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1、凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）電子科技有限公司第 1 頁 共 6 頁凱立信凱立信(無錫無錫)采購管理辦法采購管理辦法文件編號：文件編號：WX-00001WX-00001Ver.Ver.001001擬擬制制日日期：期：審審核核日日期：期：批批準準日日期：期：20112011 年年 9 9 月月 1414 日日凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）電子科技有限公司第 2 頁 共 6 頁第一章第一章 總則總則第一條第一條 為維護凱立信(無錫)電子科技有限公司(以下簡稱無錫凱立信)在物資采購中的合法權益，保障采購質量，降低采購成本，規范采購行為，特制訂本管理辦法。第二條第二條 本辦2、法主要包括總則；職責及分工；采購方式；采購管理程序；違規違法責任；附則等。第三條第三條 本辦法所稱采購，是指采購人對物資采購事先公布采購條件和要求，邀請三個以上投標人參加競爭，采購人按照規定的程序和條件確定中標人的行為；無錫凱立信各物資需求部門經凱立信授權為公司物資采購人。第四條第四條 本辦法所稱物資，是指采購人所需求的貨物和服務（包括運輸服務、加工服務等）。第五條第五條 無錫凱立信物資采購，遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。第六條第六條 無錫凱立信依據本辦法具體辦理各部門的物資采購業務,自行組織采購活動。第七條第七條 無錫凱立信財務、行政、質量、技術、生產等部門依據本辦法對物資采購行為實3、施控制和監督。第二章第二章 管理職責分工管理職責分工第八條第八條 無錫凱立信相關職能部門對物資采購履行服務，控制，監督保證職能，具體分工是：1、采購人員：負責起草、編制、發布采購文件；根據物資采購的進度要求制定采購計劃，組織實施采購活動；負責發布通知及與供貨單位簽訂采購合同，辦理付款手續；負責監控、落實采購貨物的交貨進度。2、技術人員：負責起草物資的采購條件和要求以及有關技術文件。3、財務人員：負責監督活動，控制采購成本；核查物資采購憑據，審核付款手續、按期辦理付款。4、質量、測試人員：負責監督、檢查采購貨物的質量，根據采購計劃的要求對外包貨物進行質量監督。5、行政人員：負責監督本辦法的執行，4、對違反本辦法的行為進行檢查、考核，并把考核意見報送凱立信公司管理層。第九條第九條由行政部負責向公司各職能部門明確規定上述管理職能。第三章第三章 采購方式采購方式第十條第十條采購方式分為單一供貨采購和比價、招標采購第十一條第十一條下列情形可實施單一供貨1、由于產品設計原因選定的單一品牌（沒有其他品牌代替）物資的直接供貨商或唯一代理經銷商。2、通過公司高層管理的直接參與、選擇、認可下,在雙方簽訂供貨協議后（包括供貨方式、價格水平、結算方式、質量保證等），可以實施單一供貨。凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）電子科技有限公司第 3 頁 共 6 頁3.在物資價格出現波動需要調整時，需要通過公司5、管理層的重新審核并認可后方能進行相關采購。4.產品 BOM 內所用物資的采購暫和北京公司選擇同一家供應商。第十二條第十二條 非產品用物資的采購1.非單一供貨，且單次采購金額超過 1 萬元的物資或服務，實施招標采購。1.1 招標方式分為詢價比價、競爭性談判、邀請投標等。1.2 單次采購金額 1 萬元以上（含 1 萬）的物資或服務，采用詢價比價。1.3 單次采購金額 5-30 萬元（含 5 萬）的物資或服務，采用競爭性談判、邀請投標。1.4 招標單位必須 3 家以上，特殊原因須經總經理批準。2.采購金額按照初次詢價價格或參照歷史采購價格判斷。在實際采購過程中，對于不同的物資分類等，采購方式可以據實6、際情形調整。第十三條第十三條 非產品用零星物資及辦公用品等物資超過 2000 元人民幣的采購，采取詢價比價方式自行采購，詢價、比價單位 3 家以上，最低不少于 2 家。第四章第四章 采購管理程序采購管理程序第十四條第十四條 產品用物資需求計劃下達程序產品用物資需求計劃下達程序生產副總裁發布生產計劃市場部計劃下達生產任務生產部門BOM 以外物資需求計劃倉庫根據 BOM 編制需求計劃庫 存 數 據核對庫存采 購 人員編制采購計劃實施采購是總經理審批否1、市場部向生產部門下達的生產任務單中需要填寫合同（訂單）執行或預執行通知單編號。凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）電子科技有限公司第 4 7、頁 共 6 頁2、BOM 需求計劃編制時需要填寫生產任務單號、需求單編號、物資需求數量所對應產品的編號、物資具體的規格型號、物料代碼、數量、到位時間等。