堅持現款11、現貨的原則，對收到的匯款、銀行承兌，要認真檢查，去當地銀行辨別真偽，50萬元以上的匯票要求向開出行查詢，確保貨款安全。 6對商業單位的來款匯票，必須當天傳真回公司財務科，在傳真件上簽名確認收訖日期。并做好分類登記，詳細記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等。 7營銷代表必須定期與公司儲運、財務科核對帳目，確保與經銷商的經濟帳目準確。 8根據當地市場特點，配合經銷商及廣告代理公司共同策劃促銷活動，并負責對市場推廣部提供的廣告發布方案進行有效論證，提出適合當地的市場情況的合理化建議。 9認真執行經市場推廣部論證后的廣告促銷策劃方案和廣告代理公司制定的媒介組合12、計劃，搞好當地的促銷工作。 10負責本區域的專柜、專賣店的設 置、申請報批，及樣機、宣傳資料的需求計 劃制定、分發登記及使用跟蹤等。 11負責對本區域內發布的廣告進行監控，要求促銷活動每次一小結，并將書面報告反饋回市場推廣部。 12密切與當地新聞媒介的關系，負責當地的動態新聞宣傳工作。 13協同分公司辦事處經理，對導購代表進行招聘面試，將初試合格的詳細資料(身份證復印件，個人簡歷，學歷證書，導購代表聘用登記表傳真回市場推廣部審核，并報營銷辦公室批準。 14每月對導購代表的工作進行考核，根據導購代表的銷售實績定期填報導購代表底薪及獎金匯總表，經導購人員簽名，分公司辦事處經理確認后，連同商場銷售報13、表傳真回市場推廣部，以便結算導購代表的工資和獎金。 15負責專柜、專賣店的管理工作，做到樣機擺放規范、POP充足，確保按照公司統一的瓤形象進行現場布置。 16通過各種信息渠道，積極收集當地市場信息，并及時將信息反饋回公司市場推廣部。 17對符合建點條件的單位按規定程序報請用戶服務中心主任，設置特約維修安裝點，并監控網點的安裝維修質量，按公司的有關規定進行考核。 18及時了解和統計經銷商售中壞損機情況，提出處理意見，并根據批準的處理方案進行處理。 19及時處理用戶的或有關部門委托處理的投訴事件，并跟蹤處理結果。 (四)市場推廣經理的職責 1直接接受市場推廣部部長的領導，并接受分公司經理的日常工作14、的管理。* 依據公司整體市場推廣計劃，在市場推廣部的統一指揮下，執行市場推廣部全國統一的市場推廣計劃。結合當地市場特點，制定本地區的市場推廣計劃，報市場推廣部備案。 * 配合地區媒介執行對媒體的購買，并進行地區媒介監測。 * 配合分公司經理根據當地情況，及廣告費分配情況制訂階段性的促銷計劃及區域專賣店專柜發展計劃，并報市場部備案。 2負責促銷現場的布置、監督以及促銷材料的管理。 * 按公司的CI要求，負責指導促銷現場的布置，并對宣傳、促銷效果進行監督，確保達到應有廣告質量。 * 負責市場推廣部統一制作的POP與促銷計劃材料的申領與發放工作。 * 負責提出本地區辦事處產品樣機、POP與促銷材料制15、作需求計劃，報市場推廣部備案，并對制作成本、制作質量加以控制。 3負責區域導購人員的招聘、培訓與管理： * 協助市場推廣部、分公司經理 對區域導購人員進行招聘、培訓、考核。 * 依據市場部整體工作要求，指導導購人員的日常工作(賣場標準化陳 列、導購人員行為規范、信息反饋等) * 建立地區導購人員管理檔案并報市場推廣部備案。 4市場信息的收集與反饋： * 密切關注競爭對手的市場動態，承擔區域市場的市場信息收集、匯總和分類整理工作，并及時反饋給分公司經理和市場推廣部。 * 建立地區市場推廣費用分類登記臺帳并上報市場推廣部。 (五)、分公司財務人員工作職責： 1、組織與職責： 1)、分公司財務人員由16、營銷公司直接委派，行政上接受所在分公司領導，業務上接受營銷公司財務科領導； 2)、貫徹執行營銷公司財務管理制度和銷售管理政策； 3)、根據營銷公司財務管理制度和銷售管理政策，協助經理制定分公司各項管理制度； 4)、主管分公司日常財務會計業務，協助分公司經理搞好銷售財務管理，參與分公司的銷售管理； 5)、對于營銷公司的調入的各類存貨建立進、出、存管理制度，完善手續，保證公司資產的安全、完整、增值；負責分公司客戶往來帳目的核對、清收。 6)、協助分公司經理，制定銷售回款回籠計劃，組織銷售貨款回籠營銷公司； 7)、協助經理制定費用管理制度，正確劃分費用種類，控制各項費用額度，嚴把費用開支關； 8)、17、按時向營銷公司填報各類報表及提供其他信息； 9)、負責分公司財務資料的審核，對分公司日常業務進行監控； 11)、配合營銷公司各項業務審12)、保管分公司各種財務資料；13)、完成營銷公司臨時交給其他任務。 2、權限： 1)、對分公司銷售管理實施財務監督； 2)、對營銷公司制定的財務管理制度和銷售管理政策享有實施權。 3、工作要求： 1)、正確設置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作； 2)、嚴格執行營銷公司存貨管理規定，負責存貨出庫單據的填開、保管； 3)、嚴格執行分公司費用管理制度，履行費用報銷審核權，對違反公司財務管理規定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報營銷公司； 18、4)、按存貨的品種、型號、數量建立商品調撥明細帳。 5)、按客戶提貨型號、數量、金額及回款等明細內容設置應收帳款明細帳，并及時與各客戶核對。 6)、建立并登記現金收支日記帳，掌握分公司費用基金的使用情況。 7)、每月底與倉庫對帳，并實施實地盤點，確保帳實相符。 