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富海能源服務(wù)公司加油站標(biāo)配資產(chǎn)采配制度及流程
富海能源服務(wù)公司加油站標(biāo)配資產(chǎn)采配制度及流程.doc
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1、富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站標(biāo)配資產(chǎn)采配制度一、目的為規(guī)范新開業(yè)加油站標(biāo)配資產(chǎn)的采購(gòu)及配備工作、理順采購(gòu)流程、控制采購(gòu)成本、降低資金風(fēng)險(xiǎn)、提高工作效率,確保標(biāo)配資產(chǎn)及時(shí)配置到位,保證加油站正常按時(shí)營(yíng)業(yè),特制定本制度。二、標(biāo)配資產(chǎn)類型加油站標(biāo)配資產(chǎn)共劃分為四類:轉(zhuǎn)賬類、現(xiàn)金類、庫存類和安裝類。(詳見附表:富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單)三、職責(zé)分工 (一)加油站負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類標(biāo)配資產(chǎn)(詳見富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn) (2013版)中C1-C10、S1-S12、L10-L20、B1-B7、X1-X9、J7)的市場(chǎng)考察、資金申請(qǐng)、采購(gòu)實(shí)施、費(fèi)用報(bào)銷、資產(chǎn)建檔等工作;負(fù)責(zé)標(biāo)配資2、產(chǎn)驗(yàn)收領(lǐng)用、使用及保管管理工作,是標(biāo)配資產(chǎn)第一責(zé)任人。(二)油品零管部1、總體負(fù)責(zé)加油站標(biāo)配資產(chǎn)組織及管理工作。2、負(fù)責(zé)加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)的制定、執(zhí)行與修訂。3、負(fù)責(zé)加油站標(biāo)配資產(chǎn)相關(guān)管理制度的制定、督導(dǎo)執(zhí)行與修訂。4、負(fù)責(zé)加油站庫存類標(biāo)配資產(chǎn)(卸油用品和部分經(jīng)營(yíng)設(shè)備用品,詳見富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn) (2013版)中J3-J11;J15-J17;J25-J29)采購(gòu)及配置。(三)非油品經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)庫存類標(biāo)配資產(chǎn)(廚房用品、勞保用品、辦公用品和文娛用品,詳見富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn) (2013版)中C11-C28、L2-L9、B8-B37、W1-W5)的采3、購(gòu)及配置。(四)人力資源部負(fù)責(zé)庫存類標(biāo)配資產(chǎn)(加油站工服,詳見富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn) (2013版)中L1)的采購(gòu)及分配。 (五)建設(shè)部負(fù)責(zé)加油站安裝類標(biāo)配資產(chǎn)(詳見富海能源服務(wù)連鎖有限公司加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn) (2013版)中B1-B16、J2、J14、J18-J24、J30-J33)的采購(gòu)及配置。 (六)會(huì)計(jì)核算部負(fù)責(zé)中標(biāo)供應(yīng)商費(fèi)用支付。(核算會(huì)計(jì)打款前應(yīng)與站長(zhǎng)及相應(yīng)標(biāo)配資產(chǎn)配置責(zé)任部門、中標(biāo)供貨商提前做好溝通,待三方共同確認(rèn)后支付相應(yīng)款項(xiàng))。 四、配置時(shí)間轉(zhuǎn)賬類、現(xiàn)金類及庫存類資產(chǎn)需相應(yīng)責(zé)任部門在加油站試營(yíng)業(yè)前2周配置完成;安裝類資產(chǎn)需建設(shè)部與油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部正式交站前完4、成配置。五、資產(chǎn)采購(gòu)方式及要求 (一)采購(gòu)資產(chǎn):詳見富海連鎖加油站資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)(2013版)。 (二)采購(gòu)方式及要求:采用油品零管部、非油品經(jīng)營(yíng)管理部、人力資源部和建設(shè)部集中采購(gòu)與加油站當(dāng)?shù)刈孕胁少?gòu)兩種采購(gòu)方式。具體采購(gòu)明細(xì)如下:1、需油品零管部集中統(tǒng)一采購(gòu)庫存配置的標(biāo)配資產(chǎn)明細(xì),具體見附表富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單中第四大項(xiàng)中的:“油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部零管部庫存類標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單”,共計(jì)42項(xiàng)。