3、非 BOM 需求計劃編制時需要填寫需求用途、需求單編號、物資需求數量對于的使用周期、物資具體的規格型號、物料代碼、數量、希望到位時間等。4、所有物資需求計劃必須一份抄送倉庫，作為倉庫控制領料數量的依據。5、編制的采購計劃除包括物資需求計劃需要填寫的內容外，還應包括物料需求數量、庫存數量、計劃采購數量；同時還必須提出物資計劃到位時間。6、對于需求部門不同或用途不同的需求計劃，在編制采購計劃時，要分開編制。第十五條第十五條 非產品用物資需求計劃8、下達程序1、辦公用品（含固定資產類）的需求計劃由各需求部門編制，經部門領導審核確認后報庫房匯總、統計。再經無錫凱立信總經理審批。第十六條第十六條 物資采購流程如下圖：非產品用物資非產品用物資審批后的物資需求單采購人員詢價，比價單一或協議供應商單一或協議供應商附比價單附比價單制作采購合同確定供應商是是財務蓋章總經理審批訂貨合同傳真供應商款到發貨的辦理付款供方供貨采購人員到貨驗收測試否是是辦理入庫采購 發票，合同原件追要1.對于部分物資價格已經被公司領導確認，且供需雙方已簽訂供貨協議的情況下，在緊急情況下可以先送貨再簽訂采購合同。2.對于需要先訂立合同才能供貨的采購行為，采購人員制作的合同只有經過9、合同審核程序審核確認后才能蓋凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）電子科技有限公司第 5 頁 共 6 頁章生效。沒有經我司蓋章的訂單，一律不作為有效訂單。3.與供方的簽訂的合同訂單原則上應采用我公司的合同范本。4.制作合同時，必須注明物資的編碼，合同編碼等。原則上每一張訂單對應于一份采購計劃或一個需求部門的需求計劃。5.由于暫由庫房兼任采購職務，非 BOM 內的物資入庫的數量點數時必須有財務人員當場監督，并在入庫單據上簽字確認。第十七條第十七條 采購合同審批程序如下圖：第十八條第十八條 采購付款審批流程如下圖：1、對于款到發貨的供方在付款后及時追討訂單原件及發票交由財務部門。2、對于貨到10、后付款的合同，必須在入庫手續齊全和發票到位后，按照雙方簽訂合同時的規定期限予以辦理付款；并且在供應商的開發及商務談判中原則我司只能接受按照月結制進行，以更大程度的保障公司的利益。3、除預付款不需要發票付款外，其余后續付款原則上都需要供方開具等額（含預付款）17%的增值稅發票。第五章第五章 違規違法責任違規違法責任采購人員采購人員制作采購合同制作采購合同供貨單位供貨單位審核審批采購人員采購人員總經理總經理簽字蓋章簽字蓋章簽字蓋章簽字蓋章審批否否否否否否否否是是是是是是是是否否否否是是是是公司財務公司財務蓋蓋章章采購人員總經理批準是是是是財務審核否否否否凱立信（無錫）電子科技有限公司凱立信（無錫）11、電子科技有限公司第 6 頁 共 6 頁第十九條第十九條：采購人員和其他直接責任人員，違反本辦法規定，按下列規定給予行政處分或者經濟處罰：1、違反本辦法第十二條規定，必須進行招標的物資不進行招標，將必須進行招標的同一個物資，采取化整為零或其他方式規避招標的，將給予警告處分并扣除 20%-50%的年終獎金。出現 2 次以上公司有權做出給于行政開除處分并扣除 20%-50%的年終獎金；對直接負責的主管人員和其他直接責任人員將給予警告處分，出現 3 次以上給予調離崗位并行政降級處分。2、違反本辦法規定，各相關部門及責任人不按照本辦法規定的程序開展工作及實施采購的，將給予警告處分并扣除 20%-50%的12、年終獎金，出現 3 次以上給予調離崗位并行政降級處分。3、不遵守本辦法有關規定，以各種方式干涉采購活動，導致公司采購活動無法進行，或造成中標無效等惡果的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員扣除 50%-100%的年終獎金，2 次以上給予撤職并有權給予行政開除處分。4、索賄受賄，處沒收受賄財物；并處三千元以上五萬元以下經濟處罰和撤消職務直至開除的處分。5、對不遵守本辦法的各種行為把關不嚴格，給予直接責任人扣除 20%-50%的年終獎金。第二十條第二十條 違反本辦法第六條的規定，自行設置采購機構并自行組織本辦法規定范圍內的采購活動的，責令改正。執意不改的，對單位直接負責的主管人員給予行政處分。第二十一條第二十一條 違反本辦法規定，觸犯法律并構成犯罪的，移送司法機關追究法律責任。第二十二條第二十二條 本章所列處罰規定，由公司行政部負責執行，財務部、人力資源等部門配合。第六章第六章 附附 則則第二十三條第二十三條 此前公司及相關部門制訂的物資采購規定與本辦法規定不一致的以本辦法為準。第二十四條第二十四條 本辦法自發文之日起執行，由行政部負責解釋。