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商業地產公司商戶檔案管理辦法
商業地產公司商戶檔案管理辦法.docx
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上傳人:地** 編號:1279100 2024-12-16 5頁 33.91KB

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1、xx商業商戶檔案管理辦法主辦單位:xx商業集團營運中心審 批:年月日實施日期:年月日密 級:秘密機密絕密修訂記錄(修訂要點詳見末頁)修訂前編號/版本號修訂后編號/版本號修訂前總頁數(含附件)修訂后總頁數(含附件)修訂日期共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁共0頁目 錄1.目的12.適用范圍13.術語定義14.職責權限15.主要內容16.相關文件26.1附屬文件26.2關聯文件27.其他38.修訂記錄3商戶檔案管理辦法1. 目的為了規范商戶資料整理程序,建立商戶資料檔案,方便日常查詢與利用,同時確保商戶資料的保密性,xx商業集團營運中心特制定xx商業商戶檔案管理辦法。2. 適用2、范圍適用于xx商業集團所運營管理的商業項目。3. 術語定義商戶檔案:商業項目與商戶在經營活動中產生的具備查詢與利用價值的資料。4. 職責權限4.1招商營運部負責商戶資料的收集、整理及移交。4.2項目綜合部負責商戶資料的二次整理,商戶檔案的建立與管理主要內容。5. 主要內容5.1 應收集的商戶資料包括但不限于: 5.1.1 商戶法人的相關資料,包括通信地址、聯系方式、身份證明、營業執照、稅務登記證、其他法律必須的證明、商戶員工入職登記表、合同變更申請表、倉庫租賃協議申報表、法人授權委托說明書、廣告位協議申報表、會員卡協議申請表等。 5.1.2 商戶聯系通訊錄 5.1.3 商戶與我司的來往函件(尤3、其是經營方面的函件)。 5.1.4 我司對商戶的各種調查資料。 5.1.5 商戶辦理各種事宜的數據、表格、文件。 5.1.6 商戶簽署的其它資料(如贊助承諾)。5.1.7 餐飲商戶須提供餐飲許可證;其他特殊行業須提供必要的資質證書。 5.2 資料收集、整理、保管 5.2.1 各部門在業務/日常管理中應注意收集并保留上述資料,綜合部應指定人員與各業務部門對接,確保資料交接統一對口。 5.2.2 收集部門應及時將上述資料移交綜合部指定人員,盡量移交原件,若無法移交原件,則移交復印件。對常用文件,使用部門應另行保留復印件。 5.2.3 綜合部每月定期對所接收到的資料作第二次整理,分類、分商戶編號、登4、記、造冊、存檔,并編制查詢目錄。 5.2.4 每家商戶應有獨立資料庫,建立商戶檔案。 5.2.5 所有檔案須集中存放于可防火、防潮、防蟲蛀的檔案柜內;鑰匙由專人進行保管。 5.2.6 檔案一經建立,任何人不得隨意涂改或損壞;若檔案被人為涂改或損壞,將追究保管人員及使用人員的責任。 5.2.7 保管年限:在場經營商戶的檔案應長期保存,并及時添加、更新;已撤場商戶的檔案,至少保管 2 年。 5.2.8 檔案銷毀:定期、集中銷毀,在銷毀過程中須確保資料不外泄。 5.2.9 任何人必須自覺做好保密工作,對需保密的文件資料,在移交綜合部指定人員前,須另外保管(確保其他人不能查看資料內容);移交時須現場交5、接;移交后,保管人員應貼上“保密”標簽。 5.3 資料查閱與利用 5.3.1 營運管理應遵循“依約管理”之原則,結合合同及相關協議進行管理;招商營運部員工若需查閱商戶資料,經部門負責人及店總經理批準后借閱。 5.3.2 所有檔案資料必須在約定時間內歸還。 5.3.3 外部人員非經公司領導的批準,任何人不予借閱。 5.3.6 任何人在借閱期間,不得涂改或損毀檔案資料,不得保留其中部分資料,違者若經發現,將給予重罰。6. 相關文件6.1附屬文件無6.2關聯文件無7. 其他7.1本制度由xx商業集團營運中心負責最終解釋,并負責修訂完善;7.2本制度自發布之日起生效,其他相關制度與本制度相沖突者,原則上以本制度要求為準。8. 修訂記錄版本號修訂日期修訂前后內容對比概述修訂負責人
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