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1、YU化工集團公司物資管理制度為了規范公司物資管理工作,滿足生產經營、技改和新建工程建設的需要，增強物資采購計劃管理的嚴肅性、科學性和規范性，確保物資采購質量，節省采購資金，避免物資流失、浪費，降低成本，追求效益最大化。結合公司生產經營和工程建設的實際，制定本管理制度。第一條 物資采購計劃管理規定1、原油采購由供銷公司按生產需要的數量組織采購。2、生產用物資(輔助材料、化工三劑)采購計劃先由物資使用部門填報計劃轉倉庫平庫后,報生產部復核，生產部復核后匯總編報計劃報生產副總經理審核，總經理審批。3、工程物資、工程設備及專用配件采購計劃由工程技術部按工程項目設計圖紙和項目進度編制物資采購計劃報總工程2、師審核，總經理審批。4、生產設備及專用配件由使用部門填報計劃轉倉庫平庫后, 報機動部復核，機動部復核后生產部匯總編報計劃報生產副總經理審核，總經理審批。5、基建物資采購計劃，不是雙包的材料，由工程技術部按工程項目設計圖紙和項目進度編制物資采購計劃報總工程師審核，總經理審批。6、勞保用品采購計劃 1 一般勞保用品包括棉、單工作服、手套、普通工鞋、雨衣、雨靴、毛巾、肥皂、洗衣粉由綜合辦編制購買計劃，轉倉庫平庫后，總經理審批。 2 特殊勞保用品包括防毒、防塵、防酸堿、防輻射、防高溫、防噪聲、帶電作業、高空作業等，由安全環保部根據作業環境技術評價，編制購買計劃轉倉庫平庫后，報生產副總審核，總經理審批。3、7、辦公用品采購計劃由綜合辦編制購買計劃，總經理審批。8、物資采購計劃提報單位按照供應部采購人員分工及其物資采購類別相對應填制物資采購計劃單。物資采購計劃單按月進行編號，生產用物資由生產部長匯總統一編號，工程用物資由副總工程師按照工程項目分類統一編號。編號按照下列格式：部門簡稱/工程項目名稱月度計劃序號（共2位）采購人員序號（羅馬數字，共1位）物資類別序號（共2位）月度計劃匯總序號（共7位，前2位代表年、中間2位代表月份、最后3位代表計劃編號）。9、物資采購計劃單一式三聯，一聯由物資計劃單位保管，一聯由供應部保管，一聯作為采購物資、辦理入庫和采購物資報銷的依據由財務部核查、存檔保管。10、物資4、采購計劃編制人按規定程序辦理采購計劃、平庫、報批、采購計劃單交接、入庫查驗及領用手續。11、計劃提報時間年度需求計劃中的生產用原、輔料計劃提前60天提報，檢修物資提前120天提報，季度計劃提前30天提報，月度計劃提前15天提報，其中長周期關鍵設備應根據合理的制造周期及早提報，追加計劃（包括急、緊急、特急三種）及時提報。12、提報的準確率按月度、季度、年度分別達到95%、90%、85%以上，工程建設物資需求計劃按照施工網絡進度控制圖相應提前提報，準確率達到95%以上。13、物資采購計劃，部門審核、公司領導審核、審批各1個工作日，倉庫計劃平庫1個工作日。物資采購計劃必須辦理交接手續。14、提報計劃5、要嚴肅認真，字跡工整清楚，并按物資類別注明名稱、規格、型號、數量、到貨時間、等級、質量要求等。15、對審批不及時或把關不嚴，造成公司損失或物資積壓的應追究責任。16、物資采購周期。正常物資采購計劃的采購期不得超過計劃提報的采購周期，急用物資、緊急用物資、特急用物資的采購期分別為7天、5天、3天。17、供應部不按計劃采購或無正當理由未在計劃規定時間內組織采購，影響生產和技改工作的要追究供應部責任。各部門編制采購計劃不嚴格，造成規格、型號不對，所提報的計劃不全造成誤購、漏購的要追究計劃編制人責任。