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1、內部控制管理制度 第一章 總則一、 為規范公司財務會計制度，完善公司財務管理體制，提高工作效率，節約成本費用，特制定此制度。二、 本制度包括物資采購制度、差旅費用制度、基建維修制度、廣告推廣制度、借款與備用金制度、報帳制度。 三、 本制度報送總經理批準后于XXXX年X月XX日執行，以前制度終止執行，解釋權屬公司財會部。第二章 物資采購制度一、 除以下物品外，公司所需的一切財產物資原則上都由采購部門負責購買：1) 后勤食堂用米、菜、肉等伙食材料及零星消耗品。2) 市場所需非公司統一購買的辦公用品、固定資產、低值易耗品等。3) 公司綠化用花草由行政后勤負責購買。4) 出差人員在外地購買的物品。5)2、 其他物品，如開發新產品用部分特殊元件、急需而采購員又不在位的小量維修零件等。二、 采購前提：1、 采購計劃。對能夠預測的常規性物資都應做月采購計劃或季度采購計劃，具體如下：（1） 由制造部制定的原材料采購計劃。（2） 由制造部制定的各種消耗品采購計劃。（3） 由制造部制定的“季度宣傳資料計劃”。（4） 由后勤課制定的“辦公用品采購計劃”。（5） 以上幾種計劃需符合規定的批準手續。2、 申購單。對于無法預測的或非常規性的物資購買須填寫“申購單”。申購單在送達采購部門前必須辦理好審批手續，辦公用品的申購須有總務批準，電腦用品的申購須有電腦課批準。對審批手續不完備的申購單，采購員不應購買。對于確實3、急需的物品，而審批人員又不在的，可先購買，但事后必須補齊審批手續。3、 對計量儀器、儀表等須填寫“計量儀器申請表”，不用填寫“申購單”4、 采購合同。除沒有固定供應商的小額零星采購（2000元以內），其他所有物資包括原材料、輔助材料、固定資產、辦公用品等等，都應與供應商簽定正式的供銷合同。供銷合同須對購銷物品、規格型號、供貨時間、結算方式、違約責任等項目作出明確的規定。5、 采購報告。對非常規的物資采購，如低值易耗品、固定資產、零配件等，單價較高或總金額超過1000元的，采購員需在“貨比三家”的基礎上填寫“采購報告”，并上報批準。三、 采購驗收1、 所有財產物資采購回來，QC部門應及時驗收，合4、格的產品由貨倉填寫“收貨記錄表”或“入庫單”， “收貨記錄表”有QC、倉管員、批準人同時簽字才有效。“入庫單”有倉管員、入庫人、批準人同時簽字才有效。對于不合格物品，應及時辦理退貨。2、 所有固定資產包括機器設備、運輸工具、儀器儀表、辦公設備等必須由固定資產管理部門填寫固定資產驗收報告。3、 對于無法驗收的東西，如在外購買同時消費掉的，在報帳時需有經手人、證明人至少兩人簽字才有效。4、 采購部門應嚴格按照采購計劃或申購單的數量購買，對于無正當理由超計劃的物品，貨倉可不予入庫，QC不予驗收，財會部也不予付款。5、 除小額零星采購外，采購貨物應向具有一般納稅人資格的供應商購買，開具增值稅專用發票。5、四、 采購付款1、 采購部門每月末之前應向財會部提供下個月的付款計劃，以便合理支配資金。對于嚴重背離計劃而無正當理由的貨款，財會部可拒付。2、 付款審批手續須完備。3、 如無特殊原因，應按合同規定的期限和時間安排付款。4、 貨款在結算起點（100元）以上的，應盡量采取銀行結算方式，減少現金使用量。5、 采用銀行承兌匯票方式付款的，須提前一周把付款資料提交財會部。 第三章 差旅費用制度一、 出差人員在出差時應填制“出差申請表”，說明出差任務、費用預算、內部事務安排。二、 出差費用支出按如下標準控制，住宿費及交通費在限額內憑發票按實報銷，伙食費用按補助。 項目 標 準 職別火車票輪船飛機住宿費限額6、（每天） 伙食費（每天） 交通費 （每天）特區 廣東 省內 及 省會其 它其他特區及省 會其它北京上海廣州武漢深圳其它特區及省會其它總經理軟臥二等商務艙 按實按實 按實80元70元按實按實按實副總經理軟臥二等經濟艙簽約準四星級賓館四星級賓館四星級賓館60元50元按實按實按實部門經理及副經理軟臥三等經濟艙350元300元250元45元40元70元40元30元主任及副主任硬臥三等經濟艙300元240 250元200元40元30元35元35元25元一般職員硬臥三等經濟艙230200 150元30元 25元25元 25元 20元 注：1、特區包括北京、上海、廣州、珠海、汕頭、深圳、廈門、海口； 2、高7、工享受副經理級待遇，工程師享受主任級待遇。