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1、北京工程咨詢有限公司商務(wù)接待工作手冊(cè)（2015版）目 錄第一章接待工作1一、接待工作基本要素1二、準(zhǔn)備2三、交通6四、住宿9五、餐飲9第二章會(huì)務(wù)工作12一、準(zhǔn)備12二、材料12三、食宿13四、交通13五、場(chǎng)地14六、其他17第一章 接待工作接待工作是展示公司風(fēng)貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴(yán)格的計(jì)劃性，但有時(shí)也會(huì)有突發(fā)和易變的特點(diǎn)。因此在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)指示和公司的有關(guān)規(guī)定。一、接待工作基本要素接待工作主要應(yīng)注意5W要素：What（什么事）、When（什么時(shí)間）、Who（什么人）、How（怎樣做）和Where（什么地方）。1、2、What（事由）首先應(yīng)了解客人來(lái)訪的目的。這是接待工作的基礎(chǔ)，通常包括以下幾種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來(lái)、合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會(huì)議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。2、When（時(shí)間）這是指客人來(lái)訪的日期和時(shí)間，包括到達(dá)時(shí)間、在我單位逗留時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、以及相關(guān)的車次航班情況等。3、Who（人員）人員是指來(lái)賓的基本組成情況，包括人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別等）、性別、民族等，尤其應(yīng)了解來(lái)訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)的情況。同時(shí)，根據(jù)來(lái)訪事由和人員情況，確定我方出面接待人員，一般應(yīng)把握“對(duì)口接待、身份對(duì)等”的原則，其中關(guān)鍵是確定我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。4、How（方式）方式則是指接待所采用的形式，這主要由接待的事由來(lái)決3、定。不同的事由將決定接待地點(diǎn)的選取和布置。5、Where（地點(diǎn)）地點(diǎn)主要指迎送、會(huì)談、住宿、就餐等地點(diǎn)。來(lái)訪的事由、人數(shù)、主賓的身份等是確定接待地點(diǎn)的主要因素。例如：舉行大會(huì)或典禮，當(dāng)級(jí)別較高的客人來(lái)訪時(shí)，可在正式會(huì)場(chǎng)旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前小憩和見(jiàn)面。所選用會(huì)談場(chǎng)所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達(dá)到既能融洽交流又相對(duì)寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會(huì)談、住宿、就餐的地點(diǎn)相對(duì)靠近或順路，可以節(jié)約時(shí)間和精力。二、準(zhǔn)備接待前的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要組成部分，是整個(gè)接待工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備工作包括來(lái)訪信息的確認(rèn)、補(bǔ)充；確定接待規(guī)格；制定接待計(jì)劃等方面。（一）確認(rèn)4、來(lái)訪信息來(lái)賓信息的收集，是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到接待任務(wù)后，首先應(yīng)確認(rèn)來(lái)訪人員的信息，包括以下幾個(gè)方面：1、來(lái)訪客人情況：包括來(lái)訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別等）、性別、民族（在食宿等方面有無(wú)特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2、來(lái)訪計(jì)劃：包括來(lái)訪目的、來(lái)訪時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、來(lái)去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。此外，還應(yīng)告知來(lái)賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的及時(shí)更新。聯(lián)系時(shí)要注意復(fù)述關(guān)鍵信息，如人名、電話號(hào)碼、日期、航班班次等，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)，以保準(zhǔn)確。