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1、商務合約部王良勝2015-3-3北京分公司商務合約部職能及管理辦法目錄第一部分 總則2一、編制依據2二、目的2第二部分 商務合約部組織架構及部門職能、工作流程2一、組織架構2二、部門職能、工作流程3第三部分 商務合約部崗位職責及日常管理制度7一、商務主管副總崗位職責7二、商務合約部長崗位職責8三、商務合約部預算員崗位職責8五、商務合約部日常管理制度9六、與其他部門協調配合10商務合約部職能及管理辦法 第一部分 總則一、編制依據 根據公司2015年2月26日邵紀軍總經理組織的2015年各部門職責分工會議指導精神，及2016年春節后股東會議。二、目的 本辦法著力于做好商務合約部前期工程投標管理工作2、；著力于構建項目合同管理全過程、全方位管理體系，實現公司股份制改革后合同管理的規范化、制度化。第二部分 商務合約部組織架構及部門職能、工作流程一、組織架構商務合約部組織機構采取分級負責制，由商務合約部劉偉部長負責日常管理，并對公司主管副總王良勝負責，公司主管副總王良勝直接對邵總負責。組織架構圖如下：公司總經理：邵紀軍商務副總：王良勝商務合約部經理：劉 偉預算員：賴飛預算員：韓利民預算員：陳玉梅預算員：高健預算員：周好偉預算員：張念沖預算員：張文正預算員：韓躍國預算員：李艷華預算員：皇甫明風 另需招募安裝工程造價員，土建工程造 價員若干預算員：馬子宣預算員：張會凡預算員：周宏預算員：師福伶預算員3、：張繼東預算員：張文超預算員：陳勇預算員：王景龍預算員：崔麗紅預算員：李姁二、部門職能、工作流程1、負責各個項目總承包合同的審核談判及簽訂工作；2、在施工過程中，配合物資采購部材料計劃的編制、提請，經工程技術部審核確認后遞交物資部；工作流程如下圖：公司商務合約部派駐商務人員常駐工地項目技術部門材料計劃提交物資采購部3、負責對甲方工程進度款的申報；4、負責分包進度款的審核及結算工作，具體流程如下：分包進度款支付及結算流程分包每月25日上報產值項目預算員、審查、核定項目出納發起OA審批流程工程技術人員審查工程量公司各級領導審核不合格按合同支付進度款工程進度款支付流程工程竣工結算流程分包隊提交工程結4、算書工程部審核與分包簽訂工程結算書預算員審核按合同及流程審核支付款項5、施工過程中，配合項目技術部門及時做好變更、洽商、簽證工作；6、負責對甲方總承包合同的結算工作；7、項目開工前或開工后具備成本核算條件時，負責出具項目成本核算書；8、組織編制項目投標階段的經濟標工作，工程技術標部分由工程部配合完成，最終組卷由商務合約部完成；工程招投標流程見下圖：投標小組熟悉圖紙、招標文件工程招投標工作組圖形算量、編制預算書、編制商務標文件預算書審核商務標、技術標組卷、簽章合格不合格工程部技術人員編制技術標技術標審核合格最終按招標文件要求審核有無遺漏、缺項、少章等不合格遞交給公司指派項目投標負責人9、負責公司5、對分包隊伍招投標工作，分包隊伍主要由工程部負責審核推薦，也可由公司各位股東推薦（推薦人對其推薦隊伍應承擔信譽、經濟風險責任）。專業工程分包無論是包工包料還是清包工形式，招標時保證投標報價單位不少于三家。