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1、1 .商務部組織架構制度名稱商務部組織架構文件編號執行部門商務部監督部門審計部考證部門 商務部經理 統計主管商務專員資料員發貨員招標專員編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期2 .商務部組織架構制度名稱商務部崗位職責文件編號執行部門商務部監督部門審計部考證部門1、商務經理崗位職責（1）認真執行公司銷售管理規定和實施細則，努力提高自身業務水平。（2）負責商務部日常工作管理。（3）負責商務部人員管理。（4）負責商業客戶的資質及鋪貨合同的審查、票貨款正常流轉，保持合理庫存。(5) 負責督促與商業公司及時對賬與結款。（6）負責搜集商業公司的動態信息及時向公司進行反饋。（7）負責開具商業公司的2、稅票申請并進行郵遞。（9） 負責及時解決市場出現的問題，發生重大或自己無法解決的事件應及時上報領導，并且進行跟進，直至完滿解決。（10）時掌握市場動態，保持銷售渠道的暢通；向市場上傳達公司的新的指令、新的精神。2、統計主管的崗位職責（1）根據每日的發貨、回款情況按區域、分品種的進行記帳，以便于及時的得到每個區域、每個單品的銷售情況和回款情況。（2）負責管理與客戶及商業公司的往來帳務，做到帳務清晰、完整；（3）完成月、季、年的銷售回款統計工作，并定期向上級領導匯報。（4）定期與公司財務、客戶及商業公司進行對賬。（5）定期按照銷售合同及回款情況開出稅票，并及時郵遞。要求做到稅票與銷售合同與發貨單相3、符。（6）按月出具應收賬款的明細并與財務部進行對賬，并及時向上級領導報告。（7）領導交給的其他統計性的工作。3、商務專員的崗位職責（1）負責商業公司各種信息的搜集、整理、歸類、建檔。（2）負責所轄地區的招商工作。（3）負責督促經銷商完成公司的指令，執行公司政策。（4）負責各商業公司退換貨物的協調與處理。（5）負責商業公司鋪貨檔案的管理。（包括商業公司資質、鋪貨合同、發貨單等。）（6）負責商業公司鋪貨的月底對賬，及時報給統計主管。并督促銷售區域各負責人及時對應收賬款進行催款。4、資料員的崗位職責 （1）負責各種文檔資料的審調、管理、領用等。 （2）負責樣品、樣盒、說明書、彩頁等的審調、管理、領用4、等 （3）負責開具市場人員銷售委托書及所需資料的領用郵遞。 （4）負責商業公司資質的整理、歸檔、保管。 （5）負責每日隨貨資料的準備。 （6）對合同的管理。對合同實行分類、造冊歸檔整理。 （7）負責每月與快遞公司的對賬和快遞費用的報銷。5、發貨員的崗位職責（1） 根據各區銷售內勤提供的發貨單，聯系物流部準確的發出貨物，并及時對庫存進行更新。（2） 根據各區負責人辦理完整的退貨單及商務專員提供的商業公司退貨單，及時的提回退貨，并辦理完整退貨的相關手續。（3） 開出準確的隨貨同行出庫單（也可以是庫管出具）（4） 發貨員出具每次發貨的時間、貨物流向、收貨人，數量、批號，同時報期末庫存。并報備銷售部、5、商務部。（5） 協同基地、西安庫房完成每月銷售記錄。6、招標專員的崗位職責 （1）積極有效地進行各地區招標信息的搜集與整理。（2）正確理解各地招標政策。（3）完整、準確、無誤、及時地準備招標所需的各種資料并確保招標資料及時、準確的送達。（4）跟蹤招標進展及過程的各個環節，尤其是報價、議價、發布結果及中標信息確認。（5）積極有效的進行各地區藥品物價信息的搜集及藥品價格管理。（6）協助各地區開展藥品招標工作。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期3 . 