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1、濟南豪沃客車有限公司合同管理制度JNCT00ZZHK00/GL0116AGL1501A-201309更改標記： 中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司合同管理制度ZZHK00/GL1501A-2013受控狀態：分發編號： 2013年 月6月20 日起實施。注：所有文件都會被修訂，非受控文件持有者可尋求使用最新有效版本。下載文件為非受控文件，用后請銷毀。如需持有，請向人力資源部申請帶有“受控”標識及“分發編號”的受控文件。合同管理制度1.目的為加強合同管理，防范合同風險，維護公司合法權益，根據中華人民共和國合同法、中國重汽（香港）有限公司合同管理制度以及中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司章程等有關規定，2、結合公司的實際情況, 制定本制度。2.適用范圍凡公司及其所屬各部室(以下稱簽約部門)以公司名義與公司以外平等民事主體之間訂立和履行各類合同、協議，均應遵照本制度。公司所屬部室不得以部室名義對外簽訂合同。3.職責議款od.約部室法律顧問負責。確保產品按時上場。 3.1法審部是公司合同管理工作的統一歸口管理部門，負責指導、監督、檢查、考核各簽約部門合同管理工作，具體職責如下：3.1法審部是公司的合同歸口管理部門，向公司總法律顧問負責。負責指導、監督、檢查、考核各簽約部室合同管理工作，制定合同管理目標，以實現公司經濟往來合同化，簽約履行程序化，合同文本統一化，管理制度標準化，合同管理信息化，合同管理3、與生產經營一體化，糾紛處理法律化，臺賬、檔案規范化。3.1.1a.宣傳、貫徹、落實合同法律法規；建立健全公司合同管理制度。3.1.2b.加強合同管理人員及合同承辦人員的業務培訓，定期組織學習業務知識；3.1.3c.辦理公司日常合同管理事務，解答合同咨詢，作為公司法律人員參與重大合同的立項、談判、招投標、簽約，辦理各類重大合同的審查、報批、公證和鑒證及出具授權委托證明，處理合同糾紛等日常事務；保管和使用公司合同專用章。3.1.4d.對本單位重大經營決策提供法律咨詢意見。3.1.5e.建立健全合同檔案和管理臺帳，確保合同編號的連續性，；每月按時填報合同統計表。3.1.6f.監督公司各類合同履執行情4、況，負責監督公司的招標過程。參與重大合同的談判、招投標。3.1.7g.辦理領導指定的其他合同事宜。3.2各簽約部室要配備兼職合同管理（承辦）人員。合同管理（承辦）人員的主要職責是：3.2.1a.貫徹執行公司各項合同管理制度。，做到合同立項有審批，簽訂有審查，履行有臺帳，終結有報告。3.2.2b.審查本單位需簽訂的合同，并按規定程序辦理審批手續；3.2.3c.配合法審部檢查、監督生效合同的履行；3.2.4d.管理本單位的合同臺帳、報表和檔案。3.2.5e.協助處理本單位發生的合同糾紛，收集相關證據材料。3.3財務部門的主要職責3.3.1a.對合同資金結算方式進行審定，對合同結算過程監督。3.3.5、2b.負責審查合同的效益性。3.3.3c.負責核實有無資金保證。3.3.4d.負責合同標的價格與發票結算價格一致性的審定，并由審定人員在報銷單據上簽字確認。3.3.5e.對簽約合同進行結算審查。3.3.6f.負責有效合同的結算工作。4定義4.1合同責任人是指對合同簽訂或履行直接負責的工作人員，一般指業務室指主管級以上人員的領導干部。合同責任人對合同全面負責，不得因為崗位的變動影響責任的承擔。4.2合同承辦人是指負責履行合同審批程序的人員.5.工作流程5.1合同簽署的原則5.1.1遵守國家的法律、法規、政策等規范性文件和，尊重社會公德，執行集團和公司規章制度和公司有關規定的原則。5.1.2貫徹平6、等互利、公平、等價有償、誠實信用、意思自治的原則。5.1.3堅持資信調查在先，談判簽約在后的原則。5.1.4堅持統一歸口管理和系統審查、，領導審批的原則。5.1.5堅持合同效益性的原則，堅持不簽合同不履行、不付款的原則。5.1.6保守公司秘密，維護公司權益的原則。