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1、貴州廣發利融資擔保有限公司 行政辦發【2014】007號 辦公用品管理制度目 錄第一章 總則第二章 辦公用品管理范圍第三章 辦公用品采購第四章 辦公用品入庫第五章 辦公用品領用第六章 辦公用品日常管理第七章 辦公用品費用成本控制第八章 辦公用品合理使用流程第九章 附則 附件一：辦公用品申領單 附件二：辦公用品入庫單 附件三：辦公用品采購申請表第一章 總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規范辦公用品管理、嚴格控制成本、合理節約開支減少浪費，從而使行政部工作系統化，提高工作效率，特制定本制度。第二章 辦公用品管理范圍 根據辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：一、耐用品：1.辦公家具，如：2、各類辦公桌、空調、微波爐、椅子、檔案柜、沙發、茶幾、儲物柜、保險柜等;2.辦公設備，如：電話、電腦、傳真機、復印機、碎紙機、投影儀、移動硬盤、U盤等。二、易耗品：1.文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、紙類印刷品。2.生活類辦公用品，如：飲用水、衛生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布等。第三章 辦公用品采購一、申請范圍：1.辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月29日提交次月的采購申請計劃到行政部，便于行政部根據申請計劃統一安排采購，預期不報視為無需求，屆時行政專員有權拒發；部門采購申請內容主要為耐3、用品。2.審核及審批：（1） 由申請部門填寫辦公用品采購申請表報行政部經理審核簽字后，提交分管副總、總經理批準后方可購買。3.采購安排：（1） 各部門所需辦公用品，需經行政部統一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買實行兩人以上共同負責制。（2）采購分為定期采購和臨時應急采購。行政部根據批示意見，在規定時間內完成采購。（3）行政部根據公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結算的合作方式。部門特殊物品或專業物品采購，由行政部派專人負責采購，使用部門派專業人員協助采購。行政部會定期對辦公用品市場價格進行調查、核實，隨時與合作商根據市場情況，對供貨價格進行調整。第四章 辦公4、用品入庫一、入庫登記辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購登記，對年度辦公用品采購情況進行整體統計。二、入庫物品明細單每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細單，行政部經理簽字確認，填寫辦公用品入庫單。第五章 辦公用品領用一、耐用品由行政部一次性發放到各部門，部門辦公用品由部門指定人員簽字領用，如領用人更改，由部門經理到行政部做變更記錄。易耗品于每周一早上統一領用，除特殊情況，其他時間不發放或領用辦公用品。二、耐用品的領用、管理實行部門負責制。耐用品由部門負責人指定專人或使用人領取，部門負責人需簽字確認，行政部存根備案。三、新員工入職后，行政部統一為其配備辦5、公用品，耐用品由本人簽字領取，部門負責人簽字確認，行政部存根備案。第六章 辦公用品日常管理 一、易耗品統一由行政部負責申請、采購、發放。行政部會定期進行盤點（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調整計劃。二、耐用品的管理，主要是指辦公用品/設備的報修：（1） 耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設備、網絡設備、通訊設備等，報修人到行政部詳細描述并登記故障現象，行政專員統籌安排，維修人員于每周一下午排查并解決問題，此費用納入辦公物品耗損維修保養費預算內。