（二）補(bǔ)充相關(guān)信息由來(lái)賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因5、此，接待人員要根據(jù)已知情況擴(kuò)展信息。1、來(lái)訪單位的情況：包括來(lái)訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參與接待的主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。2、重要來(lái)賓的主要經(jīng)歷：來(lái)賓地位尊貴，需要進(jìn)行一對(duì)一的接待時(shí)。接待人員應(yīng)了解嘉賓的個(gè)人信息，包括個(gè)人資料、主要經(jīng)歷等。這樣才能在接待中做好細(xì)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。（三）規(guī)格定位在掌握有關(guān)信息后，主要依據(jù)來(lái)訪人員情況、時(shí)間與目的，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定我方接待規(guī)格及參與人員，并制定接待計(jì)劃。接待規(guī)格依據(jù)公司公關(guān)接待管理制度執(zhí)行。（四）制定計(jì)劃重要來(lái)賓來(lái)訪，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作的安排意見(jiàn)，同時(shí)召開(kāi)接待工作會(huì)議，在交通6、用車、陪同人員、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、活動(dòng)方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點(diǎn)、匯報(bào)內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳拍照等方面做出準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)牟渴穑哟?jì)劃的關(guān)鍵內(nèi)容包括以下三方面：1、物質(zhì)準(zhǔn)備，包括：住宿安排、用餐安排、會(huì)談地點(diǎn)、接待用車和有關(guān)文字材料等。2、參加人員，根據(jù)對(duì)方來(lái)訪目的、活動(dòng)需要來(lái)確定，其中的重點(diǎn)是落實(shí)我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。3、資金準(zhǔn)備。附：接待事務(wù)安排表 填表時(shí)間：來(lái)訪單位來(lái)訪時(shí)間會(huì)晤地點(diǎn)主要內(nèi)容來(lái)訪單位成員聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)接待人員經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：會(huì)晤安排饋贈(zèng)禮品備 注（五）檢查準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個(gè)接待計(jì)劃梳理一遍，查漏補(bǔ)缺。主要關(guān)注整個(gè)接待流程安排是否合理7、是否遺漏某個(gè)環(huán)節(jié)等，確保每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)出席的人員和需要的物資都已落實(shí)。提前半天須再次落實(shí)人員、地點(diǎn)、車輛和經(jīng)費(fèi)等的準(zhǔn)備情況。三、迎送（一）車輛安排1.無(wú)論是接機(jī)接站，還是陪同賓客參觀，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的人員不能前往，前去迎接的人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。接送車輛要求：接送車輛必須保持衛(wèi)生，整潔,提前30分鐘到達(dá)接送地點(diǎn)；必須提前30分鐘開(kāi)啟空調(diào)等待顧客上車接送時(shí)必須與顧客主動(dòng)打招呼，自報(bào)姓名，并主動(dòng)提行旅，開(kāi)關(guān)車門司機(jī)在車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙車內(nèi)須備飲料供顧客飲用車內(nèi)音響音量應(yīng)調(diào)適得當(dāng)，應(yīng)當(dāng)播放輕音樂(lè)，當(dāng)顧客電話或交談時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉8、太陽(yáng)過(guò)大時(shí)要為女性顧客提供太陽(yáng)傘，雨雪天氣時(shí)要為顧客準(zhǔn)備雨傘顧客詢問(wèn)時(shí)要禮貌應(yīng)答道路顛簸時(shí)要及時(shí)提醒顧客如遇暈車顧客要提供膠袋，行駛速度應(yīng)當(dāng)放慢并適當(dāng)開(kāi)啟玻璃窗接送人員及司機(jī)要求：接送人員及司機(jī)要注意自身修養(yǎng)，注重儀容儀表。接送陪同客人前不允許吃帶味食品；接送人員及司機(jī)須全程陪同，中途不可換人。