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1、簡陽市汽車運輸有限公司密 級：編 號：辦公用品管理制度起稿部門后勤科起稿時間2016年2月15日修訂部門后勤科修訂時間2016年2月28日財務(wù)部經(jīng)理審核日期分管副總總經(jīng)理頒布執(zhí)行時間2016年3月 1 日目 錄第一章 總則第二章 辦公用品管理范圍第三章 辦公用品采購第四章 辦公用品入庫第五章 辦公用品領(lǐng)用第六章 辦公用品借用第七章 辦公用品日常管理第八章 辦公用品費用成本控制第九章 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 辦公用品管理工作流程圖（二） 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第十章 附則附件一：辦公用品借用/歸還登記表附件二：辦公用品采購計劃單 附件三：辦公用品入庫登記表 附件四：辦公用品領(lǐng)用登記2、表（易耗品）（耐用品） 附件五：辦公用品交接清單 附件六：辦公設(shè)備報修登記表第一章 總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費，從而使后勤科工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。第二章 辦公用品管理范圍 根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：2.1 耐用品：2.1.1 辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險柜等;2.1.2 辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機、復(fù)印機、攝像機、投影儀、數(shù)碼照相機、音響器材、移動硬盤、U盤等。2.2 易耗品：2.2.1 文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形3、針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、報紙、雜志等紙類印刷品。2.2.2 生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。2.2.3勞保清潔用品，如：拖把、旋轉(zhuǎn)拖把、水桶、垃圾桶、笤帚、雞毛撣子、搽車毛巾、引擎蓋墊、茶杯座、小儲物箱等。第三章 辦公用品采購3.1 申請范圍：（1）辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的采購申請計劃到后勤科，便于后勤科根據(jù)申請計劃統(tǒng)一安排采購，預(yù)期不報視為無需求，屆時管理該物品人員有權(quán)拒發(fā)；（2）部門采購申請內(nèi)容主要為耐用品。3.2 審核及審批：（1） 由申請部門填寫辦公用品采購計4、劃單報各科室科長審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。3.3 采購安排：（1） 各部門所需辦公用品，需經(jīng)后勤科統(tǒng)一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買實行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。（2）采購分為定期采購和臨時應(yīng)急采購。后勤科根據(jù)批示意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。（3）后勤科可根據(jù)批準(zhǔn)的申請單在當(dāng)?shù)刭徺I辦公用品和設(shè)備，同時后勤科做好存根備案。（4）后勤科根據(jù)公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購，由后勤科安排專人負(fù)責(zé)采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。后勤科會定期對辦公用品市場價格進行調(diào)查、核實，隨時與合作商根據(jù)市場情況，對供5、貨價格進行調(diào)整。第四章 辦公用品入庫4.1 入庫登記辦公用品采購到位后，由后勤科專門人員核對、入庫。后勤科辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，對年度辦公用品采購情況進行整體統(tǒng)計。4.2 入庫物品明細(xì)單每次采購入庫后，后勤科專門人員制作入庫明細(xì)單，科長簽字確認(rèn)，明細(xì)單備案存檔。第五章 辦公用品領(lǐng)用5.1 耐用品于每月初由后勤科一次性發(fā)放各部門上月申請采購的物品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情況，其他時間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。5.2 耐用品的領(lǐng)用、管理實行部門負(fù)責(zé)制。耐用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)6、人需簽字確認(rèn)，后勤科存根備案。5.3 新員工入職后，后勤科統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。第六章 辦公用品日常管理7.1 易耗品統(tǒng)一由后勤科負(fù)責(zé)申請、采購、發(fā)放。后勤科定期進行盤點（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計劃。7.2 耐用品的管理，主要是指辦公用品/設(shè)備的報修：（1） 耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等，報修人到后勤科詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，科技信息部統(tǒng)籌安排，維修人員排查并解決問題，故障解決后填寫設(shè)備報修記錄單并由報修申請人簽字確認(rèn)后勤科科長簽字確認(rèn)，作為日后保養(yǎng)維修費用結(jié)算的憑據(jù)，此費用7、納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費預(yù)算內(nèi)。（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護情況，后勤科將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由后勤科統(tǒng)一管理。（3）其他辦公設(shè)備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應(yīng)及時與后勤科聯(lián)系，由后勤科負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。7.3 辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。7.4 各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時，如非正式或非對外文件可使用背面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。7.5 接待用煙、酒的購買、管理與發(fā)放類同易耗品，由后勤8、科專人統(tǒng)一辦理。第八章 辦公用品費用成本控制8.1 各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個人指標(biāo)。8.2 行政部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請、領(lǐng)用、使用過程等。