18、供應部每周應編制物資采購報表，并將采購計劃完成情況反饋給生產部、工程技術部等相關部門。物資采購完6、成后，提報計劃部門應對計劃號作銷號處理，使用部門要及時反饋物資材料的質量情況。19、公司績效考核領導小組按月對計劃提報單位提報的物資需求計劃的準確性和及時性及供應部物資采購計劃完成情況進行考核。第二條 物資定貨合同管理規定1、物資定貨合同由相關專業人員進行技術談判簽訂技術協議后由供應部負責擬定合同。合同內容應包括物資類別、名稱、規格、型號、數量、到貨時間、材質、技術要求、質量標準和價格等，并對合同履行情況進行跟蹤和督促。2、為使合同審批及簽訂更加合理、公正、準確、透明，公司設立物資訂貨合同簽訂領導小組，負責合同的簽訂工作。3、合同簽訂領導小組由董事長、總經理、財務副總、供銷公司經理、供應部長、7、財務部長、法律顧問等組成。4、合同簽訂領導小組職責1負責進行商務洽談，審查合同內容是否齊全，訂貨合同的依據是否符合規定，違約責任、結算方式是否清楚及供貨單位資信情況，審查比質比價依據，定貨價格，收費標準，非定型產品的定價依據，質量、技術要求。2根據物資需用計劃提供的規格、數量、技術要求等進行詢價、招標，辦理合同審批手續。3審議物資采購市場價格，按市場經濟規律運作，制定公司采購物資最高限價，適時調整采購價格。5、供應部合同經辦人負責貨物催交催運工作和物資驗收入庫的協調工作。6、合同一律采用書面形式，與合同有關的資料（如函，傳真等）隨合同由供應部合同經辦人交供應部檔案管理員和公司檔案室存檔備查。78、簽訂合同必須填寫訂貨合同審批單，訂貨合同審批單一式兩份，訂貨合同要按洽談權限，由經辦人、合同管理員、部門負責人、公司領導參與，做到貨比三家，公開競爭。8、公司合同洽談、簽訂人員、采辦驗收和結算人員要根據職責分工密切配合，互相監督，并切實做到：1不準一個人洽談業務和簽訂合同。2不準酒后洽談業務。3不準泄漏商務，技術等公司秘密。4不準收取回扣或者各種好處費。5不準為親屬或親友聯系業務。6不準對供貨商“冷、硬、頂、拖、推”，影響用戶關系和公司形象。7不準讓非公司人員代替處理公務、匯報工作、傳遞票據等。8不準違反請示、匯報及審批程序。9、公司生產經營、技改、工程建設中的訂貨合同由總工程師組織相關專業9、人員進行技術談判后擬定技術協議，再由財務副總經理、供銷公司經理、供應部長組織進行商務洽談，形成合同報合同簽訂領導小組成員在訂貨合同審批單上會簽后，由授權人代表公司對外簽訂。10、訂貨合同業務談判盡可能安排在公司所在地進行，需赴外地談判的合同必須辦理相關批準手續。11、物資訂貨合同質量條款必須要采用符合計劃和訂貨合同注明的標準和質量參數，必要時簽訂技術協議，作為合同附件。12、簽訂物資訂貨合同或技術協議的工作時間為3個工作日。第三條，物資采購管理規定一、供應部物資采購人員按采購物資類別分工采購，并建立采購臺帳。1、物資采購嚴格按照批準的計劃和生效的合同執行，嚴禁無計劃、無合同采購。2、選擇經過長10、期合作的、信譽好、具備相應技術能力、質量可靠、價格合理的供應廠家為公司供貨網絡成員單位，按采購類別分類建立并保存所有供應商檔案。供應商檔案內容詳見客戶信息表。供應商需提供營業執照、生產許可證、經營許可證、一般納稅人資格證、產品技術資料、經營業績等證明材料復印件。提供兩人以上的通訊聯系方式。3、設備、化工助劑、新建項目、大宗物資采購供應部必須提供5家以上經審計確認后的合格供應商參與公司招投標或比價采購，其他物資采購，供應部采購人員必須選擇35家供應商參與公司招投標或比價采購，并按采購類別分類隨時備選23家供應單位，以便優選和更新供貨網絡成員單位需要。