接到客人后，應(yīng)首先問(wèn)候“一路辛苦了”、“歡迎您來(lái)北京”、“歡迎您來(lái)到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B。接送人員及司機(jī)要保持手機(jī)24小時(shí)暢通。接送人員及司機(jī)著裝要求管理內(nèi)容男員工女員工儀容儀表頭發(fā)干凈整齊，色澤自然，頭發(fā)不宜太長(zhǎng)干凈整齊，不宜過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短，色澤自然。秘書(shū)、助理等文職人員應(yīng)長(zhǎng)發(fā)后束面目五官9、保持耳朵、眼部、鼻子（修剪鼻毛）、脖子清潔著淡妝口腔保持口腔清潔，上班時(shí)間不食蔥、蒜、韭菜、蘿卜等有異味食品指甲修剪整齊，保持清潔著裝裝束春秋冬季必須著西服、襯衣、領(lǐng)帶，外可套一件羽絨服或大衣；夏季可著襯衣、領(lǐng)帶、西褲；著套裝、套裙、襯衫等商務(wù)職業(yè)裝，不宜過(guò)緊或過(guò)于肥大，裙裝長(zhǎng)短要適度。顏色西服、套裝應(yīng)為深色（深藍(lán)、深灰、黑色為主），搭配西裝的襯衫顏色應(yīng)為單色，并與套裝顏色保持協(xié)調(diào)。皮鞋必須穿深色皮鞋，以黑色為主皮鞋顏色以黑色為主，或與套裝色彩相協(xié)調(diào)，半高跟即可。襪子必須穿深色的襪子長(zhǎng)絲襪不宜出現(xiàn)網(wǎng)狀或花紋，須完好無(wú)損。清潔西服要定期干洗，穿著前熨燙平整，拆除衣袖商標(biāo)正確系好紐扣；襯衫、打底衫10、要經(jīng)常換洗，保持領(lǐng)口、袖口的干凈整潔。2.所安排車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略大于總乘坐人數(shù)（來(lái)訪人數(shù)+接待人數(shù)）。在保證車輛交通安全基礎(chǔ)上，兼顧乘車者舒適度和臨時(shí)增加人員乘車空位等問(wèn)題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，一般應(yīng)為其單獨(dú)安排一輛小車。3.接待人員應(yīng)及早落實(shí)車型、車牌號(hào)碼、司機(jī)姓名和手機(jī)號(hào)碼，并提前與司機(jī)本人確認(rèn)，保證本次出車的時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)確。除司機(jī)本人聯(lián)系方式外，接待人員還應(yīng)儲(chǔ)存車輛調(diào)度人員的電話號(hào)碼，以便出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)可以快速做出調(diào)整，及時(shí)解決問(wèn)題。4、乘車禮儀小轎車小轎車的座位，如有司機(jī)駕駛時(shí)，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席如果由客人親自駕駛，以駕11、駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人，如果坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項(xiàng)禮節(jié)最易疏忽吉普車無(wú)論是受訪人親自駕駛還是司機(jī)駕駛，都應(yīng)以前排右坐為尊，后排右側(cè)次之，后排左側(cè)為末席。上車時(shí)，后排位低者先上車，前排尊者后上。下車時(shí)前排客人 先下，后排客人再下車商務(wù)車我們?cè)诮哟龍F(tuán)體客人時(shí)，多采用商務(wù)車接送客人。商務(wù)車以司機(jī)座后第一排 即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減（二）機(jī)場(chǎng)接待1、接機(jī)時(shí)，首先要確認(rèn)對(duì)方的人數(shù)、航班號(hào)、起飛時(shí)間和隨行聯(lián)系人電話。接待人員要提前落12、實(shí)航班到達(dá)時(shí)間，并及時(shí)更新航班信息，安排好接機(jī)車輛，制作接站牌。接到來(lái)賓后，應(yīng)熱情主動(dòng)地自我介紹，幫助來(lái)賓拿行李。待來(lái)賓到齊、行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)來(lái)賓返回。如重要貴賓，接待人員必須提前聯(lián)系機(jī)場(chǎng)，申請(qǐng)貴賓通道并提前到達(dá)貴賓廳，交費(fèi)辦理接機(jī)手續(xù)等。接到貴賓后可詢問(wèn)貴賓是否需要稍事休息再上車。2.送機(jī)時(shí)，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方人數(shù)、航班號(hào)、起飛時(shí)間，并提前兩小時(shí)達(dá)到機(jī)場(chǎng)，為其更換登機(jī)牌，將其送到安檢口。若是重要貴賓，接待人員應(yīng)安排專人提前到機(jī)場(chǎng)安排，申請(qǐng)貴賓通道，更換登機(jī)牌等，等到貴賓乘航班離港后方可離開(kāi)。（三）火車站接待1、接待人員應(yīng)提前落實(shí)接站車輛和制作接站牌，并在出發(fā)前致電來(lái)訪方的隨行聯(lián)系人13、，確認(rèn)火車是否正點(diǎn)運(yùn)行，告知對(duì)方自己將在何處等候。若對(duì)方身份比較尊貴，則需提前辦理相關(guān)手續(xù)，到站臺(tái)迎接。