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1、神馬集團有限責任公司第十五章行政管理索引號 行政管理001第一節公文管理發文管理1 范圍月度采購計劃包含適用于公司所有部門簽發公文的全過程，公文種類可以包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個文種2 控制目標2.1 確保全公司以統一的方式發放公文2.2 確保公文簽發工作的效率和質量3 主要控制點3.1 發文部門經理審閱本部門草擬的公文計劃人員根據物料品種確定是否本年已有簽約供應商，沒有供應商的重新進行選擇，已有供應商的確定供應價格3.2 辦公室主任審閱發文部門提交的公文草樣3.3 發文部門主管經理或副總經理審閱簽發公文4 特定政策4.1 2、文件下發工作應在半天之內完成 4.2 為便于檔案管理，對集團公司各級機構公文字號統一設置如下： （一）公司級（含集團公司黨委、行政、工會、共青團）文件字號冠“神馬”字樣，即：神馬+機關代字+年份+序號，發文機關標識下空2行，用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入，序號不編虛位（即1不編為01），發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線 公司級公文字號設置如下： 集團公司黨委文件字號為：神馬發20xxx號； 集團公司工會文件字號為：神馬工20xxx號； 集團公司團委文件字號為：神馬青20xxx號； 集團公司行政機關文件字號設置如下： 1、神馬3、令：適用于以總經理名義頒布的有關行文； 2、神馬：適用于以集團公司行政名義向上向下行文； 3、神馬人：適用于集團公司人事、干部管理、勞動、工資管理方面的上下行文； 4、神馬辦：適用于集團公司辦公室受命簽發的上下行文； 5、神馬函：適用于集團公司向有關單位商洽工作、告知事項的平行文 （二）集團公司直屬各子公司黨、政、工、團文件字號不準使用“神馬”字樣，可直接以“單位代字+年份+序號”形式標識。其黨、政、工、團機關代字分別為“組”、“政”、“工”、“青”，如橡膠輪胎公司黨委公文字號為：橡組字20xxx號，其它直屬子公司依此類推 （三）上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左4、空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用三號仿宋字，簽發人后標全角冒號，冒號后用三號楷體字標識簽發人姓名 如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm（四）集團公司所屬各分公司不具備發文資格4.3 由各部門負責起草的公文文稿，本部門負責人要認真審核，全面把關、修改和定稿，簽名并加蓋部門印章后報送公司辦公室進行核稿。公文由公司辦公室統一報送有關領導簽批、統一編號、統一登記并負責打?。ňo急公文在報送公司辦公室時要提出時限說明）。各部門的公文由其自5、行負責管理4.4 凡可以用電話和協商等方式解決的問題，不得印發文件4.5 凡可以用集團公司辦公室文件解決的問題，不印發集團公司文件；凡可以用一般通知解決的問題，不印發正式文件4.6 凡屬各部門職權范圍內的事情，部門行文或者與有關部門聯合行文可以解決的問題，不以集團公司、集團公司辦公室名義行文或批轉4.7 公文用紙一般使用紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.59.5。公文用紙幅面尺寸為GB/T148中規定的A4型紙（其成品幅面尺寸為：210mm297mm）。公文標題位于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排6、布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，標題字號采用二號小標宋體字。正文用三號仿宋體字，版式一般每面排22行，每行排28個字。根據集團公司實際情況，可采用單面印刷，印刷要求按國家行政機關公文格式7.3執行。裝訂要求按國家行政機關公文格式7.4執行4.8 起草、修改和審核公文，應嚴格按照國家行政機關公文處理辦法的要求認真辦理。文稿用藍黑水筆或碳素水筆認真謄寫清楚，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍水筆、紅墨水筆起草、修改、簽發公文。凡不符合上述要求或涂改、修改過多，字跡潦草者，集團公司辦公室可以予以退回，謄寫清楚后方可送領導簽發4.9 擬稿應簡明扼要，層次清楚，文理通順，字跡工整，其中所用的數字7、計量單位、人名、地名、時間和引文等要認真核實，做到規范劃一，準確無誤。公文中的數字除必須使用漢字的以外，應當使用阿拉伯數碼。擬稿人應注明單位、姓名、電話，并經本部門負責人核稿簽名，而后按規定程序辦理4.10 領導審批、簽發公文，以藍黑水筆、碳素水筆書寫。審批、簽發公文應簽署具體意見、姓名和時間，以便承辦人員辦理5 發文管理流程C-15-01-001步驟涉及部門步驟說明1發文部門綜合管理員起草公文2發文部門經理審閱公文草樣在內容上有無偏差2.1發文部門綜合管理員若發文部門經理審閱不通過，按批示修改公文3發文部門綜合管理員若發文部門經理審閱通過，上交公司辦公室4辦公室秘書對上報文稿格式、文體、措8、辭進行規范調整、補充修改后，登記公文編號并進行規范核定5辦公室主任審閱公文草樣，對公文涉及的政策法規內容進行把關5.1辦公室秘書若辦公室主任審閱不通過，返還發文部門修改公文6辦公室秘書若辦公室主任審閱通過，上報公司總經理/主管副總審閱公文草樣7公司總經理/主管副總審閱公文草樣，對相關政策法規內容進行最后審核7.1辦公室秘書若部門主管副總經理/總經理審閱不通過，返還發文部門修改公文8公司總經理/主管副總若公司總經理/主管副總審閱通過，簽發文件9辦公室文印員打印、校對公文樣稿，每份校對兩遍，若打印有誤，根據校對稿重打公文樣稿，若打印無誤，根據份數要求印刷公文10辦公室機要管理員公文蓋章，參見印章使用流程11辦公室機要管理員將正式公文下發，與相關部門綜合管理員辦理登記、簽收手續12辦公室機要管理員留存下發公文，立卷歸檔，年底根據歸檔要求，將留存的公文移交檔案室151115