8)、按公司規定，設置客戶待開發票登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具增值稅發票之數據資料。 9)、設置客戶銀行票據登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據的傳遞情況。 10)、按時向營銷公司報送各類報表。 11)、嚴守公司秘密，維護公司利益。12)、定期與營銷公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋營銷公司。13)、月底費用備用金流水帳復19、印件，寄回營銷公司審核、備案。 14)、協助分公司經理處理日常業務。 (六)、辦事處綜合管理員工作職責： 1負責分公司辦事處的文件管理工作。 2負責分公司辦事處發貨開單工作。 3做好經銷商檔案、安裝維修網點檔案、職能部門檔案、媒體檔案、用戶檔案等工作。 4協助營銷代表做好宣傳資料的分發登記工作。 5協助分公司辦事處經理做好人員考勤及辦公用品購買及發放。 6做好經銷商的貨款登記及銷售臺帳工作。 7做好分公司辦事處向公司信息反饋的組織督促工作。 七)、導購代表工作職責： 1根據分公司辦事處和所在售點確定的銷售計劃，通過推介，達成銷售目標。 2不斷提高自身素質，充分利用分公司辦事處提供的資源，努力達20、到預期的銷售成果。 3充分了解所在地區的銷售特性及競爭品牌的優劣勢，抓住每一個銷售機會，有效地擴大導購范圍。 4根據分公司辦事處的物流管理系統要求，做好銷售臺帳工作，按時按質做好信息的反饋。 5及時將競爭市場信息和銷售中出現的問題與困難反饋給市場推廣經理或營銷代表及分公司辦事處相關人員。 6及時將售點的樣機、宣傳資料等的上柜率和數量反饋給分公司辦事處，以便得到補充。 7負責售點的日常維護工作。 8遵守分公司辦事處及上場有關管理規定，杜絕違紀現象。 9注重個人形象，提高個人素質，突出分公司辦事處及品牌形象。第二章 分公司辦事處日常事務管理 一、分公司辦事處地點設立條件 1各分公司辦事處應在各省的21、省會城市或直轄市設立。 2為樹立樂華空調良好的公眾形象，要求所有分公司辦事處的選址和裝修必須符合下列條件： * 分公司辦事處應選在市區交通便利，有停車地點的地方； * 分公司的門面裝修必須符合公司的CI設計要求； * 分公司人員生活區必須與辦公地點分離，住宿地點設在分公司附近。 二、分公司辦事處文明辦公規定 1上下班紀律： * 分公司辦事處全體人員必須嚴格按規定時間上下班(8：0018：00)，不遲到、不早退，不得無故曠工(包括開會、學習培訓等)。 * 各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌； * 在辦公區域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準有坐在桌面上、腳放在桌面上等不22、雅觀行為。 * 不準在辦公場所進行娛樂活動，做與工作無關的事。 * 辦公場所要保持環境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設整齊(包括門口一帶的環境清潔及門口通道不堵塞)。 * 必須遵守崗位操作規程，履行崗位職能，未經分公司經理同意不能代崗，確保工作質量。 2禮儀： * 接待客人時，服務要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個人形象及保證環境干凈舒適。 * 分公司辦事處經理、業務員會見客戶時要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。 * 要按約定時間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準時到約定地點，則要向對方事先聲明并道歉。 3電話用語規范 * 電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要23、牢記。接電話：“喟!您好，樂華空調XXX辦事處，”；打電話：“喟!您好，我是樂華空調XXX辦事處的XXX，請問”掛電話：“好的，謝謝您!再見”等 * 語言要清晰，當遇到對方電話聽不清楚時，要禮貌地向對方聲明，確保通話質量。 4回廠考勤規定： * 駐外人員在回公司第二天必須到營銷辦公室報到；返回辦事處的前一天到營銷辦公室登記。 * 差期或奉命回廠參加會議、培訓等期間按公司規定時間上下班、不得缺席；會議結束后必須及時返回分公司辦事處，途中不得逗留。 5信息傳遞制度： * 分公司辦事處經理分公司辦事處經理負責有關政策的傳達和貫徹執行每月必須召開例會，傳達公司精神，分析總結上月工作情況，下達本月工作計24、劃并布置工作任務，各員工不得缺席，違者按分公司辦事處有關規定扣罰。 * 關心、支持下屬工作并虛心聽取下屬的意見；員工有意見必須以誠懇的態度向上級反饋，不得無禮指責或辱罵上級。違者視情節輕重作扣罰或調離崗位的處理。 三、分公司辦事處文件檔案管理內容 1銷售臺帳(總臺帳、分區分類臺帳)、庫存報表； 2承包項目臺帳(工資、費用)； * 做好每月的工資分配臺帳(包括內聘與外聘人員)； * 做好每月分公司辦事處及各區域的費用臺帳。 3基礎資料檔案： * 公司提供的各類產品的證書資料；營業執照(復印件)；價格表及營銷方案；各類報告；各類合同協議；公司各類文件檔案 4分類目管理存放，文件查找、檢索，確保文件的齊全及機密。