4、物資采購訂貨，除零星物資采購并即時結清貨款11、外，必須簽訂訂貨合同。5、擅自越權簽訂的合同，財務部門拒絕付款。6、采購人員在收到物資采購計劃和生效的合同后，應認真審核有關內容，確認齊全準確后，比價采購。7、供應部采購人員每月對公司現有合格和備選供應商進行一次綜合評價，填寫月度采購一覽表，由供應部會同生產使用部門、工程技術部、機動部、對供應商進行評價，對不符合標準的，取消其供應商資格；達到標準的，給予續用；與我公司有長期合作關系的供應商優先參與招標。實行動態管理，隨時確保合格供應商達到規定數量。8、供應部采購人員每月至少兩次到物資使用部門了解領用物料的使用情況，并做好記錄。9、各車間每月對領用的物料使用情況進行評價，交生產部匯總后以書面的形12、式及時反饋給供應部。每月生產部與供應部對有關情況至少進行2次溝通和交流，并做好記錄。10、采購物資在使用過程中出現質量問題，經相關專業人員檢查確認為供應商的責任，供應部負責采購的業務人員應立即通知供應商處理。11、建立市場價格信息網絡，廣泛收集國內相同物資同期價格，確定合理采購價格。供應部物資采購人員每周收集國內相同物資同期價格和價格變化趨勢一次，并做好記錄。12、供應部物資采購人員、檔案管理員和庫房應分別建立物資價格臺賬，月末編制記載有本月價格差、同期價格差、季度價格差、年度價格差等內容的物資價格報表，匯總報財務部和財務副總作為物資采購報銷的比價依據。13、對常規批量物資采購必須在經過確定的13、供貨網絡單位采購；臨時需用或特殊的物資，可在非指定或臨時選定的廠家采購。14、物資采購工作流程采購計劃匯總 招標或詢價 供應價格比對 庫房價格比對 填報物資采購審批單 簽訂購貨合同 采購物資 物資交驗 辦理入庫手續 開具增值稅發票采購物資必須填制物資采購審批單，經部門領導和財務審核后，交財務副總審批。15、物資采購人員在收到經批準的物資采購計劃后，按物資采購流程組織物資采購，物資到貨后，經辦人必須依據合同和采購計劃，負責組織物資采購計劃編制人，庫房保管、相關專業人員到現場驗貨入庫。保管員、質檢人員要比照到貨清單認真審核無誤后方可辦理正式入庫手續。質量必須符合計劃和定貨合同注明的標準和質量參數。14、 16、供應部每月應兩次在工作早會上通報物資采購計劃執行情況。第四條，物資入庫管理規定物資到廠時供應部采購經辦人應向倉庫提交送貨清單或發票，清單上需載明品名、規格型號、質檢報告（合格證）、材質證明書、數量、單價和價款等，凡未載明單價和價款的物料倉庫不得辦理入庫。1、質量檢驗管理規定（1）采購物資必須質檢，未經質檢不準入庫和發放。（2）對合同中要求中間驗收或出廠前驗收的訂貨合同約定，由合同經辦人報公司領導批準，指定專業技術人員或委托權威專業機構驗收，對于經過一定運轉周期才能發現問題的物資設備，只做外觀檢查，實行質量反饋。（3）質量驗收由物資采購人員、倉庫保管員、采購計劃申請單位人員，2名以上相關15、專業人員組成。（4）采購物資到公司后要求即到即檢，不得以任何理由拖延，質量驗收領導小組負責人要認真做好人員統籌安排，積極配合供應部采購人員和庫管人員進行驗收工作，并在入庫單上簽字確認。（5）對確需送樣到權威質檢機構進行質量檢驗或復檢的物資，負責質檢和提報計劃的部門應在到貨前一個星期提出方案報公司審批。（6）質量驗收領導小組由總工程師和供應部、機動部、安全環保部驗收代表及設備、電氣、儀表、工藝工程師等相關專業人員組成，總工程師任組長。