接到來(lái)賓后，接待人員要熱情主動(dòng)地自我介紹，幫助來(lái)賓拿行李。接待人員應(yīng)提醒來(lái)賓注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)來(lái)賓離開(kāi)火車站廣場(chǎng)，返回。2、送站時(shí)，接待人員應(yīng)提前與賓客確認(rèn)時(shí)間、車次，提前一個(gè)小時(shí)將客人送達(dá)車站，并送至檢票口。若是VIP客人，需安排專人提前聯(lián)系，到站臺(tái)送人。（四）來(lái)賓自駕車來(lái)賓自行駕車來(lái)到公司。接待人員要提前與來(lái)賓約定好時(shí)間和下車地點(diǎn)，向來(lái)賓清晰介紹公司的地理位置和行車路線。當(dāng)日，接待人員應(yīng)提前致電來(lái)訪方的聯(lián)系人，詢問(wèn)對(duì)方位置，再次確認(rèn)下車地點(diǎn)并表明自己將在那里等候。如有需14、要，還應(yīng)邀請(qǐng)出席接待的領(lǐng)導(dǎo)一同前往等候。四、住宿1、來(lái)賓如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。接待人員將來(lái)賓送至賓館后，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，清楚的告知對(duì)方隨后的日程安排及下次見(jiàn)面的時(shí)間地點(diǎn)，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。如有需要，接待人員可要求賓館提供“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時(shí)間。如果來(lái)賓遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，向來(lái)賓詢問(wèn)情況。切忌直接到對(duì)方房間外敲門。將客人送到住地后不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到客15、人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。視來(lái)賓情況可在房間里準(zhǔn)備適量的水果和鮮花，若是大型活動(dòng)，可提前在房間內(nèi)放置會(huì)議流程和公司簡(jiǎn)介。五、餐飲接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)慣、重點(diǎn)照顧客人飲食愛(ài)好，避免鋪張浪費(fèi)。（一）確定宴請(qǐng)規(guī)格和形式宴請(qǐng)的規(guī)格，以宴請(qǐng)目的和主要賓客的身份地位而定。宴請(qǐng)形式的確定要參考宴請(qǐng)的緣由、被邀請(qǐng)主賓的職務(wù)身份及宴請(qǐng)對(duì)象的飲食習(xí)慣而定，例如是采用中餐還是西餐或自助餐等。（二）確定宴請(qǐng)地點(diǎn)確定宴請(qǐng)地點(diǎn)應(yīng)遵循以下原則：與宴請(qǐng)目的、性質(zhì)和主賓的身份地位相適應(yīng)；能夠充分表達(dá)對(duì)客人的敬意；同時(shí)交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價(jià)格合理、服務(wù)到位。接16、待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費(fèi)和車輛。接待人員應(yīng)根據(jù)就餐人數(shù)提前預(yù)定進(jìn)餐地點(diǎn)，用餐房間或席位，并預(yù)留余地。提前將用餐的時(shí)間和地點(diǎn)通知有關(guān)參加人員，舉行正式宴請(qǐng)應(yīng)發(fā)請(qǐng)柬。若是級(jí)別較高的宴請(qǐng)，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次安排、領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。（三）現(xiàn)場(chǎng)布置若較正式的宴請(qǐng)，接待人員應(yīng)提前到場(chǎng)進(jìn)行布置。其具體工作內(nèi)容有：在餐廳門口設(shè)立歡迎指示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請(qǐng)，應(yīng)布置領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位的分配和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位。現(xiàn)場(chǎng)布置應(yīng)莊重大方，可適當(dāng)點(diǎn)綴鮮花。（四）中餐宴請(qǐng)1、點(diǎn)菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，確定菜單。菜式一般以清淡為宜，突出餐廳特色，同時(shí)充分考慮客人、尤其是主賓的飲食習(xí)慣、口味好惡、宗教禁17、忌、健康狀況等具體情況，切忌奇巧怪異的食品。點(diǎn)菜應(yīng)量力而行，適當(dāng)控制，略有盈余，用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請(qǐng)重要客人時(shí)，可以采用分餐上菜的形式。