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1、深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)VKYW7.4-Z01-01名稱(chēng)智能化工程物資采購(gòu)管理辦法頁(yè)版本C/1第 1頁(yè)共3 頁(yè)編制佟穎暉更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)張躍敏生效期2005年9月15日1、 目的明確完善智能化工程部物資采購(gòu)流程2、 適用范圍智能化工程部工程物資采購(gòu)及外地項(xiàng)目的物資采購(gòu)。3、 定義3.1 施工材料：包括設(shè)備及線材。3.2 零星材料：用于項(xiàng)目中的對(duì)相關(guān)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行保護(hù)或連接的輔助材料。3.3 工具：在項(xiàng)目施工過(guò)程中對(duì)需要的相關(guān)工具，包括電動(dòng)工具。3.4 辦公用品及設(shè)施：因辦公需要而需購(gòu)買(mǎi)的相關(guān)辦公用品及設(shè)施。4、 職責(zé)部門(mén)/崗位工作內(nèi)容部門(mén)經(jīng)理 負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)、訂單及付款2、的審批。經(jīng)理助理負(fù)責(zé)分管區(qū)域的采購(gòu)申請(qǐng)的審批。區(qū)域/城市負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本業(yè)務(wù)口內(nèi)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。本部事務(wù)主管現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購(gòu)中各環(huán)節(jié)，確保采購(gòu)工作按流程順利執(zhí)行。施工負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目所需物資做出統(tǒng)籌計(jì)劃,安排采購(gòu)申請(qǐng)。區(qū)域技術(shù)組及部門(mén)技術(shù)組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組采購(gòu)申請(qǐng)做從技術(shù)方面予以審核。部門(mén)采購(gòu)管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組采購(gòu)申請(qǐng)及時(shí)發(fā)出訂單,跟進(jìn)供貨情況及整理付款手續(xù)。部門(mén)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)審核單價(jià)、與供應(yīng)商對(duì)賬、及做出資金使用計(jì)劃物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃、物資調(diào)配、跟進(jìn)供貨情況及核對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)倉(cāng)單。區(qū)域采購(gòu)負(fù)責(zé)跟進(jìn)區(qū)域當(dāng)?shù)毓┴浀挠唵螆?zhí)行情況及收集當(dāng)?shù)毓?yīng)商信息。5、 方法和過(guò)程控制5.1 施工材料的采購(gòu)5.13、.1采購(gòu)計(jì)劃5.1.1.1 項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)之初，由物資計(jì)劃管理員根據(jù)工程合同及施工細(xì)化方案做出智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃發(fā)至采購(gòu)管理員。5.1.1.2 由采購(gòu)管理員在智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃填寫(xiě)采購(gòu)周期后發(fā)至項(xiàng)目組，同時(shí)抄送物資計(jì)劃管理員，現(xiàn)場(chǎng)施工負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)周期及運(yùn)輸時(shí)間做好物資申請(qǐng)計(jì)劃。5.1.1.3 采購(gòu)管理員將填寫(xiě)有“單價(jià)”的智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃發(fā)至部門(mén)財(cái)務(wù)，由部門(mén)財(cái)務(wù)審核無(wú)誤，并匯總零星材料及人工預(yù)算后，發(fā)至部門(mén)經(jīng)理審核。5.1.2 物資申請(qǐng)5.1.2.1現(xiàn)場(chǎng)施工負(fù)責(zé)人發(fā)出智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單，物資申請(qǐng)必須有編號(hào)，在郵件主題中也必須寫(xiě)明是“項(xiàng)目組采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)枴薄?.1.2.2 區(qū)域技術(shù)根4、據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況及技術(shù)需要填寫(xiě)意見(jiàn)。