(其中1-14項(xiàng)卸油類資產(chǎn)由零管部運(yùn)營(yíng)考核員負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)配置到站,一站一包;15-23項(xiàng)辦公設(shè)施類資產(chǎn)和24-42項(xiàng)維修工具類資產(chǎn)由零管部設(shè)備管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)配置到站)。2、需非油品經(jīng)營(yíng)管理部集中5、統(tǒng)一采購(gòu)庫存配置的標(biāo)配資產(chǎn)明細(xì),具體見附表富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單中第三大項(xiàng)中的:“非油品管理部庫存類標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單”,共計(jì)57項(xiàng)。(負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)庫存調(diào)配到站,一站一包)。 3、需人力資源部集中統(tǒng)一采購(gòu)庫存配置的標(biāo)配資產(chǎn)明細(xì),具體見附表富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單中第五大項(xiàng)中的:“人力資源部庫存類標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單”,共計(jì)1項(xiàng)。(本項(xiàng)目由油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部?jī)?nèi)勤人員負(fù)責(zé)與人資部協(xié)調(diào)統(tǒng)一入庫調(diào)配到站)。4、涉及安裝、售后、運(yùn)輸不便等原因需加油站當(dāng)?shù)刈孕胁少?gòu)配置的標(biāo)配資產(chǎn),具體見附表富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單中第一、二大項(xiàng)中的:“富海連鎖加油站轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單”,共6、計(jì)14+36=50項(xiàng)。(備注:其中29-36項(xiàng)消防類資產(chǎn):建議根據(jù)加油站所轄消防大隊(duì)指定經(jīng)銷商采購(gòu))。5、涉及加油站改造過程中需建設(shè)部統(tǒng)一采購(gòu)安裝到位的資產(chǎn)明細(xì)具體見附表富海連鎖加油站標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單中第六大項(xiàng)中的“建設(shè)部安裝類標(biāo)配資產(chǎn)詢價(jià)確認(rèn)單”,共計(jì)25項(xiàng)。(備注:加油站標(biāo)識(shí)類資產(chǎn)由零管部負(fù)責(zé)提供標(biāo)準(zhǔn)VI規(guī)范,建設(shè)部負(fù)責(zé)采購(gòu)及安裝)。 六、采購(gòu)流程 (一)市場(chǎng)考察1、轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類資產(chǎn)的考察。加油站試營(yíng)業(yè)前2周,由加油站站長(zhǎng)(代表油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部行使職權(quán))和記賬員(代表公司財(cái)務(wù)中心行使職權(quán)),根據(jù)富海連鎖加油站標(biāo)配物品詢價(jià)確認(rèn)單對(duì)“加油站轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類標(biāo)配資產(chǎn)”進(jìn)行詢價(jià)(轉(zhuǎn)賬類資產(chǎn)原則上要7、求詢價(jià)三家供應(yīng)商,現(xiàn)金類資產(chǎn)要求至少詢價(jià)兩家供應(yīng)商),詢價(jià)完畢后填寫詢價(jià)確認(rèn)單并報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人(外地站可電子簽名)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。 2、庫存類資產(chǎn)的考察。庫存類資產(chǎn)由相關(guān)負(fù)責(zé)部門至少選擇兩家供應(yīng)商詢價(jià),詢價(jià)完畢后填寫詢價(jià)確認(rèn)單上的相應(yīng)信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后即可生效。3、安裝類資產(chǎn)的考察。因建設(shè)部所負(fù)責(zé)的資產(chǎn)配置項(xiàng)目為招標(biāo)項(xiàng)目和土建工程項(xiàng)目,招標(biāo)項(xiàng)目按與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)合同金額付款,土建工程項(xiàng)目按照與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)土建合同金額付款,走相應(yīng)審計(jì)流程。故詢價(jià)確認(rèn)單建設(shè)部不參與使用。(二)資金申請(qǐng)1、詢價(jià)確認(rèn)單經(jīng)油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部總經(jīng)理簽批同意后,由站長(zhǎng)根據(jù)中標(biāo)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)總金額(包含轉(zhuǎn)賬類和8、現(xiàn)金類)提報(bào)資金計(jì)劃。