商務部各崗位管理制度制度名稱商務部各崗位管理制度文件編號執行部門商務部監督部門審計部考證部門發 貨 管 理 制 度目的：保證藥品質量和規6、范管理，確保公司及客戶利益。范圍：所有在效期內的在銷藥品。責任：銷售部 商務部 庫管員一、發貨管理規定1. 原則：先進先出、票貨統一2. 發貨管理辦法2.1發貨員在接到發貨申請單后嚴格按照品名、規格、批號、效期、單價及金額等開具銷售出庫單并加蓋業務專用章隨貨同行。2.2發貨員及時協調物流部、庫房嚴格按照發貨申請單及時準確的發貨貨物。2.3嚴格按照“先進先出”原則，如有特殊情況，相關申請人員必須提出書面申請，發貨員備案后，按需求發貨。2.4發貨后及時更新庫存，跟蹤、查詢到貨情況，在商業公司收貨后，要求對方及時回傳確認收貨憑證。 2.5 發貨申請單一式五聯各相關部門留存，以供備查。藥品退貨管理制度7、目的：保證藥品質量和規范管理，確保公司及客戶利益。范圍：所有在效期內的在銷藥品。責任：商務部 質管部 庫管員一、內容：1. 退貨藥品定義：指售藥品在效期之內，且存在的質量問題的藥品可以退貨。 2.換貨藥品定義：指本公司藥品從公司發出后由于運輸過程中出的污染、破損包裝方面存在的影響正常銷售的藥品。二、藥品退回的管理規定2.1.原則：公司產品除質量問題以外的產品一律不予退貨。2.2. 退貨管理：各地辦對所有擬退回藥品提出申請，填寫藥品退、換貨申請表。因產品質量原因要求退貨的藥品必須提供當地縣級以上藥監部門出具的藥品檢驗報告書。質管部對要退出的藥品負監督審核的管理責任，并負責按規定的程序進行申報 ，8、批準后負責轉告退貨的相關部門辦理退貨。 2.3倉庫、銷售、財務對藥品要退出的管理 2.3.1退貨的藥品至倉庫后，倉庫保管員要認真管理并催辦，出庫時要負責認真核對。 2.3.2銷售管理部門要積極配合，組織銷售人員清查收回。 2.3.3財務部門要及時調整退回藥品的賬務，并負責催結和索賠。 三、藥品換貨的管理 由于運輸過程中出現的污染、破損等情況影響正常銷售的，可以辦理換貨手續，從損失最小化角度考慮，可以重新更換包裝，費用由責任方承擔。四、 滯銷藥品退貨的管理規定各別品種在終端出現滯銷的藥品，原則上不予退回，可由當地業務員聯系向其他地區進行調配。五、質管部對藥品退回的管理如涉及重大質量問題(藥監部門9、公告或本企業查出的不合格藥品)質管部負責監督、指導銷售部門追查退貨。退回的藥品，按不合格藥品處理并及時向藥監局報告，請示處置意見，不得隱瞞及自行向供貨單位退換貨。六、 監督、指導質管部對退貨藥品的管理工作每季度定期檢查，對退貨藥品的相關文件(表、單及記錄)由質管部監督、指導編輯整理，保存不低于3年或藥品效期后1年。樣 品 庫 管 理 制 度目的：保證樣品庫管理有序、賬務清晰。范圍：樣品、樣盒、公司及各品種的資料、宣傳彩頁等。責任：商務部 一、 樣品、樣盒的管理。1. 登記記賬制度：樣品、樣盒由資料員設樣品庫統一管理、月底盤點、記賬登記。2、領用制度：市場人員日常按單領用，銷售人員、市場人員、商10、業公司、公司其它各部門在領用樣品時需在資料員處填寫樣品領用單，由本部門領導簽字確認，經商務經理簽字后，由資料員提供。3、樣品庫的增補與退貨：樣品庫在月底進行盤點后，由資料員根據銷售需求進行增補，以簽呈的形式進行申請。樣品庫已至效期的樣品以簽呈的形式批準后退回生產基地進行集中的處理。二、公司資質、產品資料、宣傳彩頁等紙質資料的管理。1、給市場提供的各種紙質資料的管理由資料員統一管理。2、市場領用：由各事業部銷售內勤統一填寫資料登記單交資料員，資料員按照要求準備齊全后按時以隨貨或郵遞的方式遞至市場人員。