特別說明：對于合同額小于100萬的分包，項目主導分包，分包工程招標流程圖如下：招、評標小組由公司各部門經理及部門主管領導構成100萬元以下合同項目部研判、匯報公司商務、簽訂商務合約部備案100萬元以上合同擬招標文件及合同文本組織合同評審修改招標文件及合同編制工程量清單擬定投標分包名單商務部經理/工程部經理/財務部經理發放招標文件招標答疑視工程復雜程度組織招標答疑會郵件傳真溝通復雜簡單收取標書開標6、評標簽訂合同，收取保證金商務部、工程部、財務部主管領導200萬以下邵總、商務部、工程部、財務部主管領導200萬以上定標議定分包履約保證金金額第三部分 商務合約部崗位職責及日常管理制度一、商務主管副總崗位職責1、貫徹落實公司規章制度，切實履行職責；2、負責項目成本分析、核算、定期分析總結等管理工作，并定期向公司總經理匯報各項目產值情況、資金回收情況，針對項目成本管理中的問題，協調解決；3、根據公司對項目的目標責任書，結合項目實際情況進行成本目標的分解，并監督、指導成本分解目標的實施和分析；4、組織、協調商務合約部門事宜。二、商務合約部長崗位職責1、組織管理商務合約部日常工作；2、對商務合約部每7、個員工專業特長、技能了如指掌，下發分派投標任務；3、及時組織召開項目分包招投標事宜，不能因此耽誤項目施工進度；4、協助公司做好項目成本分析核算工作；5、配合項目部，組織人力及時做好項目結算工作；6、積極發現具有潛質的合約商務人員并竭誠培養；7、協調、配合好公司其他部門工作。8、組織和審核本部門管理制度的制定；9、審定本部門員工的考勤和休假情況；三、商務合約部預算員崗位職責1、認真貫徹落實部門領導指派的任務；2、項目商務負責項目所有分包合同臺賬和合同文本的管理；3、參與分供商合同履約管理。針對項目其他崗位/責任人提供的分供商履約情況，依據合同條款施行約束措施；4、項目商務負責成本控制實施情況月報8、表的填寫；5、根據項目要求，配合工程部及時準確提交項目材料采購計劃給物資采購部；6、負責對甲方工程進度申報、工程進度款的支付申請工作；7、負責分包進度款的審核、確認，及分包結算工作，負責整體工程結算工作；8、配合項目經理部做好變更、洽商、簽證事宜；9、公司預算員積極配合部門經理完成好工程的投標事宜；10、服從并做好公司安排的其他事宜。五、商務合約部日常管理制度 商務合約部人員按工作性質職責分工，分為兩部分：一部分常駐公司（以下統稱“公司商務”) 一部分人常駐項目部（以下簡稱項目商務）1、負責公司投標商務標的編制、整理，負責項目合同的收集保管、項目分包付款情況跟蹤付款信息的收集整理工作；負責項目9、材料計劃的申報，負責對甲方及分包工程進度款支付的申報、審核、結算等工作。2、 公司商務要嚴格遵守公司日常考勤制度，早上8：30之前到公司，中午12:00之前不能出去，有特殊情況必須經過商務經理同意之后才能走，下午1：30之前必須到公司，下午5:30之前不能出去，有特殊情況必須經過商務經理同意之后才能走。遲到、無故曠工按人事部規定執行。3、 公司商務無投標任務，且項目沒有任務時，按國家法定假日休息，有工作任務時雙休日不休息，工作任務較緊急情況下，公司商務必須服從領導的加班安排。4、公司商務所有人員不能在公司走廊上隨意走來走去，不能有穿拖鞋、大聲喧嘩、吃東西、等不禮貌的行為出現。5、項目商務應嚴格10、遵守項目部規章制度。不得有遲到、早退、曠工現象出現。6、商務人員要愛護公司里的所有設備設施，如若損壞按原價賠償。7、有事不來上班的人員或者休假人員。提前一天向負責人說明情況，并按人事部規定填寫請假單經過同意之后方可休假。不能當天請假如有違者將作罰款處理。六、與其他部門協調配合1、及時提醒經營部領取招標文件，標書做好后及時提醒經營部按時送達標書，在中標后，商務談判結束后，及時提醒經營部對甲方的合同的跟蹤索取。2、及時提醒配合財務部預付款保函、履約保函的簽訂。3、休息日加班，提前通知后勤人員安排好食宿。4、及時將招標文件提交給工程部做技術標，與甲方的往來函件及時提交給工程部。5、對于分包招標，工程部負責招標范圍界定及品牌技術要求的界定，商務部負責起草、發放招標文件。 10 / 11