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1、寶信實業有限公司東莞市進出口貿易公司管理制度標題內部溝通制度文件編號BSGL0011版 次A/1發行日期200420xx年3月1日頁 碼共5頁 第6頁一、總則1、制定目的1.1建立公司內部正常、順暢的溝通管道并形成制度。2、適用范圍2.1公司內部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。3、管理權責3.1總經理室權責3.1.1總經理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報；3.1.2總經理信箱（傳統信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；3.1.3企業制度、正式文件的頒布、發行；3.1.4公司決議事項和總經理指令的通知、傳達；3.1.5有關2、事務的聯絡、協調、催辦。3.2各部門主管權責3.2.1出席要求參加的會議、執行會議決議；3.2.2根據會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規章、要求等；3.2.3定期或不定期向總經理或分管副總作述職匯報，及相關業務狀況的呈報；3.2.4部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報；3.2.5有關事務的聯絡、協調、催辦。二、內容4、規定 4.1總則公司組織內部的正常溝通管道有如下三種形式：4.1.1正式的文件(含文書)溝通4.1.2會議溝通(例行會議、臨時性會議)4.1.3非正式場合、形式的溝通(總經理信箱、個別交談等)4.2文件(含文書)溝通4.3、2.1規章、制度類文件A、規定各種規章制度及作業程序、作業規范、操作標準并經相關權責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應范圍內必須遵循的基礎性制度；B、公司制訂的制度規章，由（總）經理室頒布、發放。4.2.2聯絡、通知類文書A、進行各種具體事務聯絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。B、各部門之間、公司內部之間具體事務聯絡、協調、知會等事宜辦理都可用聯絡單形式體現、傳遞。C、上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發布,也都4、可用聯絡單形式體現。4.2.3簽（呈）、報告、報表類文書A、下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業務報表等，分為定期及不定期的呈遞；B、須定期呈報有：a. 生產計劃報表、生產月報表、品質分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資金計劃表等；b. 業務部的業務報表、銷售及費用月計劃表及相關分析報告等；c. 財務部的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告；d. 下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。C、不定期呈報a. 專項工作報告；b. 具體事項呈報核準的簽（呈）。4.2.4會議記錄類文書A、各類會議由主持人指定人員做會議記錄，5、（副）總經理主持召集的會議原則上由（總）經理室負責會議記錄；B、對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結果，由會議記錄者形成決議事項追蹤表，經主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經理主持會議的決議事項的追蹤、確認除非總經理另行指定，原則上由（總）經理室負責；C、對會議決議涉及一般事項的規定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成聯絡單，經主持人簽名確認后，發放相關單位人員；D、重要會議的會議記錄，經主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發或傳閱與會人員或相關人員。4.2.5文件溝通途徑說明A、審批、發布a. 公司性制度由（總）經理室組織制訂，經相關權責主管審核，總經理批準后，頒布、發放；b. 各6、單位部門內部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經部門經（副）理審核，總經理批準后，頒布、發放； 報批前須送（總）經理室會審，確認同公司相關制度無矛盾、抵觸。c. 發出的“聯絡單”須經發出部門（單位）主管簽章確認并抄送（復印）上二級主管，須回復者須經受文部門（單位）主管簽章確認，并抄送（復印）其上二級主管；d. 對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執行；e. 對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發布前：由（總）經理室負責審稿，必要時，上呈總經理審閱(核)方可；f. 