2、轉(zhuǎn)賬類標(biāo)配資產(chǎn)借款申請(qǐng)流程。由零管部運(yùn)營(yíng)考核員根據(jù)油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部總經(jīng)理簽批同意后的詢價(jià)確認(rèn)單上的轉(zhuǎn)賬類金額,通過紙質(zhì)版付款申請(qǐng)單進(jìn)行加油站轉(zhuǎn)賬類資金的相關(guān)流程的申請(qǐng),油品核算組負(fù)責(zé)審核支付供應(yīng)商的對(duì)公轉(zhuǎn)賬費(fèi)用。3、現(xiàn)金類標(biāo)配資產(chǎn)借款申請(qǐng)流程。由站長(zhǎng)自行走OA“連鎖借款流程”,其中“借款用途”欄統(tǒng)一填寫:“加油站標(biāo)配現(xiàn)金類資產(chǎn)購(gòu)置金XX元”(本購(gòu)置金金額填寫中標(biāo)所需的實(shí)際金額)。此現(xiàn)金由油品核算組出納人員負(fù)責(zé)打款至采購(gòu)站站長(zhǎng)工資卡中,由站長(zhǎng)持本專項(xiàng)資金作為加油站采配資金進(jìn)行當(dāng)?shù)毓?yīng)商的現(xiàn)金支付工作。(備注:當(dāng)消防類資產(chǎn),超出原資金申請(qǐng)預(yù)算時(shí),由加油站及時(shí)另行申請(qǐng)?jiān)鲅a(bǔ)標(biāo)配9、資產(chǎn)購(gòu)置金并在借款用途欄寫明原因)。4、庫存類標(biāo)配資產(chǎn)借款申請(qǐng)流程。油品零管部和非油品經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)的庫存類標(biāo)配資產(chǎn)參照轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類標(biāo)配資產(chǎn)進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的審批。庫存類標(biāo)配資產(chǎn)(加油站工服)由人資部根據(jù)詢價(jià)確認(rèn)單上的金額,填寫付款申請(qǐng)單,會(huì)計(jì)核算部負(fù)責(zé)審核支付供應(yīng)商的對(duì)公轉(zhuǎn)賬費(fèi)用。5、安裝類標(biāo)配資產(chǎn)借款申請(qǐng)流程。由建設(shè)部根據(jù)施工安裝的具體合同金額,按照公司付款流程經(jīng)發(fā)展建設(shè)核算組審核后支付供應(yīng)商的對(duì)公轉(zhuǎn)賬費(fèi)用。(三)資產(chǎn)購(gòu)置1、轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類資產(chǎn)由站長(zhǎng)根據(jù)中標(biāo)的資產(chǎn)情況進(jìn)行采購(gòu)配置到位;庫存類標(biāo)配資產(chǎn)由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)配置到位;安裝類標(biāo)配資產(chǎn)由建設(shè)部負(fù)責(zé)配置到位。2、因購(gòu)置的資產(chǎn)屬于加油站標(biāo)配資產(chǎn)10、,故在資產(chǎn)采購(gòu)前和費(fèi)用報(bào)銷時(shí)無需走OA“連鎖物資采購(gòu)流程”,用相應(yīng)詢價(jià)確認(rèn)單替代OA采購(gòu)流程。(四)資產(chǎn)驗(yàn)收1、站長(zhǎng)及相應(yīng)部室主任是資產(chǎn)驗(yàn)收的第一責(zé)任人。確保市場(chǎng)考察型號(hào)及相關(guān)參數(shù)與供貨商實(shí)際配發(fā)型號(hào)一致,確保外觀、質(zhì)量完好。2、售后服務(wù)談判工作??疾觳少?gòu)人員負(fù)責(zé)與供貨商談判售后服務(wù)事項(xiàng),索要相關(guān)憑證,確保資產(chǎn)售后服務(wù)工作順利進(jìn)行。3、資產(chǎn)建檔工作。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)所采購(gòu)資產(chǎn)進(jìn)行建檔工作,便于售后服務(wù)及公司備案、督查工作的順利開展。(五)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)粘貼規(guī)范 1、加油站資產(chǎn)采購(gòu)?fù)瓿珊?,將采?gòu)的轉(zhuǎn)賬類和現(xiàn)金類資產(chǎn)產(chǎn)生的發(fā)票(發(fā)票上由二人以上詢價(jià)人員簽字),附上相對(duì)應(yīng)的“資產(chǎn)驗(yàn)收領(lǐng)用單”。(由站長(zhǎng)按照采購(gòu)產(chǎn)生的實(shí)際金額走OA“連鎖資產(chǎn)領(lǐng)用流程”)。2、驗(yàn)收資產(chǎn)票據(jù)粘貼:按照第一張是發(fā)票,第二張是供應(yīng)商提供的銷貨清單,第三張是OA打印完成的“資產(chǎn)驗(yàn)收領(lǐng)用單”的粘貼順序裝訂成冊(cè),及時(shí)遞交相應(yīng)油品核算會(huì)計(jì)處做賬務(wù)處理。3、庫存類與安裝類標(biāo)配資產(chǎn)單據(jù)粘貼規(guī)范參照?qǐng)?zhí)行。 七、附則(一)本辦法由油品經(jīng)營(yíng)事業(yè)部零管部制定并負(fù)責(zé)解釋。(二)本辦法未盡事項(xiàng),另行規(guī)定或參見其它規(guī)定的相應(yīng)條款。(三)本辦法由總經(jīng)理辦公會(huì)審議并通過,自公布之日起執(zhí)行,未盡事宜可根據(jù)需要隨時(shí)修訂公布。
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