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1、采購、付款、出貨與內部控制制度一、 訂貨單（order）1 訂單由銷售部專人申請、銷售部經理審核、財務部確認、總經理批準、采購部經理簽字安排執行；2 訂單一式三聯：白聯給銷售、紅聯給采購、黃聯給財務；3 銷售部下訂單的時間和數量，要考慮庫存、供應商的出貨時間，4 訂貨單格式：4.1 申請部門、日期，4.2 訂單編號格式：ORD09060000，（order為訂單的英文代號，0906為09年6月，后面4位數為序號 ）4.3 訂單項目：序號、區域、產品名稱、型號、規格、數量、贈品、交貨日期、備注等；4.4 附注及各簽字人；5 訂單的內部控制5.1 重點是訂單的實際完成情況，是否與訂單下達的時間和數2、量有不適合的地方，同時，方便下次準確下單；5.2 銷售部必須建立訂單臺帳，按訂單編號流水登記明細；5.3 臺帳表格如下：訂單臺帳2009年6月開單日期訂單編號產品名稱型號規格數量贈品預計交貨日期直接出貨日期出貨數量直接入庫日期入庫數量備注5.4 每星期五的上午（周會前），將本周訂單臺帳交財務部；a 本周的訂單臺帳要包括以前未完成的訂單明細；二、 采購合同及物料訂購單（外部訂單purchase）1 采購合同及物料訂購單由采購部操作，總經理批準；2 采購合同及物料訂購單一經成立，應立即給財務一份備案，可以是復印件；3 物料訂購單項目內容如下：3.1 物料訂購單編號格式：PUR09060000，（P3、UR為purchase采購的英文， 0906為09年6月，后面4位數為序號 ）3.2 需方單位及代表、供方單位及代表；3.3 雙方電話及傳真、交貨地點及送貨方式、結算方式；3.4 表格內項目為：日期、訂購單編號、物料編號、物料名稱、規格、單位、數量、單價、金額、交貨日期、備注；3.5 制表人、審核人；4 物料訂購單的內部控制4.1 重點是未完成的采購單的情況、已生產未入庫貨品情況；4.2 采購部應建立物料訂購單臺帳，按序號流水登記明細；4.3 物料訂購單臺帳表格如下：物料訂購單臺帳2009年6月開單日期訂單編號物料編號物料名稱規格單位采購數量交貨數量交貨日期完成情況及原因制表人審核人；4.4 4、以前未完成的采購單都要包括在內，作廢的物料訂單要作備注；4.5 每星期五的上午（周會前），將本周物料訂購單臺帳交財務部；5 物料訂購單一經供應商確認，采購部應立即以聯絡函的方式書面通知品控部主管，通知的內容為物料訂購單臺帳中已發生的內容；三、 品控的內部控制1 品控部收到采購部的聯絡函后，應建立新品的品控臺帳，1.1 品控臺帳的重點是每批貨合格品的出貨數量與出貨時間；1.2 品控部的臺帳按采購部的內部聯絡函制定1.3 品控臺帳內容包括：品控臺帳2009年6月日期物料訂購單編號物料名稱規格單位數量廠方下線時間檢測情況返工數量合格品的出貨數量出貨時間備注制表人審核人；1.4 每星期五的上午（周會前5、），將本周品控臺帳交財務部；四、 物流的內部控制1 根據出貨單（見本制度第六項）建立物流發貨臺帳；2 物流臺帳的重點是：2.1 當月的實際發貨數量；2.2 直銷發貨與對方確認情況；3 物流臺帳的內容：物流臺帳2009年6月序號發貨日期區域產品名稱型號數量（臺）贈品預計到貨日期價格（元/立方）件數方數其它費用其它扣款總金額貨運公司聯系電話備注制表人審核人；4 每星期五的上午（周會前），將本周物流臺帳交財務部；五、 付款申請書（進貨款的付款申請書payment）1 付款申請書由采購部操作，采購部專人申請、采購經理審核、財務部確認、總經理批準；2 付款申請書一式叁聯，采購為紅聯，其余二聯給財務；3 6、付款申請書的編號：PAY09060000，（PAY為payment付款的英文， 0906為09年6月，后面4位數為序號）4 付款申請書的內部控制4.1 重點是已付款，貨未到情況及處理；4.2 采購部應建立付款申請書臺帳，按序號流水登記明細；4.3 臺帳項目如下：a 開單日期、序號、物料編號、物料名稱、規格、單位、付款數量、交貨數量、交貨日期、完成情況及原因；b 所有未收到貨的付款申請書都要包括在內；c .