（2）各部門耐用辦公用品的保養，主要由各部門專人進行維修保養登記并跟蹤維護情況，行政部將不定期檢查。公共設施或設備，由行政部統一管理。6、（3）其他辦公設備（辦公桌、沙發）等出現故障，各部門應及時與行政部聯系，由行政部負責協調廠家維修解決。在保修期內不能維修解決的，憑購買發票、保修單退、換給廠家。三、辦公用品領用必須認真履行手續，應填寫辦公用品申領單后領用和發放，嚴禁先借后領的行為。四、各類辦公用品應愛惜使用、節約能源，打印或復印資料時，如非正式或非對外文件可使用雙面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。五、禮品的購買、管理與贈送（或發放）類同易耗品，由行政部統一辦理。第七章 辦公用品費用成本控制一、各部門需做出年度預算，并且分解個人指標。二、行政部需嚴格控制辦公用品的申請、領用、使用過程等。三、各部門電腦、打印機、復印機、傳真機、7、碎紙機等辦公設備的耗材及維修費用，由行政部統一管理，年終計入各部門辦公用品總費用當中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數進行分攤。四、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續。五、公司辦公用品應做公用，私用或帶出公司者應按辦公用品兩倍的價格從當月工資中扣除。員工應自覺愛護各類辦公用品，如因不正當或不合理使用而損壞物品應照價賠付。第八章 辦公用品合理使用流程一、耐用品合理使用流程1.碎紙機操作細則；打開電源開關，電源指示燈亮，即進入碎紙工作狀態。從喂紙口放入紙張，機器自動進紙粉碎，當紙張全部粉碎后，機器8、會自動延時停機。如果一次性粉碎紙張過多，機器會停止進紙。操作者應退出紙張，此時智能電路自動清除碎紙刀上的紙屑，機器重新恢復正常工作狀態。當機器箱內的紙屑超過2/3箱時，將電源切斷，提起主機，將機箱內碎紙倒去，這時安全指示燈亮，表示主機進入斷電狀態，當主機重新按放在機箱上后，機器又恢復正常。及時清理機器內紙屑。粉碎文件時，將回形針、訂書針等金屬物去除，以免損壞刀具。無論機器是否工作，都不要將手或衣物伸進入紙口。當電源電壓較低時，要適當減少粉碎張數。碎紙機進紙張數每次不得超過四張，連續使用不得超過20分鐘。 2.復印機復印時原稿不要有裝訂針、回形針，以免導致進稿器卡紙；為防止復印機卡紙，禁止使用非9、復印紙、已皺折或超出復印尺寸的紙，卡紙時，打開右邊側門取出紙張，看看取出來的紙張是否完整，如果有殘缺，請仔細查找紙張的剩余，取完紙張后，請關嚴實所打開的側門；在復印多份的情況下，復印者應當先復印一份，做出調整后再復??；注意保持復印機周圍的衛生，在每一次復印之后要及時處理復印產生的廢紙、臟紙，及時將自已打印的文件拿走，機密文件應使用碎紙機進行處理；因操作失誤造成復印機損壞，責任人負責維修費用，并承擔一切損失。3.會議室使用 A4紙3張、鉛筆1支、簽字筆1支，會議結束后應由行政部專人收回可用物品。第九章 附則1、本制度須嚴格遵守，對違規操作者，公司將視情節輕重，追究其相應責任。2、以上條款中涉及有10、合同、上級領導批復文件和政府有關文件應在行政人事部留檔一份，以便于審核和檔案管理3、本制度由行政人事部負責解釋和修訂。4、本制度從二一五年一月一日起執行，此前與本制度不相一致的制度或規定同時廢止。貴州廣發利融資擔保有限公司 二0一四年十二月二十五日附件一：辦公用品申領單貴州廣發利融資擔保公司抄送：行政部 辦公用品申領單申領部門時間申領物品名稱數量申購用途申領人：直屬上級：附件二：辦公用品入庫單貴州廣發利融資擔保有限公司辦公用品入庫單抄送 ：行政部采購日期入庫日期入 庫 物 品 清 單序 號品 名數 量序 號品 名數 量采購人簽字入庫人簽字貴州廣發利融資擔保有限公司辦公用品采購申請表抄送：行政部申請部門：申請日期：序號 申請采購辦公用品名稱規格/品牌數量備注12345678申請人簽字部門經理審批簽字總經理審批簽字說明：1、申請采購辦公用品需在每月29日.30日報送辦公室統一采購；2、提交本單時申請人與申請人主管領導應簽字完畢。