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1、辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放管理制度辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放管理制度1 1目目的的為了合理控制公司行政管理費(fèi)用，節(jié)約開支，保證工作需要，特制定本制度。2 2適用范圍適用范圍本制度適用于本公司所有辦公用品（包括易耗品、促銷禮品）及印制品（如包裝袋、廣告畫冊(cè)、名片等）的采購(gòu)。3 3主管部門及職責(zé)主管部門及職責(zé)行政人事部是辦公用品采購(gòu)與管理的職能部門，負(fù)責(zé)各部門辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、發(fā)放及控制等管理工作。4 4內(nèi)內(nèi)容容4.14.1計(jì)劃與審批流程計(jì)劃與審批流程4.1.1 行政人事部文員在每月 2530 日間，根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，將各部門及門店所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量或控制指標(biāo)統(tǒng)計(jì)、匯總，形成2、采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表，遞交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購(gòu)。計(jì)劃必須保證做到辦公用品品種齊全、庫(kù)存合理、價(jià)格適當(dāng)。4.1.2 各部門臨時(shí)提出的辦公用品需求或新店開業(yè)所需的辦公用品也必須形成書面申請(qǐng)，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如遇緊急采購(gòu)項(xiàng)目可先電話請(qǐng)示同意后，在購(gòu)置后補(bǔ)辦手續(xù)。4.1.3 批準(zhǔn)權(quán)限：采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)書 采購(gòu)總額小于 1000 元時(shí)，由行政人事經(jīng)理審核批準(zhǔn)。采購(gòu)總額大于 1000（含 1000 元）元時(shí)，還需要遞交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。4.24.2采購(gòu)流程采購(gòu)流程4.2.1 辦公用品采購(gòu)均實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，由行政人事部進(jìn)行充分考察市場(chǎng)行情，選定具有供貨實(shí)力的供應(yīng)商（文具店、超市等）根據(jù)我司的采購(gòu)明細(xì)提供3、報(bào)價(jià)，不少于三家，采用綜合性價(jià)比比較法，篩選出供應(yīng)商，將質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商報(bào)價(jià)提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，將經(jīng)核準(zhǔn)的供應(yīng)商建檔，列入合格供方名錄，然后與供應(yīng)商簽定辦公用品采購(gòu)合同，并將報(bào)價(jià)清單同時(shí)抄送財(cái)務(wù)中心存檔，供結(jié)算時(shí)備查。采購(gòu)量較小時(shí)也可直接到選定的供應(yīng)商處購(gòu)買，必須開據(jù)正規(guī)發(fā)票，然后到依據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。4.2.2 定點(diǎn)供應(yīng)商原則上不予改變。供方名錄原則上半年考評(píng)一次，就供貨價(jià)格、供貨質(zhì)量、供貨時(shí)間、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行考評(píng)，對(duì)考評(píng)不合格者及時(shí)淘汰出供方名錄，并補(bǔ)充新的供應(yīng)商，保證不少于三家可供選擇的合格供方。4.2.3 單價(jià)金額超過 500 元的采購(gòu)，須有財(cái)務(wù)部指定人員參與。在時(shí)間4、許可的前提下，采購(gòu)人員也必須貨比三家，盡量降低采購(gòu)成本。采購(gòu)?fù)戤厬?yīng)記錄供方的名稱、地址或聯(lián)系方式，以便下次采購(gòu)時(shí)節(jié)約時(shí)間、提高效率。4.2.4 采購(gòu)時(shí)間確認(rèn)：原則月底(25 至 30 日)開始計(jì)劃申請(qǐng)，次月 5 日前實(shí)施采購(gòu)。4.2.5 現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)或臨時(shí)采購(gòu)需要款項(xiàng)時(shí)，行政人事文員可到財(cái)務(wù)預(yù)支采購(gòu)費(fèi)用。4.2.6采購(gòu)時(shí)如個(gè)別商品不能提供正式發(fā)票，采購(gòu)人員必須事先報(bào)請(qǐng)行政人事經(jīng)理核準(zhǔn)，如行政人事經(jīng)理難以核準(zhǔn)又確定需要采購(gòu)時(shí)，可由行政人事經(jīng)理報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。未經(jīng)核準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目一律不準(zhǔn)報(bào)銷入賬4.34.3入庫(kù)及保管流程入庫(kù)及保管流程4.3.1 辦公用品采購(gòu)到位后，由行政人事文員辦理入庫(kù)手續(xù)。4.3.25、 所采購(gòu)物品必須一一登記造冊(cè)，如：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格及用途等。4.3.3 保管員必須清楚地掌握辦公用品庫(kù)存情況，并經(jīng)常整理與清潔，必要時(shí)要實(shí)行防蟲、防霉等保全措施。4.3.4 辦公用品應(yīng)定期盤點(diǎn)，原則上每月盤點(diǎn)一次，必要時(shí)由財(cái)務(wù)部指定人員參與盤點(diǎn)。