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1、業務外包管理制度（第A版 第0次修訂）文件編號：XXX受控編號：編 制：【部門】審 核：批 準： XX集團 2012年 月 日發布 2012年 月 日實施版本變更版本號版本日期變更人變更內容概述目錄1目的42適用范圍43相關角色和職責43.1歸口管理43.2【】崗位人員43.3【】部門負責人44流程圖55管理要求65.1業務外包方案管理65.1.1業務外包范圍和方式65.1.2業務外包實施方案的制定65.1.2業務外包實施方案的審批75.2承包方的選擇75.2.1承包方準入機制的建立75.2.2招標及承包方的選擇75.3業務外包合同的簽訂85.3.1風險因素的識別及外包合同的簽訂85.3.2業2、務外包管控措施的落實95.4業務外包過程管理95.4.1績效評價和考核的開展95.4.2監控和應急機制的建立95.4.3違約行為的處理95.5項目驗收95.6財務核算與披露105.6.1費用結算105.6.2管控與披露106權限指引117相關制度文件128相關表單121目的為加強公司業務外包管理，規范業務外包行為，防范業務外包風險，根據有關法律法規和相關企業內部控制要求，特制定本制度。2適用范圍適用于集團及各子公司將日常經營中的部分業務委托給公司以外的專業服務機構或經濟組織（以下簡稱“承包方”）完成的經營行為, 通常包括【研發、資信調查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、IT服務】等業務的外包管3、理。3相關角色和職責3.1歸口管理【】是業務外包管理的歸口管理部門。3.2【】崗位人員負責【】等的管理。3.3【】部門負責人負責：（1）統籌計劃、安排本部門業務外包工作，與相關職能部門溝通協調等；（2）對業務外包過程進行指導、監督和總體控制；（3）定期對業務外包的合理性、合同執行、績效以及對承包方管理等情況進行分析，及時上報主管領導。4流程圖編號流程圖名稱4.14.24.3【流程圖】5管理要求5.1業務外包方案管理5.1.1業務外包范圍和方式（1） 與主業核心能力關聯度低、可控度高、外部市場化程度高的業務，適合業務外包。（2） 與主業核心能力關聯度低，但可控度和外部市場化程度低的業務，具備手段4、或能力對其外包后的質量、信息安全或成本進行有效監控的業務，可以實施業務外包。（3） 與主業核心能力關聯緊密的業務，不得進行外包。外包方式包括整體外包和部分外包。確定業務外包時要考慮業務運營具體特點、外包市場成熟程度、管控水平等綜合因素。公司業務外包包括：【研發、資信調查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、IT服務】等。5.1.2業務外包實施方案的制定公司應當根據各類業務與核心主業的關聯度、對外包業務的控制程度以及外部市場成熟度等標準，合理確定業務外包的范圍，并根據是否對企業生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理，以突出管控重點，同時明確規定業務外包的方式、條件、程序和實施等相關內容。公司應根據5、企業年度預算以及生產經營計劃，對實施方案的重要方面進行深入評估以及復核，包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計劃等，確保方案的可行性。業務外包方案包括但不限于：業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制定實施方案，避免將核心業務外包，同時確保方案的完整性。公司對重大的業務外包項目應組織可行性分析，必要時可征詢外部專家的意見，并根據其合理化建議完善實施方案。5.1.2業務外包實施方案的審批公司應建立和完善業務外包的審核批準制度。明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定各層級人員應當在授權范圍內進行審批，不得超越權限審批。公司相關業務部6、門在對業務外包實施方案進行審查和評價時，應當著重對比分析該業務項目在自營與外包情況下的風險和收益，確定外包的合理性和可行性。重大業務外包項目應當由主管財務的集團副總裁/財務總監參與決策，對業務外包的經濟效益做出合理評價。重大業務外包方案，應當提交董事會或類似權力機構審批。5.2承包方的選擇5.2.1承包方準入機制的建立公司應建立嚴格的承包方準入機制，并指定專人負責承包方名錄的日常維護和定期更新，同時對列入名錄的承包方進行考量和評定，評定結果由相關業務部門負責人審核后報公司主管領導批準。具體參見集團合同管理制度。5.2.2招標及承包方的選擇公司應引入競爭機制，按照有關法律法規，遵循公開、公平、公7、正的原則，采用招標等適當方式，擇優選擇承包方。選擇承包方時，公司相關業務部門應根據不同業務范圍，組成由相應專業人員組成的承包方評估小組，并對外發布投標公告，與候選承包商建立聯系，發放外包項目競標邀請書及相關材料。