基金管理有限公司行政管理制度.docx
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2024-12-16
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基金公司投資財務(wù)內(nèi)控管理制度
1、基金管理有限公司行政制度總 則為進一步規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為,理順內(nèi)部關(guān)系,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件,以加強行政管理的有效性,并在公司內(nèi)部形成辦事有程序,工作有標準,事事有人管,人人有專責的工作局面。第一章 會 議 管 理 制 度一、公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。二、公司級會議的組織者為行政部。三、會議由行政部提供服務(wù),會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務(wù),會議結(jié)束后,根據(jù)情況撰寫會議紀要,必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。如各營業(yè)部舉辦的客戶答謝酒會、茶2、會等展業(yè)會議需要提供參會客戶的個人詳細信息(姓名、聯(lián)系方式等),四、會議通知形式主要為電子郵件下發(fā)具體通知,并電話通知,營業(yè)部總、總監(jiān)、團隊經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人,其他人員通知到部門,由各部門自行通知。五、因故不能參加會議的,必須向行政部提交請假單并由營業(yè)部負責人簽字。六、會議決議事項,與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。七、部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達到基層,也可根據(jù)自己部門的實際情況,定期召開部門級會議傳達會議精神。八、部門有關(guān)會議如需行政部協(xié)助的應(yīng)提前通知行政部,以便做出統(tǒng)一安排。九、會議遲到處罰規(guī)定 1.各會議由行政部進行考勤。部門會議由營業(yè)部總考勤,并上交行政部3、存檔。 2.會議遲到或早退兩次者或缺席一次者給予警告,兩次警告按一次記過處理,凡有三次記過處分者,勒令退出本會。 3.因事不能到會者,須會前向總經(jīng)理或部門主要負責人說明理由。并報行政部備案,未被批準而缺席會議者,按無故缺席處理。 4.對于會議遲到的部門,將在年終優(yōu)秀部門評比中給予相應(yīng)的處罰 。5.參加部門會議遲到或缺席的,對當事人罰款50元;參加公司級以上會議遲到或缺席的,對當事人罰款100元。第二章 辦 公 電 話 管 理 制 度為了提高公司辦事效率,節(jié)約辦公經(jīng)費,保證通訊聯(lián)絡(luò),結(jié)合公司實際,特制定本規(guī)定:一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡意賅,禁止在電話中閑聊,嚴禁撥打聲訊和4、信息電話。二、各職能部門使用電信月租電話(2-3人/部),各營業(yè)部使用電信月租電話(3-4人/部)。三、電話采購由行政部負責。每次需營業(yè)部填寫辦公用品(設(shè)備)購置需求單由營業(yè)部總簽字后交行政部采購人員核價,由行政部負責人、總經(jīng)理簽字確認后交行政部采購人員購買,電話到貨后到行政部進行登記領(lǐng)用,每部電話的本機號碼均由行政部張貼與主機身。四、安裝管理電信月租電話后,不允許私接電話機通話,否則,將追究其直接責任人或部門負責人的責任,并依法追繳相應(yīng)的電話費。五、各部門負責人及員工要切實負起責任,以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。六、由行政部定期到電信局對各部門及部門電話使用情況進行查詢監(jiān)督,并予以公布。第三5、章公 文 收 發(fā) 傳 閱 管 理 制 度根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況,現(xiàn)就文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下:一、公文撰寫1、公文草擬。