5.1.2.3區(qū)域經(jīng)理審核該采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)跁r(shí)間安排上、技術(shù)上是否合理，并統(tǒng)籌考慮區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目組采購(gòu)計(jì)劃，盡量節(jié)約采購(gòu)成本及運(yùn)費(fèi)。5.1.2.4 部門(mén)技術(shù)組從技術(shù)方面給予把關(guān)并給出相關(guān)意見(jiàn)。5.1.2.5部門(mén)物資計(jì)劃管理員根據(jù)各區(qū)域及各項(xiàng)目庫(kù)存情況合理做物資調(diào)配。5.1.2.6部門(mén)經(jīng)理助理審批后發(fā)至采購(gòu)管理員，同時(shí)抄送部門(mén)經(jīng)理。深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)VKYW7.4-Z01-01名稱(chēng)智能化工程物資采購(gòu)管理辦法頁(yè)版本C/1第 2頁(yè)共3 頁(yè)編制佟穎暉更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)張躍敏生效期2005年9月15日5.1.3物資采購(gòu)5.1.3.1設(shè)備及線材類(lèi)物資由5、部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)，零星材料和工具由項(xiàng)目組（非深圳區(qū)域）自行在供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)。但物資采購(gòu)須在指定的合格供方中采購(gòu)。5.1.3.3采購(gòu)管理員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)以項(xiàng)目組為單位編制智能化工程物資采購(gòu)訂單、智能化工程樣品借用單；需調(diào)撥的物資由物資計(jì)劃管理員填寫(xiě)智能化工程物資調(diào)撥單。5.1.3.4智能化工程物資采購(gòu)訂單編號(hào)原則為：項(xiàng)目地點(diǎn)+項(xiàng)目組名稱(chēng)+期數(shù)+流水號(hào)。如訂單有更改，則原訂單相應(yīng)作廢，其編碼也相應(yīng)作廢，新訂單編碼按流水號(hào)順延。5.1.3.5金額在50000元以下的訂單由部門(mén)財(cái)務(wù)、部門(mén)經(jīng)理審批，本部事務(wù)主管蓋部門(mén)章發(fā)出。5.1.3.6金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后，蓋部門(mén)章后發(fā)出。5.1.6、3.7采購(gòu)管理員在智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單中注明此申請(qǐng)的訂單編號(hào)、調(diào)撥單號(hào)或樣品借用單號(hào)后發(fā)至項(xiàng)目組，抄送物資計(jì)劃管理員。5.1.3.8采購(gòu)需要求供應(yīng)商必須及時(shí)將送貨單一式兩份發(fā)至部門(mén)物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組，并在送貨單中注明訂單號(hào)。5.1.3.9物資計(jì)劃管理員依據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)及訂單，根據(jù)供應(yīng)商交貨情況，及時(shí)安排發(fā)貨。并在收到送貨單后，以郵件形式告知項(xiàng)目組XX訂單/調(diào)撥單/樣品單已發(fā)貨。5.1.3.10施工負(fù)責(zé)人需及時(shí)反饋智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單完成情況，物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單，未及時(shí)到貨物資需及時(shí)與采購(gòu)管理員溝通對(duì)接。5.1.4借樣5.1.4.1各項(xiàng)目組如需向供應(yīng)商借7、用樣品，需提前填寫(xiě)智能化工程樣品申請(qǐng)單。5.1.4.2采購(gòu)管理員根據(jù)智能化工程樣品申請(qǐng)單填寫(xiě)智能化工程樣品借用單。5.1.4.3采購(gòu)管理員將智能化工程樣品借用單蓋部門(mén)章后發(fā)至供應(yīng)商，同時(shí)以郵件形式發(fā)至物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組，由樣品接收人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單。 5.1.4.4如在后續(xù)采購(gòu)過(guò)程中，訂貨數(shù)量包括已借用樣品，則需注明智能化工程樣品借用單單號(hào)，以備查對(duì)。5.1.4.5智能化工程樣品申請(qǐng)單編號(hào)規(guī)則同智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單編號(hào)規(guī)則，智能化工程樣品借用單編號(hào)為J-YP+流水號(hào)。