參與競標的候選承包商應在指定期限內提交投標書及相關材料，主要內容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。評估小組應通過實地調研等多種方法，調查候選承包方的合法性，（即是否為依法成立、合法經營的專業服務機構或經濟組織，是否具有相應的經營范圍和固定的辦公場所）、專業資質、技術實力及其從業人員的履歷和專業技能，并考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業界評價和口碑，同時綜合考慮企業內外8、部因素，對業務外包的人工成本、營銷成本、業務收入、人力資源等指標進行測算分析，合理確定外包價格，嚴格控制業務外包成本。調查結束后，評估小組應編制考核報告，并按規定權限執行審批。公司根據評估小組反饋的各種信息，按照規定的程序和權限從候選承包方中做出選擇，并建立嚴格的回避制度和監督處罰制度，避免相關人員在選擇承包方過程中出現受賄和舞弊行為。5.3業務外包合同的簽訂5.3.1風險因素的識別及外包合同的簽訂公司相關業務部門在訂立外包合同前，應充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規避或降低。（1） 在合同的內容和范圍方面，明確承包方提供的服務類型、數量、成本，以及明確界定服9、務的環節、作業方式、作業時間、服務費用等細節。（2） 在合同的權利和義務方面，明確企業有權督促承包方改進服務流程和方法，承包方有責任按照合同協議規定的方式和頻率，將外包實施的進度和現狀告知企業，并對存在問題進行有效溝通。（3） 在合同的服務和質量標準方面，應當規定外包商最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準實施的補救措施。（4） 在合同的保密事項方面，應具體約定對于涉及本企業機密的業務和事項，承包方有責任履行保密義務。（5） 在費用結算標準方面，綜合考慮內外部因素，合理確定外包價格，嚴格控制業務外包成本。（6） 在違約責任方面，制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款，以適應環境、技術和企業自10、身業務的變化。業務外包合同的評審及簽訂流程，具體參見集團合同管理制度。5.3.2業務外包管控措施的落實公司相關業務部門應當按照業務外包制度、工作流程和相關要求，落實業務外包實施全過程的管控措施，包括制定與承包方之間的資產管理、信息資料管理、人力資源管理、安全管理等機制，確保承包方在履行外包業務合同時有章可循。5.4業務外包過程管理5.4.1績效評價和考核的開展在承包方提供服務或制造產品過程中，公司應密切關注重大業務外包承包方的履約能力，采取動態管理方式，對承包方開展日常績效評價和定期考核。公司應對對承包方的履約能力進行持續評估，包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產品或服務質量達到企業預期目11、標，承包方自身的財務狀況、生產能力、技術創新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。5.4.2監控和應急機制的建立公司應建立即時監控機制，一旦發現偏離合同目標等情況，應及時要求承包方調整改進。公司對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急機制，制定臨時替代方案，避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。5.4.3違約行為的處理有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為，并導致業務外包合同無法履行的，應當及時終止合同，并指定有關部門按照法律程序向承包方索賠。切實加強對業務外包過程中形成的商業信息資料的管理。5.5項目驗收公司應根據承包方業務外包成果交付方式的特點制定不同的驗收方式，嚴格按照有12、關驗收標準對承包方交付的產品或服務進行審核及測試，確保產品或服務的質量達到要求，并出具驗收證明。驗收過程中發現異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協商并采取恰當的補救措施，必要時依法索賠。5.6財務核算與披露5.6.1費用結算公司相關業務部門應當嚴格按照合同約定的結算條件、分包業務標準和驗收證明進行交付。財務部門應審核相應的結算申請單、發票等原始憑證，審核無誤后進行賬務處理，記賬憑證須經不相容崗位人員稽核。5.6.2管控與披露公司財務部應當根據公司內部會計制度的規定，結合外包業務的特點，制定外包業務成本核算與管理辦法，對業務外包過程中交由承包方使用的資產、涉及資產負債變動的事項以及外包合同訴訟等加強核算與監控，并在財務報告中進行必要、充分的披露。