根據(jù)需要和領(lǐng)導指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由行政部草擬,涉及各部門職責,需要由公司統(tǒng)一行文的,由部門草擬文稿。2、公文審核。指對草擬文稿的審核,由行政部負責。審核的主要內(nèi)容是:看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文,由部門自行發(fā)文。3、公文復核。指公文正式印制前對文稿的校對、核稿,重點是看:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導簽字,6、批準發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā),部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文,由各部門負責人簽發(fā)。5、公文的印刷、用印。 經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按印章管理辦法加蓋公章。二、公文發(fā)放指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后,行政部發(fā)文人員要在發(fā)文表上編制發(fā)文編號,登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有部門相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關(guān)部門,各部門內(nèi)部的傳達由部門自行管理。部門收到文件后要簽字確認。三、公文的傳閱接收的文件需由多部門閱看時,經(jīng)行政部營業(yè)部總、總經(jīng)理在文件批閱單上審批后,原文件附文件批閱單交由相關(guān)部門閱看,閱看人員簽字確認。四、公文歸檔公司發(fā)7、文由行政部及時歸檔,填寫文件歸檔登記表。各部門、部室自行發(fā)放的文件,如有必要應(yīng)及時報送行政部歸檔。第四章辦 公 用 品 管 理 制 度第一條 為了提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)支持并加強管理,控制費用支出,特制定本條例。第二條 采購直接歸屬總經(jīng)理,采購最高審批權(quán)由總經(jīng)理履行。第三條 易耗品倉管直接歸屬總經(jīng)理,由總經(jīng)理授權(quán)行政部負責人監(jiān)督和履行相關(guān)程序及領(lǐng)用審批權(quán)限。采 購 (一)內(nèi)部管理 1、采購范圍 計算機及相關(guān)設(shè)備等固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等材料物資由采購計劃統(tǒng)一購置。 固定資產(chǎn):是指使用期限超過1年,且單位價值2000元及以上的生產(chǎn)經(jīng)營用設(shè)備物品;或雖不屬于生產(chǎn)經(jīng)營物品的,但單位價值在20008、元以上,且使用期限超過2年的。例如:計算機及相關(guān)設(shè)備、辦公家具等。零用此類一律要登記個人資產(chǎn)卡,入離職須交接。 低值易耗品:是指單件價值在2000元以下,或價值雖低,但能在較長時間內(nèi)保持實物形態(tài),并非一次性消耗的,例如:業(yè)務(wù)部門所涉及到的宣傳彩頁、提手紙袋、合同、展業(yè)用展板等物品。 辦公用品:紙張耗材、輔助辦公小用具、文具等。 2、購買 (1)各部門在每月最后5個工作日內(nèi),按本部門下月需求填寫辦公用品(設(shè)備)購置需求單,行政部在收到申請表之日起2個工作日內(nèi)對部門申購計劃匯總初審,并報總經(jīng)理審批后,進行購買。 (2)物資購買后要及時入庫(易耗品倉庫),并填寫材料物資入庫單。對于市場缺貨、價格波動9、加大、不易購買而未能采購到的物品,采購員要做出說明,并及時在適當時機購買。 3、購置管理 (1)定期報表管理:易耗品倉庫倉管每月填寫材料物資出庫匯總表,統(tǒng)計出月度材料物資總耗費數(shù)。 (2)供應(yīng)商信息:采購定期更新供應(yīng)商檔案信息,便于掌握同類商品市場信息。 (二)外部管理:供應(yīng)商管理 1、建立合格供應(yīng)商名錄庫:所有考察合格的供應(yīng)商,經(jīng)主管領(lǐng)導批準后納入合格供應(yīng)商名錄庫進行管理。 2、考察供應(yīng)商的資質(zhì),建立供應(yīng)商的檔案。應(yīng)包括以下內(nèi)容: (1)供應(yīng)商的基本情況表。 (2)定期報價資料。 (3)定期考察記錄。 (4)合作、服務(wù)記錄。 3、供應(yīng)商定期報價制度:各供應(yīng)商需定期報價,以確保掌握最新的產(chǎn)品價10、格信息。 4、定期考察供應(yīng)商:定期考察供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量和服務(wù),優(yōu)勝劣汰,即定期更新供應(yīng)商名錄。 5、詢價:一般情況下,每次執(zhí)行采購,參與報價的供應(yīng)商不得少于3個。保管及發(fā)放 (一)、保管 (1)倉管負責對材料物資的驗收、入庫、保管、與發(fā)放。 (2)倉管對材料物資嚴格執(zhí)行驗收入庫制度程序,首先審查是否屬于計劃購置范圍內(nèi)的物品,不屬于范圍內(nèi)的應(yīng)附有“新增材料物資計劃申請審批表”;對憑感觀不能檢驗的物品需由專業(yè)人員或使用部門檢驗驗收簽字確認后,準予辦理入庫;保管員以及驗收檢驗人員對入庫后的材料物資的質(zhì)量負責。 (3)符合要求的材料物資,保管員要及時辦理驗收入庫手續(xù),并根據(jù)要求填寫“材料物資入庫單”11、,據(jù)此登記在庫材料物資明細賬,驗收時可以由保管員,或者使用人及專業(yè)人員共同驗收。 (二)材料物資的出庫流程: (1)、材料物資的出庫,領(lǐng)用材料物資必須遵循公司制定的配備標準以及使用期限標準等,并且執(zhí)行以舊換新制度;對有專門指定使用部門的材料物資,由使用部門負責人按本規(guī)定辦理出庫手續(xù),并負責廢品回收管理等相關(guān)工作。 (2)、由領(lǐng)用人填寫“資產(chǎn)出庫單”,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后,倉管簽字后留存單據(jù),并根據(jù)“出庫單”按物資的類別品名登記減少材料物資出庫明細。 (3)、材料物資在庫賬目要寫明材料物資的類別、品名、存放位置等。 (4)、材料物資的領(lǐng)用分為兩種情況進行處理,一種為新增領(lǐng)用,第二種為“以舊換新”12、領(lǐng)用。由倉管根據(jù)配備標準,使用年限標準等規(guī)定,來判斷和確認各部門新增材料物資的情況。屬于新增的,只須持“材料物資領(lǐng)用單”經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后直接到倉庫領(lǐng)取;屬于“以舊換新”領(lǐng)取的,既要持“材料物資領(lǐng)用單”,也要持舊材料物資以及舊材料物資的“報廢單”,同時到倉庫辦理領(lǐng)取材料物資的手續(xù)。 (5)、倉管員根據(jù)“以舊換新”制度收回的廢舊材料物資,倉管 員要建立舊材料物資登記匯總,如果本企業(yè)其他地方可以再次利用的,不用再辦理入庫或領(lǐng)用的正式手續(xù),但必須填寫領(lǐng)用單,并加注明為“再利用”,并由保管員建立備查薄。對確實沒有使用價值或繼續(xù)放置的必要,由倉管員提出申請,經(jīng)行政部確認后,可以按廢舊物資銷售或報廢處理13、。 (6)、物品發(fā)放及使用。應(yīng)本著節(jié)約和愛護的原則,杜絕浪費,對消耗量大的物品要嚴格控制,對一般消耗品要愛護使用。 (7)、月底最后3個工作日內(nèi)做好月報表工作。材料物資一律暫停發(fā)放。 (8)、倉管員每月最后2個工作日內(nèi)向財務(wù)和行政部報送“材料物資匯總表”。 (9)、倉管員必須貫徹執(zhí)行管理制度,對不堅持原則,工作馬虎給企業(yè)造成損失的,不但按其原值賠償,并按公司制度處理,嚴重的調(diào)離崗位。 (10)、各部門如有禮品領(lǐng)用需求,需要填寫禮品領(lǐng)用單,并由部門負責人本人簽字,交由行政部審核,如有代簽現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按工資的20%交付罰款。