5.1.5 付款由采購(gòu)員整理出相關(guān)訂單及其物資申請(qǐng)報(bào)告的郵件批復(fù)頁(yè)、發(fā)票、智能化工程物資付款結(jié)算單并附項(xiàng)8、目組智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單由部門(mén)財(cái)務(wù)、部門(mén)經(jīng)理簽字后報(bào)財(cái)務(wù)審批結(jié)算。5.2 零星材料及工具采購(gòu)5.2.1 每月底由現(xiàn)場(chǎng)施工負(fù)責(zé)人填寫(xiě)智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃及智能化工程項(xiàng)目組工具需求計(jì)劃。 5.2.2 每月報(bào)銷(xiāo)時(shí)附智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃、智能化工程項(xiàng)目組工具深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)VKYW7.4-Z01-01名稱(chēng)智能化工程物資采購(gòu)管理辦法頁(yè)版本C/1第 3頁(yè)共3 頁(yè)編制佟穎暉更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)張躍敏生效期2005年9月15日需求計(jì)劃及郵件批復(fù)頁(yè)、智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單、發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。 5.3 辦公用品及設(shè)備采購(gòu)5.3.1 辦公用品由項(xiàng)目組填寫(xiě)智能化工程項(xiàng)目組辦9、公用品需求計(jì)劃；固定資產(chǎn)類(lèi)辦公用品申請(qǐng)由項(xiàng)目組填寫(xiě)物資申購(gòu)單5.32 每月報(bào)銷(xiāo)時(shí)附智能化工程項(xiàng)目組辦公用品需求計(jì)劃/物資申購(gòu)單及郵件批復(fù)頁(yè)、發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。5.4分包工程5.4.1由施工負(fù)責(zé)人填寫(xiě)智能化工程分包項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告（附合同草案）按程序報(bào)批。5.4.2分包工程結(jié)束后，由施工負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)驗(yàn)收工作，并填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5.4.3付款時(shí)需附智能化工程分包項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及其郵件批復(fù)頁(yè)、合同、內(nèi)部驗(yàn)收申請(qǐng)、付款結(jié)算單，由采購(gòu)管理員負(fù)責(zé)整理申請(qǐng)付款。5.4.4分包合同編號(hào)規(guī)則同訂單編號(hào)規(guī)則。5.5物資采購(gòu)單價(jià)變更審批5.5.1使用范圍：已經(jīng)經(jīng)過(guò)評(píng)估為公司合格供應(yīng)方的供應(yīng)商在新增產(chǎn)品報(bào)價(jià)或原有產(chǎn)品單價(jià)變動(dòng)時(shí)10、使用。5.5.2由采購(gòu)管理員填寫(xiě)智能化工程部采購(gòu)單價(jià)變更審核表，報(bào)部門(mén)相關(guān)人員審批后，報(bào)部門(mén)財(cái)務(wù)及公司財(cái)務(wù)管理部方可正式生效使用。6相關(guān)文件VKWY7.4-Z01采購(gòu)管理程序7 相關(guān)記錄和表格VKWY7.4-Z01-F1物資申購(gòu)單VKWY7.4-Z01-01-F1智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃VKWY7.4-Z01-01-F2智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單VKWY7.4-Z01-01-F3智能化工程物資采購(gòu)訂單VKWY7.4-Z01-01-F4智能化工程物資調(diào)撥單VKWY7.4-Z01-01-F5智能化工程樣品申請(qǐng)單 VKWY7.4-Z01-01-F6智能化工程樣品借用單VKWY7.4-Z01-01-F7智能化工程物資付款結(jié)算單VKWY7.4-Z01-01-F8智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃VKWY7.4-Z01-01-F9智能化工程項(xiàng)目組工具需求計(jì)劃VKWY7.4-Z01-01-F10智能化工程項(xiàng)目組辦公用品需求計(jì)劃VKWY7.4-Z01-01-F11智能化工程分包項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告VKWY7.4-Z01-01-F12智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單VKWY7.4-Z01-01-F13智能化工程部采購(gòu)單價(jià)變更審核表VKWY7.4-J02-02-F1智能化工程內(nèi)部驗(yàn)收申請(qǐng)