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1、科技公司商務部部門管理手冊科技公司商務部部門管理手冊 概概 述述 商務部以商務談判、簽訂各類商務合同、控制成本支出、加速現金流等為重要工作；為規范和協調部門及部門間工作，明確責權義務，特制訂本手冊。第一章第一章 部門職能部門職能 職職 能能 說說 明明 書書 部門名稱部門名稱 商務部商務部 部門編號部門編號 1-10 制定時間制定時間 2003.8 主主 要要 工工 作作 職職 責責 一、商務談判、簽訂各類商務合同：一、商務談判、簽訂各類商務合同：1、市場銷售部門參與的招投標項目投標書的商務審核和報價。市場銷售部門參與的招投標項目投標書的商務審核和報價。商務部將對市場部參與的招標項目的投標書進2、行商務審核和報價。2、市場銷售部中標項目的商務談判、簽定銷售合同和并跟蹤執行合同市場銷售部中標項目的商務談判、簽定銷售合同和并跟蹤執行合同 商務部將依據市場部中標項目與最終客戶商談銷售合同條款，簽訂銷售合同，并跟蹤協調此合同，及時催促市場部門與最終客戶的溝通，以保證公司的應收帳款能及時收回。3、市場部銷售中標項目銷售合同的采購執行，產品選型、廠家選擇、商務洽談、市場部銷售中標項目銷售合同的采購執行，產品選型、廠家選擇、商務洽談、合同評審并簽訂合同。合同評審并簽訂合同。商務部應盡量在采購合同執行時做到準確及時到貨，降低采購成本，同時爭取最有利于公司的付款方式。4、與工程隊商務洽談，簽訂工程分包、3、轉包合同。與工程隊商務洽談，簽訂工程分包、轉包合同。5、與進出口公司商務洽談，鑒定進口代理合同。與進出口公司商務洽談，鑒定進口代理合同。6、公司固定資產、辦公用品和禮品的采購工作。公司固定資產、辦公用品和禮品的采購工作。商務部應根據公司各部門的申請和要求及時地做好采購工作 7、與公司業務合作伙伴的合作洽談。與公司業務合作伙伴的合作洽談。商務部負責新的業務合作伙伴的尋找和洽談，建立如代理、OEM 等良好的合作方式。二、內部管理工作：二、內部管理工作：1、供貨商的管理工作。2、公司報價體系的建立和完善。3、分析、了解競爭廠商價格體系等商務情況。4、銷售、采購利潤率的分析和控制。5、培訓銷售合同談判4、技巧 6、協調與公司各部門之間的關系。7、存貨、庫房的管理。8、建立完善采購、銷售等各種檔案體系。權權 限限 范范 圍圍 產品選型 合作廠家選擇 商務洽談 合同評審 簽訂合同 工工 作作 流流 程程 詳見：商務采購流程 第二章第二章 部門組織結構部門組織結構 根據商務部的部門職責，商務部內部按如下架構進行組織：商務部經理 商務助理 商務助理 商務助理 商務助理 第三章第三章 部門崗位描述部門崗位描述 崗崗 位位 說說 明明 書書 一、部門經理一、部門經理 表單編號：HR-003 崗位名稱 商務部經理 所屬部門 商務部 直接上級 主管商務副總經理 直接管轄范圍：總部和各辦事機構商務人員 工作目的5、：具具 體體 工工 作作 職職 責責 1全面負責商務部日常工作；2負責 IT、電信類代理、OEM 產品技術選型、商務談判、采購簽約；3負責大宗采購商務談判、合同跟蹤執行；4負責監督銷售合同執行情況，跟蹤到貨、驗收及付款情況；5負責公司產品進出口事宜；6負責協調與公司內部銷售部門、財務部門、工程部門、研發部門接口事宜；7.所轄部門員工的指揮、調度權、獎懲、聘任、辭退、晉級建議權。關鍵決策與責任 商務合作廠家的確定 商務合同的確定 學歷要求 大本以上 資格要求 專業知識要求 電信專業知識、商務知識、財務知識、進出口知識、法律知識 項目管理知識 技術資格要求 無 專業背景要求 管理類、理工科，郵電類6、院校優先考慮 年齡/性別要求 35 以下 個性要求 工作細心、認真、踏實、有責任心 二、商務助理二、商務助理 表單編號：HR-003 崗位名稱 商務助理 所屬部門 商務部 直接上級 商務部經理 直接管轄范圍：工作目的：具具 體體 工工 作作 職職 責責 1.IT、電信類代理、OEM 產品技術選型、商務談判、采購簽約；2.大宗采購商務談判、合同跟蹤執行；3.監督銷售合同執行情況，跟蹤到貨、驗收及付款情況；4.負責公司產品進出口事宜；5.協調與公司內部銷售部門、財務部門、工程部門、開發部門接口事宜。關鍵決策與責任：商務合作廠家的選擇和初步確定 商務合同的初步確定 資格要求：學歷要求：大本 專業知識7、要求：電信專業知識、商務知識、財務知識、進出口知識、法律知識 技術資格要求：無 專業背景要求：國際金融、外貿、理工科，郵電類院校，有硬件開發經驗優先考慮 年齡/性別要求：35 以下 個性要求：工作細心、認真、踏實、有責任心 第四章第四章 部門工作流程部門工作流程 一、采購流程圖一、采購流程圖 返回修改 采購申請單 部門經理審批 有異議 通過 有異議 通過 通過 商務部詢價 各部門合同評審 簽定合同 退貨 合格 到貨驗收 不合格 合格 商務部核準 主管副總經理審批 通過 有異議 有異議 供應商確定 申請付款 副總經理審批 入庫單及發票報帳 重新發貨 入庫 財務報銷 二、出、入庫流程二、出、入庫流8、程 2.1 入庫：2.2 出庫：不相符 入庫清單 入庫物品 入庫憑證（相關人員）檢 驗（相關項目組）驗收 核對（庫房主管）驗收 入庫（庫房主管）領用清單（相關人員）按清單提貨（庫房主管）清點、驗收、簽字（相關人員）三、三、與公司其他部門間工作流程與公司其他部門間工作流程 3.1 公司管理高層公司管理高層 接口人：公司行政副總 內容：1、合同審批 流程：準備合同，填寫采購合同審批表、工程合同審批表、銷售合同審批表，由其他相關部門及商務部經理會審后，交行政副總進行最后審批。2、采購申請單的審批 流程：各部門提交采購申請單后，相關人員審批后，交行政副總最后審批。3、請款 流程：根據合同要求填寫支票申9、請單或請款單給相關人員審批后，交給行政副總最后審批。4、工作報告 流程：每天的工作報告抄送給行政副總，重要事情及時反饋給公司管理高層。3.2 財務部財務部 接口人：財務部經理 內容：1、合同審批 流程：非自用產品采購，填寫采購合同審批表，公司銷售合同的簽訂，填寫銷售合同審批表，交給財務部經理進行審批。接口人：會計 內容：1、交發票 流程：收到供應商的發票，復印留底后，將原件交給財務部會計，并讓其在商務部文件歸（存）檔移交單上簽字。2、合同 流程：收到簽字、蓋章后的采購合同，進行復印留底，將原件交給財務部會計，并讓其在商務部文件歸（存）檔移交單上簽字 接口人：出納 內容：1、付款 流程：a)工程10、款：收到工程負責人的工程量確認書后，安排付款；寫請款單申請、交質量管理部、商務部、主管副總經理審批后，交財務部審批，將簽好字的請款單交給出納，準備付款；待付款后，向其要付款底單（匯款底單或支票）進行復印傳真給相關工程隊并進行留底。b)其他款項：根據合同，到付款期限后，寫請款申請交質量管理部、商務部、主管副總經理審批后，交財務部審批，將簽好字的請款單交給出納，準備付款；待付款后，向其要付款底單（匯款底單或支票）進行復印留底。2、合同蓋章 流程：合同審批后，在合同蓋章本上登記，本部門經理簽字后，到財務部出納處蓋章。3.3 企業發展部企業發展部 接口人：企業發展部經理 內容：1、提供合同匯總表和應收11、應付款匯總表 流程：每月按期提供合同匯總表和應收應付款匯總表，以及在對方需要時提供相關資料。2、提供資質審批、融資等工作申請時與公司財務和商務相關的信息。3.4 人力資源部人力資源部 接口人：新酬專員 內容：1、績效考核 流程：每個月填寫績效目標書，并上交人力資源部。接口人：招聘主管 內容：1、人員招聘 流程：提交招聘申請，人力資源部給予候選人員，經商務部經理初步篩選后交人力資源部初試，商務部復試，通過后通過人力資源部辦理相關手續正式入職。3.5 質量管理部質量管理部 接口人：質量主管 內容：1、工程款、CDMA 項目輔材款的支付審核 流程：得到相關文件填寫請款單、支票申請單后，提供相關資料給12、質量主管進行審核。2、ISO9000 質量體系的執行 流程：每月協助質量主管 ISO9000 質量體系執行的本部門檢查工作，有問題及時更正。3、合同評審 流程：非自用產品采購，填寫采購合同審批表交給質量主管進行審批。接口人：技術主管 內容：1、交/查閱相關文件 流程：收到相關合同、資料，交給質量管理部技術主管，并讓其在商務部文件歸（存）檔移交單上簽字；工作需要時，到資料室借閱相關資料。