(三)材料物資報廢環(huán)節(jié): 對在用材料物資發(fā)生報廢或者不能繼續(xù)使用的,部門使14、用人或負責人應(yīng)主動提出報廢申請,并將報廢材料物資交倉管員,倉管須做報廢確認。確認后填制“材料物資報廢單”一式二聯(lián),經(jīng)行政部負責人簽字批準、確認后,安排統(tǒng)一報廢。“材料物資報廢單”一份財務(wù)部作材料物資報廢的賬務(wù)處理,另一份為倉管員備查作為領(lǐng)用新的材料物資的依據(jù)。(四)材料物資月庫存盤點。 盤點成員:財務(wù)部、行政部、倉管部。 盤點時間:月底前三個工作日內(nèi)。使用過程的管理 (1)各部門要安排專人專管材料物資的領(lǐng)用,做好領(lǐng)用登記, 月底統(tǒng)計,并做分析表,并交行政部一份。 (2)各部門負責人要確保賬賬相符。每月須統(tǒng)計出本部門耗用的數(shù)量,以及余存的數(shù)量。 (3)負責人要做好舊材料物資的收集及保管。 (4)15、堅持“以舊換新”原則。節(jié)約使用,杜絕浪費。第四條 本條例由行政部負責解釋和組織修訂。第五章 辦公設(shè)備(軟件)更新、維護、使用制度一、職責及范圍1、公司辦公設(shè)備包括:電腦、復印機、打印機、電話、照相機、攝像機、彩電、音響、投影儀及部門配備的空調(diào)等各種貴重物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購買或?qū)I(yè)制作的軟件。為了保證各項辦公設(shè)備的正常使用,各類辦公軟件的安全操作,發(fā)揮辦公設(shè)備及辦公軟件的最大功效,特制定本制度。2、打印機、照相機、攝像機、會議室內(nèi)彩電及筆記本電腦、投影儀均由行政部指定專人保管、使用,定期進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告,由行政部通知定點維修公司的技術(shù)人員前來檢查、維修、保養(yǎng)。3、各部16、門配備的計算機,由各部門指定專人定期負責清潔工作。二、更新、維修及維護保養(yǎng)1、辦公設(shè)備的更新是指辦公設(shè)備的升級或更新、移動存儲設(shè)備的采購、各類耗材的補給、特殊配套設(shè)備的購置。辦公設(shè)備發(fā)生各種故障不能使用時即可進行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應(yīng)用軟件。2、需要進行辦公設(shè)備更新時,由部門或設(shè)備監(jiān)管人填寫辦公設(shè)備更新(維修)申請單,由行政部負責人審核、總經(jīng)理批準,由行政部負責采購。行政部根據(jù)市場報價做好新購置辦公設(shè)備的預(yù)算,經(jīng)行政部負責人、總經(jīng)理審批后購買、發(fā)放。3、各類辦公設(shè)備發(fā)生故障時,可隨時填寫辦公設(shè)備更新(維修)申請單,通過定點公司或?qū)I(yè)維修人員進行維修。4、各類辦17、公設(shè)備需要更換部件時,應(yīng)填寫辦公設(shè)備更新(維修)申請單,經(jīng)行政部負責人、總經(jīng)理審批后方可更換。5、部門要妥善保管本部門或分管的辦公設(shè)備保修、維修、使用說明書等資料。三、辦公設(shè)備使用管理規(guī)定1、計算機及外設(shè)使用時要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。2、移動存儲設(shè)備包括移動硬盤和U盤。移動硬盤使用時注意,在硬盤高速運轉(zhuǎn)時嚴禁硬盤受到外力碰撞,嚴禁移動硬盤。移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進行相關(guān)操作,當系統(tǒng)提示“您可以安全的拔下設(shè)備”時方可拔除設(shè)備。3、會議室投影設(shè)備的使用由行政部設(shè)專人負責,其它人員未經(jīng)允許及培訓嚴禁使用該設(shè)備。每次關(guān)閉投影儀的時候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅18、后,才能關(guān)閉電源。4、計算機軟件及應(yīng)用軟件由行政部統(tǒng)一購買。軟件在使用時,要按照要求步驟進入或退出,以免造成軟件的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟件,以免病毒傳播。