5.2合同損失責任個人賠償制度實行合同損失責任人個人賠償制度，明確合同的責任人及合同承辦人和責任，增強合同承辦責任人的責任心，保證企業利益不受損失，具體執行實施見公司與合同責任人簽定的合同損失責任人個人賠償責任書合同損失責任人個人賠償辦法。5.3合同的分類5.3.1一般合同：a.公司采購及外協部簽訂的配套件、原材料采購合同、第三方物流7、服務合同；b.各生產部室簽訂的委托加工合同、承攬合同。c.銷售部營銷公司簽訂的全款銷售合同。d.其他部室簽署的合同標的額在10萬以下的合同。5.3.2重大合同：5.3.1未列示的合同；具體范圍由見中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司重大經濟合同監控管理辦法規定。5.4合同評審制度公司設立合同評審組織，對涉及公司重大利益的合同進行評審。合同評審組織由公司總經理、分管副總經理、法審部、財務部、客車技術研究所、技術部、質量部、制造部、銷售部各部室負責人或相關專家組成。5.5.合同的審批權限與審查程序見合同審查、審批流程 5.6公司合同的審查程序執行見中國重汽集團濟南豪沃客8、車有限公司合同審查、審批流程。5.67合同的簽訂5.76.1訂立合同，實行授權委托書制度。公司實行期限性法人委托書與一次性法人委托書相6結合的管理制度。未經授權，不得簽訂合同。 5.76.2簽訂合同前，簽約部門要進行項目審查，重大合同應進行可行性多方論證，經分管領導批準后進行招標或談判。5.76.3簽訂合同必須進行當事人資格審查，正確選擇對方當事人，合同責任人應從以下方面審查：a.審查對方當事人的主體資格，包括營業執照復印件與原件是否一致，營業執照是否年檢，企業分支機構是否由法人授權，企業名稱、法人地址、經營范圍及經營方式等；b.調查對方當事人的履約能力和資信情況，包括資產狀況、合同資金來源、9、技術水平、質量保障、供貨期、信譽等影響合同全面履行的情況；c.審查了解對方經辦人員的簽約資格和身份證件。dD.、凡合同主體不合格的，合同管理部門有權予以否決。5.76.4簽訂合同必須對合同的合法有效性進行法律審查，杜絕簽訂無效合同。 合同的標的、文本內容必須符合法律、法規和集團公司、本公司有關規定。5.76.5談判前，簽約部室業務主管和經辦人員應認真制定談判方案，擬出我方的合同文本，并以此為談判的基礎或作為爭取目標。5.76.6訂立合同必須具備法律法規要求的必備條款。公司規定使用統一合同文本的，應使用統一合同文本。國家及公司尚未制定統一文本的，也要做到條款齊全，文字簡煉、用詞、術語規范，文字嚴10、謹，責任明確，避免發生歧義。其中履行地點、解決糾紛的地點盡量簽訂為我方所在地。5.76.7合同的形式除合同標的額較小且可以及時清結者外，都應采取書面形式；雖屬即時清結，但批量、交易金額較大或當時難以檢測產品內在質量的交易，也應簽訂書面合同。5.76.8對于采用信件、數據、電文等形式訂立合同的，必須簽訂確認書，以使合同內容明確。5.76.9法律、法規規定合同必須辦理登記、審批等手續后方能生效的，必須依照其規定辦理。5.76.10為了保證合同的合法性和有效履行，合同法律關系較復雜的合同，應當進行公證或鑒證。5.76.11對國家和公司規定必須實行招標的合同，必須按國家和公司規定辦理。雖未規定但能夠實11、行招標的合同項目，應當采取招標方式。邀請招標、延標和比價采購合同，因特殊情況必須采用的，應當報公司分管領導批準。5.76.12嚴禁利用合同為違法、犯罪活動行為提供證明、證件、印章、賬戶、憑證以及其他便利條件。5.76.13任何部室不得以公司名義簽訂為第三人提供擔保的合同。5.76.14合同承辦經辦人、合同責任人不得采用欺詐手段與他人訂立或履行合同。：5.87合同的履行、變更和終止5.87.1合同依法成立，即具有法律約束力，簽約部室有關人員要熟悉合同內容，切實按合同規定全面履行。a.要認真組織實施，按質按量按時完成規定的義務，保證我方不發生違約行為；b.監督對方當事人的履約，發生問題要及時解決。12、同時要分清責任，讓對方當事人出具問題的書面材料 ，我方妥善保存。5.87.2合同責任經辦人及財務部門、合同管理人員要認真做好合同的履行結算審查。