2、蓋公章 流程：需蓋公章的文件，在蓋章申請本上登記，交商務部經理簽字后，到質量管理部技術主管處蓋章。3.6 產品開發部產品開發部 接口人：產品開發部經理 內容：1、采購合同的評審 流程：非自用產品的采購合同的評13、審，填寫采購合同審批表交給產品開發部經理進行審批。接口人：各項目協調負責人 內容：1、開發項目與商務部門的協調配合 流程：開發部相關人員提出要求后由商務部門給予配合。3.7 市場銷售部市場銷售部 接口人：相關銷售人員 內容：1、簽訂銷售合同 流程：銷售部門確定項目中標后，由商務部負責與最終客戶商談銷售合同條款，填寫銷售合同審批表，交相關部門審批后簽訂銷售合同。2、詢價和采購 流程：對市場部提供的采購申請單進行審核，經相關部門審批后，進行產品的詢價工作和采購工作。3、招標項目商務部分審核和商務報價 流程：協助市場部進行招標項目的商務部分適合和商務報價。3.8 技術支持部技術支持部 接口人：各項目14、負責人 內容：1、商務報價 流程：技術支持部確認投標項目的技術規范、設備配置清單、列表價、折扣率后由商務部確認最終投標價格。3.9 綜合辦公室綜合辦公室 接口人：前臺 內容：1、固定資產的采購 流程：收到填寫的采購申請單，在其部門經理及主管領導審批后，根據要求進行詢價、采購；貨到后，交前臺秘書辦理入庫手續。接口人：秘書 內容：1、將要行政副總審批的文件交給經理秘書，請其協助辦理。2、每天工作報告 CC 給經理秘書。3.10 工程服務部工程服務部 接口人：直放站工程組 內容：1、工程輔材采購 流程：協助工程部進行 CDMA 相關輔材的采購工作，由工程人員提出采購申請、填寫采購申請單，并由工程部大15、區經理簽字后，進行詢價、采購、安排到貨，同時 mail 發貨通知單，對方收到貨物后在發貨通知單上簽字并傳真回總部。如發生退貨，則由工程人員提出并填寫退貨申請單，寫明理由，由工程部大區經理簽字，安排退貨。2、工程合同的準備 流程：向工程部提供工程標范合同，協助工程部與工程隊洽談相關條款最后提交工程合同審批表交給工程部大區經理審批。3、工程款的結算 流程：根據工程部大區經理簽字的工程量確認書給工程隊請款并安排付款。接口人：各工程負責人 內容：1、工程協調 流程：各相關工程負責人提出采購、工程協調等申請（流程如直放站工程組），商務部門負責采購、協調、配合事宜。第五章第五章 附件附件 一、采購申請單一16、采購申請單 采采 購購 申申 請請 單單 申請部門申請部門 申請日期：申請日期：品名品名 規格型號規格型號 數量數量 用途用途 建議供建議供應商應商 要求到貨要求到貨時間時間 備注備注 經經 辦辦 人：人：部門經理確認：部門經理確認：商務部審核：商務部審核：主管領導批準：主管領導批準：二、退貨申請單二、退貨申請單 退退 貨貨 申申 請請 單單 申請部門：申請部門：申請日期：申請日期：品名品名 規格型號規格型號 數量數量 供應商供應商 退貨原因退貨原因 經經 辦辦 人：人：部門經理確認：部門經理確認：商務部審核：商務部審核：主管領導批準：主管領導批準：三、采購合同評審表三、采購合同評審表 采采17、 購購 合合 同同 評評 審審 表表 No.日期：供應商 地址 電話 傳真 聯系人 品名規格 單位 數量 交貨日期 包裝要求 特殊要求 合同要求 產品技術指標、技術參數的確認 開發部或工程部：日 期：物料供應能力評估 商務部：日 期：供應商產品品質保證能力評估（儀器儀表計量合格證的確認）技術質量部：日 期：付款確認 財務部：日 期：評 審 意 見 合同的條款的審查 法律顧問：日 期：結論 接受 拒絕 商務部主管：日期：主管副總經理：日期：四、工程合同評審表四、工程合同評審表 工工 程程 合合 同同 評評 審審 表表 No.