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1、-*莆田木業(yè)有限公司辦 公 用 品 管 理 制 度1. 目的1.1. 為規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi)，針對(duì)公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。2. 適用范圍2.1. 適用于公司辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。3. 管理權(quán)責(zé)3.1. 綜合辦：負(fù)責(zé)審核、匯總各部門每月辦公用品的領(lǐng)用情況并根據(jù)當(dāng)月庫存情況進(jìn)行采購(gòu)申報(bào)、入庫、領(lǐng)用登記等。3.2. 各部門:負(fù)責(zé)做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報(bào)、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。3.3. 采購(gòu)部：負(fù)責(zé)每月辦公用品的采購(gòu)及費(fèi)用報(bào)銷。3.4. 公司總經(jīng)理：負(fù)責(zé)審批每月辦公用品的申購(gòu)與報(bào)銷。4. 定義:4.1. 辦公用品分類：辦公2、用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。4.1.1. 消耗品：系指容易消耗，無法重復(fù)使用的用品，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。4.1.2. 耐用品：系指能重復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個(gè)人自購(gòu)。平時(shí)使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤、訂書機(jī)、啟釘器、計(jì)算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價(jià)賠償；服務(wù)年限1年以上，耐用品單價(jià)在500元（含）以上的，如有遺失，照價(jià)賠償。4.1.3. 特殊用品：系指某些部門人員為進(jìn)行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財(cái)務(wù)3、部常用的憑證等。4.2. 領(lǐng)用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì)，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個(gè)人領(lǐng)用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。4.2.1. 個(gè)人領(lǐng)用：系個(gè)人使用保管用品，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。4.2.2. 部門領(lǐng)用：系本部門共同使用用品，如打印紙、打印墨盒等。5. 管理規(guī)定5.1. 辦公用品申購(gòu)5.1.1. 各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃，填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合辦。5.1.2. 綜合辦統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購(gòu)申請(qǐng)，并經(jīng)核查庫存狀況后填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，于次月1日前經(jīng)綜合辦經(jīng)理審核、總4、經(jīng)理審批后，交采購(gòu)部采購(gòu)。5.1.3. 各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單所列明細(xì)，于每月5日前向綜合辦領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。5.1.4. 各部門若需采購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品，由部門填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，并在備注欄內(nèi)注明急需采購(gòu)的原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。 5.2. 辦公用品采購(gòu)5.2.1. 為有效完成采購(gòu)任務(wù)，原則上由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。5.2.2. 對(duì)專業(yè)性辦公用品的采購(gòu)，由所需部門協(xié)助采購(gòu)部共同進(jìn)行采購(gòu)。5.2.3. 臨時(shí)急需辦公用品可經(jīng)綜合辦和采購(gòu)部同意后由使用部門自行采購(gòu)。 5.2.4. 對(duì)單價(jià)大于5005、元以上辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終議定價(jià)格呈報(bào)總經(jīng)理同意后，方可實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。 5.3. 辦公用品入庫5.3.1. 辦公用品入庫前由綜合辦指定專人進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合規(guī)定要求的，由綜合辦辦公用品管理人員登記入庫，并填寫辦公用品入庫登記表；對(duì)不符合要求的，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。 5.3.2. 辦公用品采購(gòu)發(fā)票應(yīng)由綜合辦經(jīng)理簽字確認(rèn)入庫后，方可報(bào)銷。 5.4. 辦公用品領(lǐng)用5.4.1. 員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表。 5.4.2. 員工領(lǐng)用單價(jià)在人民幣500元以上的辦公用品，須填寫固定資產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)表，說明申購(gòu)理由，經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦審核，總6、經(jīng)理審批。 5.5. 辦公用品使用5.5.1. 嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。5.5.2. 凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。5.5.3. 公司員工使用辦公用品必須堅(jiān)持科學(xué)、合理、節(jié)約、愛護(hù)的原則，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。 5.5.4. 辦公用品若被人為損壞，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。 6. 辦公用品報(bào)廢6.1. 非消耗性辦公用品因使用時(shí)間過長(zhǎng)需要報(bào)廢注銷時(shí)，使用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)部門主管審核，并總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，到綜合辦辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。7. 辦公用品回收7.1. 員工離職時(shí)，應(yīng)依財(cái)產(chǎn)個(gè)人保管卡所領(lǐng)耐用品一并退回7、綜合辦，并辦理好移交手續(xù)。7.2. 回收再利用的辦公用品列入庫存。8. 辦公用品倉(cāng)庫管理8.1. 8.1綜合辦建立辦公用品購(gòu)置和領(lǐng)用登記臺(tái)帳，并做好購(gòu)置和領(lǐng)用臺(tái)帳的登記工作。8.2. 綜合辦應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額，對(duì)異常情況提出書面分析反饋。8.3. 其它辦公用品每月盤點(diǎn)一次，每次盤點(diǎn)結(jié)果記錄在辦公用品月報(bào)表，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。9. 相關(guān)表單:辦公用品需求計(jì)劃表 （編號(hào)： ）辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單 （編號(hào)： ）辦公用品庫存登記表 （編號(hào)： ）辦公用品領(lǐng)用登記表 （編號(hào)： ）辦公用品處置、報(bào)廢單 （編號(hào)： ）10附則10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),自 20 年 月 日實(shí)施。10.2本制度的最終解釋8、權(quán)歸綜合辦,修訂時(shí)亦同。附表一： 年 月辦公用品采購(gòu)需求計(jì)劃表單位： 編號(hào)：需求人員名稱型號(hào)單位數(shù)量預(yù)計(jì)金額備注說明：每月25日前，各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求，報(bào)綜合辦。審批人： 部門負(fù)責(zé)人： 申購(gòu)人：附表二：辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào): 填表日期: 年 月 日品名規(guī)格數(shù)量單位金額使用人備注 綜合辦意見 總經(jīng)理意見注：本表由綜合辦填寫申請(qǐng)人: 附表三： 庫存登記表日 期來 源入庫日期數(shù)量單價(jià)出庫情況結(jié)余驗(yàn)證人部門數(shù)量年 月 年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月附表四：辦公用品領(lǐng)用登記表部門：領(lǐng)用日期名 稱數(shù) 量領(lǐng)用人備注附表五：辦公用品處置、報(bào)廢單申請(qǐng)部門申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期辦公用品名稱規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)?jiān)蛘f明辦公用品使用人部門主管意見綜合辦辦公用品名稱辦公用品編號(hào)規(guī)格型號(hào)耐用年限購(gòu)入價(jià)格購(gòu)入日期廢損原因綜合辦經(jīng)理意見財(cái)務(wù)部帳面價(jià)值凈值估計(jì)廢品價(jià)值實(shí)際損失財(cái)務(wù)部意見審 批分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理附表六：年月辦公用品月報(bào)表品名規(guī)格單位上月結(jié)存本月進(jìn)庫本月發(fā)出本月結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量