8.3 辦公文具實行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240元，特殊情況超過限額的，需寫書面報告說明情況，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦公用品采購按規(guī)定時間和流程提交采購申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，后勤科安排采購。8.4 各部門電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機等辦公設(shè)備的耗材及維修費用，由后勤科統(tǒng)一管理，年終計入各部門辦公用品總費用當(dāng)中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數(shù)進行分?jǐn)偂?.5 辦公用品采購費用實行分部門核算，并計入各部9、門月計劃費用內(nèi)，由后勤科統(tǒng)一核算控制。8.6 核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由后勤科根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。8.7 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。8.8 公司辦公用品應(yīng)做公用，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護各類辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價賠付。第九章 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品管理工作流程圖部門名稱后勤科流程名稱（一）辦公用品管理層次2任務(wù)概要辦公用品管理單位總經(jīng)理上級主管后勤科科長后勤專管10、人員申請部門經(jīng)理申請人節(jié)點ABCDEF審 批審核或?qū)徟y(tǒng)籌調(diào)度采購安排清潔保養(yǎng)采 購入 庫領(lǐng) 用 結(jié) 束審 核 開 始填采購申請單企業(yè)名稱共 頁 第 頁編制單位簽發(fā)日期：（二）辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)時 限相關(guān)資料備注采 購1、除易耗品外，部門所需物品每月25日提交采購申請單。2、易耗品由后勤科統(tǒng)一提交采購申請單。3、急需物品或?qū)I(yè)性物品，由主辦人提采購申請單，后勤科協(xié)助采購。每月1次辦公用品管理制度入 庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費用、物品須經(jīng)后勤科科長簽字審核。每月一次辦公用品管理制度領(lǐng) 用1、部門月末申請物品，于次月初領(lǐng)用。2、易耗品由11、部門專人于每周三下午領(lǐng)用。每周三下午辦公用品管理制度借 用1、借用物品由主辦人到行政部填寫借用登記表，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2、如需延期借用，主辦人應(yīng)到后勤科辦理延期手續(xù)。辦公用品管理制度報修、維護1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報修由科技信息部提供技術(shù)支持。2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護時，主辦人及時到后勤科聯(lián)系。每周二下午辦公用品管理制度費用管理1、 各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個人指標(biāo)。 2、后勤科將嚴(yán)格控制申請、領(lǐng)用控制、使用控制等。 3、各部門每人每年限額240元。4、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由后勤科根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。辦公用品管理制度盤 點公司辦公用品每12、季度盤點一次。每季度一次辦公用品管理制度第十章 附則1、本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件一：辦公用品借用/歸還登記表附件二：辦公用品采購計劃單 附件三：辦公用品入庫登記表 附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）（耐用品） 附件五：辦公用品交接清單附件六：辦公設(shè)備報修登記表附件一：辦公用品借用/歸還登記表序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量借用部門借用人簽名借用時間借用部門經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時間備注12345678910111213141516171819202122231、 辦公用品借用時，請把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。2、物品借用一律要登記，物品名13、稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，后勤科負(fù)責(zé)存檔保管。附件二：辦公用品采購計劃單部門： 時間： 年 月 日序號名 稱規(guī) 格需求數(shù)量單位預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）說明123456789101112131415申請人簽字部門負(fù)責(zé)人審核意見行政部審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預(yù)估價格調(diào)查后填寫； 3.固定資產(chǎn)類由部門經(jīng)理審核，分管副總、總經(jīng)理審批。低值易耗品由部門經(jīng)理審批，采購員采購。 4后勤科專人負(fù)責(zé)存檔保存；附件三：辦公用品入庫登記表序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額入庫日期入庫人員部 門備注1234567891011121314151617181920后勤科科長簽字14、附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時間備注123456789101112131415161718192021221、辦公用品領(lǐng)用時，請把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。2、 物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，后勤科負(fù)責(zé)存檔保管。辦公用品領(lǐng)用登記表（耐用品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時間部門經(jīng)理簽字備注123456789101112131415161718192021221、耐用品領(lǐng)用，部門負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)，便于清還查賬和管理。2、物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，后勤科負(fù)責(zé)存檔保管。附件五：辦公用品交接清單辦理日期移交部門物品名稱規(guī)格及說明數(shù)量單位交接人簽字接管人簽字部門經(jīng)理簽字備注注：員工離職時填寫辦公用品交接清單，并復(fù)印一份附在員工辭退、辭職結(jié)算匯總表后，一并交人力資源負(fù)責(zé)人存檔保存。附件六：辦公設(shè)備報修登記表序號名稱及型號故障說明報修部門報修人報修時間維修時間報修人確認(rèn)（公司/人員）維修人簽字維修結(jié)果經(jīng)辦人備注12345678910