日期：工程隊 地址 公司名稱 電話 傳真 聯系人 施工地點 單價 數量 18、預計完工日期 特殊要求 合同要求 施工能力、技術指標、確認 工程部：日 期：評 審 意 見 付款條款確認 財務部：日 期：結論 接受 拒絕 商務部主管：日期：主管副總經理：日期：五、進倉庫單五、進倉庫單 進進 倉倉 單單 送貨單位：200 年 月 日 編號：產品 序號 名稱 型號規格 單位 數量 備注 倉庫主管：保管員：送貨單位簽名：六、出倉庫單六、出倉庫單 出出 倉倉 單單 提貨單位：200 年 月 日 編號：產品 序號 名稱 型號規格 單位 數量 備注 倉庫主管：保管員：提貨單位簽名：七、調貨單七、調貨單 調調 貨貨 單單 制表人：調出地市：調入地市：退貨日期：序號產品名稱 規格型號 廠商19、 產品單位 數量 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 工程部主管確認：商務部確認：倉庫主管：八、發貨通知單 北京威奧特信通科技有限公司 地址:北京市西城區北三環中路 27 號商房大廈 郵編:100029 電話:010-82011356，82011362/63/64-102,傳真:62006191 E-mail:To:Fax No.Attn:Page:From:商務部 Date:Ref：發發 貨貨 通通 知知 單單 請收到貨物后簽字回傳北京商務部，謝謝！名稱 規格 數量 生產廠家名稱 發貨時間 發貨地點 發貨方式 發貨人及聯系方式 到貨地點 收貨聯系人 到貨日期 收貨人簽字 九、請款單九、請款20、單 請請 款款 單單 編號：編號：領用部門：領用時間：收款單位：項目名稱：設備名稱 單價 合同總價 發票金額及 號碼 已付金額 應付金額 備注 合計合計 共領用（大寫）：收款單位全稱：開 戶 銀 行：帳 號：稅 號：領用人：審核：部門經理：審批：財務：北京威奧特信通科技有限公司北京威奧特信通科技有限公司 十、支票領用申請單十、支票領用申請單 支票領用申請單支票領用申請單 編號：領用時間 （大寫）支票限額￥收款單位 用 途 領用人簽字 主管/經理簽字 審批人簽字 總經理簽字 十一、已安裝工程付款確認書十一、已安裝工程付款確認書 已安裝工程付款確認書已安裝工程付款確認書 建設單位名稱：北京威奧特信21、通科技有限公司 施工單位名稱：施工區域：序號 工程站點名稱 安裝情況 竣工時間 總費用(元)付款比例（）付款金額含稅(元)付款日期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 合 計 ：金 額 大 寫：萬 仟 佰 拾 元 角 分 工程部確認：商務部確認：日 期：日 期：十二、付款通知十二、付款通知 付付 款款 通通 知知 ：請貴公司于 年 月 日前，安排下列合同的付款事宜：合同號：合同總金額：付款內容：付款金額：應付款日期：謝謝貴公司的支持與合作！謝謝貴公司的支持與合作！北京威奧特信通科技有限公司北京威奧特信通科技有限公司 年 月 日 回回 執執 北京威奧特信22、通科技有限公司：北京威奧特信通科技有限公司：我公司已于我公司已于 年年 月月 日日 把合同款以把合同款以 形式形式辦理辦理 金額為金額為 請請 核核 對對！公公司司 十三、商務部文件歸（存）檔移交單十三、商務部文件歸（存）檔移交單 文件歸（存）檔移交單文件歸（存）檔移交單 文 件 形 式 保密級別 序號 文 件 名 稱 移交 日期 書面 電子版 高級 一般 移交人 收文人 十四、供應商資料卡十四、供應商資料卡 供應商資料卡供應商資料卡 NO：建卡日期：建卡日期：產品類別：產品類別：建卡人：建卡人：公司名稱 聯系人/職務 公司地址 電 話 傳 真 工廠地址 電 話 傳 真 發票地址 開戶行 帳 23、號 公司類別 代理商 代理級別：生產商 創立時間 注冊資本 法人代表 公司性質 工廠規模 管理層 技術人員 工人 合計 人數 人 員 構 成 比例 經營范圍 檢驗設備 主要設備 主要客戶 序號 考 核 年 度 準時交貨率 品質 服務 總分 評等 考核表 編號 備注 十五、供應商考核表十五、供應商考核表 供應商考核表供應商考核表 NO：供應商名稱 考核日期 主要考核人 產品名稱 考 核 評 語 評分 等級 準時 交貨率 品質 服務 考 核 內 容 其它 綜 合 評 價 意 見 是否取消 其 資 格 各 權 責 部 門 確 認 欄 十六、合格供應商名單十六、合格供應商名單 合格供應商名單合格供應商名單 序號 供方名稱 供貨名稱 供方聯系方式 評定結論 批準 備注 評定人：評定人：評定時間：評定時間：