采購物資入庫前質量檢驗工作職責分工附表物資編號類別檢驗標準相關要求質量檢驗責任部門1鋼材按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等機動部2設備按技術協議和16、合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等機動部3備品配件按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等機動部4閥門管件按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等工程技術部5電器按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等工程技術部6儀表按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等工程技術部7建筑材料按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等工程技術部8防腐保溫材料按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告，說明書等工程技術部9化工三劑按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告，說明書等生產部10易耗品按技術協議和合同約定的質量標準檢查合17、格證，質檢報告、說明書等生產部11五金工具按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等生產部12安全勞保用品按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告等質量安全環保部13辦公用品按技術協議和合同約定的質量標準檢查合格證、質檢報告、說明書等綜合辦合格證、質檢報告、說明書等物資質量驗證資料由庫房保管備查。2、計量管理規定。（1）采購物資必須檢驗計量，未經計量不準入庫和發放，檢驗計量以國家法定計量單位為準。（2）使用檢斤計量的設施、器具，工具必須定期檢驗，檢驗不合格的不準使用。（3）以件（臺）數為計量單位的應逐一清點，以重量為計量單位的應檢斤；以長度、面積、體積為計量單位的應逐一量度18、和計算，必要時進行理論換算，收入發出口徑一致。（4）各類物資檢驗計量由保管員負責，并建立檢斤、檢尺記錄，作為驗收依據。3、物資入庫驗收，保管員必須要見物后按程序辦理驗收手續，不見物不準驗收，驗收入庫的物資應存放在倉庫或料場。因客觀條件所限，不能入庫確需到達現場的外購大型設備、生產經營、工程建設需用量大、便于監管的物資。經工程項目經理或用料單位負責人提出申請，經主管領導和倉庫主管領導同意，報常務副總經理批準，現場查驗無誤辦理驗收手續后，可以卸貨于施工或生產現場。4、外購物資必須憑簽訂的購貨合同或物資采購審批單和采購計劃方可入庫。5、外購物資需在驗收單上載明品名、規格型號、質檢報告（合格證）、材質19、證明書、數量、單價及價款等，隨成套設備的配件，其價款已計入設備應予以注明。6、倉庫收到購貨發票，按上述規定審核無誤后，辦理驗收入庫單。第五條 物資材料款的支付1、需要預付資金時，由供應部提供合同書，出具請款單據，交供銷公司經理和財務部長審核無誤后，報財務副總審批執行。2、結算辦理程序（1）物資材料到貨辦理入庫手續后，財務部必須審核發票、購貨合同、驗收報告、入庫單等資料，按財務制度相關規定，確定無誤后，進行掛帳處理。（2）按照合同約定具體支付時，由供應部填寫請款單，交供銷公司經理和財務部長審核后，報財務副總審批。