3、高級工程師及工程師必須是經過公司規定程序評定認可的。三、 出差時，到與公司簽約的賓館住宿（由市場部提供簽約賓館清單），但應控制在住宿費報銷標準內報銷。副總以下人員出差，同性別人員必須同住一間房，以級別高的一方標準報銷。四、 從市內往來于機場、火車站、客車站、碼頭、渡口的車船費屬于市內交通費范圍。五、 自帶車輛出差人員，車船費、市內交通費不予報銷。六、 正副經理乘特快火車時間大于15小時，才可乘飛機；正副主任乘特快火車時間大于20小時，才可乘飛機；一般職員，乘特快火車時間大于30小時，才可乘飛機；不符合乘飛機條件確須乘飛機的特殊情況，須經副總經理批準8、。出差人員不符合乘飛機條件而乘飛機的（經過特批的除外），公司只承擔其50%的費用，其余的部分由個人承擔。七、 出差乘坐火車硬座過夜的按火車票的30%給予住宿補助。報一餐招待費扣除當天的伙食補助一半。八、 經批準外出學習及參加會議人員，按會議或學習班統一安排食宿標準，憑票報銷，不得再報銷伙食補助，市內交通費只報前后兩天。若無統一安排，需出具會議或學習通知等證明，方能按出差標準報銷差旅費，否則視同有統一安排。九、 往辦事處實習人員每天伙食補助20元，每月交通補助200元，實習人員應盡量住辦事處，如辦事處無床位，按每天80元標準內憑票報銷。往返路費或外圍出差長途路費按規定憑票實報。十、 國內連續出差9、，在10天（含）以內的按出差標準報銷伙食補助，超過10天的從第11天開始伙食補助按標準的50%報銷。十一、 出差（包括訪問、考察）境外人員的市內交通費及伙食補：1、 出差港澳及其他亞洲國家（日本除外）15天內按HKD200元/人、天補助，15天以上按HKD150元/人、天補助。住宿標準為不超過四星級。2、 出差日本及其他國家，15天內按USD50元/人、天補助，15天以上按USD30元/人、天補助。3、 報銷差旅費時，扣除公司補助及其他可報費用余款后，按原借款幣種歸還。十二、 部門經理（含）以下人員出差5天（含）以上，歸來3天內必須填寫出差報告，詳細報告出差過程中的情況，報部門經理（或主管）審10、閱后，留存本部門歸檔。并須同時填寫出差報告單，簡述出差期間處理的主要工作事務及完成情況，經部門主管簽字后報總經辦作考核依據。差旅費報銷單必須經部門經理（或主管）批示“已閱出差報告”后，方能送財會部審核報銷。財會部審核時若有需要，一般情況下有權查閱出差報告。第四章 推廣費用開支制度一、 每年年初由市場部根據當年銷售目標及推廣力度提出推廣費用總體計劃。內容包括各種推廣形式、投入數量與金額、投入區域、投入進度。二、 對每次超出5000元以上的廣告制作費，都要通過市場調查，貨比三家，從質量與價格上作出最好的選擇后訂立合同。由品管部審核合同單價，制作樣品必須有驗收人簽名。三、 廣告投入建立由市場部訂立合11、同，品管部監控，市場執行，廣告設計課驗收的嚴格監控機制。四、 廣告付款應按廣告進度付款，一般分預付、驗收、余款三次支付，余款應在廣告有效期末，保留最少10%額度。五、 廣告制作必須要發票，每次付款后應及時交發票給財會部報銷。六、 每次會議在進行之前，應對總體費用作出詳細、精確的預算。會議的費用開支嚴格按預算執行，與預算有出入的情況，應事先請示領導決定，否則財會部有權不予受理。七、 每次會議在報銷時，應做出一份“預算執行情況表”對費用進行分類，列明預算金額、實際發生金額、差異金額、差異原因，以便領導做出決定。八、 年度推廣費用應嚴格按年初總體計劃執行，因實際情況需要做出更改的，應采用報告形式給領12、導批準。對每項推廣形式，當實際超出計劃或預算時，財會部有權不預受理。第五章 基建維修工程支出制度一、 基建維修工程在開工之前，應事先進行項目分析和預測，以確定其合理性，并提交申請報告，由正、副總經理批準執行。