要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)木扑嬃希?guī)模較大的宴會(huì)，酒水最好準(zhǔn)備三種以上。2、進(jìn)餐：宴請(qǐng)前，主人應(yīng)提前到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn)迎接客人；如果客人之間不認(rèn)識(shí)或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其介紹；有一定社會(huì)地位的貴賓到來(lái)后，應(yīng)先將其迎進(jìn)接待室休息，并安排身份相同的人員陪同，待客人到齊后，主人再陪同貴賓一同進(jìn)入宴會(huì)廳。接待人員坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略騰出空間以方便上菜。開(kāi)餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進(jìn)度，適時(shí)提醒服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)及時(shí)加菜。18、宴會(huì)一般控制在一個(gè)半小時(shí)左右為宜，最多不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。接待人員應(yīng)避免當(dāng)著客人面看帳或付款。3、用餐禮節(jié)就餐還是以中餐為主。招待客人進(jìn)餐時(shí)，必須判斷上、下位的正確位置，窗邊的席位、里面的席位、能眺望美景的席位都是上位。安排座位時(shí)，請(qǐng)客人先人座；和上司同席時(shí)，請(qǐng)上司在身旁的席位坐下，你應(yīng)站在椅子的左側(cè)，右手拉開(kāi)椅子，而且不發(fā)出聲響。預(yù)訂場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)交待店方留好的位置，不要衛(wèi)生間旁或高低不平的角落。中餐的餐桌禮儀比較簡(jiǎn)單，只要留意以下要點(diǎn)即可：主客優(yōu)先。主客還未動(dòng)筷之前，不可以先吃；有人夾菜時(shí)，不可以轉(zhuǎn)動(dòng)桌上的轉(zhuǎn)盤；不可一人獨(dú)占喜好的食物4、座次的安排宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的19、對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌: 4、送別：如有司機(jī)另外進(jìn)餐，工作人員應(yīng)在進(jìn)餐即將結(jié)束時(shí)及時(shí)通知司機(jī)到位。宴請(qǐng)結(jié)束后，可由工作人員將來(lái)賓送至下榻酒店。五：西餐事先預(yù)約，在預(yù)約時(shí)，首先要說(shuō)明人數(shù)和時(shí)間，其次要表明是否要吸煙區(qū)或視野良好的座位。如果是生日或其他特別的日子，可以告知宴會(huì)的目的和預(yù)算。在預(yù)定時(shí)間到達(dá).無(wú)論是作主人、陪客或賓客，都應(yīng)與同桌的人交談，特別是左右鄰座。不要只同幾個(gè)熟人或只同一兩人說(shuō)話。鄰座如不相識(shí)，可先自我介紹。碰杯時(shí)，主人和20、主賓先碰，人多可同時(shí)舉杯示意，不一定碰杯。祝酒時(shí)注意不要交叉碰杯。在主人和主賓致辭、祝酒時(shí)，應(yīng)暫停進(jìn)餐，停止交談，注意傾聽(tīng)，也不要借此機(jī)會(huì)抽煙。西餐桌：（六）自助餐自助餐，有時(shí)亦稱冷餐會(huì)，依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式的公務(wù)活動(dòng)之后，作為其附屬的環(huán)節(jié)，自助餐的具體時(shí)間要受到正式公務(wù)活動(dòng)的限制。自助餐時(shí)要依從一般的西餐禮儀，還應(yīng)該注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：排隊(duì)按順序取食物；每次少取；要分類，不要把冷熱食物同時(shí)放在一個(gè)盤子上；西餐的食物先后大約是：沙拉開(kāi)胃菜湯主菜甜品咖啡茶。第二章 會(huì)務(wù)工作一、準(zhǔn)備（一）在確定召開(kāi)會(huì)議后，應(yīng)盡快掌握相關(guān)信息，包括：會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等。根據(jù)所掌握21、的信息，向與會(huì)人員發(fā)出邀請(qǐng)，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會(huì)人員是否參加會(huì)議的各項(xiàng)具體活動(dòng)與食宿安排），最終落實(shí)確定。制作與會(huì)人員信息登記表，便于各有關(guān)部門掌握相關(guān)信息。（二）根據(jù)會(huì)議需要，對(duì)工作人員進(jìn)行分組分工，分別負(fù)責(zé)各方面的工作。會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人應(yīng)召集各方面負(fù)責(zé)人員召開(kāi)預(yù)備會(huì)，確定會(huì)議的程序和各自負(fù)責(zé)事務(wù)。