所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。B、發放記錄 a.對傳閱的文件、文書，由發放部門要求傳閱對象在7、傳閱記錄表簽章記錄；b.對正式發放文件，由發放部門要求收件者在文件分發記錄表上簽收登錄；c.對聯絡單、決議事項追蹤表等的文書，必要時，發出部門可要求收文者在文件分發記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。C、傳遞規定a. 文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，用不同顏色色標區分文件性質；b. “急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部門間傳遞文件或部門內傳閱文件采用綠色色標；c. 收文者在接收來文后需在規定的時間內著手處理文件中的相關事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時；D、文件存檔由（總）經理室負責，所有頒布、發8、放的文件必須存檔一份。4.3會議溝通4.3.1會議類別A例行性會議； B臨時性會議。4.3.2例行性會議NO單位會議名稱周期會議目的時間地 點主持人參加人員01總公司月度經營會議月1、 檢討總結上月經營、管理狀況，分析績效指標完成情況2、 設定下月經營、管理重點，擬出工作計劃與重大決議3、 公司重大經營、管理決策討論或發布每月第一個星期二晚7：00佳誠公司大會議室總經理總經理直屬各公司、各部門主管以及董事長、總經理指定人員02總公司月度干部會議月每月第一個星期五晚7：00佳誠公司大會議室總經理各科（室）主管或其職務代理人，以及總經理指定參加人員03資金部財務會議周總結、分析總公司及各公司財務狀9、況每周六總公司四樓會議室董事長資金部及各公司會計人員04寶誠公司早會周宣傳、頒布有關事項每周一早上8:30寶誠公司辦公室副總經理寶誠公司全體員工05寶誠公司業務會議周總結上周經營狀況及本周工作計劃每周一早上寶誠公司辦公室副總經理寶誠公司全體員工06弘通公司早會周工作安排每周一、周三、周五早上8:00弘通公司會議室進出口部主管進出口部全體員工07弘通公司檢討會周業務與財務溝通檢討每周六弘通公司會議室副總經理進出口部/財務室主管08佳誠公司早會周總結上周工作，明確改善方向，提出建議 周一早上7:30佳誠公司辦公室門前各部門主管輪流佳誠公司全體員工09佳誠公司產銷協調會議周增強部門之間信息溝通，提升10、配合度周一下午4：00佳誠公司大會議室業務部主管助理科長（含）以上及總經理指定人員10佳誠公司客服經營檢討會月相互交流，檢討和改善客戶服務指定時間佳誠公司大會議室業務部主管指定人員4.3.3臨時性會議由總經理或相關權責主管依需要時動議召集4.3.4會議管理A、例行性會議如有變更原則上應提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；B、臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員；C、會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意；D、會議應事先明確主題，與會人員應依據本職工作做好各種準備11、(包括資料、數據)；E、主持人應控制會議時程，盡量在規定的時間內結束會議；F、會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一；G、會議記錄按本制度4.2.4條款執行。4.4非正規場合、形式的溝通4.4.1由（總）經理室設置總經理信箱，并負責定期的收集、呈遞總經理；4.4.2除工作接觸外，各級主管應定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態信息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關政策，原則上：A、總經理、部門經（副）理等直接部屬每個月應有一次交談溝通，總經理同下二級部屬，每季度應有一次交談溝通；B、經（副）理同直接部屬每周應有一次交談、溝通，同其他部屬每月應有一次交12、談、溝通。5、參考資料5.1人事管理制度6、附件6.1內部聯絡函6.2簽呈6.3會議記錄6.4工作事項追蹤表6.5傳閱記錄表6.6文件分發回收記錄表東莞臺商信息網，大量的管理資料下載東 莞 寶 信內 部 聯 絡 函聯絡事項：受文者CC知會單位發文者核示核發 跨部門 部門內 全公司 單位核準：_ 主管_生效日期奉效準日生效年 月 日簽 呈上級主管意見簽名/日期：會 議 記 錄會議名稱地 點會議時間 主持人核準審核記錄出席人員缺席人員及缺席原因會議議程及發言內容第 頁，共 頁工 作 事 項 追 蹤 表項次工作事項責任人工作目標要求追蹤人進度結果追蹤備注核準： 審核： 作成：傳閱記錄表 發文單位：文件編號文件（資料）名稱版本/版次傳閱內容要求閱讀人意見欄文件分發回收記錄表項次文件編號文件（資料）名稱版本/版次收文單位收文者份數發文日期回收單位回收者回收日期