制表人、審核人；付款申請書臺帳2009年6月序號開單日期物料編號物料名稱規格單位付款數量交貨數量交貨日期完成情況及原因制表人審核人；4.4 每星期五的上午（周會前），將本周付款申請書臺帳交財務7、部；4.5 付款申請書的臺帳可以與物料訂購單臺帳合并建立。六、 出貨單（Delivery order）1 出貨單由銷售部專人開出、銷售部經理審核、財務部確認、總經理批準；2 一張出貨單只能對應一個訂單；3 出貨單一式五聯：白聯為銷售部、紅聯為物流、藍聯為采購部、綠聯為財務部、黃聯為倉庫；4 出貨單格式：4.1 訂單號，是指原來訂貨的訂單編號，見本制度一.4-4.2；4.2 出貨單編號，DEL09060000，（DEL為Delivery order出貨的英文， 0906為09年6月，后面4位數為序號）；4.3 出貨日期：出貨單內的所有日期，均以(CCYYMMDD)表示；4.4 供方、銷售員、商務8、員及此三項的電話、傳真；4.5 需方、收貨地址：（一張出貨單只包含一個出貨地址）4.6 收貨聯系人、聯系電話；4.7 表內項目為：序號、區域、客戶、產品名稱、型號、數量、贈品、交貨日期、收款人、物流費、備注4.8 附注及各簽字人；5 出貨單的內部控制5.1 所有與出貨單有關聯的部門，都必須建立出貨單臺帳；5.2 銷售部的出貨單臺帳，可以與訂單臺帳合并建立；5.3 采購部的出貨單臺帳，可以與物料訂購單、付款申請書臺帳合并建立；5.4 倉庫建立的出貨單臺帳，可以與收貨臺帳一起建立；5.5 物流的發貨臺帳，以出貨單建立；七、 不良品返修單（defective products不良品）、配件出貨單（f9、ittings配件）1 不良品返修單、配件出貨單由售后部專人開出、售后部經理審核、財務部確認、總經理批準；2 不良品返修單、配件出貨單一式四聯：白聯為售后部、紅聯為客戶聯或供應商聯、藍聯為財務聯、黃聯為倉庫聯；3 出貨單格式：3.1 不良品返修單編號：DEF09060000，（DEF為defective products不良品的英文， 0906為09年6月，后面4位數為序號）；3.2 配件出貨單編號：FIT09060000，（FIT為fittings配件的英文， 0906為09年6月，后面4位數為序號）；3.3 出貨日期：出貨單內的所有日期，均以(CCYYMMDD)表示；3.4 發貨方的電話、10、傳真；3.5 收貨方、收貨地址：（一張出貨單只包含一個出貨地址）3.6 收貨聯系人、聯系電話；3.7 表內項目為：序號、區域、客戶、產品名稱、型號、數量、贈品、交貨日期、收款人、物流費、備注；3.8 附注及各簽字人；4 （售后）出貨單的內部控制4.1 售后部建立的配件出貨臺帳，要有每一家配件額度內容；4.2 售后部建立的不良品返修臺帳，要有不良品返修后的預計入庫日期；4.3 每星期五的上午（周會前），將本周的配件出貨臺帳、不良品返修臺帳交財務部；5 倉庫要建立單獨的配件、不良品返修的進出庫臺帳；5.1 每星期五的上午（周會前），將本周的配件出貨臺帳、不良品返修臺帳交財務部；八、 各單編號的匯總11、：1 訂 單 編 號 格 式：ORD 09060000，2 物料訂購單編號格式：PUR 09060000，3 付款 申請書 的編號：PAY 09060000，4 出 貨 單 編 號: DEL 09060000，5 配 件 出貨單 編 號：FIT 09060000, 6 不良品 返修單 編號：DEF 09060000，7 所有的單據都按照：部門-年份-月份-流水號形式編號，以保持統一性，同時，保證中間不漏單、不夾單；8 銷售部今后如要分組，訂單、出貨單要按以上形式進行，不另分開，銷售助理（文員）要統一建立臺帳交報；九、 內部控制的匯總1 銷售部、采購部、品控售后部、物流、倉庫，都必須有自己的相應的臺帳，在每星期五上午之前，以書面形式匯總報財務部，2 互相監督，互相跟進，保證公司財產不受損失；3 在周總結會上進行研究，對所有的已訂貨、已生產貨、已入庫貨、已發出貨，已返修、入庫日期有一個清晰的認識，能夠及時、有效地掌握，并為今后能夠很好向ERP方向進行。十、 本制度從2009年7月1日起執行。