二、材料（一）會(huì)務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，可制作會(huì)務(wù)工作手冊(cè)；為使嘉賓更方便的參加會(huì)議，可為嘉賓準(zhǔn)備會(huì)務(wù)指南。其中主要內(nèi)容包括：會(huì)議程序、工作人員聯(lián)系方式等。（二）應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)務(wù)材料還包括：嘉賓簽到所準(zhǔn)備的簽到臺(tái)、簽到本、筆、胸花；需要領(lǐng)導(dǎo)題詞的會(huì)議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺(tái)，如有需要還應(yīng)預(yù)備代擬參考22、稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會(huì)議通知、會(huì)議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試有關(guān)放映材料（Power Point、DVD、幻燈片等）等。三、食宿根據(jù)要求安排好與會(huì)人員的住宿、餐飲。（一）根據(jù)與會(huì)人員信息登記表提前選定適宜的住宿、餐飲場(chǎng)所，要求設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查安全事宜。（二）制作住宿登記表，以便掌握與會(huì)人員住宿信息。如會(huì)議需要，接待人員應(yīng)要求賓館提供“早上叫醒”服務(wù)。（三）餐飲工作對(duì)酒店要求較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會(huì)場(chǎng)地規(guī)模應(yīng)符合與會(huì)人數(shù)實(shí)際，過(guò)大過(guò)小都不可取；食品應(yīng)照顧到大多數(shù)與會(huì)人員的口23、味。四、迎送會(huì)務(wù)工作中住宿、餐飲接待對(duì)交通安排要求較高，需協(xié)調(diào)好各地點(diǎn)間往來(lái)的車輛安排。應(yīng)制作會(huì)議用車安排表確保與會(huì)人員安全、準(zhǔn)時(shí)的參加會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)。對(duì)于特大型活動(dòng)，也可以在機(jī)場(chǎng)、火車站設(shè)置指引牌或服務(wù)臺(tái)。以機(jī)場(chǎng)接待為例，應(yīng)注意如下細(xì)節(jié)：1、成立接機(jī)小組，根據(jù)來(lái)賓的到達(dá)時(shí)間和數(shù)量，配備足夠的工作人員。每位工作人員都應(yīng)熟悉機(jī)場(chǎng)結(jié)構(gòu)和各種設(shè)施，隨機(jī)應(yīng)變，可以應(yīng)付接機(jī)工作中可能的各種突發(fā)情況。如有需要，接機(jī)人員應(yīng)提前踩點(diǎn)，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。2、將來(lái)賓的姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達(dá)的時(shí)間和班次列表，核實(shí)無(wú)誤后分發(fā)給接機(jī)人員。接待人員應(yīng)注意及時(shí)更新來(lái)賓的到達(dá)信息。3、航班密度較大時(shí)，可計(jì)劃來(lái)賓乘坐同一24、輛車返回，此時(shí)要充分考慮到航班提前到達(dá)或延誤的情況。每輛車都要預(yù)留一定的空位，以免晚點(diǎn)的賓客打亂整體乘車計(jì)劃。五、場(chǎng)地現(xiàn)場(chǎng)布置是會(huì)務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)互相配合。各組工作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，布置、安排、檢查，查漏補(bǔ)缺。（一）領(lǐng)導(dǎo)席的安排在確定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)座次進(jìn)行排位和標(biāo)示。主要包括以下四種情形：1.會(huì)議室、貴賓室和設(shè)有主席臺(tái)的大型會(huì)議：應(yīng)提前確定就座的領(lǐng)導(dǎo)名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會(huì)議桌上擺放鮮花。2.不設(shè)主席臺(tái)的大型會(huì)議：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺(tái)下中間前排位置。在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識(shí)，可在座位上25、放置瓶裝水和相關(guān)資料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。（二）貴賓室的準(zhǔn)備在召開(kāi)較高級(jí)別的會(huì)議時(shí)，一般在會(huì)場(chǎng)旁安排貴賓室，以供來(lái)賓和我方領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議前后進(jìn)行短暫休息和交流。