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1、行政采購(gòu)管理制度編 號(hào)12-ZD-ZYYY-0000版 本 號(hào)01保密等級(jí)II頁(yè) 數(shù)7/7行 政 采 購(gòu) 管 理 制 度目 錄一、總則2二、適用范圍2三、職責(zé)2四、工作程序3（一）、供方的選擇3（二）、合格供方的控制3五、采購(gòu)3（一）采購(gòu)物資綜述3（二）采購(gòu)物資的撤銷(xiāo)4（三）采購(gòu)事宜處理期限4（四）詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)5六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理5七、領(lǐng)用物資管理辦法5八、整理付款6九、庫(kù)房管理制度6十、物品采購(gòu)、領(lǐng)用流程圖7起草人審核人批準(zhǔn)人部門(mén)職務(wù)姓 名簽 名日 期頒 發(fā) 部 門(mén)/報(bào) 告 部 門(mén)執(zhí) 行 日 期/報(bào) 告 日 期一、總則 為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，嚴(yán)正采購(gòu)工作流程，2、特制定本制度。行政類(lèi)采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展采購(gòu)工作。副總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)人員及庫(kù)管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍 本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購(gòu)及與采購(gòu)相關(guān)的所有事宜。三、職責(zé) 1.人事行政部采購(gòu)人員負(fù)責(zé)行政辦公用品采購(gòu)的控制，并組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)。 2.其他部門(mén)負(fù)責(zé)提供其部門(mén)月度所需辦公用品的分類(lèi)別采購(gòu)清單，如個(gè)別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批的采購(gòu)清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購(gòu)清單進(jìn)行月度統(tǒng)一采購(gòu)。 3.總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購(gòu)清單。四、工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的3、原則，并滿(mǎn)足以下條件：1）企業(yè)必須有法人資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照，具備相應(yīng)的及時(shí)供貨能力與合作愿望；2）具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的管理能力和檢測(cè)手段，能對(duì)其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量全權(quán)負(fù)責(zé)；3）具備所需我司采購(gòu)物資的經(jīng)營(yíng)許可證。4) 有多年的企業(yè)供貨經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量和信譽(yù)程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。5) 深入市場(chǎng)，對(duì)本地區(qū)的市場(chǎng)進(jìn)行考察，對(duì)我司所需物資進(jìn)行價(jià)格摸底，選擇最合適的供貨方進(jìn)行討論分析。6) 將分析結(jié)果報(bào)總經(jīng)理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，簽訂相關(guān)的供貨協(xié)議。（二）、合格供方的控制1) 建立檔案：人行部應(yīng)建立合格供方檔案，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證，年度進(jìn)貨的數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問(wèn)題反饋記錄等；2) 及時(shí)反饋質(zhì)量信息：人行部4、應(yīng)及時(shí)與供方溝通，反饋情況，必要時(shí)定期對(duì)供方進(jìn)行質(zhì)保能力和供貨能力的考察，考察時(shí)作好記錄，考察后編寫(xiě)出評(píng)價(jià)報(bào)告，并作出評(píng)價(jià)結(jié)論；3) 供方的變更：當(dāng)供方的供貨質(zhì)量情況不能滿(mǎn)足要求時(shí)，職能部門(mén)應(yīng)按上述供方的選擇要求重新評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)論須變更供方的，填寫(xiě)申請(qǐng)變更供貨方的報(bào)告，經(jīng)人行部審核，并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。五、采購(gòu)（一）采購(gòu)物資綜述1采購(gòu)檔案是清楚說(shuō)明訂購(gòu)產(chǎn)品的資料，采購(gòu)檔案一般是指采購(gòu)清單。采購(gòu)清單上應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)物資的產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、交貨期限、采購(gòu)人及特殊性要求等。 2當(dāng)采購(gòu)清單發(fā)生變化時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)，明確變更內(nèi)容。 3采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證審核由人行部、財(cái)務(wù)部5、共同進(jìn)行驗(yàn)證。4人事行政部負(fù)責(zé)供方評(píng)價(jià)和采購(gòu)控制的有關(guān)記錄和采購(gòu)檔案的收集、整理、編目、存檔。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品驗(yàn)證的質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完成。5緊急采購(gòu)時(shí)，由人事行政部在“采購(gòu)單”“備注欄”注明原因，以急件遞送。6采購(gòu)物資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經(jīng)理及副總簽批生效，采購(gòu)人員方可進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)物資的撤銷(xiāo)1.采購(gòu)物資的撤銷(xiāo)應(yīng)由原采購(gòu)部門(mén)通知人事行政部停止采購(gòu)流程及注明撤銷(xiāo)采購(gòu)的相關(guān)原因。 2.人行部辦妥撤銷(xiāo)后，依下列規(guī)定辦理： 3.人行部把原采購(gòu)單有人行部經(jīng)理簽字撤銷(xiāo)后，送回原采購(gòu)部門(mén)。4.原采購(gòu)單未能撤銷(xiāo)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)通知原采購(gòu)部門(mén)。5.若采購(gòu)清單已報(bào)供貨方6、，應(yīng)立即告知供貨方停止供貨，并說(shuō)明原因，請(qǐng)供貨方諒解，協(xié)助采購(gòu)清單的順利撤銷(xiāo)。（三）采購(gòu)事宜處理期限人事行政部應(yīng)依采購(gòu)物資的特性及市場(chǎng)供需，分類(lèi)制定材料采購(gòu)事宜處理期限，通知各有關(guān)部門(mén)以便參考，如有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。