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1、檔案管理制度一、總則1.1為加強公司的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，增強公司檔案的實用性和有效性，根據(jù)中華人民共和國檔案法和公司有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本制度。1.2 各部門的領導應重視本部門文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。1.3公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監(jiān)督和指導。1.4本制度適用于上虞吉龍化學建材有限公司各部門的檔案管理。二、歸檔范圍2.1 公司的規(guī)劃、年度計劃、總結、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、綜合經營情況、人事檔案、教育培訓、勞動工資、會議記錄、通知、決定、合同、委托書、協(xié)議、項目方案、工藝技術設計說明、質檢2、分析等具有參考價值的文件資料。三、檔案管理3.1 公司各部門指定專人負責各部門的資料管理。3.2 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、資料歸檔要求4.1 在檔案資料歸檔時，由檔案管理員及時收集應該歸檔的資料。各部門負責人應積極配合與支持。4.2 各部門的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案柜。4.3 歸檔案卷的總要求4.3.1 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。按照文件材料“誰產生、誰收集、誰立卷”的原則分工負責。4.3.2 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份3、文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程、項目人員任免文件，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。4.3.3 在歸檔的文件材料中，應將每份文件原件與附件、復印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件保存在一起，不得分開保管。4.3.4 卷內文件應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；原件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或4、特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。4.3.5 卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。4.3.6 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式在卷內文件目錄上逐件填寫，對文件材料的名稱不要隨意更改和簡化；沒有名稱應擬寫名稱：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫在卷內備考表內（表格詳見附件）。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓5、名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。4.3.7 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。4.3.8 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。4. 3. 9 本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由辦公室統(tǒng)一發(fā)給。4.4 資料的分類與歸檔4.4.1 公司檔案資料的分類按照部門分類。4.4.2 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時歸檔的不在此規(guī)定范圍內。4.4.3 公司各部門應在每年3月底以前將上年度辦6、理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司辦公室移交。各部門向公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。4.4.4 各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。4.4.5 歸檔的文件材料按年度立卷，并保證歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等系統(tǒng)均應齊全完整。4.4.6 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定人員負責本部門的文件材料。集中由公司統(tǒng)一建檔管理。4.4.7 凡公司印發(fā)出的公文一律由行政部統(tǒng)一專人收集管理。五、檔案的借閱5.1 總經理、副總經理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。5.27、 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由借閱人辦理借閱檔案手續(xù)由部門負責人審核批準后方可借閱。5.3 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司副總經理批準，方可借閱。5.4 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記簿上注銷。5.5 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案管理員的監(jiān)督下閱覽，不準外借；秘密級檔案的借閱必須由總經理或副總經理批準，借閱時間不得超過十天。5.6 借閱檔案的員工必須做到：5.6.1 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。5.6.2 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。5.8、6.3 借閱檔案的員工，不得泄密、涂改、折散、轉借、復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須公司總經理或副總經理批準。5.7 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。5.8 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，必須由檔案管理人員辦理，復印件、摘抄件須經核對加蓋檔案室章后方可有效。同時，屬保密文件的應按公司有關保密規(guī)定辦理。5.9 公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室檔案機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。具體辦法：借閱人首先填寫好調卷單，調閱人主管行政主管簽字核準后到檔案管理處借閱。5.10 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間9、一般不得超過十天。5.11 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。檔案管理人員在接受還檔時，必須認真檢查、核對無誤后，方可辦理注銷手續(xù)。5.12 借閱人如調離本公司或離退休時，應將所借檔案全部歸還，經檔案室簽字蓋章后，人事處方可辦理調離或離退休手續(xù)。六、檔案保管期限6.1文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。6.2 確定公司檔案保管期限的原則6.2.1 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。6.2.2 凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。6.210、.3 凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。七、檔案的銷毀7.1 公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。7.2 公司任何個人或部門未經允許不得銷毀公司檔案資料。7.3 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員提交公司檔案資料銷毀申請，由部門負責人審核，公司總經理或副總經理批準后執(zhí)行。7.4 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經理批準后方可銷毀。7.5 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。7.6 在銷毀公司檔案資料時11、，必須由總經理或副總經理指定專人監(jiān)督銷毀。7.7 銷毀檔案材料，要由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。八、處罰8.1 公司各部門無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發(fā)現(xiàn)，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫書面檢查外，各罰款100元500元，并予以通報批評。8.2 公司員工，泄露秘密或涂改、拆散或未經有關領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，對當事人罰款500元1000元，并予以通報批評。8.3 公司員工不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令當事人寫出書面檢查。8.4 公司員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，對當事人處以扣2050分處罰。九、12、附則9.1 本制度由公司辦公室負責解釋。9.2 公司以往的相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。十、附件附件一：卷內備考表附件二：檔案移交清單附件三：調卷單附件一卷 內 備 考 表本案卷共有文件材料頁，其中：文字材料頁，圖樣材料頁。照片張。說明：立卷人：年 月 日審核人：年 月 日附件二：調 卷 單年 月 日 類 別調卷部門調卷人文 件內 容摘 要調卷用途調卷期限自 年 月 日起至 年 月 日止，共計 日原收入編號借出日期 年 月 日檔案號歸還日期 年 月 日備 注保管人簽章 核 準： 主 管： 調卷人：附件三： 檔案移交清單序號案卷題名保管期限日期頁數(shù)備注 移交部門: 接收部門:移交人: 接收人:移交日期: 接收日期: