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卷煙廠公文處理辦法
卷煙廠公文處理辦法.doc
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上傳人:地** 編號:1278241 2024-12-16 9頁 33.50KB

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1、xx煙廠公文處理辦法第一章 總 則第一條 為進一步做好xx煙廠的公文處理工作,根據國家煙草專賣局印發的機關公文處理辦法(國煙辦2001256號),結合我廠的實際,制定本辦法。第二條 xx煙廠公文(包括電報,下同),是本廠在行政管理、組織生產經營過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。第六條 xx煙廠各部門、多經各公司2、負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本單位(部門)公文處理工作的領導和檢查。第七條 xx煙廠辦公室是公文處理的管理機構,主管公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。第八條 各部門、多經各公司應當明確專人負責公文處理工作。第二章 公 文 種 類第九條 xx煙廠的公文種類主要有:(一)命令(令)適用于依照有關法律和國務院的行政法規、決定、命令,發布經國家煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權發布的規章,宣布施行重大強制性行政措施,嘉獎有關單位及人員。(二)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎勵有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。(三)公告適用于向國內外宣3、布重要事項或者法定事項。(四)通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。(五)通知適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。(七)議案適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大會或省人大常委會提請審議的事項。(八)報告適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。(九)請示適用于向上級機關請求指示、批準。(十)批復適用于答復下級機關的請示事項。(十一)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行4、文和平行文。作為上行文,應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文,文中對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行;無明確要求的,下級機關可參照執行。作為平行文,提出的意見供對方參考。(十二)函適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。“函”作為主要文種之一,與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。“函的形式”是指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。(十三)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。“命令”、“決定”和5、“通報”三個文種用于獎勵時,應當依據法律的規定和職權,根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等具體情況,選擇使用相應的文種。第三章 公 文 格 式第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送(報)機關、印發機關、印發日期、印刷份數和錄入、校對人等部分組成。xx煙廠發文包括“中共xx煙廠委員會文件”、“xx煙廠文件”、“xx煙廠辦公室文件”。多經各公司可參照本文件格式,自行設計本單位的文頭。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。其中“絕密”、6、“機密”級公文還應當標明份數序號;涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標法,否則按照國家秘密保密期限的規定(國家保密局1990年第2號令)第九條執行,即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項,其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。”(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;單位之間聯合行文,主辦機關排列在前。與同級或相應的黨政機關、軍隊機關、人民團體聯合行文,按照黨、政、軍、群的順序排列。(四)發文字號應當包括單位代字、年份7、序號。單位之間聯合行文,只標明主辦單位的發文字號;與其他單位聯合行文原則上應使用排列在前單位的發文字號,也可以協商確定,但只能標注一個單位的發文字號。凡以中共xx煙廠委員會、xx煙廠名義的發文,均由辦公室統一編號。其編號辦法另行通知。(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。公文標題中除了法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。(九)公文除“會議8、紀要”和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。單位聯合上報的公文,由主辦單位加蓋印章;聯合下發的公文,發文單位都應當加蓋印章。(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。“附注”的位置在成文日期和印章之下,版記之上。(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。(十三)抄送(報)機關指除主送機關外的需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。(十四)文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標識規則,參照國家行政機關公文格式國家標準9、執行。第十二條 公文用紙采用國際標準A4型(210mm297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。第四章 行 文 規 則第十三條 行文應當確有必要,注重效用。第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。第十五條 xx煙廠可以與龍巖市人民政府各局(辦),同級黨組織和軍隊機關,同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文,但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向上述單位正式行文。本廠內設機構除辦公室外不得對外正式行文,即:不得向本廠外的其他機關(包括本系統)制發政策性和規范性文件,與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時,只能以函的形10、式行文。第十六條 聯合行文應當明確主辦單位。向下級機關的重要行文,應當同時抄報直接上級機關。第十七條 各職能部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自行文。如擅自行文,應當責令糾正或撤銷。第十八條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送(報)形式,但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。第十九條 除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。第二十條 受雙重領導的機關向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄報機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應當抄送其另一上級機關。第二十一條 在報刊上發布11、及張貼的行政規章和公告的事項,應當視為正式文件,依照執行,可不再發文。同時,由發文機關印制少量文本,供存檔備查。第五章 發文辦理第二十二條 發文辦理指制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。第二十三條 草擬公文應當做到:(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。(五)人名、地12、名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。(六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。(七)應當使用國家法定計量單位。(八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。第二十四條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得13、一致意見并會簽后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建議性意見,并與有關部門會簽后報請廠領導協調或裁定。第二十五條 擬制公文,應根據新聞報道和網絡發布信息管理規定(國煙辦2001141號),在發文稿紙首頁附注位置標明“此件可上網”或“此件不上網”字樣。第二十六條 公文送負責人簽發前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。第二十七條 以本廠名義制發的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本廠名義制發的下行文或平行文,由主要14、負責人或者分管領導簽發。第二十八條 公文正式印制前,辦公室應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。第二十九條 凡以本廠及辦公室名義的發文,均由文印室統一安排打印。各部門、多經各公司的發文,原則上由本部門或單位自行打字,由文印室協助排版印制。第六章 收文辦理第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十一條 凡收到符合本辦法規定的公文,均應由辦公室主任(副主任)在收文的當日批注擬辦意見,并送有關領導或部門。上級機關下發或交辦的公文,應送廠領導批示后辦15、理;緊急、重大、特殊事件的文件應直接報廠領導。第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門或單位職權范圍或者不宜由本部門或單位辦理的,應當及時返回交辦的辦公室并說明理由。第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請廠領導協調或裁定。第三十四條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名、和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。第三十五條 送負責人批示或者16、交有關部門辦理的公文,辦公室文秘人員要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。第三十六條 機關各部門、多經各公司向廠領導請示報告事項(指書面文件),應當由辦公室文秘人員呈送,各部門一般不直接送交廠領導。第七章 公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后,應當根據中華人民共和國檔案法和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。各部門、直屬單位應將本部門或單位當年形成的應當歸檔的文件材料收集齊全,于次年2月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十八條 歸檔范圍的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊17、全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。第三十九條 聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理(立卷)歸檔,其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。本廠負責人兼任其他單位職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關整理(立卷)歸檔。第四十條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期向檔案部門移交。第四十一條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第四十二條 公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十三條 辦公室應當建立健全本機關公文處理的有關制度。第四十四條 上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,如需翻印18、(復印)轉發,須經廠領導或辦公室主任批準。翻印時,應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制,不得密電明復、明電密電混用。第四十五條 公開發布行政機關公文,必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文,同發文機關正式印發的公文具有同等效力。第四十六條 公文復印作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關證明章。第四十七條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。第四十八條 不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經辦公室負責人批準,可以銷毀。第四十九條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。第五十條 機關合并時,全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。第九章 附 則第五十一條 外事方面的公文,按照國家煙草專賣局和福建省人民政府外事辦的有關規定處理。第五十二條 公文處理中涉及電子文件管理問題,待國家煙草專賣局統一規定后,另行制定。第五十三條 本辦法由xx煙廠辦公室負責解釋。第五十四條 本辦法自發布之日起施行。原發布的xx煙廠機關公文處理辦法同時作廢。附件:煙草行業公文格式標準
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