（3）支付應付物資材料貨款時，其原則必須是目前已掛帳金額。物資材料貨款分別于每月1620、26日由財務部長統一平衡資金后，交財務副總審批執行。（4）供應部物資采購經辦人應在規定時間內(預付全款一月內)及時將發票交公司財務部審核，逾期未交所造成的損失由經辦人負責賠償，經辦人所提供購貨發票的供應商與實際采購商必須一致，如與實際的不一致，財務部門有權拒絕付款，采購人員承擔全部責任。第六條 物資采購檔案管理規定1、供應部設立專職檔案員，負責供應部所有檔案的整理、保管、記錄工作。2、檔案員要嚴格遵守物資采購保密制度，未經主管領導批準不得擅自向供應商提供所有信息。3、檔案員負責按采購類別分類保存所有供應商檔案（包含名稱、資質證明、企業性質、經營業績、物資供應類別或品名、聯系人資料等）。4、檔21、案員負責按采購類別分類保存所有供貨協議和采購合同，按類別編號存檔并編制電子文檔，進行記錄和統計。5、檔案員按采購類別、規格型號對物資采購價格、歷史價格進行對比記錄和統計。在采購前對采購價格與倉庫或本部門的價格進行復核好對比，按規定報批后方可購買。7、檔案員按月向主管領導和領導指定的相關部門提供月采購明細和匯總，體現價格差異性。按領導要求每月備份所有資料到相關部門匯總。8、檔案員按類別收集供應部采購人員負責的采購資料并作相應記錄檔案。9、供應部采購人員在采購和驗收后3天內向檔案員提供所有原始資料，在按要求查閱和借閱相應資料時按要求做相應登記。10、檔案員需設立檔案明細如下：1） 按類別保存所有供22、應商資料并編號。2）按類別保存所有技術協議并編號。3） 按類別保存所有采購計劃并編號。4） 按類別保存所有采購合同并編號。5）按類別保存所有供應商報價單并編號。6） 按類別保存所有驗收憑證并編號。7） 按類別保存所有請款憑證并編號。8）按類別用電子文檔將上述檔案資料編制成相應表格記錄。記錄要標明編號并利于領導查詢。9）用電子文檔編制同類物資的相應歷史對比檔案。10） 用電子文檔編制部門采購檔案。11）用電子文檔編制項目采購檔案。12）用電子文檔編制時間采購檔案。13）所有檔案需制作最少三個備份（檔案員備份一份，部門領導備份一份，相關指定領導備份一份），并按月將所有備份更新。10、庫房保管員應按23、月、季、年制作電子文檔編制物資統計報表（載明物質名稱、規格型號、采購價格、對比價格、價格差異等內容。第六條 庫存物資管理規定1、庫存物資保管必須按技術保管規程執行，做到數量相符，質量不變，分類保管，保持原有使用價值。2、設備保管實行配套管理，主附機（附件）工具必須隨機保管，不準拆件發放。3、倉庫安全、防火、排水、危險品、毒品存放，必須按國家和公司有關規定執行。4、根據生產經營、工程建設需要，分別由生產部、機動部、工程技術部制定物資儲備定額。5、有儲存期限的物資，要標明出廠日期，保管日期，設置明顯標志，分批存放，先進先發，限期發出。6、根據物資的不同特性，采取除銹清洗、涂油、刷油、防潮、防塵、防24、霉、防蟲、防變形、防揮發、通風等措施，隨時做好保養工作；在料場存放的物資，要經常檢查，妥善保管。7、對相互能發生作用和互有影響的產品，應隔離儲存。8、待驗收和代保管物資，應視同庫存物資作好保養工作。9、庫存物資實行永續盤存制和定期盤點，確保庫存物資數量準確，質量完好。10、生產、工程建設中產生的剩余積壓物資或回收的廢舊物資要存放在庫內、料場。并落實積壓物資跟蹤責任制，防止產生物資積壓，并建立臺帳。11、公司物資原則上不予出租、出借，確需出租、出借的，必須編制物資出租、出借報批單一式三份，經倉庫主管部門領導、公司分管領導、總經理審批，辦理租借手續，明確租借時間和歸還責任人，繳納押金后，倉庫方可發25、放物資。