資料員以此單據作為紙質資料記賬憑證。3、紙質資料應在臨近要求數量時，由發貨員按照市場需求情況進行11、申請印刷。4、紙質資料的更新與廢棄：紙質資料進行變更時，需及時對已有的資料進行更改，對已經過期的資質，資料員應粉碎后進行處理。杜絕將印有公司信息的資料外傳和隨意的丟棄。三、監督、管理商務經理對資料員的工作可以進行定期或不定期的監督檢查，要求樣品樣盒申請領用賬務清晰，紙質資料合理領用、有序存儲，有件可查。開 票 管 理 制 度目的：保證賬務清晰，票據對應。范圍：所有往來客戶。責任：商務部 、銷售部、財務部一、發票的開具1、商務專員根據銷售合同、發貨申請表及出庫單，開具開票申請單，并仔細核對商業單位名稱、地址、電話、稅號、賬號、開戶行、品名、規格、數量、單價、金額等內容。2、商務專員將來開票申請單12、逐級進行審核簽字后，交予財務部開票員。3、財務部開出稅票后，通知商務專員領出發票。二、發票的傳遞和保管1、商務專員領用發票后，以郵政快件或掛號的方式送達商業單位，并要求商業單位給予書面簽收回執。2、對于商業單位的名稱、稅號、賬號、地址、電話等發票項目變更，銷售服務部在收到商業通知后及時將變更內容通知財務部開票員。3、銷售服務部在領出發票后應及時送達客戶并索取回執單，與公司在同一地區應在5個工作日內將回執交給銷售服務部。對未按時交回回執單的商業單位，銷售服務部要及時督促，問明原因或收回發票。4、公司工作人員不慎將發票丟失應及時向商務部和財務部匯報，并寫出書面的情況說明。公司將根據情況做出有效的補13、救措施。 5、對丟失發票的補償： 發票丟失將對責任人、主管經理、財務部相關人員分別處以發票金額50%，1%，1%的罰款。如果發票丟失后隱瞞不報，造成的損失將由責任人自己承擔，同時公司要做嚴肅處理。6、如果由于各種原因客戶不愿意接收發票的，商務專員應將稅票及時退回給財務部，并說明退回的原因。三、錯誤發票的處理商務專員收到財務開具的發票后要仔細核對，發現發票填開錯誤的應在收到發票后2個工作日內退回財務部，并說明正確的填開內容。商業單位收到后發現發票錯誤的，應在10日內退回給公司重新開票。四、經公司同意退貨有關發票的處理 1、如果原開發票能夠退回，應將原發票退回。 2、如果原開發票不能退回，應取得客14、戶所在當地主管稅務機關開具的“進貨退出及折讓證明單”，同時填寫開票申請單，并將“進貨退出及折讓證明單”和“開票申請單”傳遞會公司財務部，經審核后分別開具紅字或藍字發票。 3、不能取得“進貨退出及折讓證明單”，則不能更換發票。應 收 賬 款 管 理 制 度目的：為保證降低風險，減少壞賬損失，加快企業資金周轉，提高企業資金的使用效率，特制定本制度。適用范圍：賒銷業務所產生的應收賬款和企業經營中發生的各類債權，主要包括應收銷貨款、預付購貨款、其他應收款三個方面的內容。責任：商務部 、銷售部、財務部一、應收賬款的管理1、按照客戶信用限額對賒銷業務簽批后，財務部門方可開票，倉庫管理部門方可憑單辦理發貨手15、續。2、 應收賬款主管應定期按照“信用額度期限表”核對應收賬款的回款和結算情況，嚴格監督每筆賬款的回收和結算。3、應收賬款超過信用期限15日內仍未回款的，應及時上報財務經理，并及時通知銷售經理組織銷售業務員聯系客戶清收。4、凡前次賒銷未在約定時間結算的，除特殊情況下客戶能提供可靠的資金擔保外，一律不再發貨和賒銷。5、銷售業務員在簽訂合同和組織發貨時，須按照信用等級和授信額度確定銷售方式，所有簽發賒銷的銷售合同都必須經銷售經理簽字后方可蓋章發出。