5、日常文檔及數(shù)據(jù)由各部門自行備份。每月二十日前由行政部負責使用移動存儲設(shè)備對各部門重要文檔數(shù)據(jù)進行備份。日常殺毒工作由各部門自行處理,要求每周至少殺毒一次、升級一次,殺毒軟件由行政部提供。6、計算機的清潔與維護實行誰使用誰負責清潔的原則。每周清潔外部兩次,不得使用濕抹布,內(nèi)部每季度必須打開機箱清潔一次,用毛刷或?qū)S霉ぞ叽祪魤m土。第一次清理由行政部指導,以后的清潔由各處自行負責,行政部進行不定期抽查。7、各類辦公設(shè)備嚴禁外借、外用。19、嚴禁上班時間在計算機上玩游戲、處理與工作無關(guān)的文件,嚴禁用微機看VCD盤,嚴禁使用計算機從事不健康活動或不符合國家政策法規(guī)的活動,嚴禁利用網(wǎng)絡(luò)傳播淫穢及危害國家安全的信息。第六章 復 印 制 度一、辦公復印的管理部門為行政部。二、復印承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關(guān)資料,私人資料恕不接待。三、部門在進行復印時,必須填寫打印、復印登記單,登記復印紙張的規(guī)格和數(shù)量。四、行政部每月25日根據(jù)使用紙張的實際數(shù)量,按成本匯總后報公司財務(wù)。第 七 章 印 刷 品 管 理 制 度一、職責及范圍印刷品是指因工作需要而專門印制的各類空白合同、自制內(nèi)部票據(jù)、信封、宣傳彩頁、手提紙袋等印刷資料。印刷品的管理部20、門為行政部。二、印刷品的印制、領(lǐng)用及保管 1、公司所有印刷品均由行政部負責聯(lián)系定點廠家印制。2、部門如需領(lǐng)用,行政部協(xié)助記錄表格使用單位根據(jù)庫存及實際需要制定每月計劃,于15日前隨辦公用品計劃一并上報,印刷完畢,由行政部通知發(fā)放。行政部負責匯總各部門每月印刷品使用數(shù)量。3、存放印刷品的庫房應(yīng)保持干燥、清潔,印刷品擺放整齊有序,無關(guān)人員不得隨意進入庫房。第 八 章門 店 裝 修 改 造 工 程 管 理 制 度為規(guī)范京內(nèi)外門店的裝修改造工作流程及職責范圍,特制定本制度。一、裝修或改造工程由使用部門提出裝修需求,包括布局要求、功能要求、辦公設(shè)備陳列等;二、根據(jù)使用部門提出的需求,行政部聯(lián)系裝修隊于第21、二個工作日對施工現(xiàn)場進行測量,并將門頭廣告尺寸交給行政部美工,行政部于第三個工作日測量結(jié)果制作完成門頭廣告制作圖,制作完畢后交給門店建設(shè)專員處理;三、門頭設(shè)計圖完成后的第二個工作日,由行政部召集使用部門、相關(guān)分管領(lǐng)導召開布局討論會,并現(xiàn)場確定討論結(jié)果;四、行政部根據(jù)討論結(jié)果,聯(lián)系裝修公司于1個工作日內(nèi)對布局方案進行調(diào)整,調(diào)整后讓參會人員確認,布局確認于流程發(fā)起后的1個工作日內(nèi)完成;五、布局確認后,行政部于2個工作日內(nèi)向裝修企業(yè)及設(shè)備、家具廠家收取報價。六、報價收回后的一個工作日內(nèi),由行政部采購人員、使用部門共同與裝修公司、設(shè)備、家具廠家進行價格及工期的溝通,最終確認并由使用部門簽訂裝修合同及設(shè)22、備、家具采購合同。七、基建部根據(jù)工期對開店流程進行調(diào)整完善。行政部根據(jù)合同規(guī)定條款考核施工進展情況及對裝修質(zhì)量進行監(jiān)理,裝修過程中使用部門需指定一人為項目對接聯(lián)系人。八、裝修期間任何一方如需對裝修方案進行調(diào)整,必須先報至行政部,經(jīng)行政部召集專項討論、共同確認后,由行政部通知施工方進行調(diào)整。任何其它部門不得直接要求施工方對原方案進行調(diào)整。施工開始后不允許再有調(diào)整。九、裝修結(jié)束后,由行政部監(jiān)理人員對裝修工程進行初步驗收,無誤后,第二天進行店內(nèi)設(shè)備的安裝。十、裝修工作及設(shè)備、家具安裝全部完成,并首次開荒結(jié)束后,由行政部、使用部門對店面整體進行驗收,驗收合格后,門店交給使用部門。如驗收不合格,共同提出整改意見,要求施工方限期整改完成。并由行政部、使用部門進行二次驗收。直至驗收通過后,進行交接。16
地產(chǎn)商業(yè)
上傳時間:2024-11-21
25份