支付款項的，對方當事人應提供請求付款的賬單，由簽約部門將雙方履行合同的實際情況填入合同履行情況報告，經公司分管領導簽署同意意見后交財務部門審查同意后按公司財務制度規定結算；如存在質量問題或對方違約還應特別寫明質量問題或違約情況及處理意見，送質量部門或合同管理部門審查并簽署意見后，報公司分管領導簽署同意意見后交財務部門審查同意后，按公司財務制度規定結算。收取款項的，對方當事人應注明款項的用途。合同履行時，簽約部門要建立合同履行臺帳，特別應寫明違約情況及處13、理意見。5.87.3合同管理部門、財務部門與簽約部門要緊密配合，切實把好資金結算關。a.凡未加蓋合同專用章的合同，財務部門一律不得支付預付款、定金和其他款項；b.財務部門不見合同審批單合同審批表及合同一律不得予以結算；c.經法院判決、調解、仲裁機關仲裁，需向對方支付違約金、賠償金的，必須憑生效的判決書、裁決書、調解書支付；雙方自行協商解決的，需經原審查該合同的合同管理部門審核及領導批準后才能支付。5.87.4合同履行中，根據合同內容需要進行驗收、服務、審計的，相關部門要將驗收、服務的結果及審計材料及時反饋給合同簽訂部門。5.87.5合同履行中，若出現有利或不利于我方的情況，要善于運用法律，采取14、措施，以增加收益或減少損失。5.8.6在合同履行中，有信息或證據得知對方有下列情形之一的，簽約部室和合同經辦人、責任人或其他知道該情形的人員，均應及時向公司法審部進行報告，并提出處理意見：a.故意不履行合同的；b.經營狀況嚴重惡化；c.轉移資產、抽逃資金，以逃避債務；e.有喪失或可能喪失履行債務能力的其他情況。5.87.7合同的轉讓、變更、解除應依法進行，采用書面形式。凡需轉讓、變更及解除的合同應按原審批程序再次辦理審批。5.87.8合同簽訂責任人對合同的履行全面負責，做好記錄，并將履行過程中產生的各類資料及時存檔保存。5.98合同的管理與監控5.98.1各簽訂部門的合同專職或兼職管理員要建立15、合同管理檔案，并建立合同審查、批準、簽訂、履行、變更、終止和糾紛處理等情況的登記臺帳，并在每月3日之前將本部室的上月簽約及履行合同情況填制月度合同統計報表合同履行臺賬上報法審部，法審部定期對合同檔案履行情況進行檢查。合同簽訂后，法審部將合同原件一份與合同審批表及簽署合同過程中提供的審批材料一并保存，其余由簽約部門按用途分別交相關單位（如財務部、對方單位、簽約部門自用等。）合同原件、合同審批單應由合同簽訂部室、財務部保存、使用。5.98.2合同管理檔案的內容包括：a.合同立項、請示及批準意見、談判資料，合同文本及其附件，招、投標文件，電報、傳真、確認書、協商函，補充協議、變更、解除協議、服務過程16、的確認資料、催款函、會談紀要，驗收及其驗收結論，合同的審查資料、糾紛處理結果等有關全部資料；b.一份合同從洽談到履行完畢，健全一份合同檔案，編號存檔。合同檔案的保存期為合同履行完畢后不少于十年或永久保存。5.98.3法審部或合同管理員有權了解有關合同的簽訂和履行情況，有關單位有義務提供與合同有關的情況及資料。對有不良傾向的合同，法審部或合同管理員有權提出處理意見，報有關領導批準實施。5.98.4合同管理人員變動時，整理保管的資料，按明細交接清楚方可離崗。對未辦理交接手續離崗的，要追究相關人員的責任。5.98.5公司法審部及有關部室依其職能對合同的履行過程進行監督，掌握合同履行情況，對出現的問題17、相關部門會同法審部提出處理意見。5.109合同糾紛的處理5.109.1對方當事人出現違約，公司合法權益可能受到侵害時，經辦人、合同責任人必須向本部門領導及法審部書面匯報，同時采取保護措施并根據領導的批示追究對方的違約責任，協商不成時，由法審部采取法律途徑解決。5.109.2因我方違約，使對方合法權益受到損害時，經辦部門應及時查明原因，采取措施，主動與對方協商解決，若協商不成時，由法審部采取法律途徑解決。5.109.3法審部是負責公司經濟、民事、行政糾紛案件的歸口管理部門，負責、指導、協調、監督和檢查公司的經濟、民事、行政糾紛案件。5.109.4合同糾紛導致的訴訟或仲裁，簽約部門應及時向公司法審18、部報告，由法審部統一向集團法律監察審計部匯報。