盤點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，無(wú)緣無(wú)故丟失或損壞者，其損失由保管員承擔(dān)。4.3.5 印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。如果消耗品用完，管理員須做好記錄并報(bào)告行政人事經(jīng)理商討是否采購(gòu)補(bǔ)充。4.3.6 保管員應(yīng)對(duì)各部門所領(lǐng)用的辦公用品使用情況進(jìn)行調(diào)查。對(duì)每月領(lǐng)用量、使用量以及6、余量(未用量)作出統(tǒng)計(jì)及分析，為下月采購(gòu)提供依據(jù)。4 44 4發(fā)放與控制流程發(fā)放與控制流程4.4.1 提出申購(gòu)的部門可到行政人事文員處辦理領(lǐng)用手續(xù)，在領(lǐng)用記錄上簽字確認(rèn)。4.4.2 辦公用品領(lǐng)用之后，使用人員應(yīng)盡量節(jié)約，嚴(yán)禁浪費(fèi)或假公濟(jì)私。行政人事部不定期抽查辦公用品的領(lǐng)用情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)指出，并采取控制措施，對(duì)于超過指標(biāo)的部門或個(gè)人可以拒絕采購(gòu)或發(fā)放，或者采取代購(gòu)方式，采購(gòu)金額由個(gè)人承擔(dān)。4.4.3 對(duì)于計(jì)算器、釘書機(jī)、水筆、墨盒等物品，采取以舊換新的慣例，禁止無(wú)限制發(fā)放領(lǐng)用。4.5費(fèi)用報(bào)銷流程4.5.1 采購(gòu)?fù)戤叄罁?jù)財(cái)務(wù)要求，行政人事文員將核準(zhǔn)的計(jì)劃采購(gòu)申請(qǐng)書、入庫(kù)驗(yàn)收單，有效發(fā)票、7、供貨明細(xì)單等整理粘貼，交行政人事經(jīng)理審核。4.5.2 行政人事經(jīng)理審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)，如報(bào)銷金額少于 1000 元?jiǎng)t直接遞交財(cái)務(wù)部處理，如報(bào)銷金額大于或等于 1000 元，則須遞交總經(jīng)理審核確認(rèn)。4.5.3 對(duì)于審核確認(rèn)的報(bào)銷單財(cái)務(wù)部按規(guī)定處理，有預(yù)支費(fèi)用的，及時(shí)為行政人事文員沖銷預(yù)支款項(xiàng)。4.5.4 財(cái)務(wù)部須妥善保管辦公用品采購(gòu)單據(jù)，保管時(shí)限為二年。5 5檢查與考核檢查與考核5.1辦公用品計(jì)劃必須切合實(shí)際，并嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算范圍的必須有充足的理由，否則，超出預(yù)算部分的費(fèi)用由計(jì)劃人員個(gè)人全額承擔(dān)。5.2辦公用品采購(gòu)人員必須嚴(yán)格按照經(jīng)核準(zhǔn)的采購(gòu)清單采購(gòu)，品種和數(shù)量方面嚴(yán)禁自作主張多8、購(gòu)或少購(gòu)。違反規(guī)定者將作 50 元/次處罰，多購(gòu)部分將由采購(gòu)人員承擔(dān)超出部分金額的 20%，長(zhǎng)期不能使用的，由采購(gòu)人員全額承擔(dān)。對(duì)臨時(shí)缺貨的，必須作出書面報(bào)告，并限定時(shí)間補(bǔ)足。5.3 辦公用品采購(gòu)人員在采購(gòu)過程中必須嚴(yán)格把好價(jià)格和質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)禁以次充好、假公濟(jì)私或其他違反規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以 1000 元以上罰款并作辭退處理，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究法律責(zé)任。5.4 辦公用品保管人員必須認(rèn)真做好辦公用品的管理和控制工作，嚴(yán)禁營(yíng)私舞弊，若因保管不善，造成辦公用品損壞或丟失的，其損失將由保管員全額賠償。6 6附附則則6.1本制度由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。6.2本制度自 2016 年 6 月 1 日起執(zhí)9、行。7 7附附件件附件一：辦公用品供應(yīng)商名錄附件二：辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄附件三：辦公用品計(jì)劃申請(qǐng)表附件四：特殊辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表編制附件一：辦公用品供應(yīng)商名錄審核批準(zhǔn)辦公用品供應(yīng)商名錄序號(hào)供方名稱商品名稱及規(guī)格單價(jià)聯(lián)系人/電話地址備注附件二：辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄序號(hào)說(shuō)明注：上述表單在實(shí)際使用時(shí)可適當(dāng)調(diào)整。名稱及規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額領(lǐng)用部門簽字附件三：辦公用品計(jì)劃申請(qǐng)表辦公用品采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表序號(hào) 物品名稱 規(guī)格 單位 總經(jīng)辦 行政人事部 市場(chǎng)部運(yùn)營(yíng)部河源基地123456789筆記本水筆訂書針鉛筆A42B本支盒支2372115合計(jì)制表人/日期：行政人事經(jīng)理/日期：總經(jīng)理/日期：43410合計(jì)申領(lǐng)數(shù)量單價(jià)23200.50金額11.50實(shí)領(lǐng)數(shù)量附件四：特殊辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表特殊特殊辦公用品申購(gòu)計(jì)劃單辦公用品申購(gòu)計(jì)劃單部門：年 月日序號(hào)12345678物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量單價(jià)金額實(shí)領(lǐng)數(shù)量合計(jì)申領(lǐng)理由：申請(qǐng)人/日期：部門經(jīng)理/日期行政人事經(jīng)理/日期：總經(jīng)理：