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1、XXXX女子醫(yī)院檔案圖紙資料管理制度文書檔案管理制度名稱文書檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次11、文書檔案由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，一名兼職檔案員負(fù)責(zé)日常具體工作。2、對上級和有關(guān)部門來文，要認(rèn)真進(jìn)行登記，并及時(shí)傳遞，傳閱和回收。3、對領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，要及時(shí)送承辦人閱辦。4、對本院制發(fā)的文件，要進(jìn)行登記，并按行文范圍呈報(bào)和簽發(fā)。底稿連同二份正式文件存檔。5、年終時(shí)，要對本年度的文件進(jìn)行認(rèn)真整理和篩選，在下年度的三月底前完成立卷歸檔工作。6、認(rèn)真執(zhí)行文件借閱登記手續(xù)，嚴(yán)防丟失。7、嚴(yán)格按照國家保密法有關(guān)規(guī)定，做好文書檔案的保密工作。8、檔案管理人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，精通檔案管理業(yè)務(wù)，2、努力提高檔案的利用效能。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案立卷歸檔制度名稱檔案立卷歸檔制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。三、編號抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。五、每年6月份以前3、必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案借閱制度名稱檔案借閱制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可4、查閱。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案室安全保密制度名稱檔案室安全保密制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、檔案室是機(jī)要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。三、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，認(rèn)真處理。四、檔案管理人員要模范遵守相關(guān)的保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密。在調(diào)換工作時(shí)，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機(jī)密情況，不得泄露。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案鑒定與銷毀制度名稱檔案鑒定與銷毀制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、對檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定5、，確無保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。四、銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案統(tǒng)計(jì)制度名稱檔案統(tǒng)計(jì)制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、要及時(shí)地對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利6、用、銷毀以及檔案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等情況進(jìn)行登記，每年一次對各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，做好年報(bào)表。二、嚴(yán)格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式，做到數(shù)字準(zhǔn)確，字跡工整，不得潦草和涂抹，使檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。三、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。四、搞好檔案統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期檔案庫房管理制度名稱檔案庫房管理制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、檔案庫房門窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進(jìn)入庫房時(shí)，必須7、有本室人員陪同。三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光），庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期會計(jì)檔案管理制度名稱會計(jì)檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料。二、財(cái)務(wù)科的全部會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科長指定專人負(fù)責(zé)整理，裝訂成冊，第二年6月底前移交院檔案室保管。三、會計(jì)檔案的存放要做到有專櫥，科學(xué)管理，查找方便。四、會計(jì)檔案的保管期限分為永久、8、定期兩種。定期保管的期限為5年、15年、25年三種，期限從會計(jì)年度終了后的第一年算起。五、會計(jì)檔案的保管要嚴(yán)格保守經(jīng)濟(jì)秘密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。六、嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案保管期限規(guī)定，對不超過保管期限的一定要妥善保管，對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報(bào)批后，方可銷毀。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期儀器設(shè)備檔案管理制度名稱儀器設(shè)備檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、凡是價(jià)值在1萬元以上的各種進(jìn)口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備，都必須建立檔案。二、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報(bào)告及批復(fù)文件，都要存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。三9、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備，到貨后器械科的兼職檔案人員要參加開箱驗(yàn)收，詳細(xì)填寫驗(yàn)收報(bào)告一式兩份，其中一份存檔。四、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件、儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式兩份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。五、已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。六、設(shè)備科的兼職檔案員，負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄10、，一式三份，其中一份存檔，一份交綜合檔案室，一份存設(shè)備科。綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。七、儀器設(shè)備檔案由設(shè)備科負(fù)責(zé)保管，應(yīng)有專用的柜櫥，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀壞和散失。八、儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時(shí)，應(yīng)經(jīng)設(shè)備科領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，并按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期基建檔案管理制度名稱基建檔案管理制度編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、凡本院大小基建項(xiàng)目及維修、改建、上下管道安裝等項(xiàng)目都必須建立檔案。二、凡屬歸檔11、范圍的基建規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告等都應(yīng)存入該基建項(xiàng)目內(nèi)。三、凡屬立檔基建項(xiàng)目，竣工后都應(yīng)有兼職檔案員和院檔案室工作人員參加驗(yàn)收，接收全部資料。四、基建項(xiàng)目竣工后兩個(gè)月內(nèi)全部資料應(yīng)由兼職檔案員整理，交院檔案室統(tǒng)一保管。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期文書立卷歸檔規(guī)定名稱文書立卷歸檔規(guī)定編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、公文必須實(shí)行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個(gè)重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書人員必須認(rèn)真做好。二、本院黨、政、工、團(tuán)各職能科室均為立卷單位。三、各立卷單位必須指定12、專人（兼職）負(fù)責(zé)本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入本部門工作范圍。四、凡本院在工作活動中形成的，具有保存價(jià)值的文件材料，均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門整理立卷，不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時(shí)收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求的情況，應(yīng)補(bǔ)辦齊全，保證文件材料準(zhǔn)確、完整。五、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級來文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。六、13、文書立卷歸檔的具體要求：1、立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。2、立卷歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷。3、把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件，分年度時(shí)可采取以下作法：前一年形成的本年度工作計(jì)劃和下一年形成的本年度總結(jié)，放在本年度文件內(nèi)，長遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束之年代。4、把文件按級別分開立卷，但上級對本院的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本院對下級的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本院卷內(nèi)，本院的文件材料在前，上、下級的文件材料在后14、；其余按上、下級文件分開立卷。5、按內(nèi)容分開立卷，把一個(gè)問題或一項(xiàng)工作、一次會議、一個(gè)案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。6、把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。7、卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進(jìn)行排列；其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。單一問題的文件按時(shí)間順序排列。幾個(gè)問題的文件按問題結(jié)合的時(shí)間順序排列。一份文件正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后；有請示雖無正式批復(fù)件，但用其他形式答復(fù)或有處理結(jié)果的，要承辦人員或有關(guān)人員在請示件上加以注明。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料15、，兩面都編頁號，反面編在左上角，并填寫好卷內(nèi)目錄。8、案卷標(biāo)題要簡明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。9、各立卷單位應(yīng)按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。七、為了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好文書立卷工作。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期照片檔案管理規(guī)定名稱照片檔案管理規(guī)定編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、凡是反映本院召開重要會議的照片、外事活動的照片、科研成果及開展的新技術(shù)新項(xiàng)目照片，在本事項(xiàng)結(jié)束半月內(nèi)連同16、底片送交檔案室統(tǒng)一管理。二、認(rèn)真進(jìn)行照片歸檔交接手續(xù)，照片形成單位應(yīng)對照片附以簡要文字說明，包括照片題目及人員排列順序、時(shí)間、地點(diǎn)等。三、各部門送交的照片（包括底片）由檔案室進(jìn)行分類、編號，填寫目錄，按照片規(guī)格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”相結(jié)合，輔以文字說明進(jìn)行保存。四、借閱照片應(yīng)履行借閱手續(xù)，照片檔案不經(jīng)允許不得反拍，更不準(zhǔn)涂抹損壞。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)以上問題，視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰。五、照片檔案要分級進(jìn)行管理，對珍貴的歷史照片列為重要保護(hù)范圍，原則上不外借，工作特別需要，需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期圖紙管理規(guī)定名稱圖紙管理規(guī)定編 碼 版 本修改狀態(tài)頁 次1一、本院所有建筑物及設(shè)備安裝圖紙，都必須在工程結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)交檔案室保存。二、認(rèn)真辦理接收手續(xù)，交方要交圖紙、編號、簡要文字說明，檔案室要仔細(xì)清點(diǎn)份（張）數(shù)，接送雙方簽字。三、圖紙一律折疊為20厘米28厘米，編號蓋圖紙專用章，填寫分類代號，填寫卷內(nèi)目錄，裝盒分類存放。四、圖紙只限于在檔案室查閱，一般不外借，特殊情況需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期