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1、神馬集團有限責任公司第十五章行政管理索引號 行政管理002第一節公文管理收文管理1 范圍月度采購計劃包含適用于公司統一簽收政府有關部門和上級主管部門下發的公務文書，并根據規定的要求進行辦理以及辦理完畢后將公務文書立卷歸檔的全過程2 控制目標2.1 確保公文辦理工作的效率和質量2.2 在辦理下發公文的過程中確保國家或公司機密的安全3 主要控制點3.1 辦公室主任審閱上級有關部門下發的公文，提出進一步處理意見計劃人員根據物料品種確定是否本年已有簽約供應商，沒有供應商的重新進行選擇，已有供應商的確定供應價格3.2 公司總經理或副總經理批閱相關文件3.3 對公文辦理時間接近或已經超過規定時限的部門催促2、其盡快辦理4 特定政策4.1 下發辦理過程一般使用復印件，若需用原件時，須辦理借文手續4.2 對公文辦理超越規定辦理時限的相關部門，在考核時根據逾期天數計入內部客戶滿意度調查中4.3 未經集團公司辦公室接收的公文，運轉中如發生誤壓、漏辦、丟失等情況，由送、接公文人員承擔責任4.4 收文公文的運轉應做到準確、及時、安全，避免壓誤、丟失和疏漏，保證公文的安全、快捷、高效運轉4.5 公文運轉的各個環節都應在保證質量的前提下抓緊辦理，做到急件隨到隨辦，一般文件一日一清。凡送領導閱示、審批和職能部門辦理的公文，如有關領導外出，一般可以送代管領導審批；不能代批的，視時間要求靈活辦理4.6 凡涉及其它部門或3、由多個部門共同實施的事項，主辦部門應主動與相關部門協商，并逐一簽署具體意見、負責人名字、加蓋印章。在協商過程中，相關部門必須以大局為重，要站在全局的立場上看待問題并保證實施。有關部門就有關問題多次協商意見仍不一致時，主辦部門應以文字形式予以如實反映，隨文件文稿一并送交集團公司辦公室，提供公司領導進行協調、決策。重大問題，征得主管領導意見后可直接匯報5 收文管理流程C-15-01-002步驟涉及部門步驟說明1辦公室機要管理員簽收上級有關部門來文，登記閱文單2辦公室主任審閱外來公文，提出處理建議，決定是否需要公司總經理/主管副總批閱2.1辦公室秘書若需要公司總經理/主管副總批閱，將公文提交給公司總4、經理/主管副總2.2公司總經理/主管副總批閱相關文件，提出處理意見或措施3辦公室秘書根據閱文單批示，若需要轉發辦理，起草公司轉發公文，附正式文件交機要管理員下發辦理3.1辦公室機要管理員根據批示，若需要直接下發辦理，通知相關部門簽收文件，若不需要下發辦理，將公文立卷歸檔4相關部門經理綜合管理員簽收公文交本部門經理，本部門經理閱處上級部門的下發公文，負責辦理或組織學習5辦公室秘書公文下發后，確定相關部門的辦理時間是否臨近或已經超過規定時限5.1辦公室秘書在臨近時限兩至五天時下發第一次文件催辦單，催促有關部門及時處理公文有關事項，在到期的當天下發第二次文件催辦單，對超過規定時限的，要登記核準超限的時間6相關部門綜合管理員將辦理完畢的公文返還辦公室，延期的要向辦公室機要管理員說明情況7辦公室機要管理員將各部門返還的公文立卷歸檔。對超越時限的情況及時向辦公室主任匯報8辦公室機要管理員年底根據歸檔要求，將留存的公文移交檔案室151124