二、 應收賬款監控制度1、應收賬款主管應于每月最后7日前提供一份當月尚未收款的應收賬款賬齡明細表，提交給財務經理、銷售經理及營銷總監。2、銷售業務員在與16、客戶簽訂合同或協議書時，應按照信用額度表中對應的客戶信用額度和期限，約定單次銷售金額和結算期限，并在期限內負責經手相關賬款的催收和聯絡。3、銷售部應嚴格按照信用額度表和財務部門的應收賬款賬齡明細表，及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況。4、清收賬款由銷售部統一安排路線和客戶，并確定返回時間，銷售業務員在外清收賬款時，無論是否清結完畢，均需隨時向銷售經理電話匯報工作進度和行程。5、銷售業務員于每日收到貨款后，應于當日填寫收款日報表一式四份，一份自留，三份交企業財務部。6、銷售業務員收取的匯票金額大于應收賬款時，非經銷售經理同意，現場不得以現金找還客戶，而應作為暫收款收回，并抵扣下次賬款。7、 銷售業17、務員收款時對于客戶現場反映的價格、交貨期限、質量、運輸問題，在業務權限內時可立即給予答復，若在權限外需立即匯報銷售經理，并在不超過3個工作日內給予客戶答復。8、 銷售業務員在銷售產品和清收賬款時不得有下列行為，一經發現，分別給予罰款或者開除處分，并限期補正或賠償，情節嚴重者移交司法部門處理。（1）收款不報或積壓收款。（2）退貨不報或積壓退貨。 （3）轉售不依規定或轉售圖利。（4）代銷其他廠家產品。（5）截留，挪用，坐支貨款不及時上繳。（6）收取現金改換承兌匯票。三、應收賬款交接1、銷售業務員崗位調換、離職，必須對經手的應收賬款進行交接。2、凡銷售業務員調崗的，必須先辦理包括應收賬款、庫存產品等18、在內的工作交接，交接未完，不得離崗，交接不清的，責任由移交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責。3、凡銷售業務員離職的，應在30日前向企業提出申請，經批準后辦理交接手續，未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予發放，由此給企業造成損失的，將依法追究法律責任。4、 離職交接以最后在交接單上批示的生效日期為準，在生效日期前要完成交接，若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當事人的責任。5、 銷售業務員提出離職后須把經手的應收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔保，若在1個月內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的則不予辦理離職手續。6、離職銷售業務員經手的壞賬理賠事宜如已取得客戶的書面確認，則不影響離職手續的辦理，其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經手人的離職而無效。7、“離職移交清單”至少一式三份，由移交、接交人核對內容無誤后雙方簽字，保存在移交人一份，接交人一份，企業檔案存留一份。8、 銷售業務員接交時，應與客戶核對賬單，遇有疑問或賬目不清時應立即向銷售經理反映，未立即呈報，有意代為隱瞞者應與離職人員同負全部責任。9、 銷售業務員辦交接時由銷售經理監督；移交時發現有貪污公款、短缺物品、現金、票據或其他憑證者，除限期賠還外，情節重大時依法追究其民事、刑事責任。10、應收賬款交接后1個月內應全部逐一核對，無異議的賬。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期