人事行政部應(yīng)分詢(xún)價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，以控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度及節(jié)省費(fèi)用。采購(gòu)員未能按既定時(shí)間完成采購(gòu)的，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)說(shuō)明未能按時(shí)采購(gòu)的原因，并告知其到貨時(shí)間。（四）詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)1.采購(gòu)人員接獲采購(gòu)單匯總后應(yīng)依采購(gòu)物資的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠(chǎng)商提供的資料，除經(jīng)以電話(huà)詢(xún)價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。采購(gòu)人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，大件采購(gòu)在訂7、貨、采購(gòu)工作中實(shí)行“貨比三家”的原則，詢(xún)價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購(gòu)低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。同時(shí)要實(shí)行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無(wú)故積壓或拖延辦理有關(guān)采購(gòu)方面的工作。2.若供方報(bào)審的規(guī)格與采購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸少?gòu)人員應(yīng)在“采購(gòu)單”上予以說(shuō)明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)簽批后方可通知供貨方進(jìn)行供貨。3.對(duì)于供貨方的報(bào)價(jià)有疑問(wèn)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)深入分析后，以電話(huà)等聯(lián)絡(luò)方式向廠(chǎng)商議價(jià)。4.人事行政部接到采購(gòu)部門(mén)以電話(huà)聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購(gòu)物資，人事行政經(jīng)理應(yīng)立即指定采購(gòu)人員先行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，待接到采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)清8、單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理1.審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物資入庫(kù)定位。2.不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部門(mén)經(jīng)理（或使用人員）核實(shí)后，再辦理退貨，如特殊采購(gòu)時(shí)則應(yīng)據(jù)需要審核入庫(kù)。七、領(lǐng)用物資管理辦法1.物資采購(gòu)入庫(kù)后，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)其全部采購(gòu)物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜出其部門(mén)所采購(gòu)物品。2.領(lǐng)用工具類(lèi)材料時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)辦理借用手續(xù)。3.使用部門(mén)對(duì)于領(lǐng)用的物資，在使用時(shí)如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)將用余物資繳回人事行政倉(cāng)庫(kù)。4.物品質(zhì)量異常欲退回時(shí)，應(yīng)先向人事行政部說(shuō)明質(zhì)量問(wèn)題原因，經(jīng)人事行政部審核后，確有9、質(zhì)量問(wèn)題的，再將物品繳回人事行政倉(cāng)庫(kù)。5.對(duì)于退回的物品，人行倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)檢查核實(shí)退回原因的具體情況，研判處理對(duì)策，如原因系由于供應(yīng)商造成，采購(gòu)員應(yīng)立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（換貨或退貨）。八、整理付款1.人事行政部應(yīng)依據(jù)實(shí)際請(qǐng)購(gòu)單及實(shí)際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進(jìn)行月度結(jié)賬付款。2.不在實(shí)際到貨范圍的物資財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)具體審核到貨物資清單付款。九、庫(kù)房管理制度 1庫(kù)房由專(zhuān)人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫(kù)房管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房，拒絕任何人在庫(kù)房逗留。 2保持庫(kù)房的整潔、有序。庫(kù)區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。 3所有貨物依據(jù)實(shí)際，合理存放。 4任何出入庫(kù)物品都要按規(guī)定履行手續(xù)，見(jiàn)單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。 5保證貨物完整出庫(kù)，保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫(kù)。 6庫(kù)管員每月月底對(duì)庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。 7違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款20-200元。十、物品采購(gòu)、領(lǐng)用流程圖物品采購(gòu)流程：填寫(xiě)物品申購(gòu)單確認(rèn)申購(gòu)數(shù)量并簽批 主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)人需求部門(mén)確定購(gòu)買(mǎi)單位及價(jià)格簽批簽批購(gòu)買(mǎi)人出車(chē)流程行政部采購(gòu)行政二人購(gòu)買(mǎi)委派購(gòu)買(mǎi)人驗(yàn)收入庫(kù)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單財(cái)務(wù)申報(bào)流程購(gòu)買(mǎi)人財(cái)務(wù)部、倉(cāng)管開(kāi)具入庫(kù)單附帶物品采購(gòu)單物品領(lǐng)用流程：簽批簽批簽批填寫(xiě)物料領(lǐng)用申請(qǐng)單領(lǐng)用部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人主管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用人行政部財(cái)務(wù)部憑物料領(lǐng)用申請(qǐng)單領(lǐng)取第 7 頁(yè) 共 7 頁(yè)