5.10.5合同管理和糾紛過程中需外聘律師或專家人員，應向集團法律監察審計部匯報，由集團法律監察審計部統一聯系和聘用。5.101合同專用章的使用和管理5.1110.1簽訂合同一律加蓋合同專用章，禁止用行政章或其他印章替代，但特別合同（涉外合同及對公司有特別影響的合同）經董事長或總經理批準的除外。5.1110.2合同專用章由公司統一刻制、啟用和管理，合同專用章由法審合同管理員部專人保管，并做好用印記錄。5.1110.3業務人員不準帶章外出簽約，也不準攜帶蓋有合同專用章的空白合同文本外出簽約，但特殊情況下，由簽約部室提出書面申請，經公司董事長或總經理批19、準的除外。5.1110.4合同專用章遺失，應及時上報集團，并登報聲明作廢。單位名稱變更后應及時更換合同專用章。嚴禁使用已作廢的合同專用章簽訂合同。5.112獎勵與懲罰5.121.1合同管理部門、合同管理人員和參與合同簽訂的人員必須堅持秉公辦事，積極維護單位的合法權益。對工作成績突出、經濟效益顯著的單位和個人，應予以獎勵；對玩忽職守、造成經濟損失的單位和直接責任者要追究經濟責任、行政責任直至法律責任。5.112.2有下列情況之一者，對有關單位和個人予以表彰和獎勵：a.在簽訂、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為單位節約資金或避免經濟損失的；b.在合同管理工作中，認真負責，提出合理化建議，為提高20、合同管理水平做出顯著貢獻的；c.在合同糾紛處理中，認真維護單位的合法權益，為單位挽回經濟損失的；d.勇于檢舉、揭發利用經濟合同進行違法活動的。5.112.3有下列情況之一者，視情節輕重，對有關單位領導和合同責任人給予紀律處分，并處以1000-50000元罰款（對于情節嚴重，給公司造成損失巨大的應追究法律刑事責任）；對造成經濟損失的，按合同責任人簽訂的合同損失責任人個人賠償責任書執行。a. 對外簽訂合同前，不進行可行性調研，不了解對方的資信情況，或調研、了解不詳盡、盲目簽約，造成經濟損失的；在簽訂合同前，不進行可行性調研，不了解對方資信情況，盲目簽約，造成經濟損失的；b.未經授權或超越代理權限，21、私自訂立合同，或訂立合同時有意逃避合同管理部門的審查及私自變更合同條款的；c.不按合同規定履行、驗收、查詢和反饋信息或對對方違約行為有意隱瞞偏袒而影響生產，造成經濟損失的；d.未經合同管理部門同意，擅自變更或解除合同的；e.不及時追究對方違約責任造成經濟損失,或因工作不負責造成我方違約而支付違約金、賠償金的；f.隱瞞真相，欺騙合同審查人員，或與對方惡意串通，騙取公司財產，造成經濟損失的；g.丟失合同原件及相關資料的；h. 轉借、涂改授權書的；i.不按本規定送審合同的；j.i.不負責任被詐騙的；k.j.不負責任，玩忽職守，給單位造成重大經濟損失的；l.k.違反公司其他規定，造成經濟損失的。5.122、211.4對公司有關單位領導和合同責任人的獎勵或責任追究，由法審部下達書面通知，報公司領導批準后執行，各有關部門應當協助執行。6.相關文件中國重汽（香港）有限公司合同管理制度中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司章程中國重汽集團濟南豪沃客車有限公司重大經濟合同監控管理辦法7.記錄名 稱編 號填寫部門保存地點保存期限合同審批表JL0015001簽約部室相關部室簽約部門/財務部門長期合同損失責任人個人賠償責任書JL0015002合同責任人法審部/簽約部門長期月度合同統計報表合同履行臺賬JL0001048JL0015004各簽約部門法審部長期永久合同損失責任人個人賠償責任書JL0001049合同責任人法審部/簽約部門永久合同審批單JL0001050簽約部室/相關部室簽約部門/財務部門永久8修改記錄序號更改申請通知單編 號修改日期實施日期修改內容修改人年月日年月日共幾處所在頁碼9編制信息編 制/日期審 核/日期批 準/日期韓東2013-610韓東2013-5-13龐慧2013610孫國彬2013613會 簽部 門簽字/日期部 門簽字/日期財務部采購部張斌人力資源部銷售部龐慧法審部技術部客研所綜合管理部財務部制造部人力資源部質量部第9頁，共8頁