二、 確定工程是否采取自建或招標形式。如采用招標時，應比較若干工程隊的報價，并對預算進行復核，簽訂施工合同。如采用自建時，也應做出預算。預算和合同應經相應的領導審批。三、 應由熟悉此項工作的人員負責，選擇較有實力及信譽好的工程隊，保質保時完成任務。四、 嚴格按合同或預算執行，跟蹤合同執行情況，任何改變都必須提出報告，簽訂附加合同，由領導批示。五、 付款應按工程進度付款，一般分預付、驗收、余13、款三次支付，余款應在工程有效期末，保留最少10%額度。六、 所有基建工程及裝修工程都必須開具建筑安裝及裝修普通發票。七、 工程完畢，應組織驗收，對不能達到公司審核標準的公司可拒絕付款，并對責任部門主管進行處罰。第六章 借款與備用金制度一、 借款的范圍。借款包括出差借款、零星購物借款、備用金借款、其他借款。二、 借款程序。1、 借款必須由借款人申請，提供相關資料，填寫借款單，根據審批權限，由部門經理或其授權人等領導批準后，到財會部借款。2、 三天以上出差借款必須有出差申請表；購物借款必須用有采購申請或采購計劃；備用金借款按公司規定辦理；其他借款必須提供相關書面資料。3、 人民幣借款一次金額在5014、00元以上的，要提前一天通知財會部。外幣借款須提前一個星期通知財會部。三、 未滿試用期人員不得借款，若確需借款須部門副經理以上人員提供擔保。四、 公司不為私人提供借款。五、 借款必須專款專用，并須及時報帳。出差回來或業務完成之后5天內必須報帳。每延遲1天報帳，財會部按借款金額處以1%但不少于50元每次的滯納金。不能及時報帳的人員，財會部將從其工資中扣除借款，直至清帳為止。舊帳不清，新帳不借，由此對工作造成的影響，由其個人承擔。未及時報帳造成公司損失的應追究當事人責任。六、 出差或采購員原領款未報帳、結算又需借款的，如果不能按要求辦理報帳或超過規定結算時間，而又急需借款，必須提供有關憑據給財會部15、，并報經總經理同意方可辦理。七、 屬于部門備用金開支范圍的業務，不能到財會部借款。備用金開支后應及時到財會部報帳，以補足備用金。備用金要專人保管，經批準才能使用。各部門要確保備用金使用合理，保管安全完整。財會部可定期、不定期地對各部門備用金的使用保管情況進行清查。 八、 相關人員調離或工作變動，原掛個人帳上押金或沒完成的業務借款要隨工作移交時及時移交給接交人，否則，財會部將從其工資中扣除所欠款項。 第七章 報帳制度一、 一切報批報帳手續，須經辦人簽字、寫明情況，按照審批權限由審批人簽字，財會部審核時，有權對一切費用開支合理性進行審查，并提出改進建議。二、 報帳手續要完備，手續不全財會部可退回報16、帳人重辦；報帳單據要合法，不合法單據財會部有權拒絕辦理。三、 各種報銷單據的填寫應清楚、明了、有序，單據的粘貼應整齊、平實、穩固，內容、格式須符合財務制度，否則財會部拒絕辦理。四、 在預付款時審批手續已經齊全的業務，辦理沖帳時只須該業務經辦人的部門主管批準即可。五、 報帳的相關具體規定：1、 一次超過800元以上招待費，應附結算清單。招待費每月報銷一次，并附部門月度招待費報銷清單。報銷清單需注明招待時間、地點、來客部門、經辦人、金額等事項。部門溝通費及無正式發票的招待費不準報銷。2、 除火車、飛機標準外，長途費用以當地大巴車票價格內憑車票報銷，無車票或車票遺失不予報銷。長途車票后必須注明往返地17、。往返車票不準連號，連號車票只報單程。3、 各部門的市內交通費在限額憑車票報銷，車票上必須注明某人某時到某地辦某事。部門交通費車票、出差交通費車票不準連號，連號車票不準報銷。4、 各項報銷單據應為正式發票，除定額發票外的所有發票必須經過復寫，且必須有經營單位的合法印章。發票抬頭要寫本公司全稱，住宿發票的姓名欄要寫出差人姓名。發票書寫字跡清楚、大小寫應一致。增值稅發票要符合稅法要求。5、 不能辦理驗收入庫手續的需取得相應的證明、寫明情況，并在發票的背面簽注經辦人、證明人名字。一同出差必須統一報帳，差旅費報銷單的反面必須有同行人的簽名。6、 一般人員出差拍樣品照片，需先請示部門主管，且一次只能沖曬一卷。報帳時須附送相片至財會部查驗。 XXXX年X月XX日