貴賓室里應(yīng)安排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。（三）主持人的定位會(huì)議如需主持人，在會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹、宣布會(huì)議進(jìn)行分段等。主持人位置一般在主席臺(tái)的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺(tái)就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。（四）會(huì)標(biāo)與背景板的布置會(huì)議如需要會(huì)標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作、懸掛、安放完畢。會(huì)標(biāo)與背景板上字樣和圖案應(yīng)由會(huì)議負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。（五）簽到臺(tái)的擺放簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。簽到臺(tái)應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會(huì)人員佩帶胸花，應(yīng)26、提前選定和購(gòu)買胸花，并安排專人負(fù)責(zé)。如欲請(qǐng)來(lái)賓題詞，則需提前在適當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。（六）簽約臺(tái)的準(zhǔn)備如舉辦簽約儀式，一般應(yīng)以主席臺(tái)為簽約臺(tái)，面對(duì)觀眾席。應(yīng)制作對(duì)方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺(tái)左側(cè)和右側(cè)（面對(duì)簽約臺(tái)）。簽約臺(tái)后只擺放兩張椅子，見(jiàn)證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺(tái)上應(yīng)事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開(kāi)協(xié)議書(shū)和交換協(xié)議。（七）電器設(shè)備的調(diào)試在會(huì)議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。一般應(yīng)至少提前半天準(zhǔn)備好會(huì)議上將用到的Power Point等材料，存入統(tǒng)27、一使用的筆記本電腦，進(jìn)行調(diào)試。如會(huì)議需使用幻燈片、DVD放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。音響、話筒需提前調(diào)試。工作人員應(yīng)提前檢查話筒和音響的效果，并準(zhǔn)備備用話筒。其余如燈光、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查。（八）合影的預(yù)備首先在綜合考慮天氣、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點(diǎn)。隨后對(duì)參加合影的人員名單進(jìn)行確認(rèn)和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來(lái)為主要領(lǐng)導(dǎo)排位。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點(diǎn)擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可利用臺(tái)階進(jìn)行分行排序。（九）講臺(tái)的安排講臺(tái)位置應(yīng)放置在主席臺(tái)的右側(cè)，略前于第一排座位；一般重要嘉賓講話要在講臺(tái)上擺放鮮花，但應(yīng)注意28、鮮花不可遮住講話人的面容；一般講臺(tái)要擺放兩支話筒，以備話筒出現(xiàn)故障時(shí)仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，適當(dāng)音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺(tái)正上方是否足夠明亮。六、其他會(huì)務(wù)工作牽扯面廣，工作繁瑣復(fù)雜。也應(yīng)注意以下工作。（一）后勤會(huì)務(wù)后勤工作包括接待車輛的準(zhǔn)備、禮儀工作人員的安排、配合會(huì)場(chǎng)布置做好各方面協(xié)調(diào)工作。后勤工作應(yīng)著重注意硬件設(shè)施，選定適宜的會(huì)議場(chǎng)地，準(zhǔn)備燈光、投影、音響、麥克風(fēng)、電腦、鮮花、桌椅、茶水、水果、地毯，并保障會(huì)場(chǎng)的供水、供電和周圍環(huán)境的清理；按要求制作背景板和會(huì)標(biāo)（橫幅）；安排服務(wù)員；會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生；如逢雨天，還需備用雨傘。（二）若是我司召集會(huì)議，除特殊情況外，我司人員不可同時(shí)住宿在會(huì)議賓館內(nèi)。