倉庫必須建立出租、出借物資臺賬，并將物資出租、出借報批單交財務部備查。對到期未歸還出租、出借物資要催促歸還責任人歸還，歸還時發現出租、出借物資造成損壞的，倉庫應立即報告主管部門領導處理。第七條 物資領發管理規定1、物資領發的原則是誰提報采購計劃購買的物資歸誰領用。領用物資時，倉庫保管員編(填)制領（發）料單，標明領用物資名稱、數量、規格型號、用途、單價、金額等，報相關審批人員批準后倉庫保管發料。2、物資領發審批規定（1）車間領用生產用原料、輔助材料，維修用的配件、管件、閥門、緊固件等物資，由領料單位負責人簽署意見，報生產部核批。（2）成套設備、工具、用具由領料單位負責人簽署意見，生產部26、負責人核實，報生產副總審批。（3）工程技改物資的審批。由工程計劃人員填寫工程建設材料發放計劃單，項目經理、工程項目負責人審批后，倉庫憑審批后的工程建設材料發放計劃單編(填)制領（發）料單，交施工單位授權代表簽字后發料。（4）非生產、工程、技改物資的領用，由公司分管領導審批。（5）勞保用品領用審批。一般勞保用品領用由綜合辦審核并登記，特殊勞保用品領用由安全環保部審核并登記，公司分管領導審批。3、租用、借用公司物資需簽訂租借用合同。4、檢修材料、工具、用具、勞保用品交舊領新，當月更換下來的設備、配件、材料、閥門等由相關專業人員檢查，對有修復利用價值的物資，由生產部在月度內安排機修、儀表、電氣修復合27、格后入庫，辦理入庫手續。裝置大檢修交舊設備、配件、閥門、材料較多要制定修復計劃，限期完成。5、未辦理領料手續，未經庫管人員同意，擅自提取物資的，按盜竊論處。6、工程施工中的邊角余料、廢料每月采取集中、定點方式回收，未按規定及時繳庫的，倉庫嚴禁發放下批次材料物資。7、因施工方案或設計調整需要更換物資名稱、規格、型號的，應將領出的材料物資退庫后，再辦理領發手續。 8、工程項目材料領發要根據施工進度核發，工程施工現場嚴禁物資積壓。9、庫房應按各施工隊單獨設立賬本,并對同一施工隊的不同施工項目分開記賬。 10、庫房保管員填制的領料單必須連續,不能缺頁,作廢料單要保留,并注明作廢。11、庫房應按月對各施28、工隊各項工程所發材料進行匯總。 12、庫房應對各施工隊的每項工程所退回材料分類記賬,按可利用的和不可利用分開記賬,按月匯總。第八條 廢舊材料管理規定 1、廢舊物資是公司生產經營、技改、工程建設過程中所產生的邊角余料及已失去原有使用價值的不污染廢舊物。2、廢舊材料包括：廢鋼鐵、廢閥門、廢舊包袋物、廢舊儀表件、廢配件、廢催化劑及其它廢舊材料。3、廢舊物資采取先回收后確認，分類處理的原則。4、各部門產生的廢舊物資分類清理后要及時繳庫，由倉庫派人回收后出據廢料繳庫單。5、檢修期間的廢舊材料每月采取集中、定點的方式回收，由各部門安排繳庫，并由倉庫出據繳庫手續6、廢舊物資入庫由倉庫啟填 “廢料繳庫單”， 憑廢料繳庫單作為入賬依據。7、公司所有廢舊物資統一由倉庫回收，任何單位無權處理廢舊的物資。8、公司購買物資的包袋物一律回收，各部門領用時，由倉庫登記。包裝物損壞或未如期退還，在部門獎金發放時扣發，施工單位在工程結算款中扣除。9、回收的廢舊物資由倉庫分類、篩選，并妥善保管，采取優先利用的原則；經整理后的廢舊材料，邊角余料，廢舊包裝物，經相關專業人員確認無利用價值的，由供應部核實，報供銷副總批準后，變賣處理。第九條、違反物資管理規定，擅自越權簽訂合同購買物資的，倉庫拒絕驗收